FINANTSRAAMATUPIDAMISE PROGRAMMI. Me rit Aktiva KASUTAMISE JUHEND

Transcription

1 FINANTSRAAMATUPIDAMISE PROGRAMMI Me rit Aktiva KASUTAMISE JUHEND Mai 2000

2 2 SISUKORD Sissejuhatus...1 Käesolevast juhendist...2 Programmi installeerimine...4 Märkused arvuti konfiguratsiooni kohta...5 Töö alustamine Püsiandmete sisestamine ja parandamine Osakonnad Kontoplaan Kannete koodid Kliendid Hankijad Pangad Kulukohad Projektid Hooldus Firma andmed Perioodid Printerid Maksud Programmi töö üldised parameetrid Dokumentide numbrid Erikontode määramine Kasutajate õigused Sorteerimine Andmebaaside paiknemine Kontroll ja kustutamine Andmebaaside kontrollimine Märgitud kannete kustutamine Aktiva-passiva tasakaalu kontrollimine Märgitud kirjete kustutamine Andmebaaside struktuuride kontrollimine Info programmi kohta Varukoopia tegemine Taastamine varukoopiast Pearaamatu kanded Kannete tegemine Kannete parandamine Pangadokumendid Maksekorraldused Maksekorralduste tegemine Maksekorralduste register...53

3 Maksekorralduste andmebaas Maksenõuded-korraldused Maksenõuete-korralduste tegemine Maksenõuete-korralduste register Maksenõuete-korralduste andmebaas Tðekiregistrid Tðekiregistrite tegemine Tðekiregistrite register Tðekiregistrite andmebaas Arved Arvete tegemine Arvete aruanded Arvete andmebaas Panka sularaha sissemaksu order Orderi tegemine Orderite andmebaas Arveldused klientide ja hankijatega Arvelduste andmebaas Arvelduste tunnused Arvelduste aruanded Klientide/hankijate saldod Käibeandmik klientide/hankijate lõikes Detailne aruanne Maksmata arvete aruanne Ühe allika detailne aruanne Klientide võlad kuude lõikes Maksekohustuste aruanne Tähtaegselt makstud arvete aruanne Filtreeritud aruanne Arvelduste sulgemine Kuude ja aastate sulgemine Aruanded Kassaraamat Kontod Käibeandmik Kanded (päevaraamat) Bilanss Pearaamat Isetehtud aruanded Tegevused isetehtud aruannetga Isetehtud aruande osad Isetehtud aruande rea elemendid Kulukohtade ja projektide aruanded Põhivahendite arvestus Põhivahendite arvestusega seotud püsiandmed Põhivahendite grupid Põhivahendite alagrupid...99

4 Väljamineku liigid Vastutajad Asukohad Hooldus Perioodid Põhivahendite sorteerimine Põhivahendite ümberhindlused Programmi töö üldised parameetrid Märgitud kirjete kustutamine Põhivahenditest varukoopia tegemine Põhivahendite taastamine varukoopiast Põhivahendite andmebaasid Põhivahendite kartoteek Väljaläinud põhivahendid Kartoteegi puhastamine Kuu lõpetamine Aasta lõpetamine Põhivahendite aruanded Põhivahendite kartoteek Amortisatsiooni aruanne Väljaläinud põhivahendite aruanne Sissetulnud põhivahendite aruanne Sissetuleku ja väljamineku koondaruanne Ümberhindluse aruanne Inventuurilehed Programmi juhtimine Aruannete vaatamine ekraanil, trükkimine, salvestamine faili ja eksportimine Aruannete vaatamine ekraanil Aruannete trükkimine Aruannete salvestamine tekstifaili Aruannete eksportimine Printeri vahetus Programmi juhtimine klaviatuuri ja hiirega Lisa 1. Näidiskontoplaan Kontaktandmed 125

5 1 SISSEJUHATUS Programm "Merit Aktiva" on finantsraamatupidamise programm koos arvete ja maksekorralduste koostamise ning ostu-müügireskontroga (arveldustega). Programm võimaldab koostada vabalt kontoplaani, jagada firma osakondadeks, teha pearaamatusse liht-, liit ja kompleksliitkanded, trükkida kassa sissetuleku ja väljamineku ordereid, kassaraamatut, maksekorraldusi, arveid ja palju erinevaid aruandeid. Võimalik on maksekorralduste kandmine otse pangaside programmi. Aruannete tegemise süsteem on väga paindlik, sisaldades peale standardaruannete ka generaatori, millega saab aruandevorme ise juurde teha. Programm töötab stabiilselt kõikides levinud arvutivõrkudes, võimaldades töötada paralleelselt paljudel kasutajatel. Programmi "Merit Aktiva" kasutamine vähendab oluliselt raamatupidamisega seotud töö hulka ning tagab igal hetkel vajaliku ülevaate firma finantsseisust. Programm võib töötada täiesti iseseisvalt, kuid soovi korral saab teda erinevatel viisidel ühendada firma "Merit" laoarvestuse programmiga "Merit Ladu", sõidulehtede programmiga "Merit Auto" (reisijateveol "Merit Buss") ja palgaarvestuse programmiga "Merit Palk". Täiendava moodulina on programmi juurde integreeritav ka põhivahendite arvestus. Programmi projekteerimisel ja koostamisel on erilist tähelepanu pööratud järgmistele omadustele: 1. Programmi struktuur ja kasutamine peab olema lihtne ja arusaadav. 2. Dokumentide põhjal kannete tegemine peab olema maksimaalselt kiire ja lihtne. 3. Kuna programmi kasutajate vajadused on väga erinevad, siis peab olema võimalik töökeskkonda endale sobivaks kujundada, samuti peab aruannete valik olema piisavalt suur. 4. Programm peab stabiilselt töötama arvutivõrkudes, võimaldades kõiki põhilisi tööoperatsioone teha samaaegselt mitmel kasutajal. MÄRKUS 1: Meriti logo on AS Meriti Tarvkara kaubamärk. Mitmed teised juhendis kasutatavad firma- ja tootenimed on vastavate firmade kaubamärgid ( ) või registreeritud kaubamärgid ( ). MÄRKUS 2: Kõik juhendis esinevad firma- ja isikunimed on välja mõeldud. Võimalikud kokkulangevused tegelikult eksisteerivate firmade ja isikutega on juhuslikud. 1

6 2 KÄESOLEVAST JUHENDIST Juhend algab punktiga PROGRAMMI INSTALLEERIMINE. Kui installeerimine on juba tehtud, siis võite selle punkti vahele jätta. Igal juhul lugege läbi punkt TÖÖ ALUSTAMISE JÄRJEKORD, kuna seal kirjeldatakse kõiki ettevalmistavaid operatsioone, mis tuleb ära teha enne igapäevase dokumentide sisestamise juurde asumist. Selles punktis kirjeldatakse muuhulgas kannete jms. liigitamise võimalusi, mis on ülevaatlike ja selgete aruannete saamiseks äärmiselt oluline. Liigituste tegemisel pidage silmas, et alati on väga lihtne kõikvõimalikesse andmebaasidesse (näiteks kande koodid, osakonnad, kliendid, hankijad) uusi kirjeid lisada, hoopis keerukam aga olemasolevat süsteemi põhjalikult muuta. Edasine juhendi liigitus vastab programmi menüüde struktuurile, iga menüüs olev valik on esitatud eraldi punkti või alapunktina. Teksti kohta käivad kokkulepped on järgmised: - kui kirjeldatakse programmi sellist kohta, mis nõuab Teie poolt teksti sisestamist, siis vastav sisestatav tekst on esitatud järgmises kirjaviisis: CD \RP - kui on vaja vajutada ühele klahvile, siis on see esitatud nii: ENTER F7 - kui on vaja valida klahvide kombinatsioon (s.t. vajutada klahvid alla üheaegselt), siis on see esitatud nii: Ctrl+N ALT+Ctrl+C Ctrl ja N üheaegselt Alt, Ctrl ja C üheaegselt - failide nimed esitatakse nii: KLIENDID.DBF - viited programmi menüüvalikutele esitatakse suurtähtedega, allmenüüd eristatakse põhimenüüdest kaldkriipsuga, näiteks: PÜSIANDMED/HOOLDUS/ANDMEBAASIDE PAIKNEMINE või vahel ka väiketähtedega, kuid sel juhul nurkade vahel, näiteks: <Salvestada>. - oluliste kohtade esiletõstmiseks kasutatakse nii rasvast kirja kui ka kursiivi. 2

7 3 Juhendi kasutamisel arvestage, et enamasti on programmi areng juhendi jooksvast seisust sammu võrra ees. Seega võite arvatavasti leida programmist võimalusi ja vahendeid, mida käesolevas juhendis kirjeldatud ei ole. Alati pidage meeles, et igas protseduuris kasutatavad juhtklahvid on kirjeldatud ekraani või akna alumisel äärel. Vajaduse korral helistage meile ja küsige nõu. Anname oma parima, et programm töötaks laitmatult ja tõrgeteta. 3

8 4 PROGRAMMI INSTALLEERIMINE Programm paikneb kahel 3.5 tollisel HD arvutikettal. Esimesel kettal on programm ja tühjad andmebaasid, teisel kettal on abifail, mis on ühine kõigile firma "Merit" programmidele. Installeerimine tehke sellises järjekorras: 1. Kui töötate operatsioonisüsteemi DOS keskkonnas, siis alustage punktist 2. Kui kasutate operatsioonisüsteemi Windows 95, siis käivitage valiku START/PROGRAMS alt Command Prompt. 2. Tehke programmi jaoks kõvakettale kataloog. Kataloogi nimi on vaba, kuid edaspidi eeldame, et paigutate programmi kettale C: kataloogi MERIT\AKTIVA. Kui kasutate mõnda teist ketast või teise nimega kataloogi, siis tehke edaspidises tekstis vastavad asendused. Kataloogi tegemiseks võite kasutada DOS-i käsku: MD \MERIT 3. Minge eelmises punktis tehtud kataloogi, kasutades selleks DOS-i käsku: CD \MERIT 4. Tehke programmi jaoks alamkataloog: MD AKTIVA 5. Minge eelmises punktis tehtud kataloogi, kasutades selleks DOS-i käsku: CD AKTIVA 6. Kui kasutate programmi koos põhivahendite arvestuse mooduliga, siis tuleb teha kataloog ka põhivahendite arvestuse jaoks: MD PV 7. Pange ketas programmiga "Merit Aktiva" oma arvuti kettaseadmesse ning kopeerige seal olevad failid kõvakettale, kasutades selleks DOS-i käsku: COPY A:*.* C:\MERIT\AKTIVA 8. Korrake kopeerimist Raamatupidamisprogrammide abikettaga, selleks pange vastava märgistusega ketas oma arvuti kettaseadmesse ja toksige sisse käsk: COPY A:*.* C:\MERIT\AKTIVA 9. Kui kasutate programmi koos põhivahendite arvestuse mooduliga, siis kopeerige ka selle mooduli failid: 4

9 5 COPY A:\PV\*.* C:\MERIT\AKTIVA\PV 10. Minge programmi põhikataloogi, kasutades selleks DOS-i käsku: CD \MERIT\AKTIVA 11. Käivitage programm R.EXE, mille tulemusena pakitakse samasse kataloogi lahti fail RP.EXE, mis ongi käivitatav programmifail. Kui Te ei kasuta programmi arvutivõrgus, siis on installeerimine nüüd lõppenud. Programmi saate käivitada DOS-i käsuga RP.EXE. 12. Kui töötate kasutate operatsioonisüsteemi Windows 95, siis käivitage valiku START/PROGRAMS alt Windows Explorer ja tõstke viit kataloogis C:\MERIT\K-LADU olevale programmile K-LADU.EXE oma tööekraanile. 13. Kui kasutate programmi arvutivõrgus, siis installeeritakse programm enamasti ainult serverisse ja kõik kasutajad käivitavad programmi otse serveri kõvakettalt. Siin peate jälgima, et ühelgi ajahetkel ei ületaks programmi üheaegselt kasutavate isikute arv ostetud litsentside arvu. MÄRKUS TURVASÜSTEEMI KOHTA: Kui programmi turvasüsteem on sisse lülitatud, siis on programmi käivitamisel iga kord vaja sisestada oma kasutajanimi ja parool. Algselt on programmi sisse kirjutatud üks kasutaja, kelle nimi on admin ja parool samuti admin (tähenduses süsteemi administraator, mõlemad väikeste tähtedega). Pärast töö alustamist muutke parool ära, kuid kasutaja admin jääb alati alles ja tal on sõltumata kasutajaõigustega tehtud määrangutest alati kõik õigused, s.t. admin -i õigusi ei saa piirata. OLULISED MÄRKUSED ARVUTI KONFIGURATSIOONI KOHTA 1. Programmi normaalseks tööks on vaja vähemalt 386-protsessoriga ja 8 MB operatiivmäluga (RAM) arvutit. 16 MB RAM ja hiir on soovitatavad. Lisaks sellele tuleb arvestada järgnevate punktide nõudeid. 2. Failis CONFIG.SYS peab olema rida: FILES=<number>, kus <number> on vähemalt Kui failis CONFIG.SYS on rida DEVICE=...\EMM386.EXE, kus punktiiri asemel on tavaliselt C:\DOS või C:\WINDOWS, siis on soovitav kirjutada selle rea lõppu parameetriks NOEMS, seega siis peaks rida olema (see punkt kehtib ainult siis, kui töötate operatsioonisüsteemi DOS keskkonnas): DEVICE=...\EMM386.EXE NOEMS 5

10 4. Kui arvutil on 8 megabaiti operatiivmälu (RAM) ja kasutate mingit kõvaketta tööd kiirendavat programmi (cache), näiteks SMARTDRV.EXE, siis selle programmi puhvri suurus ei tohi 8 MB RAM korral ületada 1024 kilobaiti. 6 Kui failis AUTOEXEC.BAT on rida...\smartdrv.exe, kus punktiiri asemel on tavaliselt C:\DOS või C:\WINDOWS, siis kirjutage selle rea lõppu parameetriks 1024, seega siis peaks rida olema (see punkt kehtib ainult siis, kui töötate operatsioonisüsteemi DOS keskkonnas):...\smartdrv.exe

11 7 TÖÖ ALUSTAMINE Enne igapäevase töö alustamist tuleb sisestada algseis ja määrata mõned töö stiili ja keskonda puudutavad parameetrid. 1. Määrake kuupäev, millest alates Te hakkate oma raamatupidamist pidama programmiga "Merit Aktiva". Selle kuupäeva seisuga peavad olemas olema kõikide kontode saldod, seega sobib tavaliselt mingi aruandlusperioodi (kuu, kvartali või aasta) esimene kuupäev. Kui sobiv alustamise aeg on kindlaks määranud, sulgege kõik perioodid kuni valitud perioodini. Näiteks kui otsustate alustada 1. aprillist, siis sulgege perioodid JAANUAR, VEEBRUAR ja MÄRTS. 2. Kui jagate oma firma osakondadeks, siis sisestage osakonnad osakondade andmebaasi. 3. Sisestage kontoplaan koos algsaldodega. 4. Sisestage kliendid ja hankijad (seda võib teha ka järgneva punktiga koos). 5. Sisestage klientide ja hankijate võlad. Selleks sisestage kõik klientide ja hankijate laekumata/maksmata arved arved arvelduste andmebaasi, kasutades võimalust sinna käsitsi kirjeid lisada. Sel juhul saame hiljem tavalisel viisil märkida nende laekumist. Sisestada tuleb ka osaliselt makstud arved, samuti ettemaksud. 6. Mõelge läbi kannete grupeerimise süsteem kande koodi alusel. Hea süsteem on näiteks selline, kus ühe või paari kande koodi alla on koondatud kõik ühes kaustas asuvatele dokumentidele vastavad kanded. Enamasti on igas firmas eraldi kaustad kassa, panga, klientide, hankijate, palgaarvestuse ja võib olla veel millegi jaoks. Vastavalt tuleks koodi järgi grupeerida ka kanded. Soovitav on kirjutada kande kood ka vastava kausta peale. Sellisel viisil kannete jagamine annab võimaluse kanne ja temale vastav dokument kiiresti üles leida ning loob dokumentide ja kannete vastavuses kindla süsteemi. Kande koodide andmebaasis võib olla ka selliseid koode (nn. reserveeritud koodid), mida programm kasutab automaatste kannete tegemiseks ja mida käsitsi kandeid tehes pole võimalik kasutada. 7. Valiku PÜSIANDMED/HOOLDUS/ERIKONTOD juures sisestage klientide ja hankijate kontod, mis loob sideme kontoplaani ja klientide/hankijate ning arvelduste andmebaasi vahel. 8. Vaadake üle programmi konfiguratsiooni puudutavad parameetrid. Nende alla kuuluvad valitud printer, dokumentide nummerdamise lähtekoht ja muud üldised parameetrid. Kui kasutate programmi koos laoarvestusega "Merit Ladu", siis kontrollige kindlasti, kas valiku PÜSIANDMED/HOOLDUS/ /ANDMEBAASIDE PAIKNEMINE juures on sisestatud viit laoarvestuse programmile. 7

