SAP ASSETS ACCOUNTING

Transcription

1 SAP ASSETS ACCOUNTING Versioon 3.2 Tõlkinud ja redigeerinud: AS Microlink Eesti August 2007 Täiendanud Kersti Matla märtsis

2 SISUKORD 1 Põhiandmed Uue põhivarakaardi avamine (AS01) Üldised andmed Ajalised andmed Grupeeringud Algupära Amortisatsiooninorm Alamkaardi loomine (AS11) Alamkaardil olev vara peab amortiseeruma peakaardist eraldi Alamkaardil olev vara peab amortiseeruma samaaegselt peakaardiga Põhivarakaardi muutmine (AS02) Ajaliste andmete muutmine Põhivarakaardi kuvamine (AS03) Leasing Liisinguinfo Põhivarakaardi kustutamine (AS06) Tehingud varadega Põhivara ostmine (F-90, F-43) Väheväärtusliku vara ostmine (F-90, F-43) Vara soetamine tsentraalselt (F-90) Vara üleandmine ühelt riigiasutuselt teisele Vara üleandmise toimingud teisele riigiasutusele (ABAVN) Vara vastuvõtmise toimingud teiselt riigiasutuselt (ABSO) Mitterahaline sihtfinantserimine (üleandmine) (ABAVN) Vara mahakandmine Tavaline mahakandmine (mitte müük) (ABAVN) Mass mahakandmine (mitte müük) kasutades WorkListi (AR01) Vara müük Üksiku vara müük kliendile (F-92) Massiline varade müük WorkListi abil (AR01) Põhivara arvele võtmine ettemaksuga (F-43) Põhivara soetamine lõpetamata ehituse kontolt (F-43) Põhivarakannete parandamine Põhivaradokumendi annulleerimine (AB08) Amortisatsiooni arvutamine Amortisatsiooni parameetrite määramine (AFAB) TEST RUN onlines (AFAB) Amortisatsioonikannete kirjendamine raamatupidamisse (AFAB) Koostatud amortisatsioonikannete vaatamine (AFBP) Vara etikettide trükkimine (beta)

3 6 Aruanded Varade saldod Standardne inventuuri nimekiri Liisingvarad Muud vajalikud aruanded Vahendi väärtuste kaart Asset History Sheet Vahendite soetused Vahendite mahakandmised Kapitaliseerimata kaartide nimekiri Põhivarade inventuuri nimekiri (detailsem) Liisitud vara

4 1 Põhiandmed 1.1 Uue põhivarakaardi avamine (AS01) Transaktsiooni lühikood: AS01 Accounting Financial Accounting Fixed Assets Asset Create AS01 - Asset Avaneb järgmine aken: Uue põhivara loomisel peab esmalt määrama tema klassi. Põhivara klass määrab millise põhivaraga on tegemist ning kuidas süsteem seda põhivara raamatupidamislikult käsitleb, st millistele kontodele kontoplaanis tehakse põhivaraga seotud kanded. Samuti määrab põhivara klass ära numbriseeria, kust põhivarakaardile number määratakse ja amortisatsiooniarvestuse parameetrid. Süsteem käsitleb põhivara pisut teisiti kui tavaliselt kasutajad harjunud on, esmalt peab avama põhivarakaardi ning hiljem tuleb see kapitaliseerida, kas siis ostes või mõnel muul tehinguga. Sellepärast alustame ka seda kasutusjuhendi osa uue põhivarakaardi loomisest. Kui sa ei tea, mis on selle loodava põhivaraklassi tähis, siis olemasolevate klasside nimekirja saad vaadata klõpsates hiirega põhivaraklassi välja kõrval oleval nupul või vajutades klaviatuuril F4. ( on nähtaval ainult siis kui kursor asub põhivaraklassi väljas. Liigu väljade vahel tabulaatorit mitte ENTER klahvi vajutades, sest ENTER kontrollib ja kinnitab antud ekraanil sisestatud andmed. 4

5 Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus Asset class Põhivaraklass Kohustuslik määrata alati kui uut põhivarakaarti avatakse Company code Asutuse kood Kohustuslik määrata alati kui uut põhivarakaarti avatakse Number of similar assets Samaaegselt loodavate sarnaste põhivarakaartide arv Vaikimisi üks, ära muuda kui sa soovid luua vaid ühe kaardi. Reference Viide Kui tead sarnast vara võid võtta loomise aluseks juba olemasoleva põhivara kaardi Asset Sub-number Company code Olemasolev sarnane põhivarakaart, mille andmed soovitakse loodavale kaardile kopeerida Olemasolev sarnane põhivarakaardi alamnumber, mille andmed soovitakse loodavale kaardile kopeerida Olemasoleva sarnase põhivarakaardi asutuse tähis, mille andmed soovitakse loodavale kaardile kopeerida Määra ainult siis, kui soovid andmeid kopeerida. Määra ainult siis, kui soovid andmeid kopeerida. Määra ainult siis, kui soovid andmeid kopeerida. Kui põhivaraklass, asutuse tähis ja loodavate kaartide arv, mille jaoks põhivara luuakse, on sisestatud vajuta <ENTER>, mis avab põhivarakaardi esimese vahelehekülje. Põhivarakaardi eri tüüpi andmed on koondatud eri vahelehtedele. Eri klassides võivad olla kasutusel eri vahelehed. 5

6 Esimesel vahelehel on üldandmed vahendi kohta Üldised andmed Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus General data Üldised andmed Description Nimetus/seletus/lühinimi/ Kohustuslik kirjeldus Ka järgmine rida on nimetuse tarbeks kui esimesele reale ei mahu ära. Asset main.no.text Vahendi seerianumber Kui jätta väli tühjaks, siis kopeeritakse siia välja Description sisu. Kui ei soovita, et välja Description sisu siia kopeeritaks, siis sisestada välja sidekriips (-) või mõni muu tähemärk. 6

7 Acct.determination Kontomääratlus Informatiivne, ei ole võimalik muuta, seotud üheselt põhivaraklassiga. Serial number Riigivararegistri number Inventory number Süsteem automaatselt omistab sama numbri, mis on põhivarakaardi number. Quantity Kogus Ära sisesta midagi kui lõplik kogus selgub arvelt. Ühik Sisesta ühik (nt. TK) kui lõplik kogus selgub arvelt, siis on arve sisestusel kogus kohustuslik väli. Manage histrorically Vaikimisi alati valitud, ÄRA MUUDA Inventory Last inventory on Inventuuri andmed Viimase inventuuri kuupäev Kaardi avamisel ei sisestata midagi: muudetakse alati peale inventuuri. Inventory note Inventuuri lühimärkus Kaardi avamisel ei sisestata midagi: muudetakse alati peale inventuuri. Include asset in inventory list. Näita kaarti inventuurilehtedel Posting information Kirjendamisinfo Capitalized on Kapitaliseerimise kuupäev Kaardi avamisel ei sisestata midagi, kuupäev tuleb automaatselt tehingust (ostmine, vastuvõtmine) Deactivation on Mahakandmise kuupäev Kaardi avamisel ei sisestata midagi, kuupäev tuleb automaatselt tehingust (müük, üleandmine, mahakandmine) First acquisition on Soetamise kuupäev Kaardi avamisel ei sisestata midagi, kuupäev tuleb automaatselt tehingust (ostmine, vastuvõtmine) Acquisition year Soetamise aasta ja kuu Kaardi avamisel ei sisestata midagi, aasta ja kuu tulevad automaatselt tehingust (ostmine, vastuvõtmine) Ordered on Riigivararegistrisse kandmise kuupäev Kui kõik andmed on sisestatud vajuta ENTER andmete kontrollimiseks ja ava järgmine vaheleht, milleks on Ajalised andmed. 7

