MANUAL PENGGUNA SISTEM eprocurement (CONFIRMATORY PO)

Size: px

Start display at page:

Download "MANUAL PENGGUNA SISTEM eprocurement (CONFIRMATORY PO)"

Pearl Lane
6 years ago
Views:

1 MANUAL PENGGUNA SISTEM eprocurement (CONFIRMATORY PO) Jabatan Bendahari USM OKTOBER 2009

2 KANDUNGAN Tajuk MUKA SURAT 1.0 PENGENALAN SISTEM PENGENALAN KOD DOKUMEN PURCHASE REQUISITION (PR) CREATE PR - CONFIRMATORY APPROVE PR CONVERT PR TO PO 19 N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 1/19

3 1.0 PENGENALAN SISTEM eprcurement merupakan sistem perlehan secara elektrnik. Sistem ini memblehkan prses pengeluaran Pesanan Rasmi kepada pembekal berdaftar Universiti Sains Malaysia secara atas talian. Sistem ini dapat mengawal segala perbelanjaan dengan sistematik kerana kmitmen secara autmatik direkdkan ke dalam Buku Vt. Melalui sistem ini juga, pengguna bleh membuat penyemakan dan perancangan terhadap segala perlehan yang akan dilakukan mahupun pemantauan perlehan yang telah dilakukan. Sistem ini mampu mengawal perlehan mengikut terma dan syarat yan ditetapkan leh Universiti. Manfaat eprcurement kepada pengguna adalah: Semak bajet sebelum pengeluaran pesanan Sedia, semak, kemaskini dan pantau pesanan secara elektrnik Kmitmen secara autmatik Pesanan kepada pembekal berdaftar Pemantauan prestasi pembekal N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 2/19

4 2.0 PENGENALAN DOKUMEN Bab ini akan menerangkan mengenai kd dkumen yang diwujudkan melalui sistem eprcurement. Dkumen Terdapat 8 jenis kd yang akan dijana leh sistem berdasarkan kepada kategri pembelian. Jadual 1 menunjukkan kd dkumen yang digunakan mengikut kategri pembelian. N Kategri Pembelian Kd 1 Aset dipermdalkan (Capitalise Asset) A 2 Aset tidak dipermdalkan (Nn Capitalise Asset) B 3 Kerja (perkhidmatan) [Wrks (Services)] C 4 Cnfirmatry F 5 Percetakan (Printing) P 6 Alatan & Bekalan (Gds & Supplies) S 7 Htel H 8 Antara Jabatan (InterDepartment) D Jadual 1 Struktur Kd Dkumen Frmat kd dkumen adalah seperti berikut :- <Prses><PTJ><Kampus><Nmbr Dkumen> Cnth dkumen yang akan dijana adalah : RFAJPEMB , di mana :- <Prses> : RF (Requisitin) <PTJ> : AJPEMB (Pentadbiran Pusat) <Kampus> : 1 (Induk) <Nmbr Dkumen> : (12 aksara) N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 3/19

5 Aliran Dkumen Pesanan Terdapat 2 jenis aliran dkumen mengikut kesesuaian Jabatan iaitu :- a) IR -> PR -> PO Pesanan Dalaman (Internal Requisitin) - IR - Permhnan Pesanan (Purchase Requisitin) - PR - Pesanan Rasmi (Purchase Order) - PO - b) PR -> PO Permhnan Pesanan (Purchase Requisitin) - PR - Pesanan Rasmi (Purchase Order) - PO - N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 4/19

6 3.0 PURCHASE REQUISITION (PR) Purchase Requisitin (PR) merupakan prses permhnan pesanan. Prses ini melibatkan penyemakan bajet jabatan mengikut peruntukan yang telah ditetapkan. Pada peringkat ini, kmitmen dijalankan ke dalam buku vt secara autmatik. 3.1 CREATE PR Terdapat 8 jenis dkumen yang dijana mengikut keperluan dan kategri perlehan. Jadual 2 di bawah menunjukkan jenis dkumen yang dijana mengikut kategri pembelian. Bil. Kategri Pembelian Kd Dkumen 1 Create PR Asset (Capitalise) RA 2 Create PR Asset (Nn Capitalise) RB 3 Create PR Wrks (Services) RC 4 Create PR Cnfirmatry (Aut GRN) RF 5 Create PR Printing RP 6 Create PR Gds and Supplies RS 7 Create PR Htel RH 8 Create PR InterDepartment RD Jadual 2 N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 5/19

dipaparkan di Rajah 3a. Halaman Header seperti Rajah 3b akan dipaparkan.