12 1. PÜSIANDMETE SISESTAMINE JA PARANDAMINE Teksti liigendus käesolevas juhendis vastab ligikaudu programmi menüüde liigendusele, vajaduse korral on muudetud esitamise järjekorda. 8 Programmi põhimenüü koosneb neljast alajaotusest (rippmenüüst), need on Pearaamat, Püsiandmed, Aruanded ja Lõpp. Kui programm on installeeritud koos põhivahendite arvestusega, siis lisandub neile valik Põhivahendid. 8

13 Osakonnad Tööd programmiga tuleks alustada firma osakondade määramisest. Kui on soov pidada oma firma mingite alajaotuste kohta eraldi arvestust (täielikku või osalist), siis tuleb vastavad alajaotused määrata osakondadena. Iga osakonna kirjeldus koosneb osakonna koodist (üks täht või number) ja kirjeldusest. Kui ei ole vajadust firmat osakondadeks jagada, ka siis tuleb määrata üks osakond, mille koodiks sobib sel juhul tühik (üks tühi rida osakondade andmebaasis). Osakondade andmebaasi parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - toob ekraanile eraldi aknasse valitud osakonna koodi ja nimetuse, kus saab vajaduse korral parandada; Ctrl+N - uue osakonna lisamine (ekraanile tuleb aken, kus saab sisestada uue osakonna koodi ja nimetuse); Ctrl+T - osakonna kustutamine (enne kustutamist kontrollib programm, ega osakond pole kontoplaanis või kannetes kasutusel); F3 - osakondade nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab osakondade nimekirja parandamise. 9

14 Kontoplaan Firma raamatupidamise aluseks on kontoplaan, mida programm võimaldab vabalt koostada ja parandada. Programmiga koos saate soovi korral kaasa näidiskontoplaani, mida võite vabalt muuta või ka kustutada ja teha uue kontoplaani vastavalt oma ettevõtte vajadustele. Kontoplaan tuleks põhjalikult läbi mõelda, sest saadavate tulemuste detailsuse aste sõltub otseselt kontoplaani detailsusest. Peale kontoplaani aitavad ka kulukohad ja projektid detailsuse taset suurendada. Iga konto kirjeldus koosneb: 1. Konto number, mis on kuni 8-kohaline, võib peale numbrite sisaldada ka tähti ja muid märke. 2. Osakonna kood (vt Osakonnad). Iga konto on alati seotud ühe konkreetse osakonnaga. Kui kasutate antud kontot mitme osakonna all, tuleb nad sisestada kontoplaani erinevate ridadena. Kui on selliseid kontosid, mis ei ole otseselt seotud ühegi osakonnaga, vaid on nö. kogu firma omad (sageli näiteks kassa ja arveldusarve), soovitame need panna mõne juba olemasoleva osakonna alla või teha selliste kontode jaoks eraldi osakond, mille nimeks võiks tinglikult olla näiteks 'Keskosakond' või 'Üldine osakond'. Selliste kontode puhul võib ka osakonna välja tühjaks jätta, kui osakondade andmebaasis on tühi rida olemas. 3. Konto nimetus on vaba selgitus konto sisu kohta. 4. Tüüp -- konto tüübiks on analüütiline (detailne) või sünteetiline (üldine). Detailsele kontole saame teha kandeid, üldise konto saldod ja käibed aga moodustuvad tema allkontode käivetest ja saldodest. 5. Grupp -- konto grupiks on aktiva või passiva, mille tähendused on traditsioonilised. 6. Emakonto -- kui üldisel (sünteetilisel) kontol on allkontosid, siis tuleb nende allkontode juurde märkida emakontona see konto, mille allkontoks nad on. Mingi konto allkonto võib samal ajal olla mõne teise konto emakontoks. Näiteks kontol 01 võib olla allkonto 01-1 (01 on sel juhul sünteetiline konto ja 01-1 juurde tuleb emakontona märkida konto 01) ja kontol 01-1 võib omakorda olla allkonto (ka 10

15 on sel juhul sünteetiline konto ja juurde tuleb emakontona märkida konto 01-1). Detailseid (analüütilisi) kontosid võibki defineerida kui kontosid, millel pole allkontosid. 7. Algsaldo -- konto algsaldo. Saldod tuleb sisestada ainult detailsetele (analüütilistele) kontodele, programm kannab need kontoplaani parandamisest väljumisel ise sünteetiliste kontode juurde edasi, samuti kontrollitakse parandamisest väljumisel aktiva-passiva tasakaalu, kui tehti mõne konto lisamine või parandati mõnda saldot. 8. Tunnused, mis määravad konto seotuse kulukohtade ja projektidega. Kui vastav seos on vaba, siis saab kande sisestamisel selle kontoga kulukoha (projekti) siduda, kuid kulukoha (projekti) väli võib jääda ka tühjaks. Kui seos on kohustuslik, siis tuleb kande sisestamisel alati ka kulukoht (projekt) sisestada. Kui seos puudub, siis kulukohta ja projekti selle kontoga koos kasutada ei saa. Lisaks sellele on võimalik kontrollida aktiva- ja passivakontode saldode tasakaalu, valides menüüst PÜSIANDMED/HOOLDUS/AKTIVA-PASSIVA TASAKAALU KONTROLL. Kui aktiva ja passiva pole tasakaalus, kontrollige üle kontode saldod, samuti see, kas kõigil kontodel on määratud õige grupp (aktiva või passiva). Ärge alustage kannete tegemist enne, kui tasakaal on saavutatud. Kontoplaani parandamisel saate kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - toob ekraanile eraldi aknasse valitud konto kohta käiva info, kus seda saab parandada; Ctrl+N - uue konto lisamine (ekraanile tuleb aken, kuhu saab sisestada uue konto andmed); Ctrl+T - konto kustutamine, kontot saab kustutada ainult siis, kui ta pole üheski kandes kasutusel; F5 - osakonna väljal olles toob ekraanile osakondade valikumenüü; F3 - kontoplaani trükkimine, saab valida, kas trükkida kontoplaan koos kindla kuupäeva saldodega või ilma nendeta; ESC või F10 - lõpetab kontoplaani parandamise. Käesoleva juhendi lisas on toodud näidiskontoplaan, mille võite ka soovi korral programmiga tasuta kaasa saada. Täiendage seda vastavalt oma ettevõtte vajadustele või koostage täiesti uus näidist kasutamata. 11

16 Kannete koodid. Kande kood on kahekohaline kood, mis kuulub iga pearaamatu kande juurde ning määrab teatud mõttes kande liigi. Selline kande liigi määramine ei sea aga mingeid piiranguid kande sisu, sealhulgas kandes esinevate kontode kohta. Kui kavatsete trükkida programmiga kassa sissetuleku ja/või väljamineku ordereid, siis peaks kandekoodide nimekiri sisaldama vähemalt kolm koodi, mille tähendusteks oleksid sel juhul 'Kassa sissetulek', 'Kassa väljaminek' ja 'Muud kanded'. Kui kasutate laoarvestuse programmis "Merit Ladu" olevat automaatsete kannete tegemise süsteemi, siis need kanded tehakse reserveeritud kandekoodide all. Reserveeritud koodid on tavaliselt LM ja LS, kuid võivad konkreetsel juhul ka nendest erineda. Erinevalt teistest koodidest pole neid koode võimalik parandada ja neid koode käsitsi tehtavates kannetes kasutada.. Iga kande koodiga võib siduda nn. kande maski. See tähendab, et kande koodi juurde võib kirjutada selles kandes esinevad kontod ja osakonnad. Kui mingi koodi jaoks on mask olemas, siis selle koodiga kande tegemisel kantakse maskis olevad kontod ja osakonnad automaatselt kandesse ning vaja on sisestada ainult summad. Kande koodidega saame ka seada piirangu mitme kliendi või hankija kasutamisele ühes kandes (mis üldjuhul on täiesti lubatud). Sellise piirangu määramiseks tuleb teha rist vastava valiku juurde (vt. allpool kande koodi parandamise akent). Sama piirang kehtib automaatselt ka siis, kui lülitame sisse kliendi või hankija sisestamise kande päisest. Kannete koodide järgi on võimalik juba tehtud kandeid parandamiseks või trükkimiseks välja valida (päevaraamatus). Kannete koodide parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: 12

17 F8 - toob ekraanile eraldi aknasse valitud koodi kohta käiva info, kus seda saab parandada; Ctrl+N - uue koodi lisamine (ekraanile tuleb aken, kuhu saab sisestada uue koodi ja nimetuse); 13 Ctrl+T - koodi kustutamine, koodi saab kustutada ainult siis, kui ta pole üheski kandes kasutusel; F4 - toob ekraanile kande maski (ainult siis, kui olete F8 või Ctrl+N abil ühe koodi aknasse toonud); F3 - koodide andmebaasi trükkimine; ESC või F10 - lõpetab koodide andmebaasi parandamise Kliendid Klientide ja hankijate andmebaasid on struktuurilt peaaegu identsed ja sisaldavad andmeid vastavalt klientide ja hankijate kohta. Kuna iga kord, kui on vaja sisestada klienti või hankijat, on võimalik teda jooksvalt lisada, siis puudub vajadus enne töö alustamist kõigi klientide ja hankijate sisestamiseks. Kui soovite, võite sisestada oma klientidest ja hankijatest tähtsamad. Edasise selgituse teeme klientide andmebaasi näitel, hankijate andmebaas on analoogiline. 13

18 14 Klientide nimekirja parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - toob ekraanile eraldi aknasse valitud kliendi kohta käiva info, kus seda saab parandada ja täiendada; F5 - panga koodi väljal olles toob ekraanile pankade valikumenüü; Ctrl+N - uue kliendi lisamine (ekraanile tuleb tühi aken, kuhu saate sisestada andmed uue kliendi kohta). Kui olete menüüst PÜSIANDMED/HOOLDUS/ PROGRAMMI TÖÖ ÜLDISED PARAMEETRID määranud nullist suurema kliendi koodi pikkuse, siis pakub programm välja unikaalse kliendi koodi, mida võite soovi korral muuta (näiteks kui eelistate tähelisi koodi numbrilistele); Ctrl+T - kliendi kustutamine. F3 - klientide nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise. Kliendiga on seotud järgmised andmed: 1. Kliendi kood, mis on kuni kaheksakohaline tähtede-numbrite kombinatsioon. Kui olete üldistes parameetrites määranud kliendi koodi pikkuseks nullist erineva arvu, siis uue kliendi lisamisel pakub programm välja etteantud pikkusega esimese vaba koodi. Soovi korral võite pakutud koodi muuta, samuti saab automaatse koodide genereerimise hoopis välja lülitada, kui annate kliendi koodi pikkusena ette nulli. 2. Kliendi nimetus. 3. Kontaktandmed, mis sisaldavad aadressi, telefoninumbrid, juhataja ja kontaktisiku nime. 4. Andmed kuni kolme panga kohta, panga koodi väljal saab pankasid valida F5-klahviga. 5. Algsaldo, kuhu võite programmiga töö alustamisel kirjutada kliendi võlasaldo ja mida programm parandab arvelduste sulgemisel. NB!!! Teist ja paremat võimalust algsaldo sisestamiseks kirjeldatakse punktis ARVELDUSED KLIENTIDE JA HANKIJATEGA. 6. Maksetähtaeg, mida kasutatakse maksmata arvete aruande tegemisel (vt. ARVELDUSED KLIENTIDE JA HANKIJATEGA/MAKSMATA ARVETE ARUANNE) ning programmis Merit Ladu arvete tegemisel. 7. Viivise protsent, mida kasutatakse programmis Merit Ladu arvete tegemisel. 14

19 15 8. Krediidisumma väljale sisestage kliendiga kokku lepitud summa, mille eest ta saab kaupu krediiti. Välja kasutatakse laoarvestuse programmis "Merit Ladu" arvete väljastamisel, seega kui Te laoarvestuse programmi ei kasuta, võite välja tühjaks jätta. 9. Ka tegelikku võlga kasutab laoarvestuse programm. Sellele väljale kirjutab programm laekumata arvete summa. Summa leitakse klientide/hankijate saldode aruande tegemise käigus. 10. Väli "Maks. üle tähtaja" näitab, mitu päeva on üle tähtaja läinud kõige vanem tähtajaks laekumata arve. Päevade arv leitakse klientide/hankijate saldode aruande tegemise käigus. 11. Välja "Hinnakategooria" kasutatakse laoarvestuse programmis kaupade müügihinna määramisel. Võimalikud väärtused on A..H. 12. Kahte grupi välja kasutatakse klientide grupeerimiseks. Esimene ja teine grupp on omavahel sõltumatud ning neid kasutatakse arvelduste aruannete rühmitamisel. Klientidele ja hankijatele koodide määramisel soovitame koodina kasutada firma nime lühendatud varianti. Kui mõni firma on samaaegselt nii klient kui ka hankija, siis on talle soovitav panna klientide ja hankijate andmebaasis ühesugune kood, mis võimaldab tellida arvelduste aruandeid korraga nii klientide kui hankijate kohta Hankijad Kuna hankijate andmebaas on struktuurilt sarnane klientide andmebaasiga, siis hankijate lisamine ja parandamine toimub analoogselt klientidega. Klientide andmebaasi kohta vaadake eelmist punkti. 15

20 Pangad Programmiga saate kaasa valmis pankade andmebaasi, mida võite vajaduse korral ise täiendada ja parandada. Iga panga kohta hoitakse süsteemset koodi (võib, kui ei pea kokku langema panga koodiga), panga nimetust, koodi ja korrespondentarve numbrit. Pankade nimekirja parandamisel saate kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - toob ekraanile eraldi aknasse valitud panga kohta käiva info, kus saate seda vajaduse korral parandada; Ctrl+N - uue panga lisamine (ekraanile tuleb tühi aken, kuhu saate sisestada andmed uue panga kohta). Kui Te olete menüüst PÜSIANDMED/HOOLDUS/ PROGRAMMI TÖÖ ÜLDISED PARAMEETRID määranud nullist suurema panga koodi pikkuse, siis pakub programm Teile välja unikaalse süsteemse koodi, mida Te võite soovi korral muuta (näiteks kui Te kasutate süsteemse koodina panga koodi ennast); Ctrl+T - panga kustutamine. F3 - pankade nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise. 16

21 Kulukohad Kulukohad ja projektid võimaldavad kontodest detailsemalt tuluseid ja kulusid jagada, samuti võtta kokku ühele kulukohale või projektile tehtud erinevat liiki kulutused. Iga kulukoha ja projekti määrang koosneb ühe kuni neljakohalisest koodist ja kirjeldusest. Koode saab sisestada kande tegemisel. Peale selle saab kulukohaga siduda ka nende kontode ja osakondade nimekirja, milliste kasutamine temaga koos on lubatud. Niimoodi saab tõsta programmi turvalisust, vältides juhuslikke või teadmatusest tehtud vigu. Kulukohtade nimekirja parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - toob ekraanile eraldi aknasse valitud kulukoha kohta käiva info; Ctrl+N - uue kulukoha lisamine; Ctrl+T - kulukoha kustutamine. 17

22 18 F3 - kulukohtade nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise Projektid Kuna projektide andmebaas on struktuurilt ja funktsioonidelt sarnane kulukohtade andmebaasiga, siis siin seda eraldi ei kirjeldata. Kulukohtade andmebaasi kohta vaadake eelmist punkti Hooldus Valiku HOOLDUS alla on koondatud mõningad abiprotseduurid, mis puudutavad eelkõige programmi konfiguratsiooni, andmete hooldust ja kontrolli ning mida tõenäoliselt läheb vaja suhteliselt harva. Mitmed punktid vajavad ühekordset määramist programmi installeerimisel. 18

23 Firma andmed Firma andmed koosnevad firma nimetusest, mis on programmi müüjate poolt sisse kirjutatud ja mida muuta ei saa ning vabalt muudetavatest andmetest, milleks on firma aadress, registreerimisnumber ja andmed kuni kolme erineva pangaarve kohta. Kui firma andmed on sisestatud, siis kantakse nad automaatselt pangadokumentidele ja arvetele, kusjuures saab valida erinevate arveldusarvete vahel Perioodid Perioodide all saab määrata endale sobivad ühe aasta aruandlusperioodid. Saab valida aruandlusaasta alguse kuupäeva ning iga perioodi lõpu kuupäeva, ühe aasta perioodide arvuks on alati 12. Iga perioodi alguse kuupäevaks võetakse automaatselt eelmise perioodi lõpu kuupäevast järgmine päev. 19