8 1.1.2 Ajalised andmed Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus Business area Allikas Vajalik täita paralleelamortisatsiooni arvestamiseks (sihtfinantseeritud varad) Cost center Osakond, kuhu Kohustuslik kirjendatakse amortisatsioonist tekkiv kulum. Resp.cost center Vastutav osakond - osakond, kus antud vahend tegelikult asub Location Asukoht Asukoha aadress Room Toa number, kus vahend Ei ole kohustuslik täita asub Personnel number Vastutava isiku number personaliarvestuses Vastutav kasutaja. Ei ole kohustuslik täita Fund Tehingupartner Tehingupartneri kood väikevaradele Functional Area Tegevusala kood Justiitsministeeriumi haldusalas kasutusel tegevusmeetmena 8

9 Kui kõik andmed on sisestatud vajuta ENTER andmete kontrollimiseks ja ava järgmine vaheleht, milleks on Grupeeringud. 9

10 1.1.3 Grupeeringud Sellel vahelehel võib grupeerida põhivahendite kaarte eelnevalt defineeritud gruppidesse. Väljade seletused Välja nimetus Seletus Multimeedia lisase Multimeedia lisaseade. Võimalik on valida alljärgnevate klassifikatsioonide hulgast: 00K KÕLARID 0H0 HELIKAART 0HK HELIKAART, KÕLARID C00 CD CH0 CD, HELIKAART CHK CD, HELIKAART, KÕLARID Vara allikas SF Sihtfinantseerimine TM Tasuta saadud TS Tasuta saadud riigiasutustelt Parendus PAR Parendus vara on parendatud Imporditud MAKS/TOLL Evaluation group 5 Asset super number MAKS- Vara imporditi üleminekul uuele süsteemile Maksuametist TOLL- Vara imporditi uuele süsteemile üleminekul Tolliametist Ei ole hetkel kasutusel Kogumi tunnus Kui kõik andmed on sisestatud vajuta ENTER andmete kontrollimiseks ja ava järgmine vaheleht, milleks on Algupära. 10

11 1.1.4 Algupära Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus Origin Algupära Vendor Hankija number SAP-i ostureskontra hankijaregistris, kellelt antud vahend soetatakse. See on informatiivne väli ja seda ei pea täitma kaardi avamisel ega muutmisel, väärtus tekib siia automaatselt arve kirjendamisel. Juhul kui vahend aktiveeritakse kuludest, siis võiks käsitsi Väli Vendor i kõrval on hankija nimi, mis täidetakse süsteemi poolt automaatselt vastavalt väljal Vendori väljal määratud hankija numbrile. siia määrata hankija. See on informatiivne väli, mida kunagi ei muudeta. Manufacturer Tootja Vaba tekstiväli antud vahendi tootja määramiseks. Vaba tekstiväli tähendab seda, et sinna võib välja pikkuse ulatuses sisestada vabalt valitud teksti. 11

12 Asset purch. new Vahend soetatud uuena Lisaindikaator selle kohta, et vahend on soetatud uuena. Purchased used Vahend soetatud kasutatuna Lisaindikaator selle kohta, et vahend on soetatud kasutatuna. Country of origin Algupäramaa Type name Riigihanke number Internal Specifications Süsteemi sisemised Original asset Acq.on Orig. acquisition year Original value määrangud Esialgne vahendi kaardi number Esialgne vahendi hankimise kuupäev. Esialgne vahendi soetamise aasta Esialgne vahendi soetusväärtus Kui antud vahend on üle viidud ühest klassist teise või tekkinud lõpetamata vahendist siis siin kuvatakse esialgse vahendi kaardi number. ÄRA MUUDA ÄRA MUUDA Kui kõik andmed on sisestatud vajuta ENTER andmete kontrollimiseks ja ava järgmine vaheleht, milleks on Amortisatsiooninorm. 12

13 1.1.5 Amortisatsiooninorm Iga põhivaraklassiga on seotud vaikimisi amortisatsiooninorm. Antud näites on selleks 3 aastat lineaarset amortisatsiooni. Vaikimisi on tasuta saadud vara paralleelkande ja sihtfinantseeringu ridade amortisatsioonivõtmeks 0000, mis tähendab, et paralleel- ja sihtfinantseeringu kandeid ei tehta. Sihtfinantseeritud varadele amortisatsioonireegleid (Aread 10, 11 või 12) ei tohigi panna, sest sihtfinantseerimise paralleelkandeid SAPis enam ei tehta, sinna jääb Tulpade seletused Tulba ingliskeelne päis Depreciation area DepKy Usefl life Per. Seletus Amortisatsiooni arvestamise reegel. 01 raamatupidamislik amortisatsioon; 10 - kodumaine sihtfinantseerimine (257080/351000) 11 - sihtfinantseerimine välisabi (257180/351010) 12 - kaasfinantseerimine (257280/351020) Amortisatsioonivõti. Määrab amortisatsioonitüübi. Kasutusel: LEST lineaarne amortisatsioon, 0000 amortisatsiooni ei arvestata, GWG väheväärtusliku vara amortisatsiooninorm 1 kuu, st vara ostuhind kantakse varade kontolt kulukontole soetamise kuus esimese amortisatsiooni arvestamisega. Kasutusiga aastad Kasutusiga kuud. Amortisatsiooninorm 13

14 O.dep.start määratakse aastates JA kuudes, st. 2 aastat ja 6 kuud, (Usefl life = 2, per = 6) mitte 2,5 aastat (usefl life 2,5) ega 30 kuud (per = 30) Amortisatsiooni arvestamise algus. Kaardile käsitsi amortisatsiooni alustamise kuupäeva ei sisestata, vaid süsteem leiab selle vastavalt etteantud määratlustele antud vahendi ostuarve kuupäeva põhiselt. Kui kõik andmed on sisestatud vajuta ENTER andmete kontrollimiseks ning kui oled veendunud, et kõik andmed on sisestatud, salvesta põhivara kaart klõpsates hiirega tööriistaribal salvestamise nuppu või vajutades klaviatuuril CTRL+S. Andemete eduka salvestamise järel avaneb kasutajale uue kaardi avamise esileht ning süsteemi olekuribal kuvatakse salvestatud kaardi number. Sellega on uue vahendi kaart avatud. Kaardi vahelehtede arv ja väljad vahelehtedel võivad erineda vastavalt klassile, kuhu kaarti luuakse. 14

15 1.2 Alamkaardi loomine (AS11) Varade kaartidele võib luua seotud - niinimetatud alamkaarte. Alamkaardid on oma olemuselt täpselt samasugused kui tavakaardid, kuid nad on jäädavalt seotud mingi teise kaardiga. Alamkaarte on soovitav kasutada vahendite parenduste kirjeldamiseks. Alamkaardi loomine erineb tavakaardi avamisest vaid selle poolest, et seda ei seota mitte põhivaraklassiga vaid teise kaardiga. Transaktsiooni lühikood: AS11 Accounting Financial Accounting Fixed Assets Asset Create Subnumber AS11 - Asset Avaneb järgmine aken. Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus Asset Põhivarakaardi number Kaardi number millele alamkaart avatakse Company code Asutuse kood Kohustuslik määrata alati kui uut kaarti avatakse Number of similar assets Samaaegselt loodavate sarnaste põhivarakaartide arv Vaikimisi üks, ära muuda kui sa soovid luua vaid ühe kaardi. Kui põhivarakaardi number, asutuse kood ja loodavate kaartide arv on sisestatud, siis vajuta <ENTER>, mis avab alamvarakaardi esimese vahelehekülje. Vaikimisi on kõik kirjeldused ja väärtused kõikidel vahelehtedel kopeeritud peakaardilt. 15

16 Väljade sisu ja täitmise põhimõtted on samad mis tavakaardi avamisel, väljaarvatud järgmised väljad vahelehel Üldised andmed: NB. Asset main text - seerianumbri muutmine põhjustab antud välja muutuse nii peakaardil kui kõikidel selle vara peakaardiga seotud alamkaartidel. NB! Inventory number inventari number on esialgu kopeeritud peakaardilt (näites X2683), aga ENTER i vajutamisel või alamkaardi salvestamisel pannakse automaatselt inventari numbriks peakaardi number. Kui on soov jätta vana süsteemi inventari number, siis järgi järgnevaid juhiseid. Kui alamkaardile tehtud soetuse kuupäev peab erinema peakaardist, siis Vajuta ENTER. 16

