1. GIỚI THIỆU CHUNG Khái niệm dự án. Dự án

Transcription

1 1. GIỚI THIỆU CHUNG 1.1. Khái niệm dự án Dự án Công nghệ Thời gian Chi phí 1.2. Quản lý dự án Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, lãnh đạo, kiểm tra các công việc và nguồn lực để hoàn thành theo đúng mục tiêu tiến độ đã thực hiện Các bước cần thực hiện trong lập dự án Xác định mục tiêu, phạm vi và khả năng đáp ứng tài chính của dự án. Tìm thông tin và các yếu tố có thể ảnh hưởng dự án. Lập cấu trúc và phân hạng mục cho các công tác. Lập các công tác và nguồn lực thực hiện tương ứng. Sơ bộ ước tính và điều chỉnh thời gian, ngân sách, nguồn lực cho mỗi công tác và toàn bộ dự án. Lập tiến độ chi tiết, chuẩn bị nguồn lực và tài chính. Quản lý tiến độ thực tế dự án Một số phương pháp lập dự án Lập theo mốc thời gian (Milestone Schedule). Lập theo cấu trúc công tác WBS (Work Breakdown Strúcture). Lập theo biểu đồ ngang (Gantt Chart). Lập theo sơ đồ mạng (Network Diagram).

2 1.5. Microsoft Project - một phần mềm giúp lập và quản lý dự án Cơ sở dữ liệu của Micosoft Project Microsoft Project chứa tất cả các thông tin về dự án trong cơ sở dữ liệu của chương trình, và dung các thông tin này để lặp kế hoạch, tính toán biểu lịch thực hiện, chi phí và các yếu tố khác trong khi lập dự án. Càng nhiều thông tin chi tiết, kế hoạch lập càng chính xác. Microsoft Project sẽ tính toán và thể hiện ngay tức khắc các kết quả dự trên các thông tin quyết định của các công việc, như thời gian phải hoàn thành công việc hay thời gian dự kiến hoàn thành dự án. Các thông tin và kết quả tính toán được chứa trong cơ sở dữ liệu dưới dạng các trường (field) thể hiện các dạng thông tin khác nhau như tên công việc, thời gian công việc, Microsoft Project cấp thông tin cần thiết và kịp thời Khi quản lý dự án chúng ta luôn cần những thông tin khác nhau trong mọi thời điểm bất kỳ: thời hạn hoàn thành, nguồn lực đang thiếu, Microsoft Project cung cấp những công cụ hiệu quả cho phép thực hiện: Xem xét (View) tức thời từng phần thông tin quan tâm theo một định dạng cho sẳn để hiểu và rõ rang. Các thong tin này được lưu giữ và cập nhật trong cơ sở dữ liệu của chương trình. Cung cấp các bảng với các cột thông tin phân loại. Chọn lọc những thông tin cần quan tâm Microsoft Project tính toán và cập nhật biểu lịch (scheduling) Microsoft Project tính toán và cập nhật biểu lịch thực hiện các công tác(task) từ khi bắt đầu cho đến khi hết thúc một cách tức thời. Tất cả các nhân tố ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện một công tác sẽ được xem xét trong tính toán như: các hạn chế về thời gian, nguồn lực dự án (tài nguyên dự án). Công thức tính : Duration = Work/Resource effort Trong đó: Duration: thời gian thực tế cần dùng để hoàn thành công tác. Work: số công cần thực hiện trong trong một thời gian để hoàn thành công tác. Resource effort: nguồn lực được phân bổ để hoàn thành công tác Một số khả năng Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án dưới dạng: Dạng biểu đồ ngang Gantt Chart. Dạng sơ đồ mạng Network Diagram. Giải quyết các vần đề có thể nảy sinh trong dự án dễ dàng và nhanh: Có thể điều chỉnh các công tác rút ngắn thời gian thực hiện. Thay đổi ràng buộc của các công tác. Cân đối và phân bổ lại tài nguyên cho từng công tác cũng như toàn bộ dự án. Vẽ các dạng biểu đồ cho mỗi tài nguyên Tính toán và giám sát đường găng (critical path). Cập nhật về tiến độ dự án. Cho phép làm việc theo nhóm dự án trên mạng để trao đổi thông tin, cập nhật, giám sát tiến độ thực hiện dự án thông qua Microsot Server.

3 Quan sát và xử lý dự án: dạng biểu đồ: Dạng lịch. Gantt Chart. Network Diagram (Pert Chart). Các bảng dữ liệu cho các công tác và các tài nguyên: Task Usage Resources Usage Resources Sheet Resource Graphs Thiết lập các báo cáo: Tổng quan về tiến độ dự án. Các công tác đang thực hiện. Tài chính. Chi phí. Các báo cáo tổng hợp thiết lập bởi người sử dụng. Ghi chú: Trước khi sử dụng Microsoft Project cần chuẩn bị các thông số sau Công việc cần thực hiện là gì. Thời gian hoàn thành công việc. Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc. Danh sách các công việc trong dự án. Mức độ ưu tiên các công việc. Ràng buộc các công việc. Thứ tự thực hiện và mối quan hệ giữa chúng. Tài nguyên thực hiện dự án và dự định phân bổ tài nguyên cho mỗi công tác. Lịch làm việc cho dự án và cho mỗi tài nguyên. Các chi phí cho dự án: chi phí cho tài nguyên và chi phí cho công tác. Đọc thêm: Tóm lược về lập dự án quản lý bằng MS Project Cấu hình máy tính khi sử dụng MS Project