7 3.1.1 Create Purchase Requisitin Kategri Pembelian (Cnfirmatry) Langkah 1 : Input Header Pilih menu dan untuk memulakan prses input Header seperti dipaparkan di Rajah 3a. Halaman Header seperti Rajah 3b akan dipaparkan. Rajah 3a Rajah 3b N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 6/19

8 Maklumat ringkas mengenai medan-medan yang terdapat pada halaman header adalah seperti Jadual 3. Medan Keterangan YA Mandatri TIDAK Catatan Pilih jenis dkumen perlehan mengikut kategri yang betul Pilih jenis dkumen Cnfirmatry Tarikh pesanan Tarikh pesanan dikehendaki Keperluan perlehan samada :- i) Lw : Rendah ii) Nrmal : Biasa iii) High : Segera Matawang yang hendak digunakan Jenis Penghantaran N Kntrak Kategri Pembelian (Untuk pengiraan LAD) Elemen 1 Kumpulan Wang Elemen 5 Kd Prjek Temph masa penghantaran Perlehan Aset atau Perlehan yang melibatkan kntrak Perlehan Aset atau Perlehan yang melibatkan kntrak Jika perlehan bagi prjek Kd Pembekal Rujukan Tender Nmbr Kelulusan Aset Nmbr PO Asal Rujukan Tambahan Perlehan Aset atau Perlehan yang melibatkan prses tender Perlehan aset sahaja Masukkan n. PO Asal pada medan ini Rujukan Tambahan Rujukan Tambahan Rujukan Tambahan Jadual 3 N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 7/19

9 Maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman header adalah seperti Jadual 4. Medan Keterangan Butang carian Butang pilihan Menyimpan Maklumat yang diisi pada halaman header Mengsngkan semua medanmedan pada halaman header Menyenaraikan dkumen yang telah dibuat. Jadual 4 Masukkan maklumat pada medan-medan yang berkenaan di halaman header. Nta: Masukkan nmbr PO asal pada medan remarks 1 Klik untuk menyimpan maklumat pada header. Paparan seperti Rajah 3c dipaparkan. Rajah 3c N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 8/19

Maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman header setelah dkumen disimpan adalah seperti Jadual 5. Butang Keterangan Kemaskini rekd. Penyenaraian Dkumen yang telah dibuat.

10 Maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman header setelah dkumen disimpan adalah seperti Jadual 5. Butang Keterangan Kemaskini rekd. Penyenaraian Dkumen yang telah dibuat. Maklumat alamat pembekal. Maklumat alamat penghantaran. Maklumat penghantaran invis. Melihat Details Jadual 5 Berdasarkan kepada Rajah 3c, sekiranya terdapat perubahan atau pembetulan pada maklumat Header, pengguna bleh membuat pembetulan pada medan yang berwarna putih sahaja. Setelah pembetulan dibuat, klik butang. Langkah 2 : Input Details Klik, Rajah 3d seperti di bawah dipaparkan. Rajah 3d N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 9/19

11 Maklumat ringkas mengenai medan-medan yang terdapat pada halaman details adalah seperti Jadual 6. Medan Keterangan Mandatri YA TIDAK Catatan Kd Item Harga Seunit Kuantiti Unit Ukuran. Cth :- Unit, Liter, Keping, dsb. Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Elemen 1 Kumpulan Wang Elemen 2 Vt Elemen 3 Perihal Vt Elemen 4 PTJ Elemen 5 Kd Prjek Jika berkenaan Elemen 6 Penyumbang (Dnr) Jika berkenaan Elemen 7 Jika berkenaan Elemen 8 Jika berkenaan Senarai lengkap kd akaun (Autmatik) Jadual 6 N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 10/19

12 Maklumat ringkas mengenai Butang yang terdapat pada halaman Details adalah seperti Jadual 7. Medan Keterangan Butang carian Menyimpan Maklumat yang diisi pada halaman Details Mengsngkan semua medan-medan pada halaman Details Menyenaraikan item yang telah dibuat. Memaparkan maklumat header Jadual 7 Langkah 3: Semak Bajet Berdasarkan Rajah 3d Klik, Senarai item yang telah diwujudkan akan dipaparkan seperti Rajah 3e. Rajah 3e Terdapat 2 kaedah penyemakan bajet iaitu:- i) Check Budget fr All ii) View Budget N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 11/19

Langkah 3.1: Check Budget fr All Fungsi ini adalah untuk menyemak bajet bagi semua item yang terdapat pada senarai. Klik dan ruangan akan memaparkan mesej sama ada bajet mencukupi atau tidak.

13 Langkah 3.1: Check Budget fr All Fungsi ini adalah untuk menyemak bajet bagi semua item yang terdapat pada senarai. Klik dan ruangan akan memaparkan mesej sama ada bajet mencukupi atau tidak. Rujuk Rajah 3f. Rajah 3f Langkah 3.2 : View Budget Berdasarkan Rajah 3e, klik pada baris item dan klik, Rajah 3g akan dipaparkan. Rajah 3g klik untuk kembali kepada senarai item. N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 12/19

1 : Mencetak Dkumen Klik pada dkumen yang hendak dicetak dan klik.

