MAKLUMAT AUDIT PUSAT JAMINAN KUALITI (CQA) UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

Transcription

1 2016 MAKLUMAT AUDIT PUSAT JAMINAN KUALITI (CQA) UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 1

2 AUDIT PEMANTAUAN SEMAKAN 2 SISTEM PENGURUSAN ALAM SEKITAR (EMS) ISO 14001:2004 UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA 10 hingga 12 Oktober 2016 Perkara Halaman 1.0 MAKLUMAT JURUAUDIT SIRIM SENARAI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TERLIBAT RINGKASAN PERGERAKAN JURUAUDIT SIRIM PERINCIAN JADUAL (PLAN) AUDIT KEPERLUAN DAN KESEDIAAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGIRING JURUAUDIT TANGGUNGJAWAB AUDITI 10 2

3 1.0 MAKLUMAT JURUAUDIT SIRIM BIL. JURUAUDIT TARIKH MENGAUDIT 1. Puan Aernida Abdul Kadir (Ketua Juruaudit) (AAK) 10 hingga 12 Oktober 2016 (3 hari) 2. Puan Ruzita Abd. Gani (RAG) 10 hingga 12 Oktober 2016 (3 hari) 3. Encik Tajul Arif Ariffin (TAJ) 10 hingga 12 Oktober 2016 (3 hari) 4. Puan Aminah Ang (AA) 10 Oktober 2016 (1 hari) 3

4 2.0 SENARAI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) TERLIBAT 1. Pusat Jaminan Kualiti (CQA) 2. Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan () 3. Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (PPPA) 4. Pejabat Penasihat Undang-Undang (PPUU) 5. Taman Pertanian Universiti (TPU) 6. Fakulti Kejuruteraan (FK) 7. Fakulti Pertanian (FP) 8. Fakulti Perubatan Veterinar (FPV) 9. Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul (FBSB) 10. Fakulti Perhutanan (FH) 11. Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan (FPSK) Nota: PTJ yang tidak tersenarai perlu bersedia sekiranya terdapat audit silang semasa mengaudit Peneraju EMS. 3.0 RINGKASAN PERGERAKAN JURUAUDIT SIRIM JURUAUDIT 1. Puan Aernida Abdul Kadir (Ketua Juruaudit) TARIKH AUDIT DAN PUSAT TANGGUNGJAWAB DIAUDIT 10/10/ /10/ /10/2016 CQA 2. Encik Tajul Arif Ariffin 1. FK 2. FBSB TPU 3. Puan Ruzita Abd. Gani 1. FP 2. FH PPPA PPUU 4. Puan Aminah Ang 1. FPV 2. FPSK 4

5 4.0 PERINCIAN JADUAL (PLAN) AUDIT Day 1 : 10/10/2016 (Monday) Time Agenda Auditee Lokasi 0945 Opening Meeting at UPM Kampus Serdang 1000 Briefing on the Environmental Management System by client s representative on any changes to the system since last audit Assessment on the Environmental aspects and Operational control at: SIRIM s auditors & Client s management Client s representative Dewan Taklimat Serdang, Tingkat 1, Bangunan Canselori Putra (Dahulu dikenali Bangunan Pentadbiran) Lokasi Penyediaan Makanan 1030 AAK Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan () control of activities related to discharges to land, water and air emissions Related personnel TAJ Fakulti Kejuruteraan FK RAG Fakulti Pertanian FP AA Fakulti Perubatan Veterinar FPV Minum pagi: 1. Dewan Taklimat Serdang para jemputan 2. Juruaudit 1300 Lunch Break - Assessment on the Environmental aspects and Operational control at: AAK Continue with the above department Makan Tengahari: Minum Petang: 1400 TAJ Fakulti Bioteknologi dan Sains Biomolekul Related personnel FBSB RAG Fakulti Perhutanan FH AA Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan FPSK 1700 Review of Day 1 Findings SIRIM s Auditors Client s Rep End of Day 1-5

6 Day 2 : 11/10/2016 (Tuesday) Time Agenda Auditee Lokasi 0930 Assessment on the implementation of the Objective, targets and programs and Monitoring and measurement as follows: Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan () AAK 1 Pengurusan Sisa Terjadual 2 Pengurusan Bahan Radioaktif dan Radas Sinaran TAJ RAG Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan () Pengurusan Bahan Kimia Taman Pertanian Universiti (TPU) Pengendalian Bahan Beracun Pejabat Pembangunan & Pengurusan Aset (PPPA) 1 Pengurusan Tenaga Elektrik 2 Pengurusan Air Kumbahan dan Terawat Related personnel 1300 Lunch Break Continue auditing these elements at department specified: Nonconformity, corrective action and preventive action Communication Internal audit finding Input for Management Review Verification of previous SIRIM audit finding AAK Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan () Related personnel TPU PPPA Lokasi Penyediaan Makanan Sarapan: Makan Tengahari: Minum Petang: TAJ Taman Pertanian Universiti (TPU) TPU RAG Pejabat Pembangunan & Pengurusan Aset (PPPA) PPPA 1630 Review of Day 2 Findings SIRIM s Auditors Client s Rep End of Day 2-6

