TEGNOLOGIE VIR TOEGANG TOT KAMPUSSEKURITEIT OPS-KAMER

Transcription

1 Fasiliteitsbestuur Facilities Management Bulletin Desember 2013 Uit die kantoor van die Hoofdirekteur Waar die einde van 2013 nou vinnig nader, is daar n behoefte by my om aan een en almal baie dankie te sê vir dit wat ons die afgelope jaar vermag het. In die breë het ons; - instandhoudingswerkopdragte buite diensvlakooreenkoms verder afgebring na minder as 100 per maand; - weer n rekord aantal uitbreidings- en opgraderingsprojekte suksesvol hanteer; - momentum gegee aan die swaai vanaf reaktiewe instandhouding na beplande- en proaktiewe instandhouding; - goeie resultate gehad met ons gedesentraliseerde klusterkantore, danksy die integrerende rol van ons fasiliteitsbestuurders en ons Operasionele Sentrum; en - verskeie suksesse gehad met misdaadbestryding, danksy die wakker optrede van Kampussekuriteit se patrolliepersoneel en die kamera-moniteringspan. Op 21 November het die FB Bestuurspan terugvoer gegee aan die Fasliteitsbestuur Advieskomitee (FBAK) oor ons vordering met operasionele uitnemendheid. Die komitee het sy waardering uitgespreek vir die uitstekende vordering wat gemaak is, asook verdere waardevolle insette gelewer waaraan ons in 2014 sal aandag skenk. Ek vertrou dat almal gedurende die vakansietyd opnuut die batterye sal laai sodat ons die uitdagings van 2014 entoesiasties kan aanpak met nuwe energie. Ten slotte: Weens omstandighede vertrek ek reeds voor Desember met verlof en sal dus nie ons jaarafsluiting saam met julle kan bywoon nie. Ek hoop julle sal dit geniet en ervaar as n klein gebaar van dankbaarheid teenoor elkeen wat n verskil gemaak het in TEGNOLOGIE VIR TOEGANG TOT KAMPUSSEKURITEIT OPS-KAMER Met die druk van ʼn knoppie kan studente nou by die Ops-kamer om hulp aanklop. Die eerste elektroniese kiosk is onlangs by die Merrimanlaan-aanmeldtoonbank (Kampussekuriteit) beskikbaar gestel, terwyl verskeie soortgelyke kioske binne die volgende paar jaar dwarsoor die kampus opgerig gaan word. Die nuwe stelsel behels dat ons nie meer ʼn sekuriteitswag by die Merrimanlaan-aanmeldingspunt laat sit vir die enkele kere per dag wat mense daar aandoen nie, maar dat die beampte in die Ops-kamer aangewend word en instapnavrae van Merrimanlaan af deur ʼn elektroniese kiosk direk na die Ops-kamer gerig kan word, sê Viljoen van der Walt, Direkteur: Risikobestuur en Kampussekuriteit. Die totale US kamera- en alarmnetwerk word vanuit die Ops-kamer gemonitor en Viljoen verduidelik verder dat die groeiende aantal kameras wat gemonitor word, dit sinvol maak om alle beskikbare mannekrag aan te wend om onder meer hierdie kameras te monitor. Dié kiosk is slegs die eerste van vele waardeur studente in direkte kontak met die Ops-kamer kan kom. Die kioske gaan uiteindelik aanmeldingspunte na die kampusgemeenskap bring, eerder as dat die gemeenskap na ʼn enkele punt moet stap om iets aan te meld. Enige persoon kan direk met die operateur in die Ops-kamer skakel deur die ikoon op die raakskerm te druk. Nuwe tegnologie is deel van die deurlopende optimalisering van FB se diens. ʼn Projek om sekuriteit- hotspots met sulke tegnologie op staproetes oor die kampus te plaas, word tans beplan.

