Intraship Manual de utilizare. April 2015

Transcription

1 Intraship Manual de utilizare April 205

2 Cuprins SECTIUNE NR PAGINA GENERALITATI 4 PRODUSELE DHL 5 INREGISTRAREA UNEI EXPEDIERI -DETALII EXPEDITOR 6 DESTINATAR - I 7 DESTINATAR - II 8 DETALIILE EXPEDIERII (SERVICES) - I 9 DETALIILE EXPEDIERII (SERVICES) - II 0 PRINTAREA DOCUMENTULUI DE TRANSPORT (AWB) IMAGINE AWB SI FACTURA EXPORT 2 SOLICITARE PRELUARE DE CATRE CURIER 3 NOTIFICAREA EXPEDITORULUI, DESTINATARULUI 4 LISTA EXPEDIERILOR -I 5 LISTA EXPEDIERILOR -II 6 AGENDA ADRESE 7 MANIFESTAREA EXPEDIERILOR -I 8 MANIFESTAREA EXPEDIERILOR -II 9 URMARIREA EXPEDIERILOR 20 RAPOARTE 2 CONTACT DHL 9 Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 2

3 GENERALITATI 3 2 In aceasta sectiune puteti vizualiza utilizatorul cu care v-ati logat () Timpul ramas pana la deloghare (in cazul in care nu se proceseaza nimic in aplicatie in acel interval) (2) Iesirea din aplicatie (3) Global Track and Trace - Link direct catre site-ul DHL, sectiunea racking () DHL Web link direct catre (2) Client Information Informatii despre contact echipa suport DHL si detaliile setate in aplicatie pentru entitatea Iesirea din aplicatie (3) General Information Mesaje cu informatii suplimentare referitoare la utilizarea aplicatiei (4) to DHL posibilitatea de transmitere catre echipa suport DHL (5) Order Supplies link catre (6) Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 3

4 Produsele DHL Produsele DHL International Domestic In Comunitatea Europeana In afara Comunitatii Europene Express Domestic Expediere in interiorul tarii Express 2:00 Domestic Expediere cu livrare garantat pana la ora 2:00 in interiorul tarii Express Worldwide Intra EU Expediere colete/documente in spatiul Comunitatii Europene Express Worldwide Nevamuibil Expediere documente in afara Comunitatii Europene Express 2:00 Intra EU Expediere cu livrare garantata pana la ora 2:00pentru bunuri in spatiul Comunitatii Europene Express 2:00 Nevamuibil Expediere cu livrare garantata pana la ora 2:00 pentru bunuri "Nevamuibile in afara Comunitatii Europene Express 9:00 Nevamuibil Expediere cu livrare garantata pana la ora 9:00 pentru bunuri "Nevamuibile" Express 9:00 Nevamuibil Expediere cu livrare garantata pana la ora 9:00 pentru bunuri "Nevamuibile in afara Comunitatii Europene Express Worldwide Vamuibil Expediere colete in afara Comunitatii Europene Express 2:00 Vamuibil Expediere cu livrare garantata pana la ora 2:00 pentru bunuri "Vamuibile" Express 2:00 Vamuibil Expediere cu livrare garantata pana la ora 2:00 pentru bunuri "Vamuibile" Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 4

5 Inregistrarea unei expedieri, Detalii Expeditor Pentru a inregistra o noua expediere, apasati optiunea Pentru a sterge adresa expeditoare afisata apasati butonul Pentru a selecta o adresa expeditoare deja existenta in baza de date apasati butonul sau, dand click pe pentru ultimele 0 adrese expeditoare utilizate. In cazul in care doriti sa adaugati o noua adresa expeditoare si sa o salvati in baza de date, completati toate campurile obligatorii (cele bolduite), dupa care apasati butonul Pentru completarea Destinatarului sau a urmatoarelor detalii apasati i sau direct pe Receiver Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 3

6 Destinatarul (Receiver) - I Pentru selectarea destinatarului, aveti doua optiuni: Puteti completa manual toate campurile obligatorii si pentru a salva detaliile destinatarului, apasati butonul Se poate cauta destinatarul in baza de date prin completarea oricaruia dintre campuri si apasarea butonului sau dand click in cazul in care adresa face parte din ultimele 0 adrese destinatare utilizate. Oricare dintre campuri poate fi folosit drept criteriu de cautare; In cazul in care se utiliza semnul % in fata oricarui criteriu de cautare, vor fi afisate toate inregistrarile ce contin acel criteriu; Apasarea butonului fara completarea niciunui camp, deschide intreaga baza de date. Campul Paid By se va completa doar in cazul in care plata transportului este suportata de catre alt partener. In cazul in care nu se cunoaste codul postal de la destinatie, se scrie numele orasului, se selecteaza tara si se apasa butonul Va fi afisata o lista cu toate codurilor postale disponibile pentru acel oras. Atentie! Selectarea unui cod postal eronat duce la sortarea eronata a expedierii, putand produce intarzieri in livrare. Codurile postale trebuie introduse in formatul corect al tarii destinatare!!! Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 6