24 20 Kui alustada tööd programmiga aasta keskelt, siis on väga tähtis järgida järgmist tegevuste järjekorda: 1. Määrake kindlaks, millisest kuupäevast alates raamatupidamist arvutiga pidama hakkate. 2. Sulgege kõik perioodid enne valitud kuupäeva. Näiteks kui otsustate alustada 1. aprillist, siis sulgege perioodid JAANUAR, VEEBRUAR ja MÄRTS. 3. Sisestage kõigile kontodele algsaldod valitud kuupäeva (31. märtsi) seisuga. (Kõige parem on saldode sisestamine teha koos kontoplaani sisestamisega, aga seda võib teha ka hiljem.) Algselt on kõik aasta perioodid avatud. Kui olete pärast mõne perioodi lõppu olete veendunud, et sellesse perioodi enam kandeid teha ei ole vaja, siis on soovitav see periood sulgeda. Seda saab teha menüüst PEARAAMAT/PERIOODI SULGEMINE. Perioodide sulgemine enne aasta lõppu ei ole kohustuslik, kuid on soovitatav, kuna vähendab oluliselt juhuslikke vigu. Mingi perioodi sulgemine ei takista hiljem selle perioodi kohta aruannete tegemist, kuid aruandeid saab teha ainult terve suletud perioodi, mitte tema osa kohta. Näiteks kui JAANUAR, mis algab kuupäevaga ja lõpeb kuupäevaga on suletud, siis ei saa enam teha käibeandmikku vahemiku kuni kohta, küll aga terve perioodi JAANUAR kohta. (Erandiks on päevaraamat, mida saab endiselt teha suvalise perioodi kohta.) Soovi korral saab ühe avatud perioodidest muuta aktiivseks perioodiks. Sel juhul saab kandeid teha ainult aktiivsesse perioodi. Kui aktiivne periood on määratud ja ta suletakse, nihutatakse aktiivse perioodi märgend automaatselt järgmise perioodi juurde. Tavaliselt on vaja hakata tegema uue aasta kandeid enne vana aasta täielikku sulgemist. Sellisel juhul on enemasti otstarbekas sulgeda lõppenud aasta kõik perioodid peale viimase (tavaliselt DETSEMBER) ja seejärel teha läbi uue aasta avamine. Nüüd saab teha kandeid korraga kahte aastasse. Kui vana aasta on täielikult lõpetatud (enamasti peale aastaaruande tegemist), tuleks sulgeda ka selle aasta viimane periood (DETSEMBER) ja seejärel lõpetada aasta menüüst PEARAAMAT/AASTA LÕPETAMINE. Aasta lõpetamise käigus kustutatakse kõik lõpetetava aasta kanded, seega on väga oluline, et enne aasta viimase perioodi sulgemist saaks tehtud varukoopia, mille abil on hiljem võimalik sulgemine tagasi võtta Printerid Printerite nimekiri peaks sisaldama kõiki kasutatavaid printereid. Enamik EPSON-tüüpi printereid kasutab sarnaseid juhtkoode, seega pole vajadust neid kõiki eraldi nimekirja panna. Sama kehtib ka teiste tähtsamate printeritüüpide (Hewlett Packard, Canon) kohta. 20

25 21 Printerite nimekirja parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - printeri andmete parandamine; Ctrl+N - uue printeri lisamine; Ctrl+T - printeri kustutamine; ESCAPE või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise. 21

26 22 Iga printeri jaoks tuleb sisestada: 1. Printeri nimetus. 2. Koodid erinevate trükitiheduste sisselülitamiseks. Koodid on tavaliselt olemas printeriga kaasas olevas dokumentatsioonis. 3. Ühendusport. Enamik printereid on ühendatud pordi LPT1 külge. Võrgus kasutatakse sageli ka porti LPT2, tðekiprinter ühendatakse enamasti pordi COM1 või COM2 külge. 4. Kui tahate maksekorralduste trükkimiseks kasutada valmis isekopeeruvaid planke, siis on vaja sisestada ka juhtkoodid paberi edasikeeramiseks N/216 või N/180 (sõltuvalt printeri tüübist) tolli võrra, mis asuvad juhtkoodide teisel leheküljel. Muidugi saab isekopeeruvaid planke kasutada ainult maatriksprinterites, mitte aga laser- või tindiprinterites. 22

27 Maksud Siin saab muuta arvele trükitava käibemaksu suurust. Lisaks sellele on võimalik igal arvel eraldi maksu suurust muuta ning arve üksikuid ridu käibemaksu arvutamisest välja jätta Programmi töö üldised parameetrid Programmi töö üldised parameetrid koosnevad kolmest alajaotusest. Arve tegemise parameetrid Arve tegemise parameetrid koosnevad arve eksemplaride arvust, trüki tihedusest (12 tähte tollile on kõige tavalisem), tühja ülemise ja vasaku ääre laiusest. Ülemise ääre laiust mõõdetakse ridade arvuna ja vasakut äärt märgikohtade arvuna. Arve standardvorm tähendab korrektse raami tõmbamist kogu arve ümber, lihtsustatud vormi korralik tõmmatakse ainult horisontaaljooned. Saab valida arve ja arve juurde trükitava kassa sissetuleku orderi allakirjad (ameti- ja/või isikunimed), samuti määrata arve trükkimiseks kasutatav printer, mis võib erineda aruannete trükkimiseks kasutatavast printerist. 23

28 24 Saab määrata, kas salvestame arve arvalduste andmebaasi või mitte. Kuna erinevalt laoprogrammis "Merit Ladu" tehtavast arvest ei genereerita pearaamatusse automaatset konteeringut, siis peame arvestama järgmist. Kui valime arve automaatse salvestamise arvelduste andmebaasi, siis peame arve konteerimise tegema sellisele kontole, mis ei ole arveldustega seotud (mitte erikontole), muidu tekib arvelduste andmebaasi arve kohta kaks rida. Enamasti peaks arve salvestamine olema välja lülitatud, sest sellisel juhul saame teha pearaamatusse tavalise arve ülesvõtmise konteeringu koos arvelduste andmebaasi rea lisamisega. Järjestused, orderid ja printer 24

29 25 Siin saab määrata klientide, hankijate ja pankade andmebaaside järjestused (koodide või nimede järgi) ning klientide, hankijate ja pankade koodide pikkused. Etteantud pikkus tähendab seda, et programm pakub uue kliendi, hankija või panga lisamisel automaatselt etteantud pikkusega unikaalse. vajaduse korral saab programmi pakutud koodi alati parandada sõltumata etteantud pikkusest. Kui koodi pikkuseks on määratud null, siis programm uue kliendi, hankija või panga lisamisel koodi välja ei paku ning selle peab ise sisestama. Siin saab määrata kasutatava printeri, samuti selle, kas keerata leht iga kord pärast trükkimist printerist välja. Teiselt leheküljelt saab valida orderite trükkimise vasaku ääre laiuse (märgikohtade arvuna) ning trükikirja tiheduse (10, 12, 17 või 20 tähte tolli kohta), samuti soovi korral mõnda liiki orderi trükkimise hoopis välja lülitada (kui orderi trükkimine on sisse lülitatud, siis küsib programm iga kord pärast kande tegemist, kas soovite orderit trükkida). Kui orderi trükkimine on välja lülitatud, siis pole Teil kannete sisestamise käigus võimalik vastavat liiki ordereid trükkida, küll aga säilib orderi trükkimise võimalus kande parandamisel. Samas saab sisestada ka erinevat liiki orderite allkirjad ja valida, kas trükkida orderile tegija nimi, tegemise kuupäev ja kellaaeg (viimased kolm ainult sisselülitatud turvasüsteemi korral). 25

30 26 Muud parameetrid Muude parameetrite alla kuuluvad järgmised: 1. Arvelduste andmebaasi lisarea tegemisel kirjutatakse summa: 26

31 27 - alati positiivsele poolele, siis on välistatud negatiivsete summade tekkimine arvelduste andmebaasi. Enamik raamatupidajaid eelistab seda varianti. - klientidel alati deebetisse ja hankijatel kreeditisse on mõeldud rakendamiseks mõningatel erijuhtudel, kui soovitakse näha kõiki klientidega seotud arveldusi deebetis ja hankijatega seotud arveldusi kreeditis. 2. Arvelduse tegemisel täita automaatselt kande kommentaari väli -- kui on sisse lülitatud, siis arvelduse tegemisel kirjutatakse kande kommentaari väljale valitud kliendi või hankija nimetus ja valitud arvete numbrid ja kuupäevad. 3. Arveldustes kasutatakse hankijatel alusdokumendi numbrit -- kui on sisse lülitatud, siis on arvelduste andmebaasis hankijate arvelduste juures kasutusel alusdokumendi number ja kuupäev, mille järgi saab arveldusi otsida ja mis trükitakse ka aruannetesse. Alusdokumendi number tekib tavaliselt programmi Merit Ladu sissetulekute tegemisel, kui kasutatakse sissetulekute kahekordset nummerdamist (s.t. igal sissetulekul on seeria- e. registrinumber ning hankija poolt pandud e. alusnumber). 4. Arvelduste parandamisel muudetakse kliendi võlasaldot automaatselt -- kui on sisse lülitatud, siis koos arvelduse muutmisega arvutatakse automaatselt vastavale kliendile uus tegeliku võla saldo, mis kirjutatakse klientide andmabaasi ning mida saab programmis Merit Ladu kasutada arvete väljastamisel (kontrollitakse, ega tegelik võlg ei ületa krediidilimiiti). 5. Arvelduste lisarea kuupäeva muutmine -- kui on sisse lülitatud, siis saab kande tegemisel muuta arvelduste andmebaasi tehtava lisarea kuupäeva; selle lüliti normaalasend on väljas, s.t. arvelduste lisarea kuupäev on sama mis kande kuupäev. 6. Küsimus andmete õigsuse kohta dokumendi lõpetamisel määrab, kas pärast kande lõpetamist esitatakse täiendav küsimus kande õigsuse kohta. See võimaldab enne kande lõplikku salvestamist kande veel kord üle vaadata ja vajaduse korral teha kohe ka parandusi. 7. Teksti valik kontode aruandesse mõjutab ainult kontode aruande ja kassaraamatu trükivormi, täpsemalt seda, kas kande kirjeldus võetakse põhikonto (s.t. selle konto, mille aruannet tehakse) või korrespondeeruva konto järelt. Valik sõltub kandesse operatsiooni kirjelduste paigutamise stiilist. 8. Maksekorralduse vorm võib olla traditsiooniline või nn. uus standard. Uuel standardil olevad andmed vastavad Eesti Panga poolt kehtestatud ühtsele maksekorralduse vormile; uue standardi järgi tehtud maksekorraldust saab trükkida nii valgele paberile (sel juhul trükitakse andmed ja raamjooned) kui ka isekopeeruvale standardsele plangile (raamjooni ei trükita, trükitakse ainult andmed). 9. Valikud tabelina. Programm võimaldab kasutada klientide ja hankijate valimiseks kahte erinevat liiki valikumenüüsid. Esimene liik on nn. kiirvalik, kus sobivat klienti/hankijat saab otsida tema nime esitähtede järgi, tähti kiiresti järjest sisse toksides. Sellise valiku puhul ei saa klienti või hankijat muude tunnuste järgi otsida. Teine valik on nn. tabelina esitatud valik, kus ei saa kasutada kiiret otsingut esitähtede järgi, kuid selle asemel saab otsimiseks kasutada klahvikombinatsiooni Ctrl+F. Üldiselt sobib esimene viis (kiirvalik) väiksema hulga klientide/hankijate korral, kus sisestajal on paljud koodid peas. Kui klientide arv on suur, sobib enamasti pigem teine viis. Kuna programm võimaldab valida menüüde stiili eraldi klientide ja hankijate jaoks, leiab iga kasutaja endale sobiva tööviisi. 27

32 10. Monitori tüüp sõltub kasutada olevast monitorist (värviline või must-valge) ja teadete tüübi saab valida vastavalt soovile (vilkuva tekstina või mitte) Dokumentide numbrid Selle valiku all saab muuta pangadokumentide (maksekorralduse, maksenõue-korralduse, tðekiregistri ja arve) jooksvaid numbreid, kusjuures saab valida kõigi oma arveldusarvete jaoks kas ühise või sõltumatu (eraldi muutuva) numeratsiooni. Pangadokumentide tegemisel suurenevad nende numbrid automaatselt ühe võrra iga dokumendi tegemise järel, lisaks sellele saab numbrit muuta igal dokumendil eraldi. Seega on vaja määrata ainult dokumentide nummerdamise lähtekoht (esimesena tehtava dokumendi number). Arvete nummerdamine võib toimuda teistest dokumentidest erinevalt, sest arvete jaoks saab valida kolme võimaluse vahel: - käsitsi nummerdamise korral programm arve numbrit välja ei paku, see tuleb endal sisestada; - lokaalse automaatse nummerdamise korral kasutatakse siin samas parameetrites olevat numbrit, suurendades seda automaatselt iga arve tegemise järel; - laoarvestusega seotud automaatse nummerdamise korral kasutatakse laoarvestuses määratavat numbriseeriat, see viis tagab ühtse numeratsiooni kõigile arvetele, sõltumata sellest, kas nad on välja kirjutatud laoarvestuse või finantsraamatupidamise programmiga Erikontode määramine 28

33 29 Erikontodeks on klientide ja hankijate kontod, sest nende korral on vaja iga kande tegemisel vaja teha ka arveldus. Erikontode sisestamine on väga oluline, kuna see loob sideme klientide ja hankijate andmebaasi ja kontoplaani vastavate kontode vahel. Kande tegemise käigus seostab programm iga kande rea, millel on klientide või hankijate konto, arvelduste andmebaasiga Kasutajate õigused 29

34 30 Kui töötatakse arvutivõrgus, on enamasti mõistlik kasutada programmi turvasüsteemi, et piirata kasutajate õigusi ja tagada sellega kontroll andmete üle. Turvasüsteem võimaldab ka jälgida, kes ja millal on mingi dokumendi salvestanud, parandanud või kustutanud. Turvasüsteemi kasutades saab luua piiratud õigustega töökohti (näiteks kassapidaja töökoht), mis muudab programmi kasutamise lõppkasutajale lihtsamaks, varjates tema eest talle mittevajalikud tegevused. Kasutaja andmed koosnevad kasutajanimest, mille all tehakse programmi sisenemine, lisainfost, milleks on tavaliselt kasutaja täielik nimi, paroolist, õigustest ja filtritest. Kasutajate õigustega seotud informatsiooni hoitakse arvutikettal kodeerituna, seega ei saa keegi seda muuta ega kurjasti kasutada. 30

35 31 Õigused määravad ühe või teise tegevuse lubatavuse sellele konkreetsele kasutajale. Erandiks on siin kasutaja nimega 'admin' (süsteemi administraator), kellel sõltumata siin tehtud määrangutest on alati kõik õigused olemas. Süsteemi administraatoriks on firmas tavaliselt üks inimene, kes tegeleb muuhulgas teiste kasutajate õiguste määratlemise ja andmehooldusega. Administraatori teenused saab ka firmast "Merit" tellida. Loomulikult peab administraator oma parooli saladuses hoidma, sest tema nime all sisenedes pole õigused piiratud. Kui õigused määravad kasutaja ühe või teise tegevuse lubatavuse jah/ei vormis (s.t. õigus kas on olemas või pole), siis filtritega saab piirata kasutaja õigusi ühe tegevuse sees. Näiteks oleks mõislik anda kassapidajale õigus teha kandeid ainult mõnede, kassaga seotud kandekoodidega, samuti tuleks piirata kontode kasutamist. Filtrite sisestamisel tuleb järgida kindlaid reegleid. Kandekoodid ja kontod tuleb üksteisest komadega eraldada, lubatud osakondade koodid tuleb aga kirjutada vahetult üksteise järele. Kui sisestame filtreid valikumenüüd (F5) kasutades, paigutab programm ise komad õigesti. Filtritega saab piirata ka ajavahemiku, kuhu kasutaja saab kandeid sisestada või parandada. Piirangud antakse pluss-miinus vormis päevade arvuna. Piirangute rakendamiseks peavad olema tehtud ka vastavad lülitused kasutajaõigustes Sorteerimine Sorteerimine (andmebaaside ümberindekseerimine) on tegevus, mida on vaja käivitada ainult erandjuhtudel. See protseduur uuendab kõik vajalikud indeksid (andmete järjestused). Sorteerimine on soovitav käivitada, kui olete põhiosas lõpetanud oma kontoplaani, osakondade ja kandekoodide sisestamise. Sellisel juhul kiirendab sorteerimine veidi programmi hilisemat tööd. Sorteerimine on vajalik käivitada, kui saite programmi veateate koos soovitusega sorteerimine läbi teha, samuti on sorteerimine vajalik käivitada pärast andmete varukoopiast taastamist (vastava teate väljastab ka programm). 31