4 2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Thao tác khởi động chương trình Microsoft Project 2000: chọn Start Programs Microsoft Project 2000 hoặc biểu tượng trên màn hình Màn hình giao tiếp và các thanh công cụ Màn hình giao tiếp chính gồm: Hệ thống các Menu chính. Các cửa sổ tuỳ chọn trên thanh công dọc. Các biểu tượng và phím tắt trên thanh công cụ ngang Các Menu chính File: quản lý tập tin. Edit: soạn thảo và hiệu chỉnh. View: đặt các bảng quan sát. Insert: chèn các đối tượng. Format: định dạng các đối tượng. Tools: các công cụ trợ giúp, điều chỉnh lịch, tuỳ đặt. Project: sắp xếp, lọc, hiển thị thông tin. Window: quản lý các cửa sổ. Help: trợ giúp. Các cửa sổ làm việc Cửa sổ nhập dữ liệu Cửa sổ thể hiện biểu đồ ngang Hình 2.1: Màn hình giao tiếp chính

5 Các cửa sổ tuỳ chọn trên thanh công cụ dọc Có thể ẩn hiện các cửa sổ làm việc: Menu View View Bar (phía trái màn hình). Gồm các cửa sổ sau: Calendar: cửa sổ làm việc với dự án dưới dạng lịch để bàn (lịch hàng tháng, chỉ ra các công việc và khoảng thời gian hoàn thành nó). Gantt Chart: cửa sổ làm việc với dự án dưới dạng biểu đồ ngang (diễn tả các công việc và các thông tin có liên quan, biểu đồ ngang thể hiện các công việc và thời gian hoàn thành chúng). Network Diagram: cửa sổ làm việc với dự án dưới dạng sơ đồ mạng (dạng lưới công tác và sự phụ thuộc giữa chúng). Task Usage: cửa sổ quản lý việc thực hiện các công tác (thể hiện danh sách các công việc đã được gán tài nguyên và được nhóm dưới mỗi công việc; biết được công việc nào được thực hiện bởi tài nguyên nào). Tracking Gantt: cửa sổ quan sát tiến độ thực tế của dự án. Resource Graph: cửa sổ quản lý biểu đồ tài nguyên của dự án. Resource Sheert: cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên của dự án. Resource Usage: cửa sổ quản lý việc phân bổ tài nguyên của dự án. More View: các cửa sổ quan sát khác Các biểu tượng trên thanh công cụ ngang Có thể ẩn hiện các biểu tượng trên thanh công cụ ngang bằng cách: chọn Menu Tools Customizes Toolbars hộp thoại Customize chọn Toolbars tuỳ chọn các thanh công cụ ngang. Hình 2.2

6 Các biểu tượng chính: New: Open: Save: Print: Preview: Cut: Coppy: Past: Painter: Link Task: Unlink Task: Split Task: Task Information: Task Notes: Assign Resources: tạo một dự án mới. mở một dự án đã có. lưu dự án. In ấn dự án. quan sát dự án. cắt dán đối tượng. sao chép đối tượng. dán đối tượng. thay đổi tính chất đối tượng. liên kết công tác. huỷ bỏ liên kết công tác. phân đoạn công tác. thông tin cho công tác. các ghi chú cho công tác. gán tài nguyên cho các công tác. Go to Selected Task: nhảy nhanh tới công tác cần xem biểu đồ. Copy Picture: Outdent: Indent: Show Subtasks: Hide Subtasks: AutoFilter: chụp ảnh vùng cửa sổ quan sát. huỷ bỏ công tác tóm lược. tạo công tác tóm lược. đưa ra chi tiết của công tác tóm lược. Ẩn các chi tiết của công tác tóm lược. lọc. Gantt Chart Wizard: các chỉ dẫn tạo biểu đồ Gantt Thao tác trên File Tạo dự án mới Tạo dự án mới: Menu File New hoặc biểu tượng trên thanh công cụ. Khai báo các thông tin phục vụ cho việc lập các báo biểu và in ấn về sau bằng cách chon: Menu File Properties Summary (đưa vào các thông tin cho dự án).

7 Hình 2.3 Trong đó: Title: tên dự án. Subject: chủ đề dự án. Author: người lập dự án. Manager: giám đốc. Company: tên công ty lập dự án Mở một dự án đã có Mở một dự án bằng cách: chọn Menu File Open chọn file cần mở hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ. Hình 2.4

8 Lưu một file dự án Lưu một file dự án bằng cách: chọn Menu File Save hoặc biểu tượng hoặc phím tắt Ctr+S đặt tên cần lưu OK. trên thanh công cụ Hình Đóng một file dự án Đóng một file dự án bằng cách chọn biểu tượng (Close) trên cửa sổ hoặc Ctr+F4.

