MAKLUMAT AUDIT PUSAT JAMINAN KUALITI (CQA) UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Transcription

1 2017 MAKLUMAT AUDIT PUSAT JAMINAN KUALITI (CQA) UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1

2 AUDIT PENSIJILAN SEMULA SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR (EMS) ISO 14001:2004 UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 9 hingga 11 Oktober 2017 Perkara Halaman 1.0 MAKLUMAT JURUAUDIT SIRIM SENARAI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TERLIBAT RINGKASAN PERGERAKAN JURUAUDIT SIRIM PERINCIAN JADUAL (PLAN) AUDIT KEPERLUAN DAN KESEDIAAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGIRING JURUAUDIT TANGGUNGJAWAB AUDITI 12 2

3 1.0 MAKLUMAT JURUAUDIT SIRIM Bil. Juruaudit Tarikh mengaudit 1. Puan Aernida Abdul Kadir (Ketua Juruaudit) (AAK) 9 hingga 11 Oktober 2017 (3 hari) Encik Shaiful Azmir A. Rahman (SAR) Encik Tajul Arif Ariffin (TAJ) Encik Mahmud Rizal Othman (MRO) 9 hingga 11 Oktober 2017 (3 hari) 9 hingga 11 Oktober 2017 (3 hari) 9 hingga 11 Oktober 2017 (3 hari) 2.0 SENARAI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TERLIBAT 1. Pusat Jaminan Kualiti (CQA) 2. Pejabat Penasihat Undang-Undang (PPUU) 3. Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (PPKKP) 4. Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (PPPA) 5. Pejabat Pendaftar (PEND) 6. Pejabat Bursar (BURSAR) 7. Taman Pertanian Universiti (TPU) 8. Fakulti Pertanian (FP) 9. Fakulti kejuruteraan (FK) 10. Fakulti Perubatan Veterinar (FPV) 11. Fakulti Sains dan Teknologi Makanan (FSTM) 12. Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (FPSK) 13. Fakulti Pengajian Alam Sekitar (FPAS) 14. Fakulti Ekologi Manusia (FEM) 15. Fakulti Ekonomi dan Pengurusan (FEP) 16. Fakulti Sains Komputer dan Teknologi Makanan (FSKTM) 17. Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, Kampus Bintulu (FSPM) Nota: PTJ/Peneraju (dalam skop EMS) yang tidak tersenarai perlu bersedia sekiranya terdapat audit silang semasa mengaudit Peneraju EMS. 3

4 3.0 RINGKASAN PERGERAKAN JURUAUDIT SIRIM Juruaudit Tarikh Audit dan Pusat Tanggungjawab Diaudit 9/10/ /10/ /10/ Puan Aernida Abdul Kadir (Ketua Juruaudit) (AAK) 1. CQA 2. PPUU PPKKP 1. BURSAR 2. CQA 2. Encik Tajul Arif Ariffin (TAJ) 1. FSTM 2. FPSK 3. FPAS 1. FK 2. FEP 3. PPPA PPKKP 4. Encik Mahmud Rizal Othman (MRO) 1. TPU 2. FP 3. FEM 1. FPV 2. FSKTM 3. TPU PEND 4. Encik Shaiful Azmir A. Rahman (SAR) FSPM, Bintulu FSPM, Bintulu CQA 4

5 4.0 PERINCIAN JADUAL (PLAN) AUDIT Day 1 : 9/10/2016 (Monday) Time Agenda Responsibility Lokasi 0945 Opening Meeting at UPM Kampus Serdang & Kampus Bintulu 1030 Briefing by client s representative on any changes to the system since last audit Documentation/Organization structure AAK Assessment on the following: Documentation review against ISO 14001:2004 standard requirement General requirement Environmental policy Management review SIRIM s auditors & Client s management Pusat Jaminan Kualiti Pusat Jaminan Kualiti (Wakil Pengurusan, TWP EMS, PKD, Setiausaha MKSP) Dewan Senat, Tingkat 1,, Tingkat 1, Assessment on the following clauses at selected PTJ: Environmental aspects Operational control Monitoring and measurement Environmental programs activities Awareness Emergency preparedness Verification of previous NCR and OFIs TAJ Fakulti Sains & Teknologi Makanan Related personnel (TWP/Penyelaras) FSTM MRO Taman Pertanian Universiti TPU SAR Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Bintulu) Pusat Penyembelihan Ruminan Ladang Kongsi 1 & 2 Water discharge point at Pusat Islam FSPM. Bintulu 5

