1. Tajuk Penuh Tesis : Sistem e-borang Berasaskan Web. 2. Nama Penulis : Che Rosmarini binti Ngah. 3. Nama Ijazah : Ijazah Sarjana Muda Sains Komputer

Transcription

1 1. Tajuk Penuh Tesis : Sistem e-borang Berasaskan Web 2. Nama Penulis : Che Rosmarini binti Ngah 3. Nama Ijazah : Ijazah Sarjana Muda Sains Komputer (Sistem dan Komunikasi Komputer) 4. Fakulti : Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat 5.TarikhPenghantaran : 5 Oktober 2003

2 ii

3 iii

4 iv

5 v PENGHARGAAN Syukur ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah dan kurnianya dapat saya menyiapkan Projek Sarjana Muda seperti yang telah dirancang. Di kesempatan ini, ingin saya mengambil peluang untuk merakamkan setinggi-tinggi penghargaan buat penyelia saya bagi Projek Sarjana Muda I dan Projek Sarjana Muda II iaitu Encik Johan Mohamad Sharif di atas segala bimbingan dan tunjuk ajar yang telah diberikan sepanjang tempoh menyiapkan Projek Sarjana Muda ini. Tidak lupa buat kedua ibubapa dan ahli keluarga yang telah banyak memberi dorongan dan nasihat, jutaan terima kasih saya ucapkan. Kepada rakan-rakan seperjuangan yang telah banyak berkongsi suka-duka bersama, segala budi dan jasa baik kalian akan saya kenang sehingga akhir hayat.

6 vi ABSTRAK Kini, era teknologi berkomputer pesat membangun terutamanya dari segi perkembangan pengkomputeran, teknologi maklumat dan sistem rangkaian komputer. Sejajar dengan perkembangan tersebut, Sistem e-borang Berasaskan Web dibangunkan bertujuan memudahkan pensyarah memohon borang-borang di Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat melalui web. Sistem ini menukarkan sistem manual iaitu borang kertas kepada borang elektronik. Terdapat enam borang yang di pilih iaitu Borang Perkhidmatan Pos, Borang Permohonan Wang Runcit, Borang Permohonan Kad Matrik, Borang Keterangan Harta, Borang Penyata Peribadi serta Borang Perletakkan dan Pelepasan Jawatan. Metodologi pembangunan yang dipilih adalah Model Air Terjun. Pembangunan sistem ini adalah berasaskan perisian Lotus Notes versi 6.0 dan ia boleh dicapai oleh pengguna dengan menggunakan pelayar web Internet Explorer.

7 vii ABSTRACT This is the era of rapid growth of computer technology especially in development of computerization, information systems and computer networks. In line with this growth, this Web Based e-form System has been developed to make it convenient for lecturers to apply for forms from the Faculty of Computer Science and Information Systems through the Web. The existing manual system that uses paper forms has been changed to an electronic system that utilizes paperless electronic forms. Six forms were chosen for this system, namely Borang Perkhidmatan Pos, Borang Permohonan Wang Runcit, Borang Permohonan Kad Matrik, Borang Keterangan Harta, Borang Penyata Peribadi and also Borang Perletakkan and Pelepasan Jawatan. The methodology selected in developing this system is the Waterfall methodology. In addition, this system was developed using Lotus Notes version 6.0 and allows users to access the different forms through Web browsers like Internet Explorer.

8 viii KANDUNGAN BAB PERKARA MUKA SURAT HALAMAN JUDUL i HALAMAN PENGAKUAN ii PENGHARGAAN iii ABSTRAK iv ABSTRACT v KANDUNGAN vi SENARAI JADUAL xi SENARAI RAJAH xii SENARAI ISTILAH xiv SENARAI LAMPIRAN xvi BAB I PENGENALAN PROJEK Pendahuluan Penyataan Masalah Matlamat Projek Objektif Projek Skop Projek 5 BAB II KAJIAN LITERATUR Pengenalan Latar Belakang Organisasi Kajian Terhadap Sistem Yang Sedia Ada Perkhidmatan Portal Web di Universiti Louisiana 8

