MANUAL PENGGUNA SISTEM - PDF Free Download

MANUAL PENGGUNA SISTEM eprocurement Jabatan Bendahari USM OKTOBER 2009

KANDUNGAN Tajuk MUKA SURAT 1.0 PENGENALAN SISTEM 2 2.0 PENGENALAN DOKUMEN 3 3.0 INTERNAL REQUISITION (IR) 5 4.0 PURCHASE REQUISITION (PR) 6 4.1a Create PR Frm Multiple IR 6 4.1b Create PR 7 5.0 APPROVE PR 24 6.0 CONVERT PR TO PO 28 7.0 PURCHASE ORDER 29 8.0 CREATE GOODS RECEIVE NOTE 32 9.0 COMMISIONING 43 10.0 FORCE CLOSE PURCHASE ORDER 45 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 1 / 47

1.0 PENGENALAN SISTEM eprcurement merupakan sistem perlehan secara elektrnik. Sistem ini memblehkan prses pengeluaran Pesanan Rasmi kepada pembekal berdaftar Universiti Sains Malaysia secara atas talian. Sistem ini dapat mengawal segala perbelanjaan dengan sistematik kerana kmitmen secara autmatik direkdkan ke dalam Buku Vt. Melalui sistem ini juga, pengguna bleh membuat penyemakan dan perancangan terhadap segala perlehan yang akan dilakukan mahupun pemantauan perlehan yang telah dilakukan. Sistem ini mampu mengawal perlehan mengikut terma dan syarat yan ditetapkan leh Universiti. Manfaat eprcurement kepada pengguna adalah: Semak bajet sebelum pengeluaran pesanan Sedia, semak, kemaskini dan pantau pesanan secara elektrnik Kmitmen secara autmatik Pesanan kepada pembekal berdaftar Pemantauan prestasi pembekal N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 2 / 47

2.0 PENGENALAN DOKUMEN Bab ini akan menerangkan mengenai kd dkumen yang diwujudkan melalui sistem eprcurement. Dkumen Terdapat 8 jenis kd yang akan dijana leh sistem berdasarkan kepada kategri pembelian. Jadual 1 menunjukkan kd dkumen yang digunakan mengikut kategri pembelian. N Kategri Pembelian Kd 1 Aset dipermdalkan (Capitalise Asset) Sebarang pembelian alatan yang bernilai RM 3,000 dan ke atas. Infrastruktur yang bernilai RM 300,000 dan ke atas. 2 Aset tidak dipermdalkan (Nn Capitalise Asset) Sebarang pembelian alatan yang bernilai RM 3,000 ke bawah. Infrastruktur yang bernilai RM 300,000 ke bawah. 3 Kerja (perkhidmatan) [Wrks (Services)] Pembangunan fizikal yang mempunyai temph masa dan kntrak. Perkhidmatan 4 Cnfirmatry Utiliti Waran Penerbangan Inden Penyelenggaraan Penyelengaraan 5 Percetakan (Printing) Pesanan yang melibatkan kerja-kerja percetakan 6 Alatan & Bekalan (Gds & Supplies) Pesanan pembelian barangan dan perkhidmatan. Cnth: alat tulis pejabat 7 Htel Pesanan penginapan 8 Antara Jabatan (InterDepartment) Transaksi antara PTJ A B C F P S H D Jadual 1 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 3 / 47

Struktur Kd Dkumen Frmat kd dkumen adalah seperti berikut :- <Prses><PTJ><Kampus><Nmbr Dkumen> Cnth dkumen yang akan dijana adalah : RFAJPEMB1000000000001, di mana :- <Prses> : RF (Requisitin) <PTJ> : AJPEMB (Pentadbiran Pusat) <Kampus> : 1 (Induk) <Nmbr Dkumen> : 000000000001 (12 aksara) Aliran Dkumen Pesanan Terdapat 2 jenis aliran dkumen mengikut kesesuaian Jabatan iaitu :- a) IR -> PR -> PO Pesanan Dalaman (Internal Requisitin) - IR - Permhnan Pesanan (Purchase Requisitin) - PR - Pesanan Rasmi (Purchase Order) - PO - b) PR -> PO Permhnan Pesanan (Purchase Requisitin) - PR - Pesanan Rasmi (Purchase Order) - PO - N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 4 / 47