9 3. NHẬP DỮ LIỆU VÀO GANTT CHART Cửa sổ nhập dữ liệu Gantt chart: Hình 2.6: Trong đó: Cột Task Name: cho phép nhập danh sách các công tác. Cột Duration: nhập khoảng thời gian thực hiện công tác. Cột Start: nhập thời gian bắt đầu công tác. Cột Finisnh: thời gian kết thức công tác.(chương trình tự tính) Resource Names: tên tài nguyên. Predecessors: công tác đi trước. Tiếp theo đây, trong phần 3, sẽ trình bày các nội dung thao tác sau: (1) Khai báo cho công tác (2) Định dạng và phân loại công tác (3) Các quan hệ phụ thuộc của các công tác (4) Nhâp dữ liệu và chỉ định tài nguyên (5) Đinh dạng và cửa sổ làm việc (6) Hiệu chỉnh và thêm dòng/cột

10 3.1. Khai báo cho công tác Tên công tác Kích hoạt cột Task Name. Nhập tên công tác. Hình Thời gian thực hiện công tác Kích hoạt cột Duration. Nhập khoảng thời gian thực hiện công tác( mo = months: tháng, w = week: tuần, d = days: ngày, h = hours: giờ, m = minutes: phút). Ngày bắt đầu thực hiện công tác: kích hoạt cột Start để chọn ngày bắt đầu. Cột Finish tự động tính ra ngày kết thúc công tác. Hình 3.2 Hoặc có thể nhập từ hộp thoại Task Information: Menu Project Task Information General Duration hoặc nhấp đúp chuột vào công tác.

11 Hình Tạo ghi chú cho công tác Menu Project Task Information General Notes: ghi chú thêm các thông tin liên quan cho công tác hoặc nhấp dúp chuột vào công tác chọn cần ghi chú. Hình Công tác có tính chu kỳ Menu Insert Recurring Task Recurrence pattern : lựa chọn kiểu chu kỳ cho công tác. Range of recurrence: giới hạn thời gian xảy ra chu kỳ. Calendar: lựa chọn lịch công tác.

12 Hình Định dạng và phân loại công tác Định dạng công tác a) Kiểu công tác Menu Project Task Information Advanced Task Type. Hình 3.6 Trong đó: Fixed Duration: cố định thời khoảng. Fixed Units: cố định đơn vị. Fixed Work: cố định giờ làm việc.

13 b) Ràng buộc của công tác Menu Project Task Information Advanced Constrain type: chọn lựa kiểu ràng buộc cho công tác. Hình 3.7 Trong đó: As Soon as Possible: công tác không bị ràng buộc. As Late as Possible: công tác này phải bị trì hoãn càng lâu càng tốt. Finish No Earlier Than: công tác phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định. Finish No Later Than: công tác phải kết thúc sớm hơn ngày tháng chỉ định. Must Finish On: công tác phải kết thúc chính xác vào ngày tháng chỉ định. Must Start On: công tác phải bắt đầu chính xác vào ngày tháng chỉ định. Star No Earlier Than: công tác phải bắt đầu muộn hơn ngày tháng chỉ định. Start No Later Than: công tác phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định Phân đoạn công tác Task - Công tác Summary Task - Công tác tóm lược Sub Task - Công tác phụ thuộc nằm trong công tác tóm lược. -> Tạo ra bằng cách chọn công tác đó và chọn biểu tượng và xoá. Cho phép ẩn hay hiện các Sub Task chọn Menu Project Outline Hide/Show Sub Task hoặc biểu tượng và trên thanh công cụ. Summary Task Sub Task Hình 3.8

14 3.3. Các quan hệ phụ thuộc của các công tác Tạo liên kết cho các công tác Chọn các công tác có liên quan. Tạo liên kết chọn biểu tượng (link) Hoặc xoá liên kết (unlink) Liên kết công tác a) Liên kết công tác có thời gian chờ/trễ (lead/lag) + Chọn trên cột Lag chọn số, có trị: số âm: lead /số dương: lag. Kiểu lead Kiểu lag b) Liên kết công tác không có thời gian chờ/trễ + Chọn trên cột Type kích hoạt chọn kiểu liên kết (FS, SS, FF, SF) Kiểu FS Kiểu SS Kiểu FF Kiểu SF Trong đó: Finish to start (FS): ngày kết thúc công tác trước xác định ngày bắt đầu công tác sau. Start to start (SS): ngày bắt đầu công tác trước xác định ngày bắt đầu công tác sau. Finish to finish (FF): ngày kết thúc công tác trước xác định ngày kết thúc công tác sau. Start to finish (SF): ngày bắt đầu công tác trước xác định ngày kết thúc công tác sau. None: không có quan hệ. c) Liên kết công tác: có thể kết hợp cả hai liên kết trên + Các kiểu liên kết trên được tạo ra bằng cách: Click chuột vào mối nối để chọn kiểu nối hoặc bằng Menu Project Task Information Predecessors Type. (hình 3.10) Hình 3.9: Hộp thoại thể hiện bằng cách nhấp đúp chuột vào mối liên kết