17 NB! Nüüd muudetakse Inventory number inventari number peakaardi numbriks. Kui soovid jätta vana süsteemi numbrit, siis kirjuta välja Inventory number uuesti vana süsteemi inventari number. Salvestamisel ja ENTERi vajutamisel seda enam automaatselt üle ei kirjutata. Vajadusel muuda andmed ka teistel vahelehtedel. Edasine protseduur sõltub sellest kas alamkaardil olev vara peab amortiseeruma peakaardist eraldi või samaaegselt kui peakaart. 17

18 1.2.1 Alamkaardil olev vara peab amortiseeruma peakaardist eraldi Mine vahelehele Üldised andmed. Kustuta Capitalzed on väli tühjaks vara soetuskuupäev võetakse nüüd automaatselt soetuse arve Posting date i pealt. Esialgu oli siia kopeeritud peakaardi vara soetuskuupäev. Mine vahelehele Amortisatsiooninorm. Vara amortisatsiooniarvestuse alguskuupäev (O.dep.start) ja kasutusiga (Usfl life, Per) on esilagu automaatselt kopeeritud peakaardilt. Alamkaardile saab määrata peakaardist sõltumatu kasutusea (useful life, period) ja kulumi arvestamise alguse kuupäeva (o.dep.start date). (Vaikimisi kopeeritakse väärtused peakaardilt aga neid on võimalik muuta) Kui vara soetuskuupäev ja amortisatsiooniarvestuse alguskuupäev on samas kuus (võetakse automaatselt soetuse arve Posting date i pealt), siis kustuta nendel ridadel kus DepKey 0000 väli O.dep.start tühjaks. 18

19 Kui vara soetuskuupäev ja amortisatsiooniarvestuse alguskuupäev on erinevas kuus, siis määra nendel ridadel kus DepKey 0000 välja O.dep.start vara amortisatsiooniarvestuse alguskuupäevaks kohe õige kuupäev ära. Soetuskuupäev võetakse automaatselt soetuse arve Posting date i pealt. Salvesta alamkaart vajutades tööriistaribal vajutades klaviatuuril CTRL+S. salvestamise nuppu või Andemete eduka salvestamise järel avaneb kasutajale uue alamkaardi avamise esileht ning süsteemi olekuribal kuvatakse salvestatud alamkaardi number. Sellega on uus vahendi alamkaart avatud. 19

20 1.2.2 Alamkaardil olev vara peab amortiseeruma samaaegselt peakaardiga Kui vastavad muudatused jätta tegemata ei amortiseeru alamkaart peakaardiga samaaegselt vaid kulumit kantakse tegelikkusest vähem kuludesse. Mine vahelehele Üldised andmed. Kustuta Capitalized on väli tühjaks vara soetuskuupäev võetakse nüüd automaatselt soetuse arve Posting date i pealt. Esialgu oli siia kopeeritud peakaardi vara soetuskuupäev. Mine vahelehele Amortisatsiooninorm. Vara amortisatsiooniarvestuse alguskuupäev (O.dep.start) ja kasutusiga (Usfl life, Per) on esilagu automaatselt kopeeritud peakaardilt. Selleks, et vara amortiseeruks samaaegselt peakaardiga tuleb korrigeerida kasutusiga (väljad Usfl life ja Per) vastavalt amoirtisatsiooniarvestuse alguskuupäevale (O.dep.start). Peakaardilt tuleb vaadata järgi peakaardi vara allesjäänud kasutusiga transaktsiooniga AS03 (vt. peatükki põhivarakaardi kuvamine). Allesjäänud kasutusiga näeb Asset Exploreris vahelehelt Parameters väljast Remaining life ( vasakul aastad, paremal kuud). NB. Allesjäänud kasutusiga on toodud eelmise aasta lõpu seisuga. NB! Kui Põhivara moodulis on aasta lõpetamata võivad remining life väärtused olla uuendamata süsteemi poolt. 20

21 Fiscal Year aasta Antud näites on allesjäänud kasutusiga (sest Fiscal Year = 2007) seisuga 0 aastat ja 11 kuud. Kui vara soetuskuupäev ja amortisatsiooniarvestuse alguskuupäev on samas kuus (võetakse automaatselt soetuse arve Posting date i pealt), siis kustuta nendel ridadel kus DepKey 0000 väli O.dep.start tühjaks. Arvuta välja allesjäänud kasutusiga soetuse arve posting date i seisukohast. Näiteks: antud alamkaardile tehakse soetuse arve posting date ga , siis allesjäänud kasutusea saan kui peakaardi vara seisuga allesjäänud kasutuseast 0 aastat ja 11 kuud lahutada maha 9 kuud (sest soetuse arve posting date ), mille tulemuseks saan kasutuseaks 0 aastat ja 3 kuud. Sisestada väljaarvutatud allesjäänud kasutusiga nendel ridadel kus DepKey 0000 väljadesse Usfl life - aasta ja Per - kuud. 21

22 Kui vara soetuskuupäev ja amortisatsiooniarvestuse alguskuupäev on erinevas kuus, siis määra nendel ridadel kus DepKey 0000 välja O.dep.start vara amortisatsiooniarvestuse alguskuupäevaks kohe õige kuupäev ära. Soetuskuupäev võetakse automaatselt soetuse arve Posting date i pealt. Arvuta välja allesjäänud kasutusiga sisestatud amortisatsiooniarvestuse alguskuupäev (O.dep.start ) seisukohast. Näiteks: antud alamkaardile sisestati amortisatsiooniarvestuse alguskuupäevaks , siis allesjäänud kasutusea saan kui peakaardi vara seisuga allesjäänud kasutuseast 0 aastat ja 11 kuud lahutada maha 10 kuud (sest amortisatsiooniarvestuse alguskuupäev ), mille tulemuseks saan kasutuseaks 0 aastat ja 2 kuud. Sisestada väljaarvutatud allesjäänud kasutusiga nendel ridadel kus DepKey 0000 väljadesse Usfl life - aasta ja Per - kuud. Salvesta alamkaart vajutades tööriistaribal vajutades klaviatuuril CTRL+S. salvestamise nuppu või Andemete eduka salvestamise järel avaneb kasutajale uue alamkaardi avamise esileht ning süsteemi olekuribal kuvatakse salvestatud alamkaardi number. Sellega on uus vahendi alamkaart avatud. 22

23 1.3 Põhivarakaardi muutmine (AS02) Transaktsiooni lühikood: AS02 Accounting Financial Accounting Fixed Assets Asset Change AS02 - Asset Avaneb järgmine aken Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus Asset Põhiavarakaardi number Muudetava kaardi number Sub-Number Alamnumber Juhul kui tegemist on alamnumbriga, siis sisestatakse see siia. Company code Asutuse kood Asutuse tähis, kellele muudetav kaart kuulub 23

24 Olles sisestanud muudetetava vahendi kaardi numbri ja asutuse tähise vajuta ENTER ning süsteem avab vastava vahendi kaardi esimese vahelehe. Vali vaheleht millel soovid andmeid muuta, muuda need ja salvesta kaart klõpsates hiirega tööriistaribal salvestamise nuppu või vajutades klaviatuuril CTRL+S. 24