3.0 INTERNAL REQUISITION (IR) Internal Requisitin (IR) merupakan satu kemudahan permhnan pesanan leh unit-unit kecil di dalam satu Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang besar. Ini bermakna PTJ memblehkan unit di bawahnya membuat pesanan terus secara atas talian. Kelebihan menggunakan sistem ini terhadap unit-unit atau PTJ adalah:- 1. Memantau Perbelanjaan yang dilakukan 2. Mengawal Perbelanjaan Secara ringkasnya pada peringkat IR, sebarang kmitmen dan semakan bajet masih belum berlaku. 3.1 CREATE IR Terdapat 8 jenis dkumen yang bleh dijana mengikut kategri perlehan seperti Jadual 3.1: Bil. Kategri Pembelian Kd Dkumen 1 Create IR Asset (Capitalise) IA 2 Create IR Asset (Nn Capitalise) IB 3 Create IR Wrks (Services) IC 4 Create IR Cnfirmatry (Aut GRN) IF 5 Create IR Printing IP 6 Create IR Gds and Supplies IS 7 Create IR Htel IH 8 Create IR InterDepartment ID Jadual 3.1 3.2 APPROVE IR Apprve IR merupakan prses memberi kelulusan terhadap Pesanan Dalaman yang dibuat leh staf di sesuatu unit. Tahap kelulusan bergantung kepada keperluan perasi PTJ. Sistem membenar atau menetapkan kelulusan sesuatu dkumen sehingga 3 tahap kelulusan. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 5 / 47

4.0 PURCHASE REQUISITION (PR) Purchase Requisitin (PR) merupakan prses permhnan pesanan. Prses ini melibatkan penyemakan bajet jabatan mengikut peruntukan yang telah ditetapkan. Pada peringkat ini, kmitmen dijalankan ke dalam buku vt secara autmatik. Terdapat 2 kaedah penyediaan Permhnan Pesanan iaitu:- a) Create PR frm Multiple IR b) Create PR 4.1a CREATE PR FROM MULTIPLE IR Kaedah ini merupakan penggabungan beberapa IR kepada 1 PR. Pengguna perlu mematuhi kriteria di bawah sebelum penggabungan ini dilakukan. Kriteria yang perlu diikuti adalah seperti di Jadual 4.1:- Kriteria Penggabungan i) Jenis dkumen yang sama ii) Pembekal yang sama iii) Alamat Pembekal yang sama iv) Kumpulan Wang dan Prjek yang sama v) Matawang yang sama vi) Nmbr Kntrak yang sama vii) Rujukan Tender yang sama Jadual 4.1 Jika salah satu daripada kriteria ini tidak dipatuhi, prses penggabungan tidak akan berjaya dilakukan. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 6 / 47

4.1b CREATE PR Terdapat 8 jenis dkumen yang dijana mengikut keperluan dan kategri perlehan. Jadual 4.2 di bawah menunjukkan jenis dkumen yang dijana mengikut kategri pembelian. Bil. Kategri Pembelian Kd Dkumen 1 Create PR Asset (Capitalise) RA 2 Create PR Asset (Nn Capitalise) RB 3 Create PR Wrks (Services) RC 4 Create PR Cnfirmatry (Aut GRN) RF 5 Create PR Printing RP 6 Create PR Gds and Supplies RS 7 Create PR Htel RH 8 Create PR InterDepartment RD Jadual 4.2 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 7 / 47