7 Destinatarul (Receiver) II, Agenda Adrese Baza de date este sortata alfabetic dupa numele companiei. Pentru vizualizarea tuturor adreselor deschise intr-o fereastra, va rugam sa glisati in jos bara de afisare a adreselor () Pentru a vizualiza companiile al caror nume incepe cu o alta litera, trebuie doar sa apasati pe litera corespunzatoare. In momentul in care ati gasit compania catre care doriti sa expediati, apasati pe numele acesteia. In cazul in care o adresa nu mai este valabila o puteti sterge selectand-o si dand click pe butonul Delete Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 7

8 Detaliile expedierii (Services) - I In aceasta fereastra se poate ajunge dand click pe butonul din fereastra Receiver sau dand click pe optiunea Serviciile disponibile la destinatie sunt afisate in campul Available services (2). Selectati serviciul dorit. In cazul in care aveti de expediat bunuri vamuibile (tari non UE), va rugam selectati Non-Document din optiunea Package Type () Campurile marcate cu * sunt obligatorii Campul Shipment Reference se completeaza cu centrul de cost sau nume proiect, departament. Acest camp este editat in factura DHL si va ajuta in alocarea cheltuielilor pe centre de cost/proiecte. Campurile Weight, Description sunt campuri obligatorii, unde se mentioneaza greutatea expedierii si continutul In cazul in care expedierea este formata din mai multe piese, detaliile referitoare la continutul, greutatea, dimensiunile pieselor se pot edita individual selectand din sectiunea Packages (3) sau, in cazul in care piesele sunt identice, selectand dupa ce, in prealabil ati trecut greutatea totala a expedierii si nr de piese in campurile Shipment Weight si No of Pieces. Stergerea unei piese se realizeaza selectand semnul din dreptul piesei Pentru serviciul Asigurare se bifeaza optiunea Insurance si se mentioneaza valoarea asigurata, in RON, in fereastra care se deschide. (5) Daca doriti sa schimbati contul platitor, selectati Enter DHL Account Number si mentionati numarul de cont in campul alaturat (6) Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 8

9 Detaliile expedierii (Services) - II 2 Pentru expedierile vamuibile se selecteaza Non Document din rubrica Package Type () Valoarea declarata si moneda bunurilor trebuie sa fie aceleasi ca cele declarate in factura de export. Serviciile disponibile la destinatie sunt afisate in campul Available services (2). Selectati serviciul dorit Factura de export a marfii se poate completa din aplicatie, dand click pe sectiunea Export Document (3) Tipul de factura se selecteaza din optiunea Invoice Type (4) Conditia de livrare Incoterm se selecteaza din optiunea Export Incoterm (5) Produsele declarate in factura se adauga selectand optiunea Add Items (6). Stergerea unui produs se realizeaza prin apasarea sagetii si selectarea actiunii dorite (7) Printarea facturii se realizeaza prin apasarea butonului vezi imagine factura Printarea awb-ului se realizeaza prin apasarea butonului Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 9

10 Printarea documentului de transport (Printing Shipment) Documentul de transport se poate printa din orice fereastra in care se completeaza datele expedierii (expeditor, destinatar, colete, etc) De asemenea exista optiunea ca o expediere sa fie salvata. In acest caz, apasand butonul Save & Exit, expedierea va fi transferata in meniul Shipment list overview si va putea fi printata ulterior. Selectand optiunea Print, documentul de transport este deschis intr-o fereastra Acrobat Reader. De aici trebuie sa selectati doar File Print (Ctrl+P) si documentul va fi printat la imprimanta dumneavoastra. Pentru a putea utiliza aceasta optiune, este nevoie sa aveti instalat Adobe Acrobat Reader v5.0 sau mai mare. Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina

11 IMAGINE AWB SI FACTURA EXPORT Imagine AWB - Se printeza 3 exemplare, cea care contine 3 coduri de bare se lipeste pe colet, din cele 2 ramase, una se inmaneaza curierului, iar cealalta ramane la Dvs. Imagine factura export - Dupa deschiderea acestei ferestre, apsati File Print (Ctrl+P). - Dupa printare, indoiti pagina pe jumatate si o atasati coletului. - Dupa printarea documentului de transport, in cazul in care ati intocmit si facturi apasati butonul Print ExportDocument -Atentie! Acest formular trebuie printat in 3 exemplare. Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina

12 Solicitare preluare de catre curier (Pick Up) 4 Solicitarea preluarii de catre curier se poate face in momentul procesarii awb-ului ( ) sau separat selectand optiunea Pickup (2) Completati intervalul de preluare: incepand cu (Ready by) in formatul hh:mm (ex: 2:30) si pana la ora (Closing time). In campul Pickup location trebuie completat departamentul de unde se va face preluarea (ex: receptie, secretariat, vanzari, magazie etc.) In campul Special Instruction for DHL mentionati ceea ce expediati ( plic Austria, colet 5 kg Turcia) Adresa de preluare o selectati dand click pe butonul Search Address (3) Dupa mentionarea tuturor detaliilor dati click pe Book Pickup (4) Veti vizualiza un mesaj de confirmare a Solicitarii Preluarii vezi mesaj Pentru vizualizarea istoricului selectati Pickup History (5) Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 2