25 1.3.1 Ajaliste andmete muutmine Ajalised andmed on andmed millele on võimalik omistada kehtivusperioode, st. sama vahendi võib asuda ajavahemikul kuni toas 203 aga alates toas 587. Ava põhivahendi kaart muutmiseks, ning vali vaheleht Ajalised andmed. Erinevalt kaardi loomisest on sinna ilmunud lisaks nupp. Vajutades sellel nupul avaned ajavahemike määramise tabel, kus ajavahemikud määratakse vastavate andmete kehtivuse algusajaga. Antud näites on näha, et selle vahendi osakonna ning asukohaga toa määratlus kehtib alates , mis tähendab, et alates sellest kuupäevast kuni määramata ajani konteeritakse kõik selle vahendi amortisatsioonikulud osakonnale 4000 ning füüsiliselt asub see toas 203. Kui antud vahend viiakse üle teise tuppa, siis lisatakse uus andmete kehtivusperiood. Selleks vajuta nuppu, mille järel süsteem palub sisestada uue perioodi alguskuupäeva. Sisesta see ning vajuta ENTER või klõpsa hiirega, mille tulemusel ilmub tabelisse uus periood, mille alguskuupäevaks on sinu sisestatud kuupäev. 25

26 Muuda vajalikud andmed tabelis, siin näites muudame toa 203-st 587-ks Kui muutused on tehtud siis salvesta need klõpsates hiirega tööriistaribal vajutades klaviatuuril F3. tagasi nuppu või Nüüd on meil ajalistes andmetes kaks andmete kehtivusperioodi, alates kuni ja alates kuni hetkel määramata lõpp. Lõplikult salvestuvad andmed kui sa salvestad põhivahendi kaardi klõpsates hiirega tööriistaribal salvestamise nuppu või vajutades klaviatuuril CTRL+S. 26

27 1.4 Põhivarakaardi kuvamine (AS03) Transaktsiooni lühikood: AS03 Accounting Financial Accounting Fixed Assets Asset Display AS03 - Asset Avaneb järgmine aken Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus Asset Põhiavarakaardi number Muudetava kaardi number Sub-Number Alamnumber Juhul kui tegemist on alamnumbriga siis sisestatakse see siia. Company code Asutuse kood Asutuse tähis kellele muudetav kaart kuulub Olles sisestanud muudetetava vahendi kaardi numbri (vajadusel ka alamnumbri) ja asutuse tähise vajuta ENTER ning süsteem avab vastava vahendi kaardi esimese vahelehe. 27

28 Klikates vastavatel vahelehtedel või kasutades selleks ikoone saad vaadata vahelehtedel olevaid andmeid. Klikates ikoonil avab süsteem vastava vahendi väärtuste kaardi nn. Asset Exploreri. Siin saab vaadata kõiki Põhivaraga toimunud tegevusi ning planeeritud amortisatsiooni erinevate amortisatsiooni reeglitega (01 raamatupidamise amort; 10 tasuta saadud vara). Vahelehel Posted values saame vaadata konteeritud amortisatsiooni. 28

29 Vahelehel Comparisons saame võrrelda omavahel erinevaid amortisatsiooni reegleid aastate lõikes. Ikoonide tähendused: Põhifunktsioonid: - Kuva vara kaart 29

30 - Konventeeri väärtused teise valuutasse - Varade standardaruanded Palneeritud/Konteeritud väärtused (Planned /posted) : - Kuva detailsem amortisatsiooni arvestus - Arvuta amortisatsioon ümber - Arvuta jääkväärtus kindlaks kuupäevaks. Arvutada saab ainult avatud aasta piires. - Amortisatsiooni arvestuse logi. Kuvab finantskande dokumendi numbri, millega konteeriti amortisatsioon. Tehingud (Transactions): - Kuva vara dokumendi päis - Kuva pearaamatuga seotud dokument - Kuva kõikide moodulitega seotud dokumendid Varaga seotud objektid - Info hankija kohta - Kuluüksuse (Cost center) info - Pearaamatu kontokaart Leasing Liisinguinfo Liisingvara Kuna kasutusrendil oleva vara kohta peetakse bilansivälist arvestust, siis erineb liisingvara käsitlus SAPis mõnevõrra tavalisest põhivaraarvestusest. Põhiline erinevus seisneb selles, et liisingvara ei kapitaliseerita läbi ostuarvete, vaid info nende väärtuse ning rendimaksete kohta sisestatakse vara kaardile ning kasutatakse vaid registri ning aruandluse tarbeks. Juhul kui vahendiga, mis on loodud kasutusrendivara klassi proovitakse siduda ostuarvet annab süsteem veateate ning ei luba antud tehingut sooritada. Liisinginfo tarbeks on põhivaraandmetes oma vaheleht Liising/Rent. 30

31 Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus Leasing Company Liisingfirma Liisingfirma kellelt vara on liisitud. Valida saab osturekontras loodud hankijate hulgast. Agreement number Lepingu number Agreement date Lepingu kuupäev Notice date Lepingu lõpu kuupäev Lease start date Rendi alguskuupäev Lease lenght Rendiperiood aastates ja kuudes Type Liisingu tüüp. 01 Kapitalirent 02 Kasutusrent Base value as new Purchase price Liisitava vara väärtus uuena (tavaliselt liisitav summa) Jääkväärtus rendiperioodi lõpus 03- Rent 04 -Garantii Supplementary text Kirjeldus Täiendav tekst No.of lease payments Liisingmaksete arv Liisingmaksete arv, mitu korda väljas Lease lenght perioodi jooksul renti makstakse Payment cycle Rendimaksete tihedus Igakuine, kvartaalne Lease payment Annual interest rate Ühekordse liisingmakse summa Intressimäär 31

32 1.5 Põhivarakaardi kustutamine (AS06) Transaktsiooni lühikood: AS06 Accounting Financial Accounting Fixed Assets Asset Delete AS06 NB: Põhivarakaarti saab kustutada seni kuni antud põhivarakaardile ei ole tehinguid peale tehtud. Avaneb järgmine aken: Väljade seletused Ingliskeelne nimetus Eestikeelne vaste Seletus Asset Põhiavarakaardi number Kustutatava kaardi number Sub-Number Alamnumber Juhul kui tegemist on alamnumbriga siis sisestatakse see siia. Company code Asutuse kood Asutuse tähis kellele kustutatav kaart kuulub Olles sisestanud kustutatava vahendi kaardi numbri (vajadusel ka alamnumbri) ja asutuse tähise vajuta nupule üldandmete vahelehe. ning süsteem avab vastava vahendi kaardi osaliste 32

33 Tee punkt Physically delete asset ette ja vajuta nupule. Kustutamiseks vajuta nupule Yes. Kui põhivara kaarti ei soovita kustutada siis vajuta nupule No. Nupp Cancel viib osaliste üldandmete aknasse tagasi. 33

34 2 Tehingud varadega 2.1 Põhivara ostmine (F-90, F-43) Accounting Financial acconting Fixed assets Postings Acquisition External aquisition -F-90- With vendor Transaktsiooni lühikoodid F-90, F-43 Document date Dokumendi kuupäev Posting date Kande kuupäev Type Dokumendi tüüp Company Asutuse kood Reference Hankija ostuarve number Period Periood, kalendrikuu number Doc.Header Text Dokumendi selgitav tekst (päis) (siit võtab vara soetuskuupäeva ning kui kaardil pole määratud amortisatsiooniarvestuse kuupäeva, siis ka amort.arv.alg.kp). Rida 1: võtame üles kohustuse hankijale PstKy Posting key Kandevõti: 31 Account - Hankija kood 34

35 G/L Acc Konto (täidetakse automaatselt hankija põhiandmete kaardil oleva kontoga). Vastavalt üldeeskirjale on seda põhivara soetuse korral vaja muuta. Konto muutmiseks vali konto väljal olles F4 või klikka hiirega vastavat valikuakent. Amount - Summa (käibemaksuga) Tax amount Käibemaksu summa Tax code Käibemaksu kood Pmnt Method - Makse meetod (R- siseriiklik makse, V - välismakse) Payt terms- Maksetähtaeg Payment Ref. - Viide Text Selgitav tekst 35

36 Part. bank Saaja pank House bank Maksja pank (asutuse arveldusarve, kust makse teostatakse) Fund Projekt Functional Area Tegevusmeede Fund Center Eelarveüksus Commitment item - Eelarve klassifikaator Rida 2: Vara arvele võtmine: PstKy Kandevõti: 70 Account Vara number Trans.type- Transaktsiooni tüüp, vara kande kood Z70 Põhivara soetus 36