2 FACILITIES MANAGEMENT UPGRADES BY ADDING MOBILE APP Social networks such as Facebook, Twitter and YouTube have become part of many people s everyday lives, especially younger users who have grown up with technology at their fingertips. FM already has Facebook and Twitter accounts and is currently developing an iphone and ipad application for students and staff who use these mobile devices. There are many reasons why people use social media, among others to network with friends and colleagues, keep up to date with news and events, or just generally ensure they remain in the loop. Given the importance of these channels of communication in the lives of students and staff on campus, FM has introduced an iphone and ipad application that will soon become a must-have. The application is aimed at keeping users informed about what is happening on campus, helping them find their way around campus, presenting information on buildings and occupants and locating a contact or point of entry in case of emergency. The following functionalities are part of the application: About: Presents information about FM Emergency: Provides emergency contact numbers Help Desk: Establishes a platform to report facility related issues Feedback: Allows feedback on iphone and ipad applications and design features for future releases Campus Map: Includes maps of the campus and floor plans of buildings Directory: Provides contact details of faculties and departments in buildings Shuttles: Offers maps of shuttle routes, stops and times News Feeds: Lets you browse official SU news feeds, FM news, Twitter, etc. FM intends to go live with the application as a pilot project in January 2014, while plans are on the cards to include other mobile device platforms such as Android. The design and layout of the application will be funky and in line with the latest trends, designs and interactivity used on iphone and ipad platforms. DIE NUWE SWEMBAD IS VOLTOOI Met die somerhitte wat nou eers werklik hier is, is die SUSPI swembad se voltooiing nie n oomblik te laat nie. Die 50m swembad het 10 swembane met ʼn breedte van 2,5m elk en diepte van 2,0m en voldoen aan nasionale en Olimpiese standaarde vir swem asook vir watersporte soos waterpolo en onderwaterhokkie. Die nuwe swembad maak deel uit van die groter meesterplan vir ʼn akwatiese sentrum met paviljoene, ʼn verdere 50m swembad, duiktenk vir skuba- en ander swemfasiliteite. Die res sal moontlik later volg wanneer fondse daarvoor beskikbaar gestel kan word. Benewens lede van die drie Maties Sport watersportklubs, die US Gimnasiumlede en die US se vennoot in die bou van die swembad, die Stellenbosch Akademie vir Sport (SAS), sal die publiek ook die nuwe buiteswembad kan gebruik. Uiteraard sal die swembad by tye slegs beskikbaar wees vir gebruik deur die MatiesSport en die SUSPI-gimnasium. Die tariewe en tye word tans gefinaliseer. Die bou van hierdie fasiliteit staan ook volledig in die teken van die toekomsgerigtheid, inklusiwiteit en innovasie wat die universiteit nastreef, sê prof Julian Smith, Viserektor: Gemeenskapsinteraksie en Personeel wat ook oorhoofs verantwoordelik is vir sport aan die US. Die Universiteit beplan om die nuwe swembad op gepaste wyse te open, maar nog geen reëlings is in hierdie verband getref nie. 9 November November 2013

3 COST EFFICIENCY IN FM Management has identified various cost efficiency goals and embarked on a strategy to try and bring down costs within the university and the FM environments. A cost study has also been done to compare the cost of items and services provided to FM by contractors, service providers and consultants, to current and market trends outside of the university environment. The outcomes and results from this study will be used as a benchmark of our current costs compared to market trends. This is also a means by which FM can monitor its relative performance, identify gaps, seek fresh approaches to bring about improvements and follow through with change processes. Some of the cost saving initiatives which have been implemented and managed between the various departments are: Electronic guard monitoring devices have been implemented to monitor guarding patrols. Use of technology i.e. cameras in place of people, for monitoring the campus and residence buildings and surrounds. Waste reduction to landfill sites with an estimated saving on the university s municipal bill of approximately R per year. The replacement of the light fittings in university buildings with energy efficient light fittings and occupancy sensors will be ongoing. Energy saving to date equates to approximately R annually. More cost effective design and installation standards for lecture halls and administration spaces. Constant monitoring and management through the operations centre relative to quality and efficiency of service and productivity. More effective and