36 Andmebaaside paiknemine Andmebaaside paiknemist on vaja määrata siis, kui mingil põhjusel paiknevad klientide, hankijate ja pankade andmebaasid mitte programmiga ühes kataloogis, vaid kusagil mujal (näiteks müügi- ja laoarvestuse programmi kataloogis); samuti siis, kui kasutate programmi arvutivõrgus ja kui kasutate pearaamatut koos laoprogrammis automaatselt genereeritavate kannetega. Kui kõik andmebaasid paiknevad ühes kataloogis ja ei kasutata arvutivõrku, siis jätke sellel ekraanil kõik väljad tühjaks. Viit laoarvestuse andmebaasidele tuleb sisestada ainult siis, kui kasutate laoarvestuse programmi automaatsete kannete süsteemi. Viimasel juhul on õige viida määramine laoprogrammile äärmiselt oluline, kuna ilma selleta ei teki seost kannete ja laodokumentide vahel. Kui kasutusel on mõni pangasideprogramm, tuleb ka need viidad siin sisestada. 32

37 Kontroll ja kustutamine Kontrollimise ja kustutamise protseduurid on järgmised: Andmebaaside kontrollimine Andmebaaside kontrollimine võimaldab avastada ning osaliselt parandada vigaseid andmebaase, mis on riknenud näiteks voolukatkestuse tõttu või mõnel muul põhjusel. Kui andmebaas on sedavõrd rikutud, et programm ei suuda teda enam avada, siis kontrollimine ei aita probleemi lahendada. Sellisel juhul peate kasutama kas varukoopiat või taastama rikutud faili originaalkettalt. 33

38 34 Kui soovite kasutada automaatset parandamist, on väga oluline teha enne kontrollimist andmetest varukoopia. Seda saab teha menüüst PÜSIANDMED/VARUKOOPIA TEGEMINE. Tehtud varukoopia võimaldab automaatselt tehtud parandused vajaduse korral nö. tagasi võtta, s.t. taastada seisu enne paranduste tegemist. Pärast valitud kontrollprotseduuride tegemist koostab programm tulemuste kohta aruande, mida saab kas ekraanil vaadata või trükkida, samuti faili salvestada nagu iga muud aruannet Märgitud kannete kustutamine Kui kannete parandamise käigus mõni kanne kustutada, siis ei eemaldata teda kannete andmebaasist lõplikult, vaid ainult märgistatakse kui kustutatud kanne ja lülitatakse välja kõigist arvutustest. Kui soovite siiski kanded lõplikult eemaldada, siis on seda siin võimalik teha. Näiteks kui soovite kustutada kontoplaanist mõnda kontot, mis esineb ainult kustutatud kannetes, siis peate eelnevalt kustutatuks märgitud kanded andmebaasist lõplikult eemaldama, muidu pole kontot võimalik kustutada. 34

39 Aktiva-passiva tasakaalu kontroll Üldiselt kontrollib programm aktiva-passiva tasakaalu iga kord, kui teeme kontoplaanis mõne muutuse. Soovi korral võib aga käivitada ka eraldi kontrollprotseduuri. Sel juhul kaasatakse kontrolli peale kontoplaani saldode ka kanded kuni etteantud kuupäevani. Kui kontrolli tulemusena selgub, et aktiva ja passiva pole tasakaalus, tuleks üle vaadata kontoplaani saldod ja läbi teha andmebaaside kontrollimine, et eemaldada võimalikud vead Märgitud kirjete kustutamine Kui andmebaasidest kirjeid kustutatakse, siis tavalise töö käigus tehakse seda ainult loogiliselt, see tähendab kustutatud kirjed jäävad välja kõikidest arvutustest, samuti pole neid enam andmebaasides näha, kuid samal ajal on kirjed ise arvutikettal olemas. Kuna sel juhul võtavad kustutatud kirjed kettal ruumi ja muudavad lõppkokkuvõttes töö aeglasemaks, on soovitatav aeg-ajalt läbi teha märgitud kirjete kustutamise protseduur, mille käigus kõik loogiliselt kustutatud kirjed eemaldatakse andmebaasidest lõplikult. Protseduuri kasutamise sagedus sõltub suuresti töö intensiivsusest, soovitada võib sagedust üks kord nädalas kuni üks kord kuus. 35

40 36 Kõigepealt otsib programm kõigist andmebaasidest üles loogiliselt kustutatud kirjed. Seejärel tuleb ristikesega ära märkida need andmebaasid, kust kirjeid kustutada soovime ning programm teeb kustutamise protseduuri ära. Arvutivõrgus saab kustutamist teha ainult sel ajal, kui keegi teine andmebaase ei kasuta. 36

41 Andmebaaside struktuuride kontrollimine 37 Kui tehakse taastamine varukoopiast, mis on tehtud eelmise programmiversiooniga, samuti programmi uue versiooni installeerimisel, võib olla vaja andmebaaside struktuure täiendada ja parandada. Käesolev protseduur teeb seda täisautomaatselt, kontrollides nii kõigi vajalike failide olemasolu kui ka struktuuri korrektsust. Protseduur käivitatakse alati pärast andmete varukoopiast taastamist, peale selle saab teda käivitada menüüst valides. Programm taastab ka puuduolevad failid ning garanteerib seega tõrgedeta töö jätkumise Info programmi kohta Finantsraamatupidamise programm koosneb mitmetest moodulitest, mis võimaldab ostjal valida täpselt endale vajaliku konfiguratsiooni. Programmi jooksvat konfiguratsiooni, samuti informatsiooni arvuti kohta saabki käesoleva valiku all vaadata. Ristikesega tähistatud moodulid on programmis kasutusel, need aga, mille ees risti pole, on välja lülitatud. Kui soovite mõnda kasutusel mitte olevat moodulit kasutama hakata, pöörduge firma "Merit" või mõne edasimüüja poole, kes teeb vajaliku programmi ümberkonfigureerimise. 37

42 38 38

43 Varukoopia tegemine. Varukoopia tegemise protseduur salvestab andmete jooksva seisu etteantud nimega faili. Varukoopia tegemiseks tuleb talle anda nimi. Kui teeme varukoopiat flopikettale, siis on vaja panna nime ette vastava kettaseadme tähis A: või B:. Varukoopia nimi peab vastama üldistele failinime nõuetele, st. ta võib olla kuni 8 märki pikk (arvestamata nimele eelnevaid kettaseadme ja/või kataloogi nimesid) ja ei tohi sisaldada tühikuid (sõnavahesid). Varukoopia tegemiseks kasutab programm arhiveerimisprogrammi PKZIP, mis peab asuma kas jooksvas kataloogis või peab tema asukoht olema näidatud DOS-i PATH-käsus. Varukoopia nimele ei tohi lisada mingit laiendit, kuna programm liidab nimele ise laiendi.zip. Kui programm töötab koos põhivahendite arvestuse mooduliga, tuleb arvestada, et siin põhivahendite andmetest varukoopiat ei tehta. Selleks tuleb kasutada põhivahendite mooduli enda varukoopia tegemist. 39

44 Taastamine varukoopiast. Kui olete eelnevalt teinud andmetest varukoopia (vt. eelmine punkt), siis saate käesoleva protseduuri abil taastada oma programmis (k.a. kontoplaan, osakonnad, kannete koodid jm. vajalik info) selle hetke situatsiooni, millal varukoopia on tehtud. MÄRKUS: Pärast andmete varukoopiast taastamist on vajalik käivitada andmebaaside struktuuride kontrollimine ja andmete sorteerimine (vt. p ja ). Programm pakub pärast taastamise lõppu neid tegevusi automaatselt. OLULINE MÄRKUS: Andmete taastamisel tuleb arvestada, et taastub täpselt sama seis, mis oli varukoopia tegemise hetkel, seega kõik hiljem sisestatud andmed lähevad kaduma. 40

45 41 2. PEARAAMATU KANDED 2.1. Kannete tegemine Pärast kontoplaani saldode esialgset sisestamist toimub kogu suhtlemine pearaamatuga kannete (mõnikord kasutatakse ka mõisteid 'lausend' või konteering ) vahendusel. Iga kande tegemisel tuleb sisestada: K a n d e k o o d on iga kande kohustuslik element ning määrab ära kande liigi. Kande koodiks sobivad kahekohalised tähtede ja/või numbrite kombinatsioonid. Kande koodi sisestamisel kontrollitakse tema olemasolu kannete koodide nimekirjas. Kande koodi mugavaks valimiseks vajutage F5 klahvile ning ekraanile tuuakse kõigi olemasolevate koodide nimekiri. Nimekirja toob ekraanile ka ENTER-vajutus tühjal koodi väljal. Minge kursoriga sobivale reale ja vajutage ENTER. Valitud kood kantakse automaatselt sisestusväljale. Kui nimekirjas sobivat koodi pole, on võimalik ta lisada F2 klahvi abil (ainult siis, kui nimekiri on ekraanil). Kui kande koodi juurde on defineeritud kande mask, siis kantakse maskis olevad kontod ja osakonnad automaatselt kande vastavatele väljadele. Lähemat selgitust kande koodide kohta saab punktist 1.3. K a n d e n u m b e r kuulub samuti kohustusliku elemendina iga kande juurde, kuid erinevalt kande koodist määrab programm selle automaatselt kande koodi järgi. Kande numbrit ei saa kasutaja sisestada ega parandada. K a n d e k u u p ä e v näitab kande tegemise aega. Kuupäeva sisestamisel kontrollitakse, kas ta on avatud perioodi kuupäev. Kui perioodide hulgas on defineerinud aktiivne periood, siis peab kande kuupäev kuuluma sellesse aktiivsesse perioodi. Kande kuupäev on iga kande kohustuslik element. D o k u m e n d i n u m b e r on vabalt sisestatav kuni 10-kohaline tähtede-numbrite kombinatsioon, mis võib viidata sellele algdokumendile, mille põhjal kanne tehakse. Dokumendi numbri välja võib jätta tühjaks. K o n t o n u m b e r näitab kande ühte poolt (deebet või kreedit). Konto peab olema kontoplaanis olemasolev detailne (analüütiline) konto (vt. p Kontoplaan). F5-klahvi abil saab kontoplaani ekraanile tuua ja sealt ENTER-i abil sobiva konto valida. Kui sobivat kontot kontoplaanis pole, saab ta sinna lisada F2 klahvi abil. Kandes saab kasutada ainult detailseid (analüütilisi) kontosid. O s a k o n d näitab, millise osakonna kontole kanne tehakse. Osakonna sisestamisel kontrollitakse, kas ta on osakondade nimekirjas olemas. Ka osakondade nimekirja on võimalik vaadata F5 klahvi abil ning uut osakonda lisada F2 klahvi abil. Osakonna sisestamisel kontrollitakse täiendavalt, kas kontoplaanis on olemas sisestatud konto ja osakonna kombinatsioon. K u l u k o h t ja p r o j e k t seostuvad tulu- ja kulukontodega, nende kasutamine on vabatahtlik, kui vastav moodul pole sisse lülitatud, näeme samas veerus konto nimetust. O p e r a t s i o o n i k i r j e l d u s näitab, millise kandega on tegemist ning võib sisaldada suvalist teksti pikkusega kuni 48 täheruumi. Kirjelduse välja võib jätta tühjaks. 41

46 42 D e e b e t i väljale sisestage kande deebeti summa. (Kogu summa, kui kande deebeti pool läheb ühele kontole ja osa summast, kui deebeti pool jaguneb mitme konto vahel.) K r e e d i t i väljale sisestage kande kreediti summa. (Kogu summa, kui kande kreediti pool läheb ühele kontole ja osa summast, kui kreediti pool jaguneb mitme konto vahel.) K o m m e n t a a r on kande juurde kuuluv vaba tekst. Kommentaari pikkus on piiratud ainult vaba kettaruumiga. Kommentaari saab kandele lisada, kui vajutada kande sisestamisel suvalisel väljal TAB klahvile. Kommentaari sisestamise akna pealkirjaks on vastavalt valitud kande koodile 'Kassa sissetuleku order', 'Kassa väljamineku order' või 'Memoriaalorder'. Nimetatud orderid on ka ainuke koht, kus sisestatud kommentaar paberile trükitakse. Kommentaari akna saab sulgeda teistkordse vajutusega TAB klahvile, samuti vajutades ESCAPE või F10. Sõltuvalt ostetud programmi konfiguratsioonist on võimalikud järgmised kanded: 1) alati saab teha nn. lihtkandeid, s.t. kandeid, mis sisaldavad ühe deebeti ja ühe kreediti võrdsete summadega; 2) alati saab teha selliseid liitkandeid, mis sisaldavad ühe deebeti ja mitu kreeditit või ühe kreediti ja mitu deebetit; kanne peab olema tasakaalus (s.t. deebetite ja kreeditite summad võrdsed); 3) kui on ostetud vastava konfiguratsiooniga programm, siis saab teha ka selliseid kandeid, mis sisaldavad korraga mitut deebetit ja kreeditit; (MÄRKUS: Programmi konfiguratsioon määratakse vastavalt kasutaja soovile). Igas kandes peab olema vähemalt kaks rida, kuid ridu võib olla ka rohkem (kuni 100 rida). 42

47 Kui orderite trükkimist pole välja lülitatud, siis saab pärast kande tegemist soovi korral trükkida kande kohta orderi (vastavalt valitud kande koodile kassa sissetuleku, kassa väljamineku või memoriaalorderi). 43 Kui kandes esineb erikonto (klientide või hankijate konto), siis tuleb täiendavalt sisestada andmed ka kliendi või hankija kohta. Programmis kasutatakse kliendi ja hankijatega sooritatavate operatsioonide kohta ühist nimetust "arveldused". Kui kandes esineb klientide või hankijate konto, siis on arvelduse sisestamine kohustuslik ning ilma selleta ei saa kannet salvestada. Arvelduse tegemine käivitub automaatselt, kui sisestada kannet tehes klientide või hankijate konto reale summa. Arvelduse tegemist on võimalik käivitada ka klahvile F4 vajutades (ainult deebet- ja kreeditsumma väljal olles). Arveldust tehes tuleb kõigepealt sisestada kliendi kood (hankijate konto puhul loomulikult hankija kood). Koodi valimiseks saab kasutada klahvi F5 või tühjal väljal ENTER, mis toob ekraanile klientide nimekirja. 43

48 44 Kui klient (hankija) esineb esimest korda, võib vajutada F2 ja uue kliendi või hankija saab jooksvalt lisada. Pärast kliendi valimist saab soovi korral parandada arvelduse summat või see sisestada, kui see pole tehtud kande deebeti või kreediti väljal olles. Pärast summa sisestamist saab sisestada dokumendi numbreid. Nagu kliendi koodi, nii ka dokumendi numbri valimiseks võib kasutada klahvi F5. 44

49 45 Pildil olevas näites maksab klient ühe maksekorraldusega mitu arvet, lisaks sellele arvestame ka ettemaksu. Kokku saame ühe arveldusega (kande reaga) seostada kuni 15 arvelduste andmebaasi rida. Arvelduste andmebaasi ridade valimist nimetatakse arvelduste märkimiseks. Dokumentide valikumenüüs näeme ainult märkimata arveldusi, s.t. selliseid arvelduste andmebaasi ridu, millel teine pool on täitmata. Klientide ja hankijate korral on arvete valimine veidi erinevad. hankijate korrral ob dokumenti võimalik valida kahe numbri järgi. Esimene on nn. seerianumber, mis on tavaliselt laoarvestuse programmis genereeritud sissetuleku dokumendi sisemine järjekorranumber. Teine on alusdokumendi number, milleks on hankija arve või saatelehe number. vastavalt soovile ja vajadusele võib sisestada ühte või teist numbrit, teise leiab programm automaatselt. Kui olete dokumentide valimise lõpetanud, siis vajutage F10, pärast mida: 1) kui valitud summa võrdub etteantud summaga või kui summat polnud ette antud, siis on arvelduse tegemine lõppenud ja saab jätkata kande tegemist; 2) kui valitud arvelduste summa ei võrdu etteantud summaga, siis teeb programm arvelduste andmebaasi lisarea, millel kajastub kas ettemaks (kui on makstud rohkem) või puudujäänud summa (uus võlg). 45

50 46 Pärast vajutust F10-klahvile: Lisareal saab soovi korral parandada dokumendi numbrit (vaikimisi kandest võetud number) ja selgitust. Pärast soovitud paranduste tegemist vajutage uuesti F10. See, kas programm paigutab lisarea summa deebetisse võ kreeditisse, sõltub programmi töö üldistes parameetrites tehtud määrangust. Kui programmi konfiguratsioonis on valitud, et programm paigutaks summa klientidel alati deebetisse ja hankijatel kreeditisse, siis võivad summad olla ka negatiivsed (nagu ülaltoodud näites), kui aga olete valinud, et summa paigutada alati positiivsele poolele, siis ei teki lisareale kunagi negatiivseid summasid. Tavaliselt eelistatakse teist valikut. Dokumentide valimise käigus saab soovi korral vaadata ka tervet arvelduste andmebaasi, vajutades klahvile F7, kuid siin ei saa teha arvelduste andmebaasi mingeid parandusi. 46