37 Amount - summa KM-ta (soetusmaksumus) Tax code käibemaksu kood Quantity kogus (sisesta kui ei määranud kogus põhivarakaardi loomisel) Järgmiseks reaks võib olla uus vahendi arvele võtmise rida, kui sama arvega on soetatud rohkem kui üks vahend või kulurida kui sama arvega soetati nii vahend kui ka kulusid. Kui kõik read sisestatud vali ekraani ülaservas asuvast menüüst Document Simulate Funktsioon Simulate koostab dokumendile automaatselt käibemaksu rea. ( Rida koostatakse juhul kui PK-ga 70 reale on sisestatud korrektselt käibemaksu kood) 37

38 Dokumendi salvestamiseks klikka ikoonile - Post document Dokument salvestatakse ja koostatakse kanne pearaamatusse. 38

39 2.2 Väheväärtusliku vara ostmine (F-90, F-43) Accounting Financial acconting Fixed assets Postings Acquisition External aquisition-f-90- With vendor Transaktsiooni lühikoodid F-90, F-43 Document date Dokumendi kuupäev Posting date Kande kuupäev Type Dokumendi tüüp Currency/Rate Valuuta/Kurss Reference Hankija ostuarve number Period Periood, kalendrikuu number Doc.Header Text Dokumendi selgitav tekst (päis) Esimene rida: PstKy Posting key Kande võti 31 Account -Hankija kood 39

40 G/L Acc Konto (täidetakse automaatselt hankija põhiandmete kaardil oleva kontoga). Amount - Summa (käibemaksuga) Tax amount Käibemaksu summa Tax code Käibemaksu kood Pmnt Method - Makse meetod (K- kodumaine, summeerib sama klassifikaatoriga read;r maksed teostatakse iga sisestatud rea kohta eraldi) Payt terms- Maksetähtaeg Payment Ref. - Viide Text Selgitav tekst 40

41 Part. bank Saaja pank House bank Maksja pank Fund Projekt Commitment item - eelarve klassifikaator Rida 2: Väheväärtusliku vara soetus PstKy Posting key :70 Account - Väheväärtusliku vara number Trans.type - Kande tüüp : Z75 Väheväärtusliku vara soetamine. 41

42 Amount - Summa (ilma käibemaksuta) Tax amount Käibemaksu summa Tax code Käibemaksu kood Text Selgitav tekst Vali Ekraani ülaservas asuvast menüüst Document Simulate. 42

43 Simulatsiooni tulemusena koostatakse automaatselt käibemaksu rida.( Rida koostatakse juhul kui ridadele on sisestatud korrektselt käibemaksu koodid) Dokumendi salvestamiseks ja konteerimiseks pearaamatusse klikka ikoonile Document. -Post Salvestamise tulemusena väljastatakse dokumendi number, mis konteeriti peraamatusse. 2.3 Vara soetamine tsentraalselt (F-90) Document date Dokumendi kuupäev 43

44 Posting date Kande kuupäev Type Dokumendi tüüp, määrata tsentraalse soetuse puhul AA Currency/Rate Valuuta/Kurss Reference Hankija ostuarve number Period Periood, kalendrikuu number Doc.Header Text Dokumendi selgitav tekst (päis) Esimene rida : PstKy Posting key Kande võti 50 Account Pearaamatu konto siia sisestame siirdekonto Amount - Summa Business area - Allikas Cost Center - osakond Text Selgitav tekst tehingule Vajalikud väljad täidetud klikkame ikoonile 44

45 Business area - Allikas Fund Projekt Funcional area Tegevusmeede Commitment item Eelarve klassifikaator 45

46 Rida 2: Vara arvele võtmine PstKy Posting key :70 Account - Vara number Trans.type - Kande tüüp : Z72 Tsentraalne soetamine (rahavoo kood Z16) 46

47 Amount - vara netosumma ( * - arvutab tasakaalustatud summa) Tax code: käibemaksu kood välja S1 18% sisendkäibemaksukood. Osal täita vajadusel Commitment item - eelarve klassifikaator Fund : projekt Seejärel valida TAB - Taxes Valida calculate taxes ja osutada Enter ikoonile. 47

48 Seejärel valida Document Simulate. 48

49 Sisestada käibemaksu reale vajalikud kulutunnused (eelarve klassifikaator jms.) 2.4 Vara üleandmine ühelt riigiasutuselt teisele Vara üleandmise toimingud teisele riigiasutusele (ABAVN) Vara ülendmine ühelt riigiasutuselt teisele. (v.t.ka üldeeskirja näide nr. 5 ) 49

50 Accounting Financial acconting Fixed assets Postings Retirement ABAVN Asset retirement by scrapping Kasutame vara mahakandmiseks ehk teisele riigiasutusele üleandmiseks tehingu tüüpi Transaction type Z15. Document date - Dokumendi kuupäev Posting date - Kande kuupäev Asset val.date - Kuupäev millise seisuga arvestatakse vara jääkväärtus 50

51 Transaction Type -Tehingu tüüp Z15 vara üleandmine teisele riigiasutusele. Reference - Viide, toimingu tegemise alusdok.nr. Assignement - Täiendav info väli, mille järgi saab aruannetes otsida, sorteerida jne.. 51

52 Saldoandmikus mittevajalikud tunnused annulleeritakse Special Purpose Ledgeris. Seal tehakse allärgnevad asendused Z15 asendatakse rahavoo koodiga 15 ja functional area väli tehakse bilansikontodel tühjaks. 52

53 Kontole tuleb koostada siirdamise kanne kontole pearaamatus: F-02 Soovitav on märkida kontole osal linnuke lahrisse negative posting, siis on võimalik osades aruannetes välja saldeerida käibest parandatud summa. 53

54 2.4.2 Vara vastuvõtmise toimingud teiselt riigiasutuselt (ABSO) Accounting Financial acconting Fixed assets Postings Retirement ABSO Miscellaneous Eeldus! : Arvele võetava vara kaart peab olema eelnevalt loodud. 54

55 Company Code - Asutus Asset- Vara kaardi number Sub-number - Alamkaardi number Document date Dokumendi kuupäev Posting date Kande kuupäev Period Periood, kalendrikuu number Transaction type Transaktsiooni tüüp, kood. Z16 vara saamine teiselt riigiasutuselt. Z19 - Mitterahaline sihtfinantseerimine 55

56 Amount posted Vara soetusmaksumus Asset.val.date - Vara soetamise kuupäev Quantity - Kogus Offsetting acct - Vahekonto, vahekontona kasutame kontot Text Selgitav tekst Document type AA Vara dokument Assignement Selgitav tekst mille järgi on võimalus aruannetes otsida, sorteerida jne.. Reference Viide alusdokumendile, selgitus 56

57 Järgnevalt tuleb sisestada erinevate amortisatsioonide arvestamise jaoks vajalikud summad. Area 01 amount posted Põhiamortisatsiooni soetusmaksumus Ord.dep. 01- Arvele võtmise kuupäevaks arvutatud amortisatsioon Area 10 amount posted Välisabina saadud vara soetusmaksumus Ord.dep. 01- Arvele võtmise kuupäevaks arvutatud välisabina saadud vara amortisatsioon Analoogselt kirjeldatakase kõik sellele varale kehtivad erinevad amortisastioonid. - kuvab alljärgneva akna: 57

58 - Salvestame dokumendi 2.) Siirdamise kanne pearaamatu vahekontolt siirdekontole Transaktsioon F-03 58

59 Lisame kandele read koos vajalikke tunnustega PK 50 kontoga real sisesta tehinguparner. Selleks vajuta nupule More data 59

60 Kui read koostatud valime Simulate tulemusena lisatakse automaaatne kanne reale Klikates tööriistaribal ikoonile salvestame. Salvestamise tulemusena konteeritakse tehing pearaamatusse. 60