15 Hình 3.10: Hộp thoại thể hiện bằng cách chọn Task Information

16 3.4. Nhâp dữ liệu và chỉ định tài nguyên Tài nguyên của dự án bao gồm: nhân lực, thiết bị, vật liệu,..(hay các chi phí) Nhập dữ liệu tài nguyên Menu View Resource Sheet hay biểu tượng trên view bar. Kích hoạt vào cột cần khai báo. Nhập thông tin. Hình 3.11: Cửa sổ Resuorces Sheet Trong đó: Resource Name: Nhập tên tài nguyên. Type: Kiểu. Material Label: Nhãn vật liệu. Initials: Viết tắt chữ cái đầu tiên tên tài nguyên (tự động). Group: Nhóm. Max.Units: Số đơn vị tài nguyên tối đa tính cho 1 ngày. Std.Rate: Giá chuẩn. Ovr.Rate: Giá ngoài giờ. Cost/Use: Phí sử dụng tính cho 1 tài nguyên. Accrue: Phương pháp tính giá. Base Calendar: Lịch cơ sở. Code: Mã tài nguyên.

17 Chỉ định (phân bổ) tài nguyên cho các công tác Để công tác thực hiện đúng với tiến độ đề ra cần phải phân bổ và sử dụng tài nguyên hợp lý. Phân bổ tài nguyên có thể thực hiện bằng nhiều cách. a) Cửa sổ Gantt Chart: Menu Tools Resours Assign Resources hay biểu tượng trên thanh công cụ ngang chọn tên tài nguyên chọn tên công tác cần phân bổ tài nguyên chọn Assign. Hình 3.12: Phân bổ tài nguyên cho Lập phương án hạ thủy Trong đó: Assign: gán phân bổ tài nguyên. Remove: xoá phân bổ tài nguyên. Replace: thay thế bằng tài nguyên khác. Close: đóng hộp thoại Resource Sheet. Address: địa chỉ (công tác) cần phân bổ. Units: đơn vị tài nguyên. b) Hoặc chọn công tác cần phân bổ rồi vào Menu Project Task Information Resources hay nhấp đúp chuột vào công tác: hộp thoại Task Information cột Resources name chọn tên tài nguyên cần phân bổ và cột Units chọn số lượng tài nguyên OK.

18 Hình 3.13: Phân bổ tài nguyên nhân công cho công tác Chuẩn bị dụng cụ c) Hoặc trên cửa sổ Gantt Chart: cột Resource name kích hoạt tại dòng công tác cần phân bổ tài nguyên sẽ cho ta danh sách chọn lựa tài nguyên. Hình 3.14:Phân bổ tài nguyên nhân công cho công tác Lắp đặt và bố trí các thiết bị

19 3.5. Định dạng cửa sổ làm việc Định dạng phông chữ tiếng Việt Định dạng cho toàn bộ các cửa sổ: Menu Format Text Style Font: chọn kiểu Font OK. Hình 3.15 Hoặc vào Menu Format Font: chọn kiểu Font OK. (hình 3.16), hoặc thay đổi phông chữ bằng cách chọn trên thanh công cụ (hình 3.17) Hình 3.16 Hình 3.17

20 Định dạng tên trường trong cửa sổ Gannt Nhấp đúp chuột vào trường muốn thay đổi hộp thoại Column Definition thay đổi các thông số cần thể hiện OK. Hình 3.18: Thay tên trường (column title) Duration bằng Thời khoảng. Trong đó: Filed name: tên trường. Title: tiêu đề. Align title: căn dòng tiêu đề. Align data: căn dòng dữ liệu. Width: độ rộng. Best Fit: tự động căn độ rộng Định dạng lịch a) Kiểu thể hiện ngày tháng: Menu Tools Options View chọn Date Format chọn cách thể hiện ngày tháng theo yêu cầu. Hình 3.20

21 b) Chọn giờ làm việc cho dự án của Microsof Project: Menu Tools Options Calendar: thay đổi các thông số theo yêu cầu OK. Hình 3.21 Trong đó: Week starts on: ngày bắt đầu trong tuần. Fiscal year starts in: tháng bắt đầu trong năm. Delault start time: giờ bắt đầu thực hiện công tác trong ngày. Delault end time: giờ kết thúc thực hiện công tác trong ngày. Hours per day: số giờ làm việc trong một ngày. Hours per week: số giờ làm việc trong một tuần. Days per month: số ngày làm việc trong một tháng. c) Lựa chọn lịch cho dự án hoặc tài nguyên Menu Tools Change Working Time Hình 3.22

22 Hình 3.23 Trong đó: For : chọn cho dự án hoặc tài nguyên cần thiết lập lịch. Standart: lịch chuẩn. Night Shift: lịch ca đêm. 24 hours: lịch làm việc 24 giờ. và các tài nguyên cần thiết lập lịch khác (nhân công, tời, cáp ) Legend: quy ước các biểu tượng thể hiện lịch dự án hoặc lài nguyên. Working: thời gian làm việc. Nonworking: thời gian không làm việc. Edits working hours: sửa đổi giờ làm việc. [T] Edits to a day of the week: sửa đổi giờ làm việc trong tuần. [31] Edits to an individual day: sửa đổi ngày làm việc thông thường. Select Date(s): chỉnh sửa lịch dự án hoặc tài nguyên. Set Select Date(s) to: thiết lập lịch các ngày được chọn. Use default: thiết lập giờ làm việc chuẩn. Nonworking time: ngày không làm việc. Nondefault working time: ngày làm việc đã chỉnh sửa.