51 47 Kandes võib esineda ka mitu erikontot, sel juhul tuleb eelkirjeldatud arvelduse tegemise protseduur läbi teha iga erikonto real. Erikontode kandes esinemisel on arvelduse tegemine k o h u s t u s l i k, see tähendab kannet ei saa salvestada enne, kui igal erikonto real on arveldus tehtud ja kandes olev summa on võrdne arvelduse summaga. Enne kande salvestamist kontrollige hoolikalt andmete õigsust, sest kandes esinevaid erikontodega ridu ei saa pärast enam parandada. 47

52 Kannete parandamine Kannete parandamise all saab vaadata kõiki juba tehtud kandeid. Kui kanne on avatud perioodi kanne, siis saab teda ka parandada, samuti kustutada. Kande kustutamine ei eemalda kannet, vaid ainult kirjutab kande juurde vastava märgendi ning lülitab ta välja kõigist arvutustest. Kui soovite kustutatud kanded andmebaasist lõplikult eemaldada, siis saate seda teha menüüst PÜSIANDMED/HOOLDUS/MÄRGITUD KANNETE KUSTUTAMINE. Vajaduse korral saab vaatamiseks välja valida ainult osa kandeid, kui anda ette piiravad tingimused (filter) kande koodi, kandes sisalduva konto ja/või osakonna ning ajavahemiku suhtes. Kannete andmebaasis saab edasi ja tagasi liikuda klahvide PgDn ja PgUp abil. Kõiki kannete parandamisel kasutatavaid juhtklahve saab näha, kui vajutame F4, mis toob ekraanile tegevuste valikumenüü. Iga tegevust saab käivitada nii sellest menüüst valides kui ka vastavat klahvikombinatsiooni vajutades. Mõningaid tegevusi (järjestus ja filter) saab käivitada ainult menüüst valides 48

53 49 Kui kandes on mõni klientide või hankijate kontoga rida, siis seda rida ei saa parandada, küll aga saab parandada teisi ridu, samuti soovi korral ridu lisada ja/või kustutada (sealhulgas lisada uusi erikontodega ridu). Kui lisada uue erikontoga rida, on vaja analoogiliselt kannete sisestamisega ära teha arveldus. Kandega seotud arveldusi saab vaadata, kui vajutame F9. Kande parandamisel saab trükkida ka orderi, vajutades klahvile F7. Sõltuvalt kande koodist trükitakse kassa sissetuleku, kassa väljamineku või memoriaalorder. Kui on vaja leida kindlat kannet, siis kasutage klahvi Ctrl+F, mis võimaldab otsida kindlat kannet koodi, numbri, kuupäeva, dokumendi numbri, konto, selgituse ja summa (kas üldine või deebet või kreedit) järgi. 49

54 50 Kui otsitav kanne on leitud, saab järgmist samasugust otsida Ctrl+G abil. Kui kandesse on vajalikud muutused tehtud, siis F10 või ESC abil saab kande parandamise lõpetada ja parandused salvestada. Peale kande otsimise Ctrl+F abil võib kande kiireks leidmiseks kasutada ka F5-klahvi, mis toob ekraanile kõigi kannete nimekirja. Kannete leidmist võib veelgi lihtsustada, kui valida endale sobilik kannete järjestus ja panna andmebaasile peale filter kande koodi, kuupäevade, kontode ja/või osakondade järgi. 50

55 51 Kui vajutame kannete parandamisel Ctrl+I, siis näeme kande kohta olevat infot, sealhulgas kande viimase salvestaja/kustutaja nime ja salvestamise/kustutamise kuupäeva ja kellaaega (viimaseid ainult sisselülitatud turvasüsteemi korral). Juhul kui mingil tehnilisel põhjusel (voolukatkestus vms.) on tekkinud vastuolu kande ja arvelduse vahel, siis teatab programm seda kande info aknas ja annab kohe võimaluse vastuolu parandada. 51

56 52 3. PANGADOKUMENDID Pangadokumentide alla kuuluvad: - maksekorraldused, - maksenõuded-korraldused, - arved, - tðekiregistrid. - panka sularaha sissemaksu orderid MÄRKUS: Sõltuvalt ostetud programmi konfiguratsioonist võivad mõned nimetatud dokumentidest ka puududa Maksekorraldused Maksekorralduse valimisel ilmub ekraanile allmenüü kolme valikuga: 'Maksekorralduste tegemine', 'Maksekorralduste register' ja 'Maksekorralduste andmebaas'. Maksekorralduse vorm sõltub sellest, kas kasutatakse traditsioonilist (nn. vana) või nn. uut standardit. Käesolevas juhendis kirjeldame maksekorralduse tegemist uue standardi vormi järgi Maksekorralduste tegemine Kui valida maksekorralduste tegemine, tuleb ekraanile maksekorralduse vorm, kus tuleb vajalikud lahtrid ära täita. Sealjuures saab hankija valimiseks kasutada klahvi F5 (saaja nimetuse väljal), millega saab hankijate nimekirja ekraanile tuua. F2-klahvi (tabelvaliku korral Ctrl+N) abil saab soovi korral nimekirjale uue hankija lisada. 52

57 53 Kuna igal hankijal võib olla kuni kolm pangaarvet (vt. hankijate andmebaasi parandamist), siis saab saaja panga nimetuse, arve numbri ja panga koodi väljal olles klahvi F5 abil valida hankija erinevate arveldusarvete vahel. Kui maksja firma kasutab mitut arveldusarvet, siis saab ka seda valida F5 klahvi abil (maksja panga nimetuse, arve numbri ja panga koodi väljal olles). Pärast kõigi vajalike lahtrite täitmist vajutage F10, pärast mida saab maksekorralduse ära trükkida. Enne trükkimist tuleb määrata trükkimise parameetrid (sh. eksemplaride arv, tühja vasaku ja ülemise ääre laius jms.) Kui trükitakse plangile, tuleb trüki tiheduseks panna 10 ja vasakuks ääreks sõltuvalt printerist 0 kuni 5. 53

58 Sõltuvalt plangil juba olevatest andmetest võib olla vajalik maksja panga nime ja/või koodi trükkimine välja lülitada. Proovige trükkida maksekorraldusi erineva tiheduse ja kvaliteediga, et näha erinevate trükiviiside välimust ja võrrelda trükkimiseks kuluvat aega. 54 Kui kõik trükiparameetrid on sobivad, võib kohe vajutada F10. Sisestatud parameetrid peab programm meeles ja järgmine kord pole neid enam vaja uuesti sisestada. Pärast maksekorralduse trükkimist kantakse ta maksekorralduste andmebaasi, kust teda hiljem on võimalik uuesti parandamiseks välja valida. Tavaliselt trükitakse maksekorraldused kohe printeril välja, kuid võimalik on ka nende salvestamine tekstifaili. Kui programmi versioon sisaldab toetust mõnele pangaside programmile, siis on peale printeri ja tekstifaili võimalik saata maksekorraldus ka panka. Sellisel juhul kirjutatakse maksekorraldus vastava pangaside programmi saatmata maksekorralduste kataloogi, kust see järgmise sideseansi ajal panka saadetakse. NB! Pangaside programmi kasutades tuleb manüüvaliku PÜSIANDMED/HOOLDUS/ /ANDMEBAASIDE PAIKNEMINE all kindlasti sisestada korrektne viit kataloogile, kus vastav programm asub Maksekorralduste register Maksekorralduste register on aruanne, kuhu võetakse need maksekorraldused, mida sinna veel varem võetud pole. Pärast maksekorralduste registri tegemist märgitakse iga maksekorralduse juurde, et see maksekorraldus on juba registrisse trükitud. Kui soovite mõnda maksekorraldust veel teist korda registrisse võtta, tuleb vastav ristike maksekorralduselt kustutada Maksekorralduste andmebaas Selle valiku all saab vaadata ja kustutada kõiki tehtud maksekorraldusi. Kui on vaja mõnda maksekorraldust uuesti trükkida või parandada, siis minge kursoriga sellel reale ja vajutage F8. Valitud maksekorraldus tuleb ekraanile ja teda saab parandada ja soovi korral uuesti trükkida. 54

59 Maksenõuded-korraldused MÄRKUS: Sõltuvalt ostetud programmi konfiguratsioonist võivad maksenõuded-korraldused ka puududa. Kuna maksenõuete-korralduste tegemine on väga sarnane maksekorralduste tegemisega, siis seda siin lähemalt ei kirjeldata Maksenõuete-korralduste tegemine Vaadake punkti 'Maksekorralduste tegemine' Maksenõuete-korralduste register Vaadake punkti 'Maksekorralduste register' Maksenõuete-korralduste andmebaas Vaadake punkti 'Maksekorralduste andmebaas' 55

60 Tðekiregister MÄRKUS: Sõltuvalt ostetud programmi konfiguratsioonist võivad tðekiregistrid ka puududa. Kuna tðekiregistrite tegemine on analoogiline maksekorralduste tegemisega, siis seda siin lähemalt ei kirjeldata Tðekiregistrite tegemine Vaadake punkti 'Maksekorralduste tegemine' Tðekiregistrite register Vaadake punkti 'Maksekorralduste register' Tðekiregistrite andmebaas Vaadake punkti 'Maksekorralduste andmebaas' 3.4. Arved Arvete tegemine Arve tegemisel tuleb ekraanile arve vorm, kus tuleb vajalikud lahtrid ära täita. Kliendi valimiseks on soovitav kasutada F5 klahvi abi, mis toob ekraanile klientide valikumenüü. F2 klahvi abil saate soovi korral nimekirjale uue kliendi lisada. Kui firma kasutab mitut erinevat arveldusarvet, siis saab ka seda valida F5 klahvi abil. Arve tunnus võimaldab jagada arveid liikidesse ja teha arvete aruandeid tunnuste lõikes. 56

61 57 Pärast kõigi vajalike lahtrite täitmist vajutage F10, mille järel saate arve ära trükkida. Enne trükkimist saab vajaduse korral muuta trükkimise parameetreid, kui valida <Muuta parameetreid>. Vajaduse korral saab arve trükkimise asemel faili salvestada. 57

62 58 Pärast arve trükkimist kantakse ta arvete andmebaasi, kust teda hiljem on võimalik uuesti parandamiseks välja valida. Kui üldistest parameetritest on sisse lülitatud arve salvestamine arvelduste andmebaasi, tuleb pärast arve tegemist ekraanile aken, kus saab määrata salvestamise parameetrid. Sel juhul on kliendi koodi sisestamine kohustuslik. (Kui arvele on klient valitud F5-klahvi abil, siis on kood juba olemas.) NB!!! Arved salvestage arvelduste andmebaasi ainult siis, kui Te ei tee iga arve kohta eraldi kannet või kui teete kande sellisele kontole, millega arveldust ei kaasne, st. mis pole erikonto. Tavaline tööstiil on siiski selline, et arve salvestatakse arvelduste andmebaasi alles kande tegemisel, mitte kohe pärast arve tegemist. 58

63 Arvete aruanded Arvete kohta saab tellida mitme erineva vormiga aruandeid. Näidis: A R V E T E R E G I S T E R AS Sepapoisid Raua 8 EE2353 P?ltsamaa Trükitud: 3. september :42 Lehekülg 1 Arve Summa koos number Kuupäev Maksja Summa Käibemaks käibemaksuga A*L AS Maria pood AAL AS (Tapa) AS Faktor arvet Kokku arved, mille käibemaks on null: Arvete andmebaas 59

64 60 Selle valiku all saate näha, parandada ja kustutada kõiki tehtud arveid. Kui tahate mõnda arvet uuesti trükkida, siis minge kursoriga sellel reale ja vajutage F8. Valitud arve tuleb ekraanile ja teda saab parandada ja soovi korral uuesti trükkida Panka sularaha sissemaksu order MÄRKUS: Sõltuvalt ostetud programmi konfiguratsioonist võivad panka sularaha sissemaksu orderid ka puududa Orderi tegemine Kui valida orderi tegemine, tuleb ekraanile orderi vorm, kus tuleb vajalikud lahtrid ära täita. Kui firma kasutab mitut erinevat arveldusarvet, siis saab seda valida F5-klahvi abil. 60

65 61 Pärast kõigi vajalike lahtrite täitmist vajutage F10, mille järel saate orderi ära trükkida. Enne trükkimist saate valida erinevate trükiparameetrite vahel (sh. tühja vasaku ja ülemise ääre laius, trüki tihedus ja kvaliteet). Kui kõik trükiparameetrid on sobivad, võib kohe vajutada F10. Üks kord sisestatud parameetrid peab programm meeles ja järgmine kord pole enam vaja neid uuesti sisestada. Pärast orderi trükkimist kantakse ta orderite andmebaasi, kust teda hiljem on võimalik uuesti parandamiseks välja valida. 61

66 Orderite andmebaas Selle valiku all saab näha, parandada ja kustutada kõiki tehtud ordereid. Kui tahate mõnda orderit uuesti trükkida, siis minge kursoriga sellel reale ja vajutage F8. Valitud order tuleb ekraanile ja teda saab parandada ja soovi korral uuesti trükkida. 62

67 63 4. ARVELDUSED KLIENTIDE JA HANKIJATEGA Arvelduste andmebaasis olevad read kirjeldavad klientide ja hankijatega sooritatud operatsioone. Nende võimalikeks allikateks on: - pearaamatu kanded, kui on määratud erikontod, mille korral arvelduste tegemine toimub; - pearaamatu all tehtud arved, kui on sisse lülitatud nende salvestamine arvelduste andmebaasi; - müügi- ja laoarvestuse programmis "Merit Ladu" tehtavad lao sissetuleku dokumendid ja laost väljastatavad arved, samuti kulusse kandmise dokumendid; - teekonnalehtede töötlemise programmis "Merit Auto" tehtavad arved. Kui alles alustate tööd programmiga, siis on vaja sisestada klientide ja hankijate võlad. Üks võimalus on sisestada võlad klientide ja hankijate andmebaasi algsaldo väljale ühe summana. Sellisel juhul ei näe me, millise arve või arvetega võlg tekkinud on. Parem võimalus on sisestada nii klientide kui hankijate laekumata/maksmata arved arvelduste andmebaasi. Sel juhul saame hiljem tavalisel viisil märkida nende laekumist. 63

68 Arvelduste andmebaas Arvelduste andmebaasi saab vaadata sobivas järjestuses, mis aitab kiiresti vajaliku rea üles leida. 64

69 65 Arvelduse parandamiseks vajutage F8, mis toob valitud arvelduse eraldi aknasse. Iga arvelduse kirje koosneb kahest poolest. Esimene pool täidetakse alati uue arvelduse andmebaasile lisamisel. Uus arveldus lisatakse: - pearaamatu programmi all arve tegemisel (kui valite selle salvestamise arvelduste andmebaasi); - laoarvestuse programmi sissetuleku dokumendi tegemisel; - arve väljastamisel laoarvestuse programmist; - arve väljastamisel teekonnalehtede töötlemise programmist; - pearaamatu kande tegemisel (arve registreerimine pearaamatus, ettemaksu arvelevõtmine, arvete maksmisel ülesjääv võlasumma). Arvelduse teise poole täitmist nimetatakse arvelduse märkimiseks. Märkimine toimub pearaamatu kande tegemisel, kui valida arvelduste andmebaasis olevaid veel märkimata dokumente (vt. KANNETE SISESTAMINE). Märkimine tähendab n.ö. arvelduse kustutamist, milleks võib olla on arve maksmine, ettemaksu kustutamine, tasaarvelduse tegemine. Arveldus loetakse märgituks, kui deebet- ja kreeditsumma on võrdsed. Soovi korral saab arveldusi lisada andmebaasi ka käsitsi Ctrl+N klahvi abil, samuti võib arvelduste märkimist teha käsitsi, kirjutades arvelduse reale teise poole kuupäeva ja võrdsustades deebet- ja kreeditsummad. Arvelduse otsimiseks andmebaasist võib kasutada klahvi Ctrl+F. Otsida saab kliendi või hankija koodi, nimetuse, dokumendi numbri, kuupäeva ja summa järgi. Kliendi/hankija koodi valimiseks saab kasutada valikumenüüd, mille vaatamiseks vajutage koodi väljal olles F5. 65

70 Arvelduste tunnused Arvelduste tunnuste andmebaas langeb kokku arvete tunnuste andmebaasiga. Tunnused võimaldavad jagada klientide ja hankijatega sooritatud operatsioone liikidesse ja jälgida ka käibeid ja saldosid nende tunnuste lõikes. 66