61 2.5 Mitterahaline sihtfinantserimine (üleandmine) (ABAVN) Accounting Financial acconting Fixed assets Postings Retirement ABAVN Asset retirement by scrapping Kasutame vara üleandmiseks sihtfinantseerimine) tehingu tüüpi Transaction type Z24. (Mitterahaline 61

62 - salvestame FB03 disply document 62

63 Kontrollime tunnuste õigsust special purpose ledgeri dokumendil 2.6 Vara mahakandmine Tavaline mahakandmine (mitte müük) (ABAVN) Accounting Financial acconting Fixed assets Postings Retirement ABAVN Asset retirement by scrapping Kasutame vara mahakandmiseks transakstiooni tüüpi Transaction type Z12. 63

64 Document date- Dokumendi kuupäev Posting date- Kande kuupäev Asset val.date - Kuupäev millise seisuga arvestatakse jääkväärtus Text Selgitav tekst 64

65 Kontrolli kannet simulatsiooni ikooni abil: Salvesta tehing.. 65

66 2.7 Mass mahakandmine (mitte müük) kasutades WorkListi (AR01) Accounting Financial acconting Fixed assets Environment Worklist AR01 Generate Massmahakandmine on kaheetapiline protsess. Esmalt tuleb luua nimekiri mahakantavatest varadest. Seejärel käivitatakse mahakandmise protsess. Mahakandmiseks kasutakase standardset aruannet Asset balances 66

67 Aruande määranguaknas on soovitav määratleda võimalikult täpselt aruandesse kuvatavad mahakandmisele minevad varad. See lihtsustab oluliselt mahakandmist, sest siis ei ole vaja varasid kustutada ega lisada worklisti. Vajalikud määrangud tehtud käivita aruanne. 67

68 Loo kuvatud aruandest mahakantavate varade nimekiri (WorkList). Selleks klõpsa hiirega aruande tööriistaribal asuvat nuppu või vajuta Ctrl+Shift+F8. Nimeta moodustatav Worklist ja vali nimekirjast protsessimise tüübiks Retirement without revenue. Vajuta Enter klahvi. Seejärel tuleb sisestada mahakandmise kannetega seotud kuupäevad ja tehingu tüüp. Tehingu tüübiks määra Z12. 68

69 peale väljade täitmist ja Enter vajutamist väljastab süsteem teate Worklisti moodustamise kohta : See number kirjuta omale üles. Massmahakandmise käivitamine: Accounting Financial acconting Fixed assets Environment Worklist AR32 Edit 69

70 Sisesta eelnevalt üles kirjutatud number väljale WorkList. Kui oled kindel, et kõik aruandes kuvatud varad on vaja maha kanda, siis vali tööribalt Peale WorkListi releasimist käivitatakse mahakandmise protsess ja koostatakse finantskanded. Peale varade mahakandmist saab WorkList statuseks Completed. 2.8 Vara müük Üksiku vara müük kliendile (F-92) Accounting Financial acconting Fixed assets Postings Retirement Retirement with revenue F-92 with customer Dokumendi tüübiks määrata DV - Vara müük 70

71 esimene rida PK 01 määrata kliendi kood ja muud temaga seonduvad müügiks vajalikud väljad teine rida PK 50 + müügikonto + linnuke lahrisse asset retiment (vara mahakandmine) 71

72 märkida kindlasti linnuke lahrisse Asset retirement vara mahakandmine 72

73 Trans.type Transaktsiooni tüüp Z02 AsstVal date Selle kuupäeva seisuga arvutatakse vara jääkväärtus Compl.retiremnt Vara kantakse maha täielikult (100%) Lisada vajalikele ridadele tehingupartnerid: Klikka hiirega vajalik rida lahti ning vali ekraani ülaosast ikoon More data 73

74 Kui ridadele on vajalikud tunnused lisatud salvesta Massiline varade müük WorkListi abil (AR01) Accounting Financial acconting Fixed assets Environment Worklist AR01 Generate Worklisti koostamisel ja releasimisel järgida juhendi punktis 3.2. kirjeldatud juhiseid 74

75 Vara kande tüübina kasutame tehingui tüüpi (transaction type) Y02 vara müük rahavoo koodiga Z02 (kasumiga müük) 75

76 Sales revenue (net) varade summaarne jääkväärtus müügihetkel. Trading partner Tehingupartner. Lisatakse igale kandereale. Saldoandmikus kontodelt milledel ei ole nõutud tehingupartnerit see väli tühjendatakse. Seejärel releasida worklist (v.t juhendi punkt 2.2.) Lõpptulemusena koostatakse kanne : Täiendavalt tuleb kliendile koostada müügiarve (F-22). 76

77 2.9 Põhivara arvele võtmine ettemaksuga (F-43) Eeldus: registreeritud ettemaks: 1) Põhivara soetamine (F-43) Rida 1: Pk 31 + hankija see osa võlgnevusest, mille tasume hankijale 77

78 Rida 2: Pk 70 + põhivara+ transaktsiooni tüüp Z23. Võtame arvele põhivara selle osa, mis tasuti ettemaksuga Rida 3 Pk 70 + põhivara + transaktsiooni tüüp Z70. Võtame arvele selle osa põhivarast, mis ei ole tasutud ettemaksuna. 78

79 Rida 4: Ettemaksu kinnikandmine PK: 39 + Hankija + Special indikaator A Transaktsiooni tüüp (rahavoo kood) Z23 Salvestame dokumendi Eelnevalt saab dokumendi kõiki ridu vaadata, valides ekraani ülaservas asuvast menüüst Document Simulate 79

80 Special purpose ledgeris eemaldatakse kandelt mittevajalikud tehingupartnerid ja tegevusalad. Ettemaksu ja ostuarve kliirimine Transaktsioon F-44 80

81 Koostatud dokument seob kokku ettemasku ja ostuarve dokumendi. Konteeringut pearaamatusse ei koostata. Transaktsiooniga FB03 Dispaly document saab vaadata koostatud dokumenti 81

82 Valides ekraani ülaservas asuvast menüüst Envirionment Payment usage kuvatakse dokumendid, mis kliiringuga ära seoti. 82

83 2.10 Põhivara soetamine lõpetamata ehituse kontolt (F-43) Kõigepealt peab olema loodud vara kaart (AS01 juhendis punkt 1.1) Accounting -> Financial Accounting -> Account Payable -> Documents entry -> Other-> F-43 Invoice Põhivara soetuseks on ainus võimalus läbi hankija. Kuna antud juhul pole hankija vajalik, siis tuleb kanne teha läbi fiktiivse hankija. Valitava hankija tehingupartneri kood peaks olema sama, mida on vaja vara soetuse kandele. Enne dokumendi salvestust kustutatakse hankijaga seotud rida ära ja hankijaga vara ei seota. Document Date- dokumendi kuupäev Posting Date- kande kuupäev Rida 1 on Kohustuse rida: 83

84 PostKey - 31 kandevõti Account - hankija kood. Siin on tähtis jälgida, et oleks õige tehingupartnerikood. Selle hankija kaardil olev tehingupartneri kood läheb külge ka vara soetuse kandereale. Amount- summa panna 1 kroon (hiljem läheb see rida kustutamisele, summa pole tähtis) Panna sellele reale ka muud tunnused 84

85 Fund Func. Area Funds Ctr Rida 2 on Vara arvele võtmine: PstKy - Kandevõti 70 Account - Vara number Trans.type - Z23 -Põhivara ümberklassifitseerimine 85

86 Amount soetusmaksumus Tax code käibemaksukood SI (ilma käibemaksuta) Panna ka muud vajalikud kontolaiendid 86

87 Rida 3 Lõpetamata ehituse konto rida Jällegi vajalik Z23. 87

88 Lisada vajalikud tunnused Seejärel minna Document -> Simulate menüüsse. SAP näitab 3-realist dokumenti, mille 1. real on 1-kroonine summa.. Tuleb minna 1. reale topeltklikiga ja summa ära kustutada. 88