timeous completion of tasks/ requests leads to an increase in productivity and a decrease in the loss of man hours. Incorporation of Green Building design elements into buildings, such as energy saving technology, air conditioning saving design features, eco-friendly equipment etc. A cost study conducted in August/ September 2013, was conducted using the scope and specifications as contained in the current preferred supplier contracts for the various campuses. Areas where FM are lower than market prices is as follows: Pest Control: 20.3% Adhoc Painting: 9.4% Glass & Mirrors: 51% Cleaning: 14.8% Consultant Appointments: 1% We continually strive to deliver quality and cost effective services to the client, by: Making use of the FM Funding Model which is a transparent model to see how effectively and efficiently the FM funding has been utilised. Use more defined and accurate specifications, scope of works and itemised quotations in our project documentation to receive more competitive prices, have a cost/ price base to work from, identify and monitor pricing standards on an evidence based framework and WELWEES Erkenningsbewyse deur die Hoofdirekteur Sedert die vorige nuusbrief, is Hoofdirekteur-erkenningsbewyse gegee aan die volgende personeellede wat ekstra treë gegee het tot voortreflike diens en koste-effektiwiteit. Louis Fincham Garth Lindoor Edwin Davids Diè fikse personeellede het Fasiliteitsbestuur Vrydag, 25 Oktober, tydens die eerste US Sportdag verteenwoordig en weggestap met pryse vir die Skattejag en die Pretstap. Die ligte reëntjie het geensins die spanne afgeskrik nie en na die sportaktiwiteite het die braaivleisvure begin brand. FB personeel was n baie diverse groep mense met uitstekende spangees, sê Crystal Hendrickse, MH-praktisyn, tans in FB werksaam. Die US Sportdag sal voortaan n jaarlikse instelling wees en personeel word aangemoedig om volgende jaar deel te vorm van die span. Christopher Daniels Angelo Echardt Kampussekuriteit Malan Oosthuizen Trevor Hoeben

4 VERANDERINGS BY EIENDOMSDIENSTE herorganiseer ter wille van beter kliëntediens het volhoubaarheiden instandhoudingstrategieë ontwikkel ten einde kliënte beter te dien en konkrete gestalte aan die Universiteit se oorhoofse doelwitte te gee. Gevolglik is verskeie veranderinge aangebring aan rapporteringslyne en -funksies. Die Afdeling is volgens sy drie hooffunksies, naamlik Instandhouding: Belanning, Instandhouding: Uitvoering en Instandhouding: Omgewingsvolhoubaarheid, verdeel. Instandhouding: Beplanning, is verantwoordelik vir alle vooraf beplande instandhouding, toestandsevaluerings en tegniese bestuur-en-beheer. Die Instandhoudingsbestuurder: Beplanning (vakant) staan aan die hoof van die afdeling. Instandhouding: Uitvoering, is verantwoordelik vir die uitvoer van alle instandhoudingswerk, en Nadeem Gafieldien is aan die stuur daarvan. Instandhouding: Omgewingsvolhoubaarheid is verantwoordelik vir alle aspekte rakende die omgewing, gronde, water en afval. John de Wet is die bestuurder van hierdie afdeling. Energiebestuur is die verantwoordelikheid van die Direkteur:, Busi Sibanda. Bykomende veranderings: Donovan Simirie, wat n Bedryfstegnikus was, is as Elektriese Tegnikus aangestel en sy nuwe lynhoof is die Instandhoudingsbestuurder: Beplanning. Simirie is verantwoordelik vir die beplanning van instandhouding aan alle elektriese infrastruktuur. Ryno Lochner wat die pos van Dataontleder beklee het, is as FB-stelselontwikkelaar aangestel. Meg Pittaway wat die Bestuurder: Tuine en Terreine was, is nou n Omgewingspesialis en haar direkte lynhoof is John de Wet. Die Voorman: Tuine en Terreine, Johan Schoeman, vorm nou ook deel van John se span. Met hierdie veranderinge, poog om meer effektiewe kliëntediens te lewer. SMALL GROUP ACTIVITY Guarantees and Retention periods Facility Services recently held a Small Group discussion, consisting of the Facilities Managers, on the topical issue of guarantees and retention periods. When projects reach completion, Facilities Managers and Property Services have no access to the details of contractors involved in the original project. Moreover, they do not have access to guarantees covering new equipment and installations. Retention periods are not readily available and snag lists are not accessible. This means wasted resources and funds in terms of reactive work having to be carried out in buildings or on equipment covered by existing guarantees and snag lists. The best solution to the problem would seem to be the implementation of an electronic operating and maintenance manual for each completed project. The manual will include all the relevant information for the Facility Managers and Property Services and the client to ensure that all work is performed within the parameters of existing guarantees and retention periods. This information will be captured on the EAM system. Should