71 Arvelduste aruanded Arvelduste kohta saab tellida järgmisi aruandeid: 1. Klientide/hankijate saldod. 2. Käibeandmik klientide/hankijate lõikes. 3. Detailne aruanne. 4. Maksmata arvete aruanne. 5. Ühe allika detailne aruanne. 6. Klientide võlad kuude lõikes. 7. Maksekohustuste aruanne. 8. Tähtaegselt makstud arvete aruanne. 9. Filtreeritud aruanne Enamikku aruannetest saab tellida eraldi klientide ja hankijate jaoks ning summaarsena, kus on korraga nii kliendid kui hankijad. Viimasel juhul tuleb tähele panna, et selline aruanne omab mõtet ainult siis, kui (1) mõni firma on samal ajal klient ja hankija, ja (2) sellisele firmale on pandud klientide ja hankijate andmebaasis ühesuguse kood. Samuti saab enamikku aruannetest tellida ühe või mõne kliendi/hankija grupi kohta. Selleks tuleb vastavate gruppide koodid sisestada aruande tellimuses vastavatele väljadele Klientide/hankijate saldod Andke ette kuupäev, mille seisuga Te saldosid leida tahate ning valige, kas aruanne koostada klientide, hankijate või mõlemate kohta. Soovi korral saate aruandest välja jätta nulliga võrduvad saldod või tõsta negatiivsed saldod teisele poole (deebetist kreeditisse või vastupidi). 67

72 68 Näidis: A R V E L D U S T E seisuga 3. märts 1995 S A L D O D (kliendid) AS Sepapoisid Raua 8 EE2353 P?ltsamaa Trükitud: 3. september :14 Lehekülg 1 Kood S A L D O Nimetus Deebet Kreedit AEVI AS Arto AS Aura AS (Puurmani) Baltazar AS Joutsel AS Järva Tarbjate Ühistu Kadarik (Järveotsa kpl.) AS Kimmu Ltd. AS Mäe 8 toidupood (Tartu) Müük sularaha eest Restra Ltd.Kose-Tareke AS Ristiku AS (Tartu) Sell Ltd. AS (Tallinn) Sikana AS (Pärnu) Soldina AS (Narva) Tempo AS (Narva) Tiga AS Toiko nr Tsentrum OSTUKESKUS (Rakvere) Turu Veneetsia Kaupmees AS kpl.eks Woland Kadaka kpl. AS Ülej?e KPL. (Tartu) Kui lülitate sisse valiku 'Salvestada võlad klientide andmebaasi', siis kirjutatakse aruandesse leitud võlasumma klientide andmebaasi väljale 'Tegelik võlg'. Kui Te kasutate ka firma MERIT laoarvestuse programmi, siis laost arve väljastamisel kontrollitakse, ega tegelik võlg ei ületa lubatud krediidisummat. 68

73 Käibeandmik klientide/hankijate lõikes Andke ette ajavahemik, mille kohta Te käibeandmikku koostada tahate ning valige, kas aruanne koostada klientide, hankijate või mõlemate kohta. Soovi korral saate aruandest välja jätta need kliendid ja hankijad, kelle saldod ja käibed võrduvad nulliga. Programm pakub käibeandmiku alguse kuupäevana viimast arvelduste sulgemise kuupäeva ja lõpu kuupäevana arvuti jooksvat kuupäeva, soovi korral võite neid muuta. Aruandes näete iga kliendi ja/või hankija kohta etteantud perioodi algsaldot, deebet- ja kreeditkäivet ning perioodi lõppsaldot. Näidis: A R V E L D U S T E K Ä I B E A N D M I K (kliendid) perioodil 1. veebruar 1995 kuni 1. märts 1995 AS Sepapoisid Trükitud: 3. september :00 Raua 8 EE2353 P?ltsamaa Lehekülg 1 Kood SALDO PERIOODI ALGUSES KÄIVE SALDO PERIOODI L?PUS Nimetus Deebet Kreedit Deebet Kreedit Deebet Kreedit AEVI AS Arto AS Aura AS (Puurmani) Saltazar AS Joutsel AS Järva Tarbjate Ühistu Padarik AS Kimmu Ltd. AS Mäe AS (Tartu) Müük sularaha eest Restra Ltd

74 Pistiku AS Rell Ltd Kikana AS Soldina AS Tempo AS Stiga AS Toiko Turu Veneetsia Kaupmees AS Ülej?e KPL. (Tartu) Detailne aruanne Aruannet saab tellida mitmel erinaval viisil, sealhulgas ühe kliendi või hankija ning kõigi klientide või hankijate kohta. Kui kliendid ja hankijad on suures osas kattuvad ja neile on pandud klientide ja hankijate andmebaasis ühesugused koodid, siis saab tellida klientidele ja hankijatele ühiseid aruandeid. Valida tuleb ajavahemik, mille kohta aruannet soovite (eraldi saab anda ette vahemiku arvelduste esimese ja teise poole jaoks) ning millised read aruandesse võtta kas kõik read, ainult märgitud read (deebet võrdub kreeditiga) või ainult märkimata read (deebet ei võrdu kreeditiga). Aruandes on näha iga kliendi ja/või hankija etteantud perioodi algsaldo, kõik sellel perioodil tehtud arveldused ja perioodi lõppsaldo. 70

75 Maksmata arvete aruanne Maksmata arvete aruandes on kõik need klientidele esitatud või hankijatelt saadud arved, mille maksmise tähtaeg on ületatud rohkem kui N päeva võrra. N leitakse klientide või hankijate andmebaasist võetud maksmise tähtaaja ja aruande tellimisel etteantud päevade arvu summana. Aruannet saab tellida nii kõikide klientide või hankijate kui ka ühe kliendi või hankija kohta. Soovi korral saate klientide aruandesse lülitada ka kõik märkimata arveldused hankijatega, et näha arveid, mis Teie firma hankijatele võlgu on.viimast võimalust saate kasutada ainult siis, kui Teie kliendid ja hankijad on suures osas samad ning Te kasutate ühe firma jaoks nii klientide kui hankijate andmebaasis ühte ja sama koodi. Detailses aruandes on kõik märkimata arveid eraldi, summaarses aruandes aga ainult kliendi lõppsaldo. Näidis (detailne aruanne): M A K S M A T A A R V E T E D E T A I L N E A R U A N N E Arved, mille maksetähtaeg on ületatud rohkem kui 5 päeva v?rra Kuupäev: 3. mai 1995 AS Sepapoisid Trükitud: 3. september :32 Raua 8 EE2353 P?ltsamaa Lehekülg 1 Dokumendi Kood Nimetus number Kuupäev Selgitus Deebet Kreedit A L G S A L D O:

76 Kimmu Ltd. AS Programmid Kimmu Ltd. AS Raamatud, kirjatarbed L? P P S A L D O: Näidis (summaarne aruanne): K L I E N T I D E V õ L A S A L D O D Arved, mille maksetähtaeg on ületatud rohkem kui 10 päeva Kuupäev: 1. märts 1995 AS Sepapoisid Raua 8 EE2353 P?ltsamaa Trükitud: 3. september :38 Lehekülg 1 Kood Nimetus L?ppsaldo Järva Tarbjate Ühistu Padarik AS Turu Ühe allika detailne aruanne Selles aruandes on kõik ühest allikast pärit arvelduste read. Allikaks võib olla: Kui olete allika valinud, sisestage ajavahemik arvelduste esimese ja teise poole jaoks, laoarvete ja lao sissetulekute korral valige ka lao kood. Samuti saate valida arunde järjestuse. 72

77 Klientide võlad kuude lõikes Selles aruandes on näha klientide võlasummad tekkimise kuude lõikes. Detailses aruandes on näha võlgade tekkimine kuude lõikes iga kliendi kohta, summaarses aruandes on kõik kliendid kuude viisi kokku võetud. 73

78 74 Näidis (detailne aruanne): KLIENTIDE V?LAD KUUDE L?IKES seisuga 30. november 1995 AS Sepapoisid Raua 8 EE2353 Paide Trükitud: 12. detsember :26 Lehekülg 1 Kliendi kood Nimetus Kuu Summa Lossi VILJANDI Algsaldo aprill Haigla aprill november AS Kaskor märts aprill Näidis (summaarne aruanne): KLIENTIDE V?LAD KUUDE L?IKES seisuga 31. oktoober 1995 (summaarne aruanne) AS Sepapoisid Raua 8 EE2353 Paide Trükitud: 12. detsember :48 Kuu Summa Algsaldo märts aprill august september

79 Maksekohustuste aruanne Maksekohustuste aruanne näitab, millised arved tuleb etteantud ajavahemikus maksta (hankijate aruanne) või millised arved peaksid laekuma (klientide aruanne). Aruande koostamisel kasutatakse arvelduse maksetähtaega. 75

80 Tähtaegselt makstud arvete aruanne Siin aruandes näeme, millised arved on meile makstud tähtaegselt või millised arved oleme ise tähtaegselt maksnud Filtreeritud aruanne Filtreeritud aruandes saame kõige detailsemalt ette anda tingimusi, millised arveldused aruandesse võtta Arvelduste sulgemine 76

81 77 Kui olete pärast mingi perioodi (näiteks kuu) lõppemist koostanud arvelduste kohta kõik vajalikud aruanded, siis võite nad soovi korral sulgeda. Arveldusi saab sulgeda kahel erineval viisil: (1) sulgeda ainult märgitud arveldused sel juhul kustutatakse andmebaasist kõik need arveldused, mille mõlema poole kuupäevad on etteantud kuupäevast varasemad või sellega võrdsed ja millel deebeti ja kreediti summad on võrdsed. (2) sulgeda kõik arveldused kindla kuupäevani andmebaasist kustutatakse kõik arveldused, millel esimese poole kuupäev on etteantud kuupäevast varasem või sellega võrdne (kui teine pool on täitmata) või mille mõlema poole kuupäevad on etteantud kuupäevast varasemad või sellega võrdsed võrdsed (kui teine pool on täidetud). Sellise sulgemise korral arvutatakse klientidele ja hankijatele uued saldod. Arveldusetest parema ülevaate säilitamiseks on soovitatav kasutada esimest liiki sulgemist, sest sellisel juhul jäävad alles kõik märkimata arveldused sõltumata nende tekkimise kuupäevast ja neid saab vajaduse korral alati märkida. 77

82 78 5. KUUDE JA AASTATE SULGEMINE Perioodi (kuu) sulgemine võimaldab vältida juhuslikke vigu vale kande kuupäeva sisestamisel, kuid perioodide sulgemine enne aasta täielikku lõpetamist pole kohustuslik. Kui mingi perioodi sulgeda, ei saa enam sellesse perioodi kandeid teha, selle perioodi kandeid parandada ega kustutada. Samuti ei saa suletud perioodi uuesti avada. Suletud perioodi kannete vaatamisel näete, et iga kande juurde (alumisele reale) on ilmunud märgend 'Suletud kanne'. On väga oluline, et enne perioodi sulgemist saaks tehtud varukoopia. Kui tekib vajadus taastada sulgemise eelne seis, siis on nimetatud varukoopia selleks ainuke võimalus ja võimaldab sulgemise nö. tagasi võtta. Muidugi peab arvestama, et andmeid varukoopiast taastades kaovad kõik pärast selle varukoopia tegemist tehtud kanded ja muud muutused. Aasta lõpetamist on vaja teha üks kord aastas. Enne aasta lõpetamist peavad kõik perioodid olema suletud. On ülimalt soovitatav teha flopikettale varukoopia pärast kõigi selle aasta kannete tegemist ja enne kõigi perioodide sulgemist. Kui pärast aasta lõpetamist selgub, et see operatsioon oli enneaegne, on nimetatud varukoopia ainuke võimalus saada uuesti juurdepääs eelmise aasta andmetele. Aasta lõpetamise käigus kustutakse eelmise aasta kanded, arvutatakse kontoplaani kontodele uued saldod ning määratakse automaatselt uued perioodid. 78

83 79 6. ARUANDED 79

84 Kassaraamat Kassaraamat on kassa sissetulekute ja väljaminekute aruanne etteantud ajavahemiku kohta. Võib teha nii ühe päeva kui ka mingi pikema perioodi (näiteks nädala) kassaraamatut. Programm otsib kontoplaanist esimese konto, mille nimes esineb sõna 'kassa' ja pakub selle vaikimisi konto väljale. Vajaduse korral võib kontot muuta (näiteks kui firmas on mitu kassat), konto valimiseks saab kasutada F5-klahvi. Kui tehakse teha terve kuu aruannet, siis saab ka kuupäevade valimiseks kasutada F5-klahvi, mis toob ekraanile perioodide nimekirja. Näidis: K A S S A R A A M A T (konto 1-1) AS Sepapoisid Trükitud: 3. september :46 Raua 8 EE2353 Paide Kuupäev: 3. jaanuar 1995 Algsaldo: Lehekülg 1 Kande kood Dokumendi Korr. ja number number Operatsiooni kirjeldus konto Osakond Sissetulek Väljaminek Tasutud AS Vali arve 6,reklaam Tasutud AS Vali arve 6,reklaam Laekus AS Parvelt dets arvutiteenus Laekus AS Parvelt dets arvutiteenus

85 81 4 rida L?ppsaldo: Kassapidaja: Sissekanded kassaraamatus kontrollinud ja vastu v?tnud.... sissetuleku ja.... väljamineku dokumenti raamatupidaja: Kontod Kontode aruandes on kõik ühe kontoga (ja tema allkontodega) seotud kanded etteantud ajavahemikust, samuti selle konto alg- ja lõppsaldo. Soovi korral saab valida ühe osakonna aruande. Konto, osakonna ja ajavahemiku valimiseks saab kasutada F5-klahvi. Kui osakonna väli jääb tühjaks, tehakse kõikide osakondade aruanne. Valida saab korrespondeeruvustega ja ilma korrespondeeruvusteta aruande vahel, samuti detailse ja summaarse aruande vahel. Aruannet saab filtreerida kliendi või hankija järgi, sisestades vastava kliendi või hankija koodi (loomulikult saab koodi ka F5-ga valida). Filtreerimine tähendab antud juhul seda, et aruandesse võetakse need kanded, milles mõni konto (mitte tingimata see konto, mille aruannet teeme), on seotud etteantud kliendi või hankijaga. Seega on nii lihtsalt võimalik kätte saada ühe kliendi maksed meie pangakontole (tellides pangakonto aruande ja filtreerides teda vastava kliendi järgi). 81

86 82 Näidis (detailne aruanne, korrespondeeruvustega): K O N T O 1-21 Arve Tallinna pangas AS Sepapoisid Trükitud: 3. september :00 Raua 8 EE2353 Paide Periood: 2. veebruar 1995 kuni 3. veebruar 1995 Perioodi algsaldo: Lehekülg 1 Osa- Kande kood Dok. Korr. Osa- Allkonto kond ja number Kuupäev number Operatsiooni kirjeldus konto kond Deebet Kreedit Tasutud IT arve tarkvara eest Tasutud IT arve tarkvara eest Tasutud as Venorett arve muusikakaardi eest Tasutud as Venorett arve muusikakaardi eest Tasutud Ratio arve 4/ diskettide eest Tasutud Ratio arve 4/ diskettide eest Tasutud Balti Kontaktid arve ukseluku eest Tasutud Balti Kontaktid arve ukseluku eest Tasutud Systest Plus arve SA Tasutud Systest Plus arve SA Tasutud Kris arve kaabli eest Tasutud J?geva kontori üür Tasutud Kulbert arve T-52 printeri eest Tasutud as Pluss-A arve / Tasutud as Pluss-A arve / Tasutud Astrodata arved , Laekus J?geva 1Kk arve Laekus J?geva 1Kk arve rida Perioodi l?ppsaldo: Näidis (summaarne aruanne, korrespondeeruvustega): K O N T O 1-21 Arve Tallinna pangas AS Sepapoisid Trükitud: 3. september 1995 Raua 8 EE2353 Paide 19:04 Periood: 1. veebruar 1995 kuni 28. veebruar 1995 Perioodi algsaldo: Lehekülg 1 82