89 Selle kustutamise peale tuleb teade See oligi eesmärk. Kui kanded on korras, tuleb salvestada dokument. 89

90 3 Põhivarakannete parandamine Nii nagu kogu SAP süsteemis ei ole ka Põhivaraarvestusmoodulis võimalik raamatupidamiskandeid parandada. Kui soovitakse mingil põhjus muutusi juba salvestatud dokumenti siis paraku ainsaks võimaluseks on väära kande storneerimine ning uue, juba korrigeeritud dokumenti kirjendamine süsteemi. Kreeditkannete kirjendamine on suurelt jaolt automatiseeritud, st. kasutaja ei pea teadma täpselt parandatava dokumendi parameetreid, piisab vaid sellest, et teatakse millise põhivaraga on tegemist millele kinnistatud kannet soovitakse krediteerida. Süsteem eristab kas kreeditkannet soovitakse lõpetamata põhivara kapitaliseerimis- või mingisugusele muule põhivaradokumendile. Sellest johtuvalt on ka kaks erinevat tegevust. 3.1 Põhivaradokumendi annulleerimine (AB08) Accounting Financial acconting Fixed assets Postings Reverse document AB08 Other asset document Transaktsiooni lühikood - AB08 Avaneb alljärgnev aken Väljade seletused Eestikeelne vaste Selgitus Company code Asutuse tähis Asutuse tähis, mille varade arvestuses asub vara kaart Asset Kaardi number Põhivahendi kaardi number mida soovitakse storneerida Sub-number Alamkaardi number Põhivahendi alamkaardi number mida soovitakse 90

91 storneerida. Esmalt valitakse põhivahend millega seotud kannet soovitakse storneerida, ning finantsaasta, kus vastav kanne asub. Vajutades seejärel <ENTER> kuvab süsteem vastavalt valikule dokumentide nimekirja. Nüüd vali kanne mida soovid storneerida ning vajuta F6 või klõpsa hiirega, süsteem kuvab nüüd standardse finantsdokumendi storneerimise akna, kus tuleks ka määrata storneerimise kuupäevad ja põhjused. 91

92 Salvesta dokument klõpsates hiirega tööriistaribal salvestamise nuppu, või vajutades klaviatuuril CTRL+S. Õnnestunud salvestuse korral kuvab süsteem inforibal salvestatud dokumendi numbri. 92

93 4 Amortisatsiooni arvutamine Amortisatsiooni arvutamine süsteemis on kaheosaline protsess. Esiteks määratakse parameetrid mille alusel süsteem arvutab amortisatsioonisummad, kirjendab summad varade arvestuse moodulis (AA) ja loob raamatupidamiskannete alusdokumendi. Teise sammuna kirjendatakse eelnevalt moodustatud alusdokumendi põhjal arvutatud amortisatsioonisummad raamtupidamisse (FI-GL). 4.1 Amortisatsiooni parameetrite määramine (AFAB) Accounting Financial acconting Fixed assets Periodic processing Depreciation AFAB-Excecute Transaktsiooni lühikood (Transaction Code)=AFAB 93

94 Parameetrite sisestamine ja dokumendi konteerimine Seda tegevust on soovitav teostada ühe korra kuus, kui kõik tehingud põhivaraga on teostatud. Kui väheväärtuslike varade soetus kantakse vahekontole , siis amortisatsiooniarvestuse käigus kantakse väikevahendi väärtus soetuskuu lõpukuupäevaga kuluks (konto 55..). Amortisatsiooni on võimalik ka mitu korda kuus arvutada. Kasutaja peab parameetrites määrama: Company Code: Asutuse koodi kuhu kuuluvatele põhivaradele soovitakse amortisatsiooni arvutada. Posting period: periood millesse kanded sooritada. Reason for posting run: Planned posting run: esmakordne amortisatsiooni arvestamine selles perioodis Repeat run: juhul kui peale amortisatsiooni arvestamist on tehtud muutusi siis peab kasutama seda valikut. Repeat run i saab teha ainult sellesse kuusse kuhu viimati arvestati ja konteeriti amortisatsioon. NB!Eelnevatesse kuudesse amortisatsiooni parandusi enam teha ei saa. Test run: kui on valitud siis tähendab see seda, et kasutaja tahab veenduda andmete õigsuses enne kui ta salvestab parameetrid. List assets - Kui panna linnuke väljastatakse amortisatsiooni arvestuse kontrollaruanne varade lõikes, kui ei siis klassi lõikes. Oluline on see määrata testimise faasis. Main asset number Vara number (-rid) milledele soovid amortisatsiooni arvestada. NB! Saab määrata ainult Repeat run-s ja Test run s Asset subnumber Vara alamnumber (-rid), milledele soovid amortisatsiooni arvutada. NB! Saab määarta ainult Repeat run-s ja Test run s Kui kogu vajalik informatsioon on sisestatud peab kasutaja valima menüüst: 94

95 Seejärel peab kasutaja tegema mõned trükkimise ja amortisatsiooni arvestamisega seotud määrangud. Juhul kui kasutaja andmetes ei ole määratud vaikimisi trükkalit, peab kasutaja selle määrama. Kui sa ei tea millist trükkalit kasutada, pöördu oma süsteemiadministraatori poole. 95

96 Määra trükkal ja muud trükiparameetrid. Kui sa ei soovi aruannet väljastada trükkimiseks, siis jälgi, et Time of print lahtris oleks märgitud Send to SAP Spooler Only ning jätka protsessi vajutades ENTER või klõpsates hiirega. Seejärel pead määrama millal soovid alustada amortisatsioonikannete kogumi moodustamisega: 96

97 vali algusajaks Immediate (Kohe) klõpsates hiirega määrang vajutades CTRL+S või klõpsates hiirega. Inforibal kuvatakse teade, ning salvesta oma Seda kas background job on töö lõpetanud saad kontrollida transaktsiooniga SM37. Või valides System> Own Jobs (Arvestama pead sellega, et menüüst valides avatakse uus SAPi sessioon) Või valides Klikka Klikka Kui job i status on Finished, siis on ta lõpetatud ja võib minna amortisatsiooni arvestuse tulemusi vaatama. Kui status on Active töös, siis tuleb veel oodata kuni protseduuri 97

98 statuseks saab Finished. Selleks, et seda näha tuleb ekraani pilti värskendada klikates ikoonil. Kui käivitasid amortisatsiooni arvestuse test run ga ja backgroundis saad tulemusi vaadata transaktsiooni SP02 abil või valida menüüst Avatakse meie poolt trükkimiseks saadetud dokumendid ja aruanded. Viimasena trükkimiseks saadetud dokument on nimekirjas esimene. Varade amortisatsiooni leiad üles selle järgi, et Title väljas on nimetuses alati RAPOST2000. Tähista valik Linnukesega ning klikka prillidega ikoonil. Kuvatakse amortisatsiooni arvestuse aruanne. Kui aruanne on pikem kui 10 lehekülge tuleb muuta seadistusi klikates ikoonil 98

99 ja määrata järgmised vaadatavad leheküljed. Display area : From page alates lehekülg To page kuni leheküljeni. Üle 10 lehekülje ei ole soovitav valida. 99

100 4.2 TEST RUN onlines (AFAB) Varade test run i võib teostada ka Onlines (arvestama peab 1000 vara piiranguga) Kui on märgitud linnuke lahtrisse List assets, väljastatakse varade aruanne varade lõikes, kui linnuke puudub, siis Account determination põhivara klassiga seotud kontogruppide lõikes. 100

101 Plan. Amt antud aastas planeeritud terve aasta amortisatsioon Amount Posted antud aastas juba konteeritud amortisatsioon Amount TBP antud kuus konteeritav amortisatsioon Cumul. Amt antud kuu seisuga akumuleeritud kulum (Amount Posted + Amount TBP) Klikates dokumendi numbril saab vaadata milline kanne planeeritakse teha finantsmoodulisse. 101