6 Day 1 : 9/10/2016 (Monday) Time Agenda Responsibility Lokasi 1300 Lunch Break - AAK Assessment on the following: Legal and other requirements Evaluation of compliance Internal audit Nonconformity, corrective action and preventive action Continue for the following PTJ: Fakulti Perubatan & Sains Kesihatan TAJ Fakulti Pengajian Alam Sekitar Related personnel (PPUU/Pusat Jaminan Kualiti/Pengerusi JKPK) FPSK FPAS 1400 MRO Fakulti Pertanian Fakulti Ekologi Manusia FP FEM SAR Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Bintulu) 1 Jabatan Sains Asasi dan Kejuruteraan Scheduled wastes and chemical store Makmal Kimia Kimia 1 & Biologi 1 2 Jabatan Sains Haiwan dan Perikanan Bilik Kuliah Makmal Kimia Post Mortem & Veterinari Related personnel (TWP/Penyelaras) FSPM, Bintulu 1730 Review of Day 1 Findings / End of Day 1 SIRIM s Auditors Client s Rep. 6

7 Day 2 : 10/10/2016 (Tuesday) Time Agenda Responsibility Lokasi 0915 Assessment on the implementation of the Environmental programs, its monitoring and achievement by selected Peneraju: Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan AAK SAR Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Bintulu) Assessment on the following clauses at selected PTJ: Environmental aspects Operational control Monitoring and measurement Environmental programs activities Communication Awareness Emergency preparedness TAJ MRO Fakulti Kejuruteraan Fakulti Ekonomi & Pengurusan Fakulti Perubatan Veterinar Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat - PPKKP FSPM - Related personnel (TWP/Penyelaras) 1300 Lunch Break Assessment on the implementation of the Environmental programs, its monitoring and achievement by selected Peneraju: PPKKP FSPM, Bintulu FK FEP FPV FSKTM AAK Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan PPKKP PPKKP TAJ Pejabat Pembangunan & Pengurusan Aset PPPA PPPA MRO Taman Pertanian Universiti TPU TPU SAR Fakulti Sains Pertanian dan Makanan (Bintulu) Legal and other requirement Evaluation of compliance Briefing on audit finding for Kampus Bintulu 1700 Review of Day 2 Findings / End of Day 2 - FSPM SIRIM s Auditors Client s Rep. FSPM, Bintulu 7

8 Day 3 : 11/10/2016 (Wednesday) Time Agenda Responsibility Lokasi 0915 Assessment on the implementation of the following : AAK TAJ Assessment on the implementation of the Environmental programs, its monitoring and achievement by selected Peneraju: Bursar Interview with top management Overall Emergency, preparedness and response Related personnel Bursar CQA (WP dan TWP EMS) PPKKP BURSAR PPKKP MRO Overall Competence, training and awareness PEND PEND SAR Resources, roles, responsibility and authority Documentation, Control of document and records CQA 1300 Lunch Break Continue unfinished elements Related personnel 1500 Audit team discussion and preparation of audit report SIRIM s auditor 1545 Briefing of audit finding SIRIM s Auditors Client s Representative 1630 Closing meeting SIRIM s auditor & Client s Management 1700 End of audit - Lokasi yang berkaitan Dewan Senat 8

9 5.0 KEPERLUAN DAN KESEDIAAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 5.1 Keperluan PTJ 1. Kenderaan - Untuk menjemput dan menghantar Juruaudit. 2. Pengiring - Keutamaan pengiring adalah dikalangan Timbalan Wakil Pengurusan/Timbalan Penyelaras Audit/Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen/Juruaudit Dalaman atau pegawai yang terlibat secara langsung dalam skop audit. 3. Tempat (Bilik mesyuarat/ruang perbincangan) - Untuk semakan rekod, temubual dan perbincangan. 4. Keperluan Komputer - Untuk paparan/rujukan Sistem Pengurusan ISO (e-iso). 5.2 Kesediaan PTJ 1. Pastikan PTJ telah bersedia untuk diaudit dengan kesediaan dokumen, ruang yang kondusif dan kesediaan auditi. 2. Pastikan auditi yang betul dan hadir semasa diperlukan. 3. Pastikan ruang/makmal setiap PTJ bersedia pada tempoh yang ditetapkan (tidak berselerak, tidak berkunci, tidak kotor dan sebagainya 9