87 83 Osa- Korr. Osa- Konto kond Konto nimetus konto kond Korr. konto nimetus Deebet Kreedit Arve Tallinna pangas 1-3 Ostjatelt laekumata Arve Tallinna pangas 2-1 Arveldused Arve Tallinna pangas 2-31 Käibemaks Arve Tallinna pangas 2-33 Ettev?tte tulumaks Arve Tallinna pangas Dividendidelt Arve Tallinna pangas 2-51 Lühiajalised Arve Tallinna pangas 7-31 Tulu-tarkvara Arve Tallinna pangas 7-32 Tulu-arvutite jm Arve Tallinna pangas 7-33 Tulu-raamatupidamist Arve Tallinna pangas 7-34 Tulu-v?rkude Arve Tallinna pangas 7-35 Tulu-hooldus Arve Tallinna pangas Kulud-üür Arve Tallinna pangas Kulud-materjalid Arve Tallinna pangas Kulud-telefonimaks Arve Tallinna pangas Kulud-reklaam Arve Tallinna pangas 7-56 Kulud-kütus Arve Tallinna pangas 7-64 Finantskulu-laenupro rida Perioodi l?ppsaldo: Näidis (detailne aruanne, ilma korrespondeeruvusteta): K O N T O Kulud-materjalid AS Sepapoisid Trükitud: 3. september :50 Raua 8 EE2353 Paide Osakond: K?ik osakonnad Periood: 1. veebruar 1995 kuni 31. mai 1995 Perioodi algsaldo: Lehekülg 1 Osa- Kande kood Dok. Konto kond ja number Kuupäev number Operatsiooni kirjeldus Deebet Kreedit Tasutud Ratio arve 4/ diskettide eest Tasutud BK arve ukseluku eest Tasutud Systest Plus arve SA Tasutud paberi eest Tasutud paberi eest TAsutud Kaarel Kaldvee Komp.?igusaktide kogumik Tasutud BK arve Tasutud aastaaruannete eest Tasutud kirjatarvete eest Tasutud kalendri eest Tasutud teibi eest Tasutud ümbrike eest Tasutud?ppematerjalide eest Tasutud lauagarnituuri eest. 83

88 Tasutud peegli eest Tasutud arvutimaailma eest rida Perioodi l?ppsaldo: Käibeandmik Käibeandmik on programmi kõige mahukam aruanne (arvutustöö mõttes), seega võtab tema koostamine veidi aega. Sõltuvalt kasutatavast arvutist ning raamatupidamise mahust võib käibeandmiku koostamine aega võtta 2-10 minutit, suure mahu korral ka rohkem. Enne käibeandmiku koostamist tuleb koostada aruande tellimus, sealhulgas tuleb määrata: 1. Kas teha ühe konto aruanne (vaikimisi tehakse kõikide kontode aruanne). 2. Kas teha ühe osakonna aruanne (vaikimisi tehakse kõikide osakondade aruanne). 3. Valida ajavahemik. Kui teha ühe kuu aruannet, saab perioodi valimiseks kasutada F5-klahvi. 4. Kui firma on jagatud osakondadeks, siis saab aruandesse lasta genereerida kokkuvõtteread. Kui anda ette nullist erinev väärtus, tehakse aruandesse lisaread vastava arvu kontonumbri kohtade järgi; näiteks kui kontoplaanis on kontod 01, osakond A ja 01, osakond K ning anda ette kokkuvõtteridade tegemine kahekohaliste kontode järgi, siis lisatakse aruandele konto 01 rida, kuhu on summeeritud kontode 01, A ja 01, K väärtused. 84

89 85 5. Aruandesse võtta kuni... - kohalised kontod -- saab sisestada väärtuse 2 kuni 8, mis määrab, millised kontod aruandesse võtta. Näiteks kui peakontode numbrid on kahekohalised ja tahate teha ainult peakontode aruannet, tuleb siia sisestada Kui firma on jagatud osakondadeks, siis saab soovi korral tellida aruande, kus osakondasid eraldi näha pole, on vaid kontode summad üle kõigi osakondade 7. Ainult nullist erinevate saldodega kontod -- enamasti on mõistlik trükiruumi kokkuhoiu mõttes tellida aruanne, kus pole etteantud ajavahemikus saldosid ega käibeid mitte omavaid kontosid. 8. Kui soovite tõsta aruandes olevad negatiivsed deebetsaldod kreeditisse ja negatiivsed kreeditsaldod deebetisse, siis lülitage sisse vastav valik. Valik mõjutab ainult aruande väljanägemist, sellega ei kaasne ühegi konto saldo muutmist. Proovige trükkida erinevaid aruandeid, andes valikutele mitmesuguseid väärtusi, ning leidke endale sobivad aruannete vormid. Näidis: K Ä I B E A N D M I K AS Sepapoisid Trükitud: 3. september :09 Raua 8 EE2353 Paide Periood: 1. jaanuar 1995 kuni 31. jaanuar 1995 K?ik osakonnad Lehekülg 1 Konto SALDO PERIOODI ALGUSES KÄIVE SALDO PERIOODI L?PUS number Osakond Konto nimetus Deebet Kreedit Deebet Kreedit Deebet Kreedit Kassa Arveldusarve Ostjatelt laekumata arved Inventar (p?hivara) Inventari kulum Arveldused hankijatega Töötasu Pikaajal.laen lühiajal-ks Aktsiakapital Ettev?tte kasum Tulud ja kulud Realiseerimistulud Muud tulud Realiseerimiskulud Palgakulud,finantskulud Kokku 15 rida

90 Kanded (päevaraamat) Siin saab välja trükkida tehtud kandeid. Trükkimiseks saab välja valida osa kandeid, andes ette kande koodi ja/või ajavahemiku. Samuti on võimalik valida trükkimiseks kõik need kanded, mida pärast sisestamist või parandamist pole veel välja trükitud. Kandekoodi ja ajavahemiku valimiseks saab kasutada F5-klahvi. Pärast tingimuste määramist leiab programm etteantud tingimusi rahuldavate kannete arvu ning võimaldab valida aruande järjestust, samuti valida seda, kas trükime aruandesse ainult kustutamata kanded, ainult kustutatud kanded või mõlemad. 86

91 87 Näidis: K A N D E D (p ä e v a r a a m a t) AS Sepapoisid Trükitud: 3. september :19 Raua 8 EE2353 Paide Kandekood: k?ik koodid Konto: 1-21 Osakond: k?ik osakonnad Ajavahemik: kuni Lehekülg 1 Kande kood Dokumendi Osaja number number Kuupäev Konto kond Operatsiooni kirjeldus Deebet Kreedit Märkus Laekus Saare Vallaval arve Laekus Saare Vallaval arve KANNE KOKKU: Laekus J?geva LV-lt arve , Laekus J?geva LV-lt arve , KANNE KOKKU: Laekus osaliselt Vooemaa Liinid AS arve Laekus osaliselt Vooemaa Liinid AS arve KANNE KOKKU: Laekus Rapla TV -lt arve , Laekus Rapla TV -lt arve , KANNE KOKKU: Laekus Astrodatalt arve Laekus Astrodatalt arve KANNE KOKKU: Kokku trükiti 5 kannet Bilanss Koostatakse bilanss etteantud kuupäeva seisuga. Programmi koostatud bilanss koosneb eraldi välja toodud aktiva- ja passivakontode saldodest koos konto numbrite ja nimetustega. Kui soovite bilanssi teistsuguse vormi järgi, siis tuleb see teha isetehtud aruannete all. 87

92 88 1. Saab teha kõikide osakondade või ühe osakonna bilansi. 2. Valida tuleb bilansi kuupäev (nagu mujal, nii ka siin leitakse etteantud kuupäeva nö. õhtune bilanss, see tähendab etteantud kuupäeva kanded on aruandesse sisse võetud. 3. Kui firma on jagatud osakondadeks, siis saab bilanssi lasta genereerida kokkuvõtteread. Kui sisestatud on nullist erinev väärtus, tehakse lisaread vastava arvu kontonumbri kohtade järgi; näiteks kui kontoplaanis on kontod 01, osakond A ja 01, osakond K ning anda ette kokkuvõtteridade tegemine kahekohaliste kontode järgi, siis lisatakse bilansile konto 01 rida, kuhu on summeeritud kontode 01, A ja 01, K väärtused. 5. Aruandesse võtta kuni... - kohalised kontod -- saab sisestada väärtuse 2 kuni 8, mis määrab, millised kontod bilanssi võtta. Näiteks kui peakontode numbrid on kahekohalised ja bilansis peaksid olema ainult peakontod, tuleb siia sisestada Kui firma on jagatud osakondadeks, saab soovi korral tellida bilansi, kus osakondasid eraldi näha pole, on vaid kontode summad üle kõigi osakondade Näidis: B I L A N S S seisuga 1. veebruar 1997 AS Sepapoisid Raua 8 EE2353 Paide K?ik osakonnad Lehekülg 1 A K T I V A D Konto Osakond Konto nimetus Saldo Kassa Arveldusarve Ostjatelt laekumata arved Kaubad 1-5 Inventar (p?hivara) Inventari kulum Realiseerimiskulud Palgakulud,finantskulud

93 89 P A S S I V A D Konto Osakond Konto nimetus Saldo Arveldused hankijatega Töötasu Pikaajal.laen lühiajal-ks Aktsiakapital Ettev?tte kasum Tulud ja kulud Realiseerimistulud Muud tulud Antud sponsoritoetust Pearaamat Pearaamat on aruanne, kus on kõik mingil perioodil tehtud kanded rühmitatuna kontode järgi. Aruandes on ka kontode alg- ja lõppsaldod, iga konto osa eraldi võetuna sarnaneb kontode aruandega. Aruandesse võetakse kõik detailsed (analüütilised) kontod. Pearaamatu koostamine on tavaliselt väga töömahukas ja valmis aruande pikkus võib ulatuda saja leheküljeni või isegi rohkem (aruande maht sõltub loomulikult kannete arvust ja kontoplaani keerukusest). Enamasti on mõistlik trükkida pearaamat välja üks kord kuus, et paberil oleks näha kõik selle kuu jooksul tehtud kanded. Tavaliselt kuu pärast pearaamatu väljatrükkimist suletakse, et välistada kuu andmete muutmine juhusliku näpuvea tõttu. (Kuu sulgemine pole siiski kohustulik.) Pearaamatut saab tellida nii korrespondeeruvustega kui ilma korrespondeeruvusteta. Teine variant on eelistatavam, kuna sel juhul on aruande maht märgatavalt väiksem ja aruande koostamine kiirem. 89

94 Isetehtud aruanded Isetehtud aruanded on programmi üks võimsamaid ja paindlikumaid vahendeid, mis võimaldab ise koostada vajalikke aruandevorme, sealhulgas maksuameti poolt nõutavad aruanded. Aruandes on üks selgituse veerg ja kaks summade veergu. Isetehtud aruannete valimisel tuleb ekraanile olemasolevate aruannete nimekiri. Viimaseks valikuks selles nimekirjas on uue aruande lisamine. Maksimaalne isetehtud aruannete arv on 100. Programmiga tulevad näidisena mõned valmis aruandevormid: käibedeklaratsioon, tuludeklaratsioon ning bilanss. Kindlasti on vaja neid vorme parandada vastavalt kasutatavale kontoplaanile Tegevused isetehtud aruannetega Pärast ühe isetehtud aruande valimist tuleb ekraanile menüü järgmiste valikutega: T e h a a r u a n n e -- käivitab aruande tegemise, kus saate ette anda perioodi, mille kohta aruanne koostada. P a r a n d a d a a r u a n d e v o r m i -- võimaldab parandada olemasoleva aruande koostamise kirjeldust. K o p e e r i d a a r u a n d e v o r m -- võimaldab teha olemasolevast aruandest teise nime all koopia. See on vajalik, kui mõni arundevorm on teisega väga sarnane. Sel juhul tehke aluseks olevast aruandevormist koopia ning parandage siis seda koopiat, mis on tavaliselt palju väiksema mahuga tegevus kui uue aruandevormi täielik sisestamine. 90

95 91 K u s t u t a d a a r u a n d e v o r m -- võimaldab kustutada olemasoleva aruandevormi. Olge sellega äärmiselt ettevaatlik, sest juba kustutatud aruandevormi pole enam võimalik taastada Isetehtud aruande osad A r u a n d e n i m e t u s on tekst, mis ilmub hiljem isetehtud aruannete nimekirja ja mille kaudu Te saate aruande poole pöörduda. A r u a n d e v o r m on aruande koostamise kirjeldus, koosneb ridadest. Aruandevormi koostamise juhend on järgmises punktis. P ä i s e s s e t r ü k i t a v t e k s t -- tekst, mis aruande trükkimisel moodustab aruande päise, kuni 12 rida. L õ p p u t r ü k i t a v t e k s t -- tekst, mis trükitakse aruande lõppu, kuni 12 rida. K o e f i t s e n t -- kui soovite koostada aruande mitte kroonides, vaid näiteks tuhandetes kroonides, siis sisestage vastav koefitsent, millega kroonisummad pärast aruande koostamist läbi jagatakse. (Näiteks kui Teie aruande ühikuks on tuhat krooni, siis peab koefitsent olema 1000.) K o m a k o h t a d e a r v määrab, millise täpsusega (s.t. mitme kohaga peale koma) trükitakse aruandes olevad rahasummad. Tavaline komakohtade arv on Isetehtud aruande rea elemendid Isetehtud aruande parandamisel tuleb ekraanile menüü, kust saab valida aruande nime, päise, sisu, jaluse või koefitsendi parandamise. Päis ja jalus on kuni 12 rida vaba teksti. Päis trükitakse enne aruannet ja jalus pärast aruannet. Päis sisaldab enamasti vähemalt aruande nimetuse, soovi korral ka muud infot. Üldiselt trükib programm välja ka aruande päises ja jaluses olevad tühjad read. Kui soovitakse tühjade ridade trükkimist vältida, tuleb vastavate ridade algusesse kirjutada märk 'miinus' ("-"). 91

96 92 Isetehtud aruande parandamisel tuleb ekraanile aruandevorm tabeli kujul. 92

97 93 Rea parandamiseks minge kursoriga sellele reale ja vajutage F8, uut rida saate lisada Ctrl+N ja rida kustutada Ctrl+T klahviga. Isetehtud aruande iga rida koosneb järgmistest osadest. R e a n u m b e r (märgend) on kuni neljakohaline tähtede-numbrite kombinatsioon, mille abil saab teistel ridadel antud reale viidata ning mis määrab ridade trükkimise järjekorra. R e a k i r j e l d u s on tekst, mis trükitakse aruandes sellele reale. Teksti pikkus on kuni 52 täheruumi. Kui mõnele reale on vaja trükkida rohkem teksti, tuleb see jagada mitme rea vahel, kusjuures rea sisu kirjutatakse sel juhul ainult ühe rea juurde. E s i m e s e v e e r u s i s u j a t e i s e v e e r u s i s u määrab vastavalt rea esimesse ja teise veergu trükitava summa. Rea sisuks on tavapärasel kujul esitatud valem, mis koosneb operandidest (millega tehakse tehteid) ja nendevahelistest operatsioonidest (tehetest). Operandiks võib olla - viide kontole, mis koosneb sulgude [] vahel olevast kontonumbrist (näiteks [01]), osakonna koodist loogeliste sulgude {} vahel (näiteks [01]{K}, osakonna kood võib ka puududa), ning tähest S (saldo), D (deebetkäive) või K (kreeditkäive); - viide sama aruande mõnele teisele reale, mis koosneb tähele R (esimene veerg) või T (teine veerg) järgnevast selle rea märgendist, millele me viitame, näiteks R0100, T200; - konstant, s.o. suvaline arvutustes kasutatav arv; - viide kulukohale, mis koosneb jutumärkide vahel olevast kulukoha koodist ja peab järgnema kontole või osakonnale; - viide projektile, mis koosneb koolonite :: vahel olevast kulukoha koodist ja peab järgnema kontole või osakonnale; kulukohal ja projektil ei saa leida saldosid, küll aga deebet- ja kreeditkäivet. NÄITED: [01]S konto 01 saldo (kõigi osakondade summa) [01]{1}D esimese osakonna konto 01 deebetkäive (R100 + R200 + R300) * % ridade 100, 200 ja 300 esimeste veergude summast Operatsioonideks on + - * /. Võib kasutada sulgusid (). 93

98 94 MÄRKUS: Nulliga võrduvaid summasid aruandesse ei trükita. Vajaduse korral saab mõne rea aruandesse trükkimisest välja lülitada kas täielikult (teha rist valikusse Rida mitte trükkida ) või ainult siis, kui rea väärtus on null. Mittetrükitavad read on vajalikud, kui on vaja teha pikemaid vahearvutusi, mis lõpparuandes kajastuma ei pea ja siis, kui mõne rea sisuks on nii pikk valem, mis rea sisu väljale ära ei mahu. Sel juhul jagage see valem mitmeks osaks, osad kirjutage eraldi mittetrükitavatele ridadele ning pika valemi asemel saate kirjutada lühema, kus viitate neile mittetrükivatele ridadele. 94

99 Kulukohtade ja projektide aruanded Kulukohtade ja projektide aruanded on kasutatavad ainult siis, kui vastav moodul on sisse lülitatud. Siin saame tellida erineva vormiga aruandeid, lähtudes nii kontost kui kulukohast/projektist, nii detailselt kui ka summaarselt. Aruannet saab filtreerida osakonna, konto, kulukoha ja projekti järgi (vt. tellimusakna paremat poolt). 95