7 Day 3 : 12/10/2016 (Wednesday) Time Agenda Auditee Lokasi 0930 Assessment on the implementation of the following : AAK TAJ RAG Internal audit Management review Emergency, preparedness and response, including competency of the ERP team Legal and other requirement Evaluation of compliance Related personnel 1230 Lunch Break Continue unfinished elements Related personnel Lokasi Penyediaan Makanan Sarapan: Makan Tengahari: Minum Petang: 1500 Audit team discussion and preparation of audit report SIRIM s auditor 1600 Briefing of audit finding SIRIM s Auditors Client s Representative 1630 Closing meeting 1700 End of audit SIRIM s auditor & Client s Management - Dewan Taklimat Serdang, Tingkat 1, Bangunan Canselori Putra (Dahulu dikenali Bangunan Pentadbiran) Dewan Taklimat Serdang 7

8 5.0 KEPERLUAN DAN KESEDIAAN PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 5.1 Keperluan PTJ 1. Kenderaan - Untuk menjemput dan menghantar Juruaudit. 2. Pengiring - Keutamaan pengiring adalah dikalangan Timbalan Wakil Pengurusan/Timbalan Penyelaras Audit/Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen/Juruaudit Dalaman atau pegawai yang terlibat secara langsung dalam skop audit. 3. Tempat (Bilik mesyuarat/ruang perbincangan) - Untuk semakan rekod, temubual dan perbincangan. 4. Keperluan Komputer - Untuk paparan/rujukan Sistem Pengurusan ISO (e-iso). 5.2 Kesediaan PTJ 1. Pastikan PTJ telah bersedia untuk diaudit dengan kesediaan dokumen, ruang yang kondusif dan kesediaan auditi. 2. Pastikan auditi yang betul dan hadir semasa diperlukan. 3. Pastikan ruang/makmal setiap PTJ bersedia pada tempoh yang ditetapkan (tidak berselerak, tidak berkunci, tidak kotor dan sebagainya 8

9 6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGIRING JURUAUDIT 1. Bertanggungjawab mewakili Pusat Tanggungjawab (PTJ) membantu kepada Juruaudit SIRIM; 2. Melaksanakan tugas Pegawai Pengiring sepanjang tempoh audit, iaitu: Menyambut kedatangan Juruaudit di lokasi berikut : (a) Foyer Bangunan Canselori Putra (Dahulunya dikenali Bangunan Pentadbiran) sekiranya PTJ tuan/puan merupakan PTJ pertama diaudit bagi sesi pagi kecuali hari pertama (10 Oktober 2016). Bawa Juruaudit ke Bilik lembaga (Bilik Gerakan Audit). (b), tingkat 1, Bangunan Canselori Putra (Dahulunya dikenali Bangunan Pentadbiran) sekiranya PTJ tuan/puan merupakan PTJ pertama diaudit bagi sesi petang. Menghantar Juruaudit ke lokasi seterusnya: (a), tingkat 1, Bangunan Canselori Putra (Dahulunya dikenali Bangunan Pentadbiran) sekiranya PTJ tuan/puan merupakan PTJ terakhir diaudit pada hari/sesi berkenaan. 3. Mengambil catatan penting terutama maklumbalas Juruaudit secara teguran untuk tindakan segera PTJ. 4. Memaklumkan kepada PTJ lain atau urus Setia Induk sekiranya menerima sebarang maklum balas daripada juruaudit yang memerlukan tindakan susulan. 9

10 7.0 TANGGUNGJAWAB AUDITI DOs 1. Dengar dengan baik soalan-soalan yang ditanya oleh auditor. 2. Jika tidak faham pada soalan, minta auditor ulangi soalan. 3. Beri jawapan sahaja kepada soalan yang ditanya. 4. Jawab soalan yang berkaitan dengan tugas anda sahaja dan TUNJUKKAN REKOD APABILA DIMINTA. 5. Jika anda ragu-ragu dengan dokumen yang diminta, sila hubungi Peneraju Proses kerana kemungkinan rekod berkenaan disimpan pada Peneraju Proses dan JANGAN JAWAB TIADA. DONTs 1. Jangan lari apabila melihat auditor jangan panik. 2. Jangan beri jawapan saya tidak tahu. 3. Jangan menjawab soalan yang berkaitan dengan Bahagian/ Seksyen yang lain daripada Bahagian/Seksyen anda. 4. Jangan mengelirukan auditor. 5. Jangan berbohong kepada auditor. 6. Jangan mengatakan auditor tidak betul. 7. Jangan bertengkar dengan auditor, minta penjelasan daripada auditor. 8. Jangan membuang masa auditor. 9. Jangan panas baran pada auditor. 10. Jangan membuat tawaran untuk menunjukkan rekod. 11. Jangan memberitahu masalah dalaman Pusat Tanggungjawab Disediakan oleh: Rozi Tamin Penyelaras Audit (PAD) Universiti Putra Malaysia 5 Oktober