4.1b Create Purchase Requisitin 1. Untuk kategri Pembelian: Aset / Kerja / Cnfirmatry / Percetakan / Alatan & Bekalan / Antara Jabatan Langkah 1 : Input Header Pilih menu dan untuk memulakan prses input Header seperti dipaparkan di Rajah 4a.1. Halaman Header seperti Rajah 4b.1 akan dipaparkan. Rajah 4a.1 Rajah 4b.1 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 8 / 47

1.2 Untuk Kategri pembelian: Antara Jabatan Pilih menu dan untuk memulakan prses input header seperti dipaparakan di Rajah 4a.2. Halaman Header seperti Rajah 4b.2 akan dipaparkan. Rajah 4a.2 Rajah 4b.2 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 9 / 47

Rujuk Rajah 4b.1 & 4b.2 maklumat ringkas mengenai medan-medan yang terdapat pada halaman header bagi kategri pembelian; Aset / Kerja / Cnfirmatry / Percetakan / Alatan & Bekalan / Antara Jabatan adalah seperti Jadual 4.3. Medan Keterangan YA Mandatri TIDAK Catatan Pilih jenis dkumen perlehan mengikut kategri yang betul Tarikh pesanan Tarikh pesanan dikehendaki Keperluan perlehan samada :- i) Lw : Rendah ii) Nrmal : Biasa iii) High : Segera Matawang yang hendak digunakan Jenis Penghantaran N Kntrak Kategri Pembelian (Untuk pengiraan LAD) Elemen 1 Kumpulan Wang Elemen 5 Kd Prjek Temph masa penghantaran dalam hari Perlehan Aset atau Perlehan yang melibatkan kntrak Perlehan Aset atau Perlehan yang melibatkan kntrak Jika perlehan bagi prjek Kd Pembekal Rujukan Tender Nmbr Kelulusan Aset Perlehan Aset atau Perlehan yang melibatkan prses tender Perlehan aset sahaja Rujukan Tambahan Rujukan Tambahan Rujukan Tambahan Rujukan Tambahan Rujukan Tambahan Jadual 4.3 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 10 / 47

Maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman header adalah seperti Jadual 4.5. Medan Keterangan Butang carian Butang pilihan Menyimpan Maklumat yang diisi pada halaman header Mengsngkan semua medanmedan pada halaman header Menyenaraikan dkumen yang telah dibuat. Jadual 4.5 Masukkan maklumat pada medan-medan yang berkenaan di halaman header. Klik untuk menyimpan maklumat pada header. Paparan seperti Rajah 4c dipaparkan. Rajah 4c N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 11 / 47

Maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman header setelah dkumen disimpan adalah seperti Jadual 4.6. Butang Keterangan Kemaskini rekd. Penyenaraian Dkumen yang telah dibuat. Maklumat alamat pembekal. Maklumat alamat penghantaran. Maklumat penghantaran invis. Melihat Details Jadual 4.6 Berdasarkan kepada Rajah 4c, sekiranya terdapat perubahan atau pembetulan pada maklumat Header, pengguna bleh membuat pembetulan pada medan yang berwarna putih sahaja. Setelah pembetulan dibuat, klik butang. Langkah 2 : Input Details Klik, Rajah 4d.1 seperti di bawah dipaparkan. Rajah 4d.1 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 12 / 47

Rujuk Rajah 4d.1 maklumat ringkas mengenai medan-medan yang terdapat pada halaman header bagi kategri pembelian; Aset / Kerja / Cnfirmatry / Percetakan / Alatan & Bekalan / Antara Jabatan adalah seperti Jadual 4.7. Medan Keterangan Mandatri YA TIDAK Catatan Kd Item Harga Seunit Kuantiti Unit Ukuran. Cth :- Unit, Liter, Keping, dsb. Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Elemen 1 Kumpulan Wang Elemen 2 Vt Elemen 3 Perihal Vt Elemen 4 PTJ Elemen 5 Kd Prjek Jika berkenaan Elemen 6 Penyumbang (Dnr) Jika berkenaan Elemen 7 Jika berkenaan Elemen 8 Jika berkenaan Senarai lengkap kd akaun (Autmatik) Jadual 4.7 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 13 / 47