10 6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGIRING JURUAUDIT 1. Bertanggungjawab mewakili Pusat Tanggungjawab (PTJ) membantu Juruaudit SIRIM; 2. Mengambil catatan penting terutama maklum balas Juruaudit secara teguran lisan untuk tindakan segera PTJ; 3. Melaksanakan tugas Pegawai Pengiring sepanjang tempoh audit iaitu menyambut kedatangan dan menghantar Juruaudit ke lokasi yang ditetapkan, iaitu: (a) Menyambut kedatangan Juruaudit di lokasi berikut: Tarikh dan masa 9/10/2017 (10.00 pagi) 9/10/2017 (2.00 petang) Lokasi Di Dewan Senat, Tingkat 1, (Selepas Mesyuarat Pembukaan Audit) Di, Tingkat 1, PTJ yang terlibat PTJ pertama diaudit pada sesi pagi PTJ pertama diaudit pada sesi petang 10/10/2017 (8.30 pagi) 10/10/2017 (2.00 petang) Di Foyer Bangunan Canselori Putra dan bawa Juruaudit ke Bilik Lembaga Tingkat 1 untuk sarapan pagi Di, Tingkat 1, PTJ pertama diaudit pada sesi pagi PTJ pertama diaudit pada sesi petang 11/10/2017 (8.30 pagi) 11/10/2017 (2.00 petang) Di Foyer Bangunan Canselori Putra dan bawa Juruaudit ke Bilik Lembaga Tingkat 1 untuk sarapan pagi Di, Tingkat 1, PTJ pertama diaudit pada sesi pagi PTJ pertama diaudit pada sesi petang (Sekiranya proses audit bersambung pada sesi petang) 10

11 (b) Menghantar Juruaudit ke lokasi seterusnya: Tarikh dan masa Lokasi PTJ yang terlibat 9/10/2017 (1.00 petang) Ke Tingkat 1, untuk makan tengahari PTJ diaudit pada sesi pagi 9/10/2017 (3.30 petang)* * Masa bergantung kesediaan Juruaudit 9/10/2017 (5.00 petang) Ke PTJ seterusnya diaudit pada sesi petang Ke Foyer Bangunan Canselori Putra (Pentadbiran) PTJ pertama diaudit pada sesi petang PTJ terakhir diaudit pada sesi petang 10/10/2017 (11.00 pagi)* * Masa bergantung kesediaan Juruaudit 10/10/2017 (1.00 petang) 10/10/2017 (3.30 petang)* * Masa bergantung kesediaan Juruaudit 10/10/2017 (5.00 petang) Ke PTJ seterusnya diaudit pada sesi pagi Ke Tingkat 1, untuk makan tengahari Ke PTJ seterusnya diaudit pada sesi petang Ke Foyer Bangunan Canselori Putra (Pentadbiran) PTJ pertama diaudit pada sesi pagi PTJ terakhir diaudit pada sesi pagi PTJ pertama diaudit pada sesi petang PTJ terakhir diaudit pada sesi petang 11/10/2017 (11.00 pagi)* * Masa bergantung kesediaan Juruaudit 11/10/2017 (1.00 petang) Ke PTJ seterusnya diaudit pada sesi pagi Ke Tingkat 1, untuk makan tengahari PTJ pertama diaudit pada sesi pagi PTJ terakhir diaudit pada sesi pagi 11

12 7.0 TANGGUNGJAWAB AUDITI DOs 1. Dengar dengan baik soalan-soalan yang ditanya oleh auditor. 2. Jika tidak faham pada soalan, minta auditor ulangi soalan. 3. Beri jawapan sahaja kepada soalan yang ditanya. 4. Jawab soalan yang berkaitan dengan tugas anda sahaja dan TUNJUKKAN REKOD APABILA DIMINTA. 5. Jika anda ragu-ragu dengan dokumen yang diminta, sila hubungi Peneraju Proses kerana kemungkinan rekod berkenaan disimpan pada Peneraju Proses dan JANGAN JAWAB TIADA. DONTs 1. Jangan lari apabila melihat auditor jangan panik. 2. Jangan beri jawapan saya tidak tahu. 3. Jangan menjawab soalan yang berkaitan dengan Bahagian/ Seksyen yang lain daripada Bahagian/Seksyen anda. 4. Jangan mengelirukan auditor. 5. Jangan berbohong kepada auditor. 6. Jangan mengatakan auditor tidak betul. 7. Jangan bertengkar dengan auditor, minta penjelasan daripada auditor. 8. Jangan membuang masa auditor. 9. Jangan panas baran pada auditor. 10. Jangan membuat tawaran untuk menunjukkan rekod. 11. Jangan memberitahu masalah dalaman Pusat Tanggungjawab Disediakan oleh: Penyelaras Audit (PAD) Universiti Putra Malaysia 2 Oktober