9 ix Kebaikan Sistem Yang Digunakan Maklumat Dikemaskini Secara Terus Kursus Yang Ditawarkan Status Bil Yuran Keputusan Peperiksaan Jadual Persendirian Jadual Permohonan Cadangan Penyelesaian Kajian Terhadap Konsep Dan Teknologi Konsep Hypertext Transfer Protocol (HTTP) Hypertext Markup Languange (HTML) Java Script Kajian Terhadap Perisian Yang Digunakan Pengenalan Kepada Lotus Notes Versi Antaramuka Pengguna Baru Menyokong Pembangunan Web Justifikasi Pemilihan Lotus Notes R Perisian Lotus Notes R Kumpulan Kerja Komunikasi : Mel Elektronik Dan Mesej Kerjasama : Perkongsian Maklumat Kualiti Pengurusan Pangkalan Data Keselamatan LotusScript Lotus Domino Administrator Lotus Domino Designer Domino Server 29 BAB III METODOLOGI PROJEK Pengenalan Metodologi Model Air Terjun Fasa Perancangan Sistem 32

10 x Fasa Analisis Keperluan Fasa Reka bentuk Fasa Pengkodan Dan Pengujian Fasa Pengoperasian Dan Penyelenggaraan Aplikasi Notes dan Aplikasi Web Keselamatan Borang-borang Medan-medan Butang Aksi Paparan Cara-cara Reka bantuk bagi Aplikasi Notes dan Web Kaedah Unified Modelling Language Justifikasi Pemilihan Kaedah UML Keperluan Sistem Keperluan Perkakasan Keperluan Perisian 42 BAB IV REKA BENTUK SISTEM Pengenalan Rajah Kes Guna Takrifan Bagi Aktor Sistem Takrifan Bagi Model Rajah Kes Guna Rajah Jujukan Senario Login Senario Permohonan e-borang Senario Melulus dan Mengesah Permohonan Senario Menyimpan dan Menghapus e-borang Senario Menyelenggara dan Mengemaskini e-borang Seni bina Sistem Reka bentuk Sistem Set Kerangka Halaman Borang 53

11 xi Kategori Permohonan Borang Perkhidmatan Pos Borang Permohonan Wang Runcit Borang Permohonan Kad Matrik Kategori Maklumat Borang Keterangan Pegawai Mengenai Harta Borang Kenyataan Peribadi Kategori Tatatertib Borang Perletakkan/Pelepasan Jawatan Kategori Bantuan Pengenalan Kepada e-borang Sistem e-borang Paparan e-borang Pandangan Penghalaan e-borang Borang Yang Perlu Disahkan Borang Yang Tidak Perlu Disahkan 71 BAB V IMPLEMENTASI DAN HASIL PROJEK Pengenalan Set Kerangka Login Pengguna Set Kerangka Menu Pengguna Borang-borang Borang Permohonan Perkhidmatan Pos Borang Permohonan Wang Runcit Borang Permohonan Kad Matrik Borang Keterangan Pegawai Mengenai Harta Borang Kenyataan Peribadi Borang Perletakkan/Pelepasan Jawatan Pandangan Laporan Pandangan Berdasarkan Jenis Borang Pandangan Berdasarkan Nama Pemohon 82

12 xii Pandangan Berdasarkan Status Borang Pandangan Berdasarkan Pegawai Pengesah E-mel Pengguna Sistem 85 BAB VI PERBINCANGAN DAN KESIMPULAN Hasil dan Pencapaian Objektif Masalah dan Kelemahan Sistem Cadangan Pembaikan dan Peningkatan Sistem Kesimpulan 90 RUJUKAN 91 LAMPIRAN 93

13 BAB 1 PENGENALAN 1.1 Pendahuluan Ledakan revolusi pengkomputeran dalam teknologi maklumat kini menjadikan dunia semakin kecil. Setiap manusia berlumba-lumba merebut peluang untuk mendapatkan informasi terkini sebagai benteng persediaan merentasi era globalisasi. Lantas teknologi komputer, teknologi maklumat dan teknologi rangkaian saling bergabung untuk mencapai satu perkembangan baru terutamanya dari aspek perkongsian maklumat, komunikasi dan sebagainya. Perkembangan ini menjadikan teknologi maklumat sebagai satu teknologi yang sangat penting dalam kehidupan manusia kerana dengan penggunaan komputer ia diibaratkan sebagai maklumat berada di hujung jari anda. Banyak tugas-tugas manual dapat diautomasikan di samping dapat memudahkan kerja, menjimatkan masa dan mencapai mutu kerja yang baik. Sejajar dengan matlamat fakulti iaitu Menerajui Pendidikan Teknologi Maklumat Peringkat Tinggi Untuk Memenuhi Keperluan Pelanggan Dalam Dunia Yang Dinamik, pengkomputeran semua tugas pengurusan dan pentadbiran sangat perlu bagi mencapai objektif fakulti dalam mengurus fakulti dalam bentuk Pengurusan Korporat. Justeru itu, Sistem e-borang Berasaskan Web adalah perlu di dalam pengurusan di universiti.