4.1b Create Purchase Requisitin 2. Untuk kategri Pembelian: Penginapan Pilih menu dan untuk memulakan prses input header seperti dipaparakan di Rajah 4a.3 Halaman Header seperti Rajah 4b.3 akan dipaparkan. Rajah 4a.3 Rajah 4b.3 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 15 / 47

Rujuk Rajah 4b.3 maklumat ringkas mengenai medan-medan yang terdapat pada halaman header bagi kategri pembelian; Penginapan adalah seperti Jadual 4.4. Medan Keterangan YA Mandatri TIDAK Catatan Tarikh pesanan Tarikh pesanan dikehendaki. Keperluan perlehan samada :- i) Lw : Rendah ii) Nrmal : Biasa iii) High : Segera Matawang yang hendak digunakan Jenis Penghantaran N Kntrak Kategri Pembelian (Untuk pengiraan LAD) Elemen 1 Kumpulan Wang Elemen 5 Kd Prjek Temph masa penghantaran Perlehan Aset atau Perlehan yang mempunyai Kntrak sahaja. Perlehan Aset atau Perlehan yang mempunyai Kntrak sahaja. Jika melibatkan prjek Kd Pembekal Rujukan Tender Nama N. Kad pengenalan & Gred jawatan Tarikh masuk Tarikh keluar Jadual 4.4 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 16 / 47

Maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman header setelah dkumen disimpan adalah seperti Jadual 4.6. Butang Keterangan Kemaskini rekd. Penyenaraian Dkumen yang telah dibuat. Maklumat alamat pembekal. Maklumat alamat penghantaran. Maklumat penghantaran invis. Melihat Details Jadual 4.6 Berdasarkan kepada Rajah 4c, sekiranya terdapat perubahan atau pembetulan pada maklumat Header, pengguna bleh membuat pembetulan pada medan yang berwarna putih sahaja. Setelah pembetulan dibuat, klik butang. Langkah 2 : Input Details Klik, Rajah 4d.2 seperti di bawah dipaparkan. Rajah 4d.2 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 18 / 47

Rujuk Rajah 4d.2 maklumat ringkas mengenai medan-medan yang terdapat pada halaman header bagi kategri pembelian; Htel adalah seperti Jadual 4.8. Medan Keterangan Mandatri YA TIDAK Catatan Kd Item Harga bilik Jumlah hari Jenis bilik Tax kerajaan yg dikenakan Jika berkenaan Tax perkhidmatan yang dikenakan Jika berkenaan Lain-lain Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Rujukan Tambahan Jika berkenaan Elemen 1 Kumpulan Wang Elemen 2 Vt Elemen 3 Perihal Vt Elemen 4 PTJ Elemen 5 Kd Prjek Jika berkenaan Elemen 6 Penyumbang (Dnr) Jika berkenaan Elemen 7 Jika berkenaan Elemen 8 Jika berkenaan Senarai lengkap kd akaun (Autmatik) Jadual 4.8 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 19 / 47

Maklumat ringkas mengenai Butang yang terdapat pada halaman Details adalah seperti Jadual 4.9. Medan Keterangan Butang carian Menyimpan Maklumat yang diisi pada halaman Details Mengsngkan semua medan-medan pada halaman Details Menyenaraikan item yang telah dibuat. Memaparkan maklumat header Jadual 4.9 4.2 MENYEMAK BAJET & HANTAR UNTUK DIPROSES Langkah 1: Semak Bajet Berdasarkan Rajah 4d.1 dan 4d.2 klik, Senarai item yang telah diwujudkan akan dipaparkan seperti Rajah 4e. Rajah 4e Terdapat 2 kaedah penyemakan bajet iaitu:- i) Check Budget fr All ii) View Budget N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 20 / 47