23 Định dạng cách thể hiện thanh thời khoảng và các thông tin liên quan trên biểu đồ ngang (Gantt chart) Bước 1: Chọn lựa cách thể hiện thanh thời khoảng và các thông tin liên quan trên biểu đồ ngang bằng cách: Menu Format GanttChartWizad hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ ngang. Hình 3.24 Bước 2: Nhấn Next để cho phép chọn kiểu và dạng biểu đồ ngang muốn thể hiện. Trong đó: Standard: kiểu biểu đồ ngang chuẩn. Critical path: kiểu biểu đồ ngang có thể hiện đường găng. Baseline: kiểu biểu đồ ngang thể hiện dự án cơ sở. Other: các dạng thể hiện biểu đồ ngang khác. Custom Gantt Chart: lựa chọn thể hiện bởi người sử dụng. Tuỳ theo yêu cầu thực tế mà ta chọn kiểu thể hiện biểu đồ ngang cho thích hợp. Hình 3.25

24 Bước 3: Nhấn Next để thiết lập các thông tin thể hiện trên biểu đồ. Hình 3.26 Trong đó: Resources and dates: tài nguyên và ngày tháng. Resources: tài nguyên. Dates: ngày tháng. None, thanks: không thể hiện thông tin. Custom task information: thể hiện bởi thiết lập của người sử dụng. Bước 4: Nhấn Next để lựa chọn thể hiện liên kết giữa các công tác.!!! Lưu ý trạng thái Yes / No của liên kết nếu có (hình 3.27) Hình 3.27

25 Bước 5: nhấn Next để xác nhận các thiết lập trên là đúng. (cần lập lại vài lần cho các công tác kế nhau). Cuối cùng, nhấn vào nút Format It (Hình 3.28) và Exit Wizard (hình 3.29) để kết thúc. Hình 3.28 Hình 3.29

26 3.6. Hiệu chỉnh và thêm dòng/cột Hiệu chỉnh dòng Thêm dòng (thêm công tác) bằng cách: Menu Isert New task. Xoá dòng dùng tổ hợp phím Ctrl + Delete hoặc Menu Edit Delete Task. Có thể sao chép, cắt và dán. Có thể hoán đổi vị trí các công tác cho nhau bằng cách chọn công tác cần di chuyển giữ chuột di chuyển (lên/xuống) đến vị trí cần đổi Hiệu chỉnh cột Thêm cột bằng cách chọn Isert Column hoặc nhấp chuột phải vào cột cần chèn chọn Isert Column. Xoá dòng cột tổ hợp phím Ctrl + Delete hoặc Menu Edit Delete Task. Như vậy, trong phần 3 đã trình bày các nội dung thao tác sau: (1) Khai báo cho công tác (2) Định dạng và phân loại công tác (3) Các quan hệ phụ thuộc của các công tác (4) Nhâp dữ liệu và chỉ định tài nguyên (5) Đinh dạng và cửa sổ làm việc (6) Hiệu chỉnh và thêm dòng/cột Tiếp theo trong phần 4 sẽ trình bày các vần đề liên quan đến khâu Theo dõi dự án Và phần 5 nói về Hiệu chỉnh báo biểu và in xuất

27 4. Theo dõi dự án Các dạng kết xuất: Sơ đồ ngang (Gantt Chart) Sơ đồ mạng lưới (Pert) Sơ đồ lịch (Calendar) Các biểu đồ khác Công việc cần thực hiện tiếp theo là cập nhật tiến độ và cân đối tài nguyên Sơ đồ ngang (Gantt Chart) Sơ đồ ngang cho phép theo dõi tiến độ, ngày giờ thực hiện công tác. Hình 4.1 Trên sơ đồ ngang cho phép ghi các chú giải thêm và chọn lựa kiểu thể hiện thanh thời khoảng và cách ghi chú giải bằng cách: Menu Format Bar: hộp thoại Format Bar chọn thông tin cấn thiết OK hoặc nhấp đúp chuột vào thanh thời khoảng trong biểu đồ. Hình 4.2

28 Có thể điều chỉnh thang thời gian sao cho phù hợp với từng dự án bằng cách: Menu Format Timescale chọn cách thể hiện thang thời gian OK hoặc nhấp đúp chuột vào thang thời gian. Hình Câp nhật tiến độ thực tế cho từng công tác Menu Tools Tracking Update Tasks hộp thoại thiết lập các thông số OK. Name: tên công tác. % complete: % công tác hoàn thành. Actual dur: thời gian thực tế đã thực hiện công tác. Remaining dur: thời gian còn lại của công tác. Current: Thời gian bắt đầu và kết thùc hiện thời của công tác. Hình 4.4

29 Câp nhật tiến độ thực tế cho toàn dự án Menu Tools Tracking Update Project hộp thoại Update Project thiết lập các thông số OK. Update work as complete through: cập nhật tiến độ thực tế. Set 0% -100% complete: cập nhật tiến độ theo thời gian chỉ định hoặc hiện thời. Set 0% -100% complete only: chỉ cập nhật tiến độ khi kết thúc công tác. Reschedule uncomplete work to start after: thiết lập lại lịch trình cho công tác chưa kết thúc theo thời điểm thực tế. Entire project: cập nhật cho toàn bộ dự án. Selected Task: chỉ cập nhật cho công tác được chọn. Hình 4.5 Hình 4.6: Cách thể hiện tiến độ của 1 công tác