14 2 Projek ini merupakan salah satu pendekatan positif yang mana ia dapat meningkatkan lagi penggunaan borang manual yang digunakan selama ini. Pembangunan sistem ini hanya merangkumi sebahagian borang sahaja tetapi ia merupakan satu proses pemindahan teknologi bagi menggantikan sistem lama yang menggunakan kertas sebagai media penghantaran maklumat. 1.2 Penyataan Masalah Di dalam sistem pengurusan borang, masih banyak lagi borang yang belum diautomasikan dan masih lagi menggunakan kaedah pengurusan yang lama. Dengan itu, masalah-masalah yang berkaitan dengan penggunaan borang di analisis bertujuan untuk mengenal pasti masalah yang wujud dalam sistem manual. Berikut adalah masalah-masalah yang telah dikenal pasti:- i. Sistem manual yang digunakan adalah tidak begitu efisien kerana ia boleh mendatangkan masalah sekira berlakunya kesilapan semasa mengisi borang atau borang boleh hilang sekiranya tersalah letak semasa penghantaran. ii. Proses penyimpanan rekod dalam bentuk salinan borang memerlukan ruang yang besar dan rekod ini mudah hilang atau rosak sekiranya ia disimpan dalam satu jangka masa yang lama ataupun disebabkan oleh kebakaran. iii. Proses penghantaran dan pemprosesan borang secara manual memakan masa yang agak lama untuk mendapat kelulusan dari pihak yang bertanggungjawab meluluskan permohonan atau pentadbir. Kemungkinan berlaku kehilangan borang adalah tinggi.

15 3 iv. Sistem manual tidak mempunyai ciri-ciri keselamatan kerana segala rekod atau maklumat sulit boleh dilihat dan dicapai oleh orang-orang yang tidak berkenaan. v. Proses carian ke atas sistem manual agak sukar kerana ia akan memakan masa untuk carian. Walaupun simpanan rekod dibuat secara terindeks, tetapi rekod boleh bercampur sekiranya proses penyimpanan rekod dibuat oleh orang yang berbeza atau berlaku pemindahan pejabat. 1.3 Matlamat Projek Matlamat utama projek adalah membangunkan satu sistem borang yang berasaskan Web bagi menggantikan sistem manual yang digunakan sebelum ini. Sistem ini membenarkan perkongsian maklumat dengan penghalaan borang yang cepat dan boleh dipercayai di samping mempunyai sistem keselamatan yang mana data dapat dihantar dengan tepat dan selamat tanpa sebarang gangguan. Pengguna boleh mencapai borang dengan cepat melalui laman Web.

16 4 1.4 Objektif Projek Berikut adalah objektif-objektif yang ingin dicapai dalam Sistem e-borang Berasaskan Web:- i. Membangunkan satu sistem untuk penggunaan dan penyimpanan borang secara berkomputer supaya lebih teratur, mudah dan selamat. ii. Membangunkan satu sistem yang mana borang boleh didapati menerusi laman Web. iii. Menjimatkan dan mengurangkan kos pembelian dan penggunaan kertas untuk menyediakan borang. iv. Membangunkan sistem yang senang difahami dan dikemas kini serta mempunyai antara muka yang ramah pengguna agar ia mudah digunakan oleh pensyarah menerusi laman Web. v. Membangunkan sistem yang mudah dihantar secara automatik menerusi rangkaian dan mempunyai ciri-ciri keselamatan dalam penghantaran data. vi. Memberi perkhidmatan tentang penggunaan borang dengan cepat dan tepat.

17 5 1.5 Skop Projek Berikut adalah skop-skop yang terlibat di dalam sistem ini:- i. Mengumpul dan mengkaji borang yang digunakan oleh pensyarah di FSKSM untuk diimplementasikan. ii. Mengenal pasti dan mengkaji borang-borang yang hendak diautomasikan yang terdiri daripada Borang Perkhidmatan Pos, Borang Permohonan Wang Runcit, Borang Permohonan Kad Matriks, Borang Maklumat Harta, Borang Penyata Peribadi dan Borang Perletakkan/Pelepasan Jawatan. iii. Menentukan penghalaan yang diperlukan bagi setiap borang. iv. Mengkaji langkah kerja dan mengenal pasti masalah yang wujud daripada sistem yang sedia ada. v. Membangunkan satu sistem borang elektronik yang mudah dan boleh dicapai menerusi laman Web untuk menggantikan sistem yang sedia ada. vi. Mengkaji ciri-ciri aplikasi yang terdapat pada Lotus Notes R6 yang merangkumi cara penyimpanan pangkalan data dan ciri-ciri keselamatan yang disediakan.