Langkah 1.1: Check Budget fr All Fungsi ini adalah untuk menyemak bajet bagi semua item yang terdapat pada senarai. Klik dan ruangan akan memaparkan mesej sama ada bajet mencukupi atau tidak. Rujuk Rajah 4f. Rajah 4f Langkah 1.2 : View Budget Berdasarkan Rajah 4e, klik pada baris item dan klik, Rajah 4g akan dipaparkan. Rajah 4g klik untuk kembali kepada senarai item. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 21 / 47

Langkah 2 : Mencetak Dkumen dan Submit fr Prcessing Pilih menu, dan klik seperti Rajah 4h Rajah 4h Dkumen PR akan disenaraikan seperti Rajah 4i Rajah 4i Langkah 2.1 : Mencetak Dkumen Klik pada dkumen yang hendak dicetak dan klik. Klik pada Internet Explrer untuk kembali ke halaman senarai PR. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 22 / 47

Langkah 2.2 : Submit fr Prcessing Klik pada dkumen dan klik. Rajah 4j akan dipaparkan. Sebagai makluman, Kmitmen dijalankan secara autmatik ke Buku Vt apabila sesuatu dkumen PR telah dibuat Submit fr Prcessing. Klik pada ktak mesej seperti pada Rajah 4j. Dkumen yang berjaya diprses menunggu untuk prses kelulusan. Rajah 4j N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 23 / 47

5.0 APPROVE PR Apprve PR merupakan prses memberi kelulusan kepada Permhnan Pesanan. Langkah-langkah untuk meluluskan PR adalah seperti berikut:- Pilih menu dan klik seperti Rajah 5a. Rajah 5a Halaman seperti Rajah 5b di bawah dipaparkan. Rajah 5b Langkah 1: Menyemak Permhnan Klik pada dkumen dan klik. Senarai item yang terdapat pada Permhnan dipaparkan seperti Rajah 5c Menyemak Details : Klik dan klik. Untuk Kembali, klik. Menyemak Header: Klik dan klik. Pada halaman header semakan bleh dibuat ke atas alamat pembekal dengan klik, alamat penghantaran N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 24 / 47

dengan klik dan alamat penghantaran invis dengan klik. Untuk Kembali ke senarai, klik. Menyemak bajet : Klik dan klik. Untuk Kembali, klik. Rajah 5c Langkah 2: Apprve / Reject Klik pada dkumen dan klik. Halaman seperti Rajah 5d akan dipaparkan. Rajah 5d N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 25 / 47

Meluluskan Permhnan:- Masukkan kmen pada medan, dan klik, dan klik seperti Rajah 5e Rajah 5e Menlak Permhnan : - Masukkan kmen pada medan, dan klik, dan klik seperti Rajah 5f Rajah 5f Kmitmen akan dilepaskan secara autmatik dari Buku Vt apabila sesuatu dkumen PR tidak diluluskan. Dkumen ini akan dihantar semula kepada pemhn untuk membuat pembetulan atau pembatalan pembelian. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 26 / 47

Maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman header adalah seperti di Jadual 5.1. Butang Keterangan Meluluskan Pesanan. Pembatalan pesanan. Menyenaraikan semua dkumen PR yang diwujudkan. Maklumat alamat pembekal. Maklumat alamat penghantaran. Maklumat penghantaran invis. Menyenaraikan item-item yang terdapat di dalam PR tersebut. Jadual 5.1 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 27 / 47

6.0 CONVERT PR TO PO Cnvert PR t PO merupakan prses menukar dkumen yang berstatus PR kepada PO. Ini bermakna, dkumen yang telah diluluskan pada bab 5.0 (Apprve PR) akan ditukarkan statusnya kepada PO (Purchase Order). Pilih menu dan klik sebelah. seperti Rajah 6a di Rajah 6a Halaman seperti Rajah 5b di bawah akan dipaparkan. Rajah 6b Pilih dkumen dengan klik dan klik. Dkumen yang melalui prses ini akan ditukar statusnya menjadi PO. Pengguna bleh menyemak dan mencetak dkumen PO pada senarai PO. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 28 / 47