30 4.2. Sơ đồ mạng lưới (Pert) Hình 4.7 Có thể thay đổi hộp biểu diễn công tác cho phù hợp yêu cầu đặt ra bằng cách: Format Box: hộp thoại Format box lựa chọn cách biễu diễn OK. Hình 4.8 Trong đó: Style settings for: các kiểu hộp công tác. Preview: hình vẽ minh hoạ cho các hộp công tác. Set highlight filter style: thiết lập màu cho công tác khi sử dụng bộ lọc. Show data from task ID: thiết lập từ công tác có ID được chỉ định cho loại công tác tương ứng được chọn. Data Template: thay đổi từ hộp công tác mẫu. Border: hình dáng và màu sắc hộp công tác. Show horizontal gridlines: hiển thị vạch phân cách đứng. Background: màu và kí hiệu nền hộp công tác.

31 4.3. Sơ đồ lịch (Calendar) Cửa sổ Calendar Hình Các biểu đồ tài nguyên Cửa sổ Resource Graphs cho phép quan sát biểu đồ tài nguyên theo các tiêu chí lựa chọn khác nhau.: Menu Format Details chọn các dạng biểu đồ tài nguyên cần quan sát gồm: Peak Units: biểu đồ đơn vị sử dụng tài nguyên. Work: biểu đồ giờ làm việc của tài nguyên. Comulative: biểu đồ tích luỹ thời gian làm việc của tài nguyên. Overallocatin: biểu đồ tài nguyên quá tải. Percent Allocation: biểu đồ phần trăm sử dụng tài nguyên. Remaining Availability: biểu đồ tài nguyên chưa sử dụng. Cost: biểu đồ giá tài nguyên. Comulative Cost: biểu đồ tích luỹ giá tài nguyên. Work Availability: biểu đồ sử dụng thời gian làm việc của tài nguyên. Unit Availability: biểu đồ sử dụng đơn vị tài nguyên.

32 chọn lựa biểu đồ tài nguyên Hình 4.10: Biểu đồ đơn vị nhân công cho từng giờ thực hiện dự án Cần phải định dạng lại thang thời gian cho phù hợp với thang thời gian của sơ đồ ngang bằng cách tượng tự như trên. Có thể chọn lại cách biểu diễn cột đồ thị bằng cách: Menu Format Bar Styles : hộp thoại thiết lập các thông tin cần thiết OK. Hình 4.11 Trong đó : All tasks: định dạng cho tất cả các công việc. Selected task: định dạng cho công việc được chọn. Overallocated resources: dạng biểu đồ tài nguyên trong phạm vị áp dụng.

33 Chọn lựa biểu đồ tài nguyên dự án Hình 4.12: Biểu đồ đơn vị dụng cụ chuyên dùng phục vụ cho dự án Ghi chú: trong quá trình theo dõi dự án qua các biểu đồ tài nguyên nếu có xảy ra sự quá tải một tài nguyên náo đó thì cần phải cân đối lại tài nguyên 4.5. Cân đối tài nguyên Menu Tools Level Resource hộp thoại : thiết lập các thông số OK. (hình 4.13) Trong đó: Leveling calculation: (o) Manual: cho phép can thiệp vào quá trình cân đối tài nguyên. + Look for overallocations on a basic: tìm kíêm tài nguyên quá tải theo các chỉ tiêu: thời gian (phút, giây, giờ,..). + Clear leveling values before leveling: xoá các giá trị đã cân đối trước khi thực hiện cân đối lại tài nguyên. Leveling range for... : phạm vi cân đối tài nguyên. Resolvings overallocations: các giải pháp cho những tài nguyên quá tải.

34 Hình 4.13 Như vậy, trong phần 4, đã trình bày các dạng kết xuất của quản lý dự án như: Sơ đồ ngang (Gantt Chart) Sơ đồ mạng lưới (Pert) Sơ đồ lịch (Calendar) Biểu đồ tài nguyên Cũng như các công việc liên quan đến theo dõi dự án là cập nhật tiến độ và cân đối tài nguyên.

35 5. Hiệu chỉnh và in xuất 5.1. Hiệu chỉnh và in các báo cáo chuẩn có trong Microsoft Project Bước 1: Menu View Reports hộp thoại Reports chọn mẫu báo cáo. Hình 5.1 Trong đó: Overview: Các báo cáo tổng quan. Current Activities: Các báo cáo về tình trạng hiện thời của các công tác dự án. Cost: Báo cáo tài chính. Assignment: Báo cáo phân bổ tài nguyên. Workload: Custom: Báo cáo về thực hiện công tác và sử dụng tài nguyên. Báo cáo được lập bởi người sử dụng; ví dụ như báo cáo công tác găng, công tác mốc, tổng quan dự án, ngân sách và lưu thông tiền tệ của dự án, Bước 2: Sau khi chọn mẫu báo cáo click chuột vào Select chọn kiểu trình bày báo cáo. Chọn Select để hoàn tất. Hình 5.2: Các mẫu báo cáo tổng quan