13 Notificarea expeditorului, destinatarului (Notify Shipper,Receiver) Utilizand aceasta optiune, puteti informa expeditorul si/sau destinatarul despre coletul ce l-ati procesat. Va primi un ce contine numarul de AWB, textul mentionat de dumneavoastra, adresa de verificare online a statusului expedierii. Puteti adauga oricate adrese de doriti, catre care sa fie transmis mesajul dumneavoastra. Exemplu Notificare Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 3

14 Lista expedierilor (Shipment List Overview) - I Aici sunt afisate toate expedierile (printate,salvate si manifestate). Functiile acestei ferestre este de a va permite sa stergeti expedierile pe care le-ati printat si nu doriti sa le mai trimiteti si sa vizualizati expedierile procesate dintr-o perioada de timp. 2 Pentru vizualizarea expedierilor selectati perioada de timp care va intereseaza, trecand data in campurile Shipment date from si Shipment Date To, dupa care apasati butonul. () Aplicatia afiseaza automat data zilei in curs. Expedierile care pot fi modificate /sterse au status Authorized, Printed, cele procesate(pt care s-au transmis datele catre serverele DHL) au status Manifested. Pentru stergere selectati expedierile pe care doriti sa le stergeti, dupa care apasati butonul Delete (2) In cazul in care doriti sa anulati o expediere care are status Manifested, va rugam trimiteti cu numarul expedierii catre ro_awbdel@dhl.com si distrugeti awb-ul printat. Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 4

15 Lista expedierilor (Shipment List Overview) - II Puteti sa filtrati expedierile pe care doriti sa le modificati/stergeti/vizualizati utilizand optiunea More Search Options, dand click pe semnul (3) 3 Aplicatia va poate afisa expedieri procesate cu maxim luni in urma, de la data curenta. In cazul in care doriti sa procesati o expediere identica cu o expediere deja procesata, selectati butonul, verificati datele mentionate la Shipper, Receiver, Services,dupa care apasati butonul (4) 4 In cazul in care doriti sa trimiteti catre expeditor care sa contina copia awb, selectati butonul din dreptul expedierii. Se va afisa un mesaj de confirmare a transmiterii -ului, care contine adresa de catre s-a tranmis mesajul. (5) 5 Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 5

16 Agenda (Address book) 2 In agenda se pot adauga noi destinatari, se pot modifica sau sterge destinatarii existenti. Pentru a adauga un dou destinatar, dati click pe butonul Create New Address si completati toate campurile obligatorii. Apoi apasati butonul Save Address. () Pentru a sterge un destinatar, apasati butonul Delete dupa ce selectati adresa.(2) Modificarea unei adrese se face selectand-o din lista. Dupa modificare, apasati butonul Save Address si Update the existing Address Destinatarii se pot cauta in baza de date in functie de numele companiei, adresei, tel, etc Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 6

17 Manifestarea expedierilor (End of Day) - I Pentru printarea raportului expedierilor din ziua curenta, este nevoie sa se ruleze procedura End of Day. In acest mod toate detaliile expedierilor dumneavoastra vor fi trimise catre DHL si se genereaza raportul expedierilor care reprezinta dovada numarului de expedieri predate curierului DHL. 2 Se selecteaza optiunea End of Day Manifest si una din cele 2 optiuni afisate imediat, in functie de caz () Creation EOD Manifest +Data Transmission in cazul in care mai sunt expedieri care nu au receptionat statusul de Manifested Reprint EOD Report in cazul in care se doreste doar printarea raportului Creation EOD Manifest +Data Transmission Se apasa butonul Load, dupa care butonul Create end of day manifest (2) Reprint EOD Report - Se selecteaza ziua (perioada) dorita, dupa care se apasa butonul Load si butonul Create end of Day manifest (3) 3 Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 7

18 Manifestarea Expedierilor (End of Day) - II Pe ecran va fi afisat raportul cu expedierile din ziua curenta. Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 8

19 Urmarirea expedierilor (Track & Trace) Exista doua posibilitati pentru urmarirea coletelor prin intermediul Intraship. Puteti merge in meniul Shipment List Overview, selectati expedierile pe care vreti sa le urmariti si apasati butonul Track din partea de sus a ecranului.() Veti fi redirectionat catre site-ul dhl.ro, unde veti primi toate informatiile referitoare la expedierile respective. Selectati optiunea Global Track & Trace, dupa care introduceti nr de awb dorit (2) 2 Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 9

20 RAPOARTE Selectati Other Function (), dupa care apasati butonul Reports (2) Pentru receptionarea raportului pe , selectati mentionati adresa de , dupa care mentionati intervalul de timp dorit (3) Raportul generat va contine toate detaliile expedierilor si este in format txt. 3 2 Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 20

21 Contact DHL IntraShip Technical Support Mon-Fri _09:00-7:30 Phone: ro_ecomsupp@dhl.com Manual Utilizator Intraship Modificat Aprilie 205 Pagina 2