14 Langkah 4 : Mencetak Dkumen dan Submit fr Prcessing Pilih menu, dan klik seperti Rajah 3h Rajah 3h Dkumen PR akan disenaraikan seperti Rajah 3i Rajah 3i Langkah 4.1 : Mencetak Dkumen Klik pada dkumen yang hendak dicetak dan klik. Klik pada internet explrer untuk kembali ke halaman senarai PR. N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 13/19

15 Langkah 4.2 : Submit fr Prcessing Klik pada dkumen dan klik. Rajah 3j akan dipaparkan. Sebagai makluman, Kmitmen dijalankan secara autmatik ke Buku Vt apabila sesuatu dkumen PR telah dibuat Submit fr Prcessing. Klik pada ktak mesej seperti pada Rajah 3j. Dkumen yang berjaya diprses menunggu untuk prses kelulusan. Rajah 3j N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 14/19

Rajah 4b Langkah 1: Menyemak Permhnan Klik pada dkumen dan klik. Senarai item yang terdapat pada Permhnan dipaparkan seperti Rajah 4c Menyemak Details : Klik dan klik.

16 4.0 APPROVE PR Apprve PR merupakan prses memberi kelulusan kepada Permhnan Pesanan. Langkah-langkah untuk meluluskan PR adalah seperti berikut:- Pilih menu dan klik seperti Rajah 4a. Rajah 4a Halaman seperti Rajah 4b di bawah dipaparkan. Rajah 4b Langkah 1: Menyemak Permhnan Klik pada dkumen dan klik. Senarai item yang terdapat pada Permhnan dipaparkan seperti Rajah 4c Menyemak Details : Klik dan klik. Untuk Kembali, klik. Menyemak Header: Klik dan klik. Pada halaman header semakan bleh dibuat ke atas alamat pembekal dengan klik, alamat penghantaran dengan klik dan alamat penghantaran invis dengan klik N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 15/19

17 . Untuk Kembali ke senarai, klik. Menyemak bajet : Klik dan klik. Untuk Kembali, klik. Rajah 4c Langkah 2: Apprve / Reject Klik pada dkumen dan klik. Halaman seperti Rajah 4d akan dipaparkan. Rajah 4d N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 16/19

Meluluskan Permhnan:- Masukkan kmen pada medan, dan klik, dan klik seperti Rajah 4e Rajah 4e Menlak Permhnan : - Masukkan kmen pada medan, dan klik, dan klik seperti Rajah 4f Rajah 4f Kmitmen akan

18 Meluluskan Permhnan:- Masukkan kmen pada medan, dan klik, dan klik seperti Rajah 4e Rajah 4e Menlak Permhnan : - Masukkan kmen pada medan, dan klik, dan klik seperti Rajah 4f Rajah 4f Kmitmen akan dilepaskan secara autmatik dari Buku Vt apabila sesuatu dkumen PR tidak diluluskan. Dkumen ini akan dihantar semula kepada pemhn untuk membuat pembetulan atau pembatalan pembelian. N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 17/19

19 Maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman header adalah seperti di Jadual 8. Butang Keterangan Meluluskan Pesanan. Pembatalan pesanan. Menyenaraikan semua dkumen PR yang diwujudkan. Maklumat alamat pembekal. Maklumat alamat penghantaran. Maklumat penghantaran invis. Menyenaraikan item-item yang terdapat di dalam PR tersebut. Jadual 8 N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 18/19

5.0 CONVERT PR TO PO Cnvert PR t PO merupakan prses menukar dkumen yang berstatus PR kepada PO. Ini bermakna, dkumen yang telah diluluskan pada bab 4.

20 5.0 CONVERT PR TO PO Cnvert PR t PO merupakan prses menukar dkumen yang berstatus PR kepada PO. Ini bermakna, dkumen yang telah diluluskan pada bab 4.0 (Apprve PR) akan ditukarkan statusnya kepada PO (Purchase Order). Pilih menu dan klik sebelah. seperti Rajah 5a di Rajah 5a Halaman seperti Rajah 5b di bawah akan dipaparkan. Rajah 5b Klik dan klik. Dkumen yang melalui prses ini akan ditukar statusnya menjadi PO. Pengguna bleh menyemak dan mencetak dkumen PO pada senarai PO. N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 19/19

21 Sekian Terima kasih Unit Pengurusan Prjek efas Seksyen Sistem Dan Pengurusan Data Jabatan Bendahari Universiti Sains Malaysia Hakcipta Terpelihara N Semakan: 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 20/19

MANUAL PENGGUNA SISTEM

MANUAL PENGGUNA SISTEM eprocurement Jabatan Bendahari USM OKTOBER 2009 KANDUNGAN Tajuk MUKA SURAT 1.0 PENGENALAN SISTEM 2 2.0 PENGENALAN DOKUMEN 3 3.0 INTERNAL REQUISITION (IR) 5 4.0 PURCHASE REQUISITION