36 Bước 3: Định dạng trang in Menu File Print Preview hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ ngang. Chọn Page Setup để thiết lập thông tin cần thiết cho trang in. Hình 5.3 Trong hộp thoại Page Setup cho phép thiết lập các thông số: Page: đặt tỉ lệ và khổ giấy trang in. Margins: căn lề trang in. Header: tiêu đề đầu trên trang in. Footer: tiêu đề đầu dưới trang in. Legend: các biểu tượng chú giả cho trang in. View: lựa chọn vùng dữ liệu cần in. Các nút chức năng khác: Print Preview: quan sát trước khi in. Options: lựa chọn lại máy in và khổ giấy. Print: ra lệnh in. Các chức năng trên cũng tương tự như hầu hết các phần mềm trong MS Office khác

37 Hình 5.4: Ví dụ một trang in báo cáo chi phí (Cash flow) 5.2. Hiệu chỉnh và in biểu đồ Một số loại biểu đồ thường dùng khi in ấn: biểu đồ ngang, sơ đồ mạng, các loại biểu đồ tài nguyên. Trước khi thực hiện in các biểu đồ cần thiết lập các thông số cho phù hợp như: cách thể hiện biểu đồ, thang thời gian, các thông số khác, Hình 5.5: Trang in biểu đồ phân bố nhân công

38 6. VÍ DỤ VD1: Một xí nghiệp lập dự án chế tạo một sản phẩm mới. Những công việc của dự án và trình tự tiến hành được liệt kê thành bảng dưới đây: Công việc Nội dung công việc Công việc đứng trước Thời khoảng (ngày) A B C D E F G H I J Thiết kế sản phẩm Khảo sát thị trường Thiết kế công nghệ sản xuất Thiết kế mẫu mã sản phẩm Làm sách chào hàng Chiết tính giá thành Kiểm tra chất lượng sản phẩm Chuẩn bị các điểm tiêu thụ Tường trình giá cả và nhu cầu Viết báo cáo dự án - - A A A C D B,E H F, G, I Yêu cầu: a) Lập sơ đồ mạng cho dự án. b) Xác định đường găng. c) Tính thời gian hoàn thành dự án. 1. GIẢI Cách 1: Tính bằng tay. - Sơ đồ mạng: - Đường găng là đường A-E-H-I-J. - Thời gian của dự án hoàn thành là: T g = = 18 ngày. 1 B A 3 2 E H D C 5 4 G 6 F I 7 J 8 Cách 2: Dùng Microsoft Project phần màu đỏ (in đậm) thể hiện đường găng Bước 1: Trên cửa sổ Gantt Chart nhập: Công việc theo thứ tự ở cột Task Name. Thời gian thực hiện tương ứng Công việc ở cột Duration. Công tác đi trước tương ứng Công việc ở cột Predecessors. Kết quả trên màn hình:

39 Bước 2: Chọn cửa sổ Network diagram để xem sơ đồ mạng Bước 3: Tìm đường găng - có các cách như sau: Trên sơ đồ mạng cửa sổ Network diagram có chỉ rõ đường găng: phần màu đỏ (như hình trên). Hoặc trên cửa sổ nhập liệu Gantt Chart tìm đường găng dự án bằng cách: Project Filtered for Critical. Hoặc Menu Format GanttChartWizad hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ ngang chọn Next cửa sổ GanttChartWizad Step 2: chọn Critical path Finish Format It Exit Wizard.(phần màu đỏ thể hiện đường găng) Tính thời gian: dựa vào sơ đồ ngang có thể tính được thời gian là 18 ngày.

40 BÀI TẬP BT 1 Một xí nghiệp lập dự án chế tạo một phân đoạn vách. Những công việc của dự án và trình tự tiến hành được liệt kê thành bảng dưới đây: Công việc Nội dung công việc Hàn đính tôn bao Chế tạo xương Chế tạo các chi tiết phụ (mã, viền ) Vạch dấu trên tôn bao Lắp và hàn xương Lắp và hàn các chi tiết phụ Hàn đường tôn bao Nắng thẳng phân đoạn Vạch dấu và cắt theo kích thước Kiểm tra và nghiệm thu Bảo quản và lưu kho Công việc đứng trước ,4 3,4 5,6 6, Thời khoảng (giờ) Yêu cầu: a) Lập sơ đồ mạng cho dự án. b) Xác định đường găng. c) Tính thời gian hoàn thành dự án. Giải bằng Microsoft Project được kết quả như sau: Sơ đồ ngang Sơ đồ mạng (phần màu đỏ thể hiện đường găng của dự án.)