any work order be loaded against buildings that are still covered by guarantees or retention periods, the system will flag them and warn the operator in good time. Work orders will then be channelled to the responsible project manager. Senior management recently approved the system and the system was implemented on the 1st of December. It is envisaged that this process will lead to more effective work processes and potential cost savings. PLANNED MAINTENANCE The guiding philosophy behind maintenance at FM is a move to a predominantly planned maintenance regime. The goal is to achieve a 50:20:30 split between planned, pro-active and reactive maintenance. To this end, all building-related assets were individually identified and are now being added to the maintenance regime. This will result in some additional planned maintenance work orders each month. When fully operational, this system is expected to significantly reduce incidences of reactive maintenance. In addition to planned maintenance, FM is driving an initiative to pro-actively log calls by internal staff. This means that maintenance problems will be resolved before they impact on clients. Facilities Managers: Trevor Hoeben, Charmaine Klein, Adri Rossouw, Malan Oosthuizen, Sanel Barnardo and Japie Engelbrecht

5 DRA BY TOT VOLHOUBAARHEID MET HIERDIE ENERGIEWENKE Omgewingsvolhoubaarheid kom tot uiting in bedrywe wat met aspekte soos energie, water, en vele ander groen gebruike te doen het. Heelwat projekte word op Kampus aangepak, maar in hierdie nuusbrief word maniere bekyk waarop ʼn mens jou koolstofvoetspoor kan verklein deur jou energiegebruik tuis. Trek kragproppe van elektroniese toestelle uit: Heelwat toestelle gebruik energie selfs wanneer die toestel nie in gebruik is nie. Verstel jou termostaat: Deur die lugversorger met ʼn paar grade te verstel kan jy die kragrekening verminder, koolsuurgas uit die lug weer en boonop geld bespaar. Indien jy ʼn dik trui aantrek in die winter en die verwarmer nie op die hoogste verstelling laat loop nie, kan jy ook ʼn aardige hoeveelheid energie bespaar. Skakel oor na kompakte fluoresseerlampe: Kompakte fluoresseerlampe, of energiebesparende gloeilampe soos ons dit ken, is duurder as die tradisionele gloeilampe, maar die verlengde lewensduur sal jou geld bespaar. Skakel ook die ligte af indien dit nie benodig word nie. Bedek jou warmwatersilinder: Vir slegs ʼn paar rand kan jy die geiser met ʼn doelgemaakte kombers bedek wat kontant bespaar en koolstofemissies verminder. Waterverhitting is gewoonlik die grootste verbruiker van energie tuis. Daarmee saam kan jy ook spaar deur eerder te stort as te bad en die geiser bedags af te skakel. Elektriese toestelle: Koop elektriese toestelle wat voldoen aan die Energy Star -doeltreffendheidstandaarde. Kies die model wat die kleinste hoeveelheid energie verbruik. Hiermee saam moet jy onthou om die toestelle gereeld te laat diens en dit ekonomies te gebruik, deur bv. net genoeg water in die ketel te kook, die skottelgoedwasser vol te pak voordat jy dit aansit, die warmkombers weer af te sit voor jy aan die slaap raak en die tuimeldroër op die laagste hitte moontlik te stel. Met elke kilowatt per uur (kwh) wat jy spaar, word een kilogram koolstof minder deur die kragstasie gegenereer en in die atmosfeer vrygelaat. Jy kan dus ook n bydrae lewer om die koolstofvoetspoor te verklein en n besparing in jou sak bring! KEN JOU KOLLEGAS FB en Kampussekuriteit op die Tygerberg-kampus trek n nuwe baadjie aan Heelwat personeelveranderinge het by FB-Tygerberg plaasgevind sedert ons vorige artikel oor die afdeling. Die vorige Bedryfsbestuurder, Mbutho Kaulela, het die US verlaat en Sanel Barnardo het hierdie funksie addisioneel oorgeneem. Nicolaas Saal is aangestel as skofleier en ʼn nuwe gesig, Chantel Smith is ook vanaf 1 Desember aangestel as Administratiewe Beampte: Fasiliteitsbestuur. Daarmee saam het die sekuriteitswagte ook die kenmerkende groen fietse ontvang. Tesame met Drake en Scull wat die instandhouding hanteer, gebeur groot dinge by die Fakulteit. Ons is tans besig met twee nuwe lesinglokaalprojekte wat vroeg in 2014 voltooi sal wees, die meesterplan vir die kampus, in samewerking met n landskaperingsargitek en Fase 3 van die Inhaalprojek het op 15 Oktober afgeskop op die 2de vloer, Kliniese gebou, sê Sanel. Hoewel daar baie veranderings was, is die personeel positief en sien uit na die nuwe uitdagings, sê Russel Anthony, Administratiewe Beampte by. The last word: Dear Colleagues The year has finally came to an end and what an exciting year it s been! We have achieved so much at FM and I believe we made many positive contributions within the University. As we take stock of what we have achieved and what lies ahead, let us be thankful for the opportunity we have to serve our customers and our clients. I hope you have a wonderful holiday and be safe! Heidi