102 4.3 Amortisatsioonikannete kirjendamine raamatupidamisse (AFAB). Kui Test Run i tulemused olid edukad käivitada amortisatsiooni arvestus ilma test linnukeseta ja backgroundis. Edasi on kõik analoogne test run backgroundis protseduuridele. NB! Amortisatsiooni arvestuse protseduuri saab käivitada ainult backgroundis. V.t Parameetrite sisestamine ja alusdokumendi loomine. 4.4 Koostatud amortisatsioonikannete vaatamine (AFBP) Accounting Financial acconting Fixed assets Periodic processing Depreciation AFBP-Create Log Transaktsiooni lühikood: AFBP 102

103 Company code: Asutuse kood Fiscal Year : Aasta Posting Period : Kande periood, kuu Main Asset number : Põhivara kaardi number Asset Subnumber : Põhivara alamkaardi number List assets: Kanded kuvatakse iga üksiku vara kaardi lõikes Kui soovitud parameetrid on määratud, siis käivita aruanne klikates ikoonile valides F8. või 103

104 Klikates dokumendi numbril avatakse koostatud dokumentide aken: Accounting document Pearaamatu dokument Spec.purpose ledger Saldoandmiku dokument Controlling document Kuluarvestuse dokument Valides soovitud dokumendi välja ja kinnitades valikut enteriga kuvatakse vastava mooduli dokumendi read. 104

105 5 Vara etikettide trükkimine (beta) Vara etikettide trükkimise funktsionaalsus ei ole hetkel veel lõpuni välja töötatud, käesolevaks hetkeks on trükkimine võimalik kuid lähitulevikus on plaanis funktsionaalsust ja kasutajasõbralikkust parandada. Eeltingimused. Selleks, et käesoleva funktsionaalsusega edukalt trükkida varade etikette, peab kasutaja tööjaama operatsioonisüsteemiks olema mistahes Windows versioon, ning tööjaama C kettal kataloogis C:\SAP peab asuma fail print.bat mille sisuks on vaid üks käsurida: TYPE %1. (Funktsionaalsust ei ole testitud terminali kliendil). Kasutaja tööjaama primaarsesse trükkaliporti peab olema installeeritud ribakooditrükkal DATAMAX. Lühikood = ZASBC 105

106 NB: Kuna tegemist on spetsiaalfunktsionaalsusega, siis SAPi standardmenüüst vastavat punkti ei leidu. Avanenud aknas sisesta vara numbrite vahemik ning firmakood, millele soovitakse etikette trükkida ning käivita aruanne vajutades F8 või klõpsates hiirega. Seejärel palub süsteem sisestada trükifaili nime (tulevastes versioonides see samm kaob), sisesta sinna C:\SAP\PRINT.TXT ning vajuta ENTER. Vastavalt etteantud numbrivahemikule trükitakse varade etiketid. Vara etiketile trükitakse alljärgnev informatsioon: vara klass vastutav kulüksus (resp cost center) vara nimetus (description) asset main no. text Vöötkoodis on asset number ja viimased 4 kohta on alamnumbri (subnumbri) jaoks. 6 Aruanded Varade arvestuse mooduli standardaruanded on koondatud moodulisse ühe alajaotuse alla kokku. Accounting Financial acconting Fixed assets Info system Reports on Assets Accounting Valmis aruanded leiad jaotusest Reports on Asset Accounting ning vahendid aruannete muutmiseks ning uute tegemiseks alajaotusest. Accounting Financial acconting Fixed assets Info system Tools. 6.1 Varade saldod 106

107 Varade saldod on omakorda jaotatud kolme eri rühma: 1) Saldod Balance Lists, 2) Inventuurilehed Inventory lists, 3) Liisingvara Leased Assets. Tähtsaim ja enimkasutatavaim aruanne varade arvestuses on kindlasti varade saldo nimekiri. Selle leiad siis alajaotusest Balance Lists -> Asset Balances. Kõik kaheksa aruannet, mis sellest jaotusest leiduvad on tegelikult üks ja sama nimekiri millel on kasutamise hõlbustamiseks omistatud erinevaid vaikimisi valikukriteeriume. Nendest valikutest kõige laialdasem on esimene...by Asset Number mida nüüd lähemalt vaatamegi. Aruande standardne valikuaken näeb välja järgmine: 107

108 Tähtsamad valikukriteeriumid põhivaraaruannetel Report date. Aruanne seisuga Tavaliselt tähendab, et arvesse võetakse juba toimunud ja planeeritavaid kandeid (amortisatsioon) Depreciation area Erinevad kulumiarvestuseviisid Sort version Erinevad sorteerimis- ja grupeerimiskriteeriumid Valik List Assets...or main numbers only...or group totals only Kuva aruandes väärtused iga kaardi kohta eraldi Kuva aruandes väärtused summerituna põhikaartide tasemele Kuva ainult vahesummad vastavalt jaotusele väljas Sort version kuni selle hetkeni Valiku all on Z-ga algavad versioonid vastavalt vajadustele juurde tehtud Juhul kui vahendil on alamkaarte siis neid eraldi ei kuvata vaid nende summad lisatakse põhikaardi summadele 108

109 Current book value Tegelik raamatupidamislik väärtus Kuvatakse tegelikult konteeritud amortisatsiooni mitte planeeritavat. Kui aruande tööriistaribal on aktiivne nupp, siis tähendab see seda, et osa selektsioonivälju on peidetud. Kui nüüd seda nuppu vajutada siis avaneb meil palju täpsem võimalus oma kuvatava nimekirja selekteerimiseks. 109

110 Määra valikukriteeriumid ning käivita aruanne. Aruanne ise näeb välja järgmine: Tulpade selgitused Asset Kaardi number Sub. Alamkaardi number Cap.Date Kapitaliseerimis kuupäev Acquisition value Soetusmaksumus Accum.dep Akumuleerunud kulum Aruande seisuga Book val. Jääkväärtus Aruande seisuga 6.2 Standardne inventuuri nimekiri Sarnaselt saldodele koondatud alajaotusesse Inventory Lists. Sealt leiame edasise alajaotuse Physical inventory List, mille all on neli aruannet. Nagu ka saldoaruanded nii ka Inventuurilehtede aruanded on tegelikult sama nimekiri kuid vaikimisi erinevate valikumäärangutega. Peamine neist (.by Cost Center) grupeerib nimekirja osakonnapõhiselt. 110

111 6.3 Liisingvarad Kuna liisitud varadel puudub raamatupidamislikus mõistes väärtus siis on nende tarbeks oma aruanded. Liisitud varade aruannetes kuvatakse vaid neid varasid mille kaartidel on täidetud Liisingu vaheleht. Standardne liisingvara S_ALR_ Leasing nimekiri näitab meile nimekirja renditud varadest koos mõningate lepingu andemete ning rendimakse suurusega. 111

112 Aruande käivitusaken on sarnane varade saldode aruannetele, lisandunud on mõned väljad lepingute kohta. Määra milliseid andmeid soovid näha ning käivita aruanne. Aruandest on näha: Asset Sno. Asset description Partners Lease number Start date Lease Payment amount Kaardi number Alamkaardi number. Selgitus/nimetus/kirjeldus Liisingfirma Lepingu number Lepingu alguskuupäev Maksete tihedus Rendimakse suurus 6.4 Muud vajalikud aruanded Vahendi väärtuste kaart Asset History Sheet 112

113 Aruanne kuvab põhivara info vara soetamisest kuni mahakandmiseni: soetused, üleviimised, kogunenud kulumid, jääkväärtused jne. 113

114 6.4.2 Vahendite soetused 114

115 6.4.3 Vahendite mahakandmised 115

116 6.4.4 Kapitaliseerimata kaartide nimekiri Põhivarade inventuuri nimekiri (detailsem) Päringud Finants Põhivara Y_RHM_ Põhivara inventuuri nimekiri Aruandes kuvatakse varad, milledel on vara kaardil linnuke lahtris Include asset to inventori list (vara kuulub inventeerimisele). 116

117 6.4.6 Liisitud vara Päringud Finants Põhivara Y_RHM_ Liisitud vara Informatiivne aruanne liisitud varade kohta. 117