41 BT 2 Một xí nghiệp lập dự án đóng mới một chiếc tàu vỏ gỗ. Những công việc của dự án và trình tự tiến hành được liệt kê thành bảng dưới đây: Công việc Nội dung công việc Nhận hợp đồng Chuẩn bị vật tư Chuẩn bị bãi đóng Chế tạo các tấm ván gỗ Chế tạo các chi tiết khung xương Chế tạo các chi tiết phụ (mã, viền ) Đặt ky đáy lên triền đóng Lắp đặt 2 tấm kề ky 2 bên Lắp đặt các tấm đáy Lắp đặt các tấm ván hông Lắp các tấm mạn đến nửa mạn Đặt đà ngang đáy Lắp sườn Lắp thanh đỡ đầu xà ngang boong Lắp xà ngang boong Lắp ván boong,mạn Lắp các chi tiết phụ Gia công mép ván để xảm Xảm kín nước Thử kín nước và xử lý kín nước Lắp các trang thiết bị Sơn Hạ thuỷ Thử tàu Hoàn thiện trang thiết bị Bàn giao Công việc đứng trước , , , Thời khoảng (ngày) Tài nguyên NC NC NC, gối đỡ NC,gỗ, đồ nghề NC,gỗ, đồ nghề NC,gỗ, đồ nghề NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề, đinh NC, đồ nghề NC, đồ nghề, X NC, vôi, xăng,.x NC, đồ nghề, bulong, máy móc, ống, NC, sơn, cọ NC, tời, cáp,puly NC, -xăng, dầu NC, đồ nghề, tb điện NC Ghi chú: NC: nhân công X: các vật liệu để xảm ( hắcín, chai, dây đai,..) Tb điện: thiết bị điện ( dây, bóng đèn, ) đồ nghề: cưa, phấn vạch, đục, vít, mỏ lếch, Yêu cầu: 1. Lập sơ đồ ngang 2. Xác định đường găng. 3. Tính thời gian hoàn thành dự án. 4. Lập các biểu đồ sử dụng tài nguyên. 5. Lập các báo cáo, báo biểu.

42 Tóm lược về lập dự án và quản lý dự án bằng Microsoft Project 1. Nhập thông tin ban đầu dự án (hộp thoại Project Information) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc dự án. Chọn ngày thiết lập dự án hiện thời. 2. Nhập tên và thời khoảng công tác Nhập trên cửa sồ Gantt Chart. Tạo công tác (task), công tác tóm lược (summary task) và công tác phụ thuộc (sub task). Chọn mức ưu tiên cho các công tác. Gán các ràng buộc cho các công tác nếu có. Cách ẩn và hiện công tác tóm lược. 3. Tạo liên kết giữa các công tác theo các cách Dùng Link Task. Hộp thoại Task Information. Thao tác kéo thả. Chọn kiều liên kết công tác. Xác lập các ràng buộc liên kết công tác. 4. Tạo bảng tài nguyên cho dự án bằng cửa sổ Resource Sheet Nhập tên, kiểu tài nguyên, nhãn, nhóm, đơn vị. Nhập giá chuẩn, giá ngoài giờ, phí sử dụng tài nguyên. Chọn lịch tài nguyên. 5. Phân bổ tài nguyên bằng Hộp thoại Assign Resource. Hộp thoại Task Information. Hộp thoại Task Form. 6. Quan sát dự án dưới dạng Gantt Chart, Network diagram. Biểu đồ ngang Gantt Chart Thay đổi và thiết lập thang thời khoảng cho phù hợp. Thay đổi các cách thể hiện liên kết công tác. Định dạng màu sắc, phong chữ thông thể hiện trên thanh thời khoảng. Sơ đồ mạng Network Diagram Chọn hộp công tác mẫu cần thể hiện. Định dạng màu sắc, kiểu nét, các thông số khác cho hộp công tác. Chọn kiểu thể hiện sơ đồ mạng theo ngày, tuần, tháng. 7. Sử dụng công cụ Gantt Chart Wizard Kiểu biểu đồ chuẩn Standard. Kiểu tìm và thể hiện đường găng Critical Path. Kiểu dự án cơ sở Baseline. Các kiểu biểu đồ thiết lập khác.

43 8. Thiết lập lịch trình của dự án và tài nguyên. Tạo lịch theo kiểu mong muốn. Thay đổi giờ làm việc, ngày làm việc, ngày nghỉ. Thay đổi lịch các tài nguyên của dự án. 9. Quan sát biểu đồ sử dụng tài nguyên của dự án Biểu đồ đơn vị tính. Biểu đồ công việc và tích luỹ công việc. Biểu đồ quá tải, biểu đồ phần trăm sử dụng và các biểu đồ khác. Thay đổi kiểu thể hiện biểu đồ. 10. Lưu và xoá dự án cơ sở Baseline. 11. Quan sát việc sử dụng tài nguyên phân bổ cho các công tác qua cử sổ Usage Resource. 12. Quan sát các công tác được phân bổ bởi những tài nguyên nào qua cửa sổ Task Usage. 13. Câp nhật tiến độ các công tác của dự án theo tiến độ thực tế Cập nhật cho từng công tác. Cập nhật cho toàn bộ dự án. 14. Quan sát biểu đồ tiến độ thực tế so với biểu đồ tiến độ cơ sở thông qua cửa sổ Tracking Gantt. 15. Tạo các bảng quan sát bởi người sử dụng 16. Quan sát và sửa đổi các báo biểu chuẩn của chương trình. 17. Thiết lập các báo biểu do người sử dụng. 18. Thiết lập các trang in Thay đổi dịnh dạng của trang in theo khổ giấy, vùng nhìn, Căn lề, thể hiện Header và Footer.