7.0 PURCHASE ORDER Setelah prses Cnvert PR t PO dijana, Pesanan Rasmi perlu dicetak. Terdapat 2 kaedah mencetak Pesanan Rasmi iaitu:- i) Mencetak 1 Pesanan Rasmi atau; ii) Mencetak Pesanan Rasmi secara pukal. Kaedah 1 : Mencetak 1 Pesanan Rasmi Pilih menu dan klik seperti Rajah 7a. Halaman seperti Rajah 7b akan dipaparkan. Rajah 7a Rajah 7b Klik pada dkumen yang hendak dicetak dan klik. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 29 / 47

Kaedah 2 : Mencetak Pesanan Rasmi secara pukal. Pilih menu dan klik seperti Rajah 7c. Halaman seperti Rajah 7d akan dipaparkan. Rajah 7c Rajah 7d N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 30 / 47

Klik untuk buat pilihan pada medan Pilihan dkumen adalah seperti pada Jadual 7.1 di bawah. Masukkan Runnn yang dikehendaki pada medan Klik. Ktak mesej akan dipaparkan seperti Rajah 7e dan klik Kd Dkumen PA PB PC PF PP PS PH PD Keterangan Kd Asset Capitalise Asset Nn Capitalise Wrks (Services) Cnfirmatry (Aut GRN) Printing Gds & Supplies Htel InterDepartment Jadual 7.1 Rajah 7e N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 31 / 47

8.0 CREATE GOODS RECEIVE NOTE Terdapat 2 jenis penerimaan iaitu:- 1. Barangan - Gds Receive Nte (GRN) 2. Kerja - Field Service Reprt (FSR) Kedua-dua jenis penerimaan ini perlu direkdkan di dalam sistem. Gds Receive Nte (GRN) digunakan untuk mencetak segala jenis penerimaan barangan, manakala Field Service Reprt (FSR) digunakan untuk mencetak segala penerimaan yang berbentuk kerja/perkhidmatan. Terdapat 2 keadaan penerimaan iaitu: 1. Penerimaan penuh. 2. Penerimaan berperingkat. Maklumat penerimaan perlu diinput leh pengguan pada 2 bahagian di dalam sistem iaitu: 1. Header. 2. Details. 8.1 PENERIMAAN PENUH Langkah 1 : Input Header Pilih menu pada menu dan klik seperti Rajah 8a.1 Rajah 8a.1 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 32 / 47

Paparan seperti Rajah 8b.1 akan dipaparkan. Rajah 8b.1 Jadual 8.1.1 menunjukkan maklumat ringkas mengenai medan-medan yang terdapat pada halaman Header. Medan Keterangan Kd dkumen mengikut kategri perlehan. Janaan autmatik. Nmbr Pesanan Rasmi. Nmbr Nta Penghantaran. Rujukan mengenai penerimaan barangan. Mandatri YA TIDAK Untuk pengiraan LAD bagi perlehan yang mempunyai kntrak. (Kategri CIF) Untuk pengiraan LAD bagi perlehan yang mempunyai kntrak. (Kategri FOB) Jadual 8.1.1 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 33 / 47

Jadual 8.2.1 menunjukkan maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman Header. Butang Keterangan Kalendar : pemilihan tarikh Butang carian Menyimpan maklumat header Mengsngkan data yang diisi pada medan Senarai data yang diinput Kemaskini data header Menambah atau melihat maklumat details Jadual 8.2.1 Rujuk rajah 8b.1 pada medan klik butang untuk buat carian PO. Senarai PO seperti Rajah 8c.1 akan dipaparkan. Daripada senarai, pilih PO yang dikehendaki dengan klik butang. Rajah 8c.1 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 34 / 47

Klik dan ktak mesej seperti Rajah 8d.1 akan dipaparkan. Sekiranya tiada pertukaran, klik. Sekiranya perlu pembetulan, klik. Rajah 8d.1 Apabila maklumat pada header berjaya disimpan, N. GRN Runn akan dipaparkan pada medan. Pada peringkat ini, pengguna bleh membuat pembetulan pada medan yang berwarna putih dan klik semula maklumat. untuk penyimpan Langkah 2 : Input Details Klik dan halaman seperti Rajah 8e.1 akan dipaparkan. Rajah 8e.1 Klik untuk merekd item. Rajah 8f.1 akan dipaparkan. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 35 / 47

Rajah 8f.1 Jadual 8.3.1 menunjukkan maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman Details setelah dkumen disimpan. Butang Keterangan Penerimaan barangan secara penuh. Menyimpan Rekd penerimaan. Menyenaraikan penerimaan. Kembali ke halaman Header. Jadual 8.3.1 Klik untuk merekd barangan secara penuh. Halaman seperti Rajah 8g.1 akan dipaparkan. Rajah 8g.1 Berdasarkan pada Rajah 8g.1, Status GRN bagi dkumen tersebut akan menunjukkan Fully received pada medan. Pada peringkat ini, Pemadanan Invis masih belum berlaku. Maklumat ini dinyatakan pada medan. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 36 / 47

8.2 PENERIMAAN BERPERINGKAT Langkah 1 : Input Header Pilih menu pada menu dan klik seperti Rajah 8a.2 Rajah 8a.2 Paparan seperti Rajah 8b.2 akan dipaparkan. Rajah 8b.2 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 37 / 47

Jadual 8.1.2 menunjukkan maklumat ringkas mengenai medan-medan yang terdapat pada halaman Header. Medan Keterangan Kd dkumen mengikut kategri perlehan. Janaan autmatik. Nmbr Pesanan Rasmi. Nmbr Nta Penghantaran. Rujukan mengenai penerimaan barangan. Mandatri YA TIDAK Untuk pengiraan LAD bagi perlehan yang mempunyai kntrak. (Kategri CIF) Untuk pengiraan LAD bagi perlehan yang mempunyai kntrak. (Kategri FOB) Jadual 8.1.2 Jadual 8.2.2 menunjukkan maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman Header. Butang Keterangan Kalendar : pemilihan tarikh Butang carian Menyimpan maklumat header Mengsngkan data yang diisi pada medan Senarai data yang diinput Kemaskini data header Menambah atau melihat maklumat details Jadual 8.2.2 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 38 / 47

Rujuk rajah 8b.2 pada medan klik butang untuk buat carian PO. Senarai PO seperti Rajah 8c.2 akan dipaparkan. Daripada senarai, pilih PO yang dikehendaki dengan klik butang. Rajah 8c.2 Klik dan ktak mesej seperti Rajah 8d.2 akan dipaparkan. Sekiranya tiada pertukaran, klik. Sekiranya perlu pembetulan, klik. Rajah 8d.2 Apabila maklumat pada header Berjaya disimpan, N. GRN Runn akan dipaparkan pada medan. Pada peringkat ini, pengguna bleh membuat pembetulan pada medan yang berwarna putih dan klik semula maklumat. untuk penyimpan N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 39 / 47

Langkah 2 : Input Details Klik dan halaman seperti Rajah 8e.2 akan dipaparkan. Rajah 8e.2 Klik untuk merekd item. Rajah 8f.2 akan dipaparkan. Rajah 8f.2 Jadual 8.3.2 menunjukkan maklumat ringkas mengenai butang yang terdapat pada halaman Details setelah dkumen disimpan. Butang Keterangan Penerimaan barangan secara penuh. Menyimpan Rekd penerimaan. Menyenaraikan penerimaan. Kembali ke halaman Header. Jadual 8.3.2 N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 40 / 47

Masukkan kuantiti barangan yang diterima pada medan. Klik. Klik untuk merekd item. mesej seperti Rajah 8g.2 akan dipaparkan. Klik. Rajah 8g.2 Paparan seperti Rajah 8h.2 akan dipaparkan. Rajah 8h.2 Berdasarkan pada Rajah 8h.2, Status GRN bagi dkumen tersebut akan menunjukkan Part received pada medan. Pada medan akan memaklumkan pada pengguna kuantiti yang masih belum diterima. Pada peringkat ini, Pemadanan Invis masih belum berlaku. Maklumat ini dinyatakan pada medan. Untuk penerimaan seterusnya ulang langkah 1 dan 2 sehingga penerimaan penuh. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 41 / 47

8.3 MENCETAK GRN/FSR Mencetak GRN/FSR Klik, klik, halaman seperti Rajah 8i akan dipaparkan. Rajah 8i Cari dkumen yang hendak dicetak dan klik pada dkumen tersebut. Klik atau berdasarkan kepada kategri perlehan seperti Jadual 19 di bawah. Pemilihan butang Print FSR dan Print GRN Butang Jenis Perlehan Kerja-kerja (Wrks) Perkhidmatan (Services) Aset (Asset) Percetakan (Printing) Bekalan dan bahan-bahan (Gds and Supplies) Antara Jabatan (InterDepartment) Htel N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 42 / 47

9.0 COMMISSIONING Semua alatan atau aset yang dibeli perlu dikmisyenkan. Ini merujuk kepada kd dkumen yang dijana iaitu kd yang bermula dengan PA dan PB. Kmisyen hanya bleh dilakukan setelah semua item di dalam Pesanan tersebut diterima. Sekiranya item yang selebihnya tidak diterima atau dibatalkan, maka item lebihan tersebut perlu dibuat Frce Clse. Fungsi ini akan diterangkan pada BAB 10.0 : Frce Clse Purchase Order. PO yang telah dibuat kmisyen akan dikeluarkan daripada senarai PO untuk kmisyen. Ini bermakna PO tersebut sedia untuk dibuat pemadanan invis. 9.1 Kmisyen Sebelum kmisyen dijalankan pengguna perlu terlebih dahulu mencetak sijil kmisyen untuk pengesahan. Ini adalah amat penting kerana setelah kmisyen dibuat sijil kmisyen tidak bleh lagi dicetak. Langkah 1 : Mencetak Kmisyen Pilih menu pada menu dan klik seperti Rajah 9a Rajah 9a N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 43 / 47

Halaman seperti Rajah 9b akan dipaparkan. Rajah 9b Klik untuk memilih dkumen yang perlu dicetak. Klik untuk mencetak sijil kmisyen. Langkah 2 : Kmisyen Rujuk Rajah 9b klik untuk memilih dkumen yang hendak dikmisyenkan. Klik seperti pada Rajah 9b di atas dan satu mesej akan dipaparkan seperti Rajah 9c Rajah 9c Klik. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 44 / 47

10.0 FORCE CLOSE PURCHASE ORDER Frce Clse Purchase Order adalah untuk menutup Pesanan yang telah dibuat. Terdapat 2 situasi dimana fungsi frce clse ini perlu digunakan. 1. Pembatalan Pesanan Belian 2. Penerimaan tidak penuh Langkah untuk membuat penutupan PO adalah:- Langkah 1 Pilih menu dan klik seperti Rajah 10a Rajah 10a Paparan seperti Rajah 10b akan dipaparkan. Rajah 10b Semua PO yang belum diterima sepenuhnya kuantiti yang dipesan ataupun PO yang mempunyai baki item yang belum diterima akan disenaraikan pada halaman seperti Rajah 10b di atas. N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 45 / 47

Langkah 2 Pilih dkumen yang hendak dibatalkan dengan klik. Klik. Mesej seperti Rajah 11c akan dipaparkan. Klik untuk mengesahkannya. Rajah 10c N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 46 / 47

Sekian Terima kasih Unit Pengurusan Prjek efas Seksyen Sistem Dan Pengurusan Data Jabatan Bendahari Universiti Sains Malaysia Hakcipta Terpelihara N Semakan : 00 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 47 / 47