100 96 7. PÕHIVAHENDITE ARVESTUS Põhivahendite arvestus võimaldab pidada põhivahendite kartoteeki, teha sissetulekuid ja väljaminekuid ning koostada sissetuleku, väljamineku ja amortisatsiooni (kulumi) aruandeid. Programm kasutab oma töös pearaamatu kontoplaani ja osakondade nimekirja, kuid automaatseid kandeid pearaamatusse ei tee. Pearaamatust sõltumatud on ka põhivahendite arvestuse perioodide (kuude) sulgemine, varukoopia tegemine ja varukoopiast taastamine. Põhivahendite programmiga töö alustamisel tuleb enne põhivahendite nimekirja sisestamist sisestada õige aasta number (menüüst PÜSIANDMED/PERIOODID) ja seejärel sulgeda kõik kuud kuni selle kuuni, millest alates me programmi kasutama hakkame. Seega kui programmi kasutamine algab 1. juunist 1998, tuleb aasta numbrina sisestada 1998 ja seejärel sulgeda kuud jaanuar kuni mai. Enne põhivahendite nimekirja sisestamist tuleb valmis mõelda põhivahendite jaotamine gruppide, alagruppide, vastutajate, asukohtade, osakondade ja kontode lõikes ning sisestada gruppide, alagruppide, asukohtade ja vastutajate nimekirjad. Seejärel tuleb sisestada põhivahendite nimekiri. Edasises töös on vaja arvestada järgmisi programmi omadusi: 1. Amortisatsiooninormidena tuleb sisestada aastanormid. 2. Amortisatsiooni arvestuse aruandeid saab koostada jooksva aasta kõigi suletud kuude ja esimese avatud kuu kohta. Näiteks kui kuud jaanuar ja veebruar on suletud ning järgnevad kuud avatud, saab amortisatsiooni aruannet teha jaanuari, veebruari ja märtsi kohta (samuti ka esimese kvartali kohta). 3. Amortisatsiooni (kulumit) arvestatakse kuude viisi põhivahendi alghinna ja amortisatsiooni normi järgi. 96

101 97 4. Amortisatsiooni arvestatakse alates põhivahendi sissetuleku kuust (määratakse sissetuleku kuupäeva järgi) kuni väljamineku kuuni (seega nii sissetuleku kui väljamineku kuu on kaasa arvatud) Põhivahendite arvestusega seotud püsiandmed 97

102 Põhivahendite grupid Grupp on põhivahendi juures olev tunnus, mille järgi saab grupeerida põhivahendite nimekirja ja koostada amortisatsiooni aruannet. Gruppide nimekirja parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - grupi koodi ja nimetuse parandamine; Ctrl+N - uue grupi lisamine; Ctrl+T - grupi kustutamine; F3 - gruppide nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise. Grupiga on seotud järgmised andmed: 1. Grupi kood, mis on ühe- või kahekohaline tähtede-numbrite kombinatsioon. 2. Grupi nimetus. 98

103 Põhivahendite alagrupid Alagrupp võimaldab jagada iga põhivahendite grupi osadeks ja tellida ka selle tunnuse järgi kartoteegi väljatrükki või koostada amortisatsiooni aruannet. Alagruppide nimekirja parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - alagrupi koodi või nimetuse parandamine; Ctrl+N - uue alagrupi lisamine; Ctrl+T - alagrupi kustutamine; F3 - alagruppide nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise. Alagrupiga on seotud järgmised andmed: 1. Alagrupi kood, mis on kuni kuuekohaline tähtede-numbrite kombinatsioon. 2. Alagrupi nimetus. 99

104 Väljamineku liigid Väljamineku liik näitab, mis põhjusel või millisel viisil toimus põhivahendi väljaminek. Väljamineku liikide andmebaasi parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - väljamineku liigi parandamine; Ctrl+N - uue väljamineku liigi lisamine; Ctrl+T - väljamineku liigi kustutamine; F3 - väljamineku liikide nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise. Väljamineku liigiga on seotud järgmised andmed: 1. Kood (üks täht või number). 2. Liigi nimetus. 100

105 Vastutajad Vastutajate andmebaasi parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - vastutaja nime parandamine; Ctrl+N - uue vastutaja lisamine; Ctrl+T - vastutaja kustutamine; F3 - vastutajate nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise. 101

106 Asukohad Asukohtade andmebaasi parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - asukoha koodi ja nimetuse parandamine; Ctrl+N - uue asukoha lisamine; Ctrl+T - asukoha kustutamine; F3 asukohtade nimekirja trükkimine; ESC või F10 - lõpetab andmebaasi parandamise. 102

107 Hooldus Perioodid Põhivahendite amortisatsiooni arvestuse aluseks on kuu. Iga kuu on kas avatud või suletud. Kuna põhivahendite arvestuse programm ei genereeri pearaamatusse automaatseid kandeid, siis on kuude sulgemine sõltumatu pearaamatu perioodide seisust ja tuleb teha eraldi. 103

108 Põhivahendite sorteerimine Nii nagu pearaamatu programmis, nii ka põhivahendite arvestuses on sorteerimine (andmebaaside ümberindekseerimine) tegevus, mida on vaja käivitada ainult erandjuhtudel. See protseduur uuendab kõik vajalikud indeksid (andmete järjestused). Kindlasti on sorteerimine vajalik käivitada, kui programm väljastas veateate koos soovitusega sorteerimine läbi teha, samuti on sorteerimine vajalik käivitada pärast andmete varukoopiast taastamist (vastava teate väljastab ka programm) Põhivahendite ümberhindlused Vajaduse korral saab programmiga teha põhivahendite ümberhindamist. Selleks tuleb käivitada käesolev protseduur ja sisestada igale põhivahendile koefitsent, millega teda ümber hinnatakse. 104

109 Programmi töö üldised parameetrid Programmi töö üldiste parameetrite all saame määrata, kas teha amortisatsiooni arvestust täiskroonides või sentidega Märgitud kirjete kustutamine Märgitud kirjete kustutamine töötab analoogiliselt finantsraamatupidamise hooldusprotseduuride all oleva vastava valikuga, s.t. eemaldab andmebaasidest kustutatuks märgitud kirjed Põhivahenditest varukoopia tegemine Nagu kuude sulgemine, nii ka varukoopia tuleb põhivahendite arvestuses teha eraldi pearaamatu varukoopiast. Varukoopia tegemiseks peate talle nime andma. Kui tahate teha varukoopiat flopikettale, siis peate nime ette panema vastava kettaseadme tähise A: või B:. Varukoopia nimi peab vastama üldistele failinime nõuetele, st. ta võib olla kuni 8 märki pikk (arvestamata nimele eelnevaid kettaseadme ja/või kataloogi nimesid) ja ei tohi sisaldada tühikuid (sõnavahesid). Varukoopia tegemiseks kasutab programm arhiveerimisprogrammi PKZIP, 105

110 mis peab asuma kas jooksvas kataloogis või peab tema asukoht olema näidatud DOS-i PATH-käsus. Ärge lisage varukoopia nimele mingit laiendit, kuna programm liidab nimele ise laiendi.zip Põhivahendite taastamine varukoopiast Kui eelnevalt on tehtud andmetest varukoopia (vt. eelmine punkt), siis saab käesoleva protseduuri abil taastada põhivahendite arvestuses selle hetke situatsiooni, millal varukoopia on tehtud. MÄRKUS: Pärast andmete varukoopiast taastamist on hädavajalik käivitada andmete sorteerimine 106

111 Põhivahendite andmebaasid Põhivahendite kartoteek Kartoteegis (andmebaasis) hoitakse andmeid kõigi arvel olevate ja soovi korral ka juba välja läinud põhivahendite kohta. Siin tehakse ka uute põhivahendite arvelevõtmine ja põhivahendite väljakandmine. Põhivahendite kartoteegis saab kasutada järgmisi juhtklahve: F8 - põhivahendi andmete parandamine; Ctrl+N - uue põhivahendi lisamine (põhivahendi arvelevõtmine); Ctrl+T - põhivahendi kustutamine; F3 - kartoteegi trükkimine; ESC või F10 - andmebaasi parandamise lõpp. Iga põhivahendiga on seotud järgmised andmed: 1. Number on kuni kaheksakohaline, peab olema igal põhivahendil erinev ja võib sisaldada peale numbrite ka tähti. Enamasti kirjutatakse sellele väljale inventarinumber, kui selline on olemas. 2. Grupp vastavalt gruppide andmebaasile. 3. Alagrupp vastavalt alagruppide andmebaasile. 4. Osakond vastavalt pearaamatu osakondade andmebaasile. 107

112 Asukoht vastavalt asukohtade andmebaasile. 6. Põhivahendite, amortisatsiooni ja kulukontod vastavalt pearaamatu kontoplaanile. 7. Põhivahendi nimetus. 8. Põhivahendi alghind kroonides. 9. Põhivahendi sissetuleku kuupäev. 10. Põhivahendi jääkhind sisestamise ajal (esimese avatud kuu alghind). Hiljem vähendab programm jääkhinda automaatselt vastavalt amortisatsiooni suurenemisele. 11. Amortisatsiooninorm (aastanorm) protsentides. 12. Vastutaja nimi. 13. Väljamineku kuupäev ja väljamineku kood -- kui põhivahend pole veel välja läinud, peavad need väljad olema tühjad. 14. Kommentaar on vaba piiramata pikkusega tekst põhivahendi juurde. Põhivahendi parandamisel saab kasutada järgmisi juhtklahve: F5 - grupi, alagrupi, osakonna, konto, vastutaja, asukoha või väljamineku liigi valik; TAB - kommentaari parandamine; F10 - salvestab tehtud muutused ja lõpetab põhivahendi parandamise; ESC - lõpetab põhivahendi parandamise, kuid tehtud muutusi ei salvesta Väljaläinud põhivahendid Kui põhivahendi juurde on märgitud väljamineku liik ja kuupäev, siis saab soovi korral kanda ta kartoteegi puhastamise operatsiooni abil väljaläinud põhivahendite andmebaasi. Sel juhul säilivad kõigi kunagi arvel olnud põhivahendite andmed, kuid samal ajal ei koorma tegelikult arvel mitte olevad põhivahendid aktiivset andmebaasi (kartoteeki). 108

113 109 Vajaduse korral saab ka väljaläinud põhivahendite andmebaasile kirjeid lisada (Ctrl+N) ja sealt kirjeid kustutada (Ctrl+T). Nagu mujal, nii ka siin saab klahvidega F10 või ESC andmebaasi parandamise lõpetada Kartoteegi puhastamine Kui põhivahendi juurde on märgitud väljamineku liik ja kuupäev, siis saab ta soovi korral kanda väljaläinud põhivahendite andmebaasi (vt. ka eelmist punkti). Kartoteegi puhastamine pole pööratav, seega väljaläinud põhivahendite kartoteegist eemaldamisel ei saa neid sinna enam kuidagi tagasi (muidugi on võimalik nad ükshaaval uuesti sisestada) Kuu lõpetamine 109

114 110 Kuna amortisatsiooni arvestuse aruandeid saab koostada jooksva aasta kõigi suletud kuude ja esimese avatud kuu kohta, siis enamasti on vaja enne uue kuu aruannete tegemist eelmine kuu sulgeda. Sulgemine pole tagasivõetav, seega on väga oluline teha enne kuu lõpetamist varukoopia Aasta lõpetamine Aastat saab lõpetada alles siis, kui kõik selle aasta kuud on juba suletud. Sel juhul suurendab aasta lõpetamise protseduur aasta numbrit ühe võrra ja märgib kõik uue aasta kuud avatuks. 110

115 Põhivahendite aruanded Põhivahendite kartoteek Siin saab põhivahendite kartoteeki välja trükkida, pannes talle soovi korral peale filtri osakonna, grupi, alagrupi, asukoha või vastutaja järgi. Filtrite sisestamisel tuleb gruppide, alagruppide ja asukohtade koodid eraldada üksteisest komadega, osakondade ja vastutajate korral ei ole komad kohustuslikud (kuna vastavad koodid on ühekohalised). Kõigi väärtuste valimiseks saab kasutada klahvi F Amortisatsiooni aruanne Amortisatsiooni aruannet saab koostada jooksva aasta kõigi suletud kuude ja esimese avatud kuu kohta. samuti saab teha kvartaliaruannet (kui vähemalt kaks esimest kuud aastast on suletud). Aruannet saab teha üksikute põhivahendite, gruppide, gruppide ja alagruppide, asukohtade, osakondade, kulukontode ja vastutajate lõikes. Filtreerimise süsteem toimib analoogselt põhivahendite kartoteegiga (vt. eelmine punkt) Väljaläinud põhivahendite aruanne 111

116 112 Väljaläinud põhivahendite aruandesse võetakse kõik need põhivahendid, mille väljamineku kuupäev on etteantud vahemikus. Aruanne koostatakse põhivahendite kartoteegi ja väljaläinud põhivahendite andmebaasi põhjal, seega võetakse aruandesse ka need põhivahendid, mis on juba aktiivsest kartoteegist ära kantud ja asuvad väljaläinud põhivahendite andmebaasis Sissetulnud põhivahendite aruanne Sissetulnud põhivahendite aruandesse võetakse kõik need põhivahendid, mille sissetuleku kuupäev on etteantud vahemikus. Aruanne koostatakse põhivahendite kartoteegi ja väljaläinud põhivahendite andmebaasi põhjal, seega võetakse aruandesse ka need põhivahendid, mis on juba aktiivsest kartoteegist ära kantud ja asuvad väljaläinud põhivahendite andmebaasis. 112

117 Sissetuleku ja väljamineku koondaruanne Sellesse koondaruandesse võetakse kõik valitud kuul sisse tulnud ja välja läinud põhivahendid Ümberhindluse aruanne Ümberhindluse aruanne tuleb teha pärast põhivahendite ümberhindluse tegemist (vt. PÜSIANDMED/ /HOOLDUS/PÕHIVAHENDITE ÜMBERHINDLUSED). See on ainuke aruanne, mille trükkimiseks on vaja laia printerit. Kui Teil laia printerit ei ole, soovitame salvestada arunne tekstifaili ja teisendada teda seal selliselt, et ta mahuks ära A4-lehe laiusele või paigutada ta kahele eri lehele. 113

118 Inventuurilehed Inventuurilehed on mõeldud põhivahendite inventuuride läbiviimiseks. Lehtede trükkimiseks saab valida sobiva viisi, grupeerides (filtreerides) põhivahendeid lehtedele osakondade, asukohtade või muu sobiva tunnuse järgi. Filtreerimise süsteem toimib analoogselt põhivahendite kartoteegiga (vt. punkti ARUANDED/PÕHIVAHENDITE KARTOTEEK). 114

119 PROGRAMMI JUHTIMINE 8.1. Aruannete vaatamine ekraanil, trükkimine, faili salvestamine ja eksportimine Kõigi aruannete, samuti andmebaaside trükkimise korral saab valida, kuhu suunata väljund kas ekraanile, printerile, tekstifaili või ekspordiks, et kasutada teda mõnes teises programmis (tekstitöötlusprogrammis, tabelarvutuses või mujal) Aruannete vaatamine ekraanil Soovitav on alati enne aruande trükkimist, faili salvestamist või eksportimist teda ekraanil kontrollida. Kuna arvuti ekraani laius on 80 märki, siis ei mahu enamik aruandeid korraga ekraani laiusele ära. Sel juhul tuleb kasutada hiirt või klaviatuuri juhtklahve ekraani vasakule-paremale ja üles-alla kerimiseks. Hiirega on kerimine eriti mugav. Joonisel on tumedate nooltega näidatud "nupud" akna raami äärtel, millele "vajutades" ekraani soovitud suunas keritakse. 115

120 116 Kui "vajutate" ekraanil oleva akna ülemises vasakpoolses nurgas olevale nupule, siis aruande vaatamise aken suletakse. Selle asemel võite vajutaga klaviatuuril ESC-klahvile. Võib juhtuda, et aruanded on programmiga tööd alustades ekraanil mõneti ebaloomulikul kujul, nii et ridade lõpud ei ole mitte ekraani parema "serva taga", vaid kanduvad üle järgmisele reale. Sel juhul tehke läbi järgmine protseduur. A. Aruande ekraanil olles vajutage kas kaks korda kiiresti hiire parempoolset nuppu või üks kord klaviatuuri ALT-klahvi. Selle tulemusena tuleb ekraani ülemisel äärel nähtavale FoxPro süsteemne menüü. B. Valige FoxPro süsteemsest menüüst Edit/Preferences, ekraanile tuleb järgmine aken: C. Selles aknas lülitage välja valik 'Wrap words' ja sisse valikud 'Use these preferences as default for.txt files' ja 'Save preference'. Valiku väljalülitamiseks kustutage rist tema ees olevates sulgudes, sisselülitamiseks tehke sulgudesse rist. Kasutada saate nii hiirt kui ka klaviatuuri (sisse- ja 116

121 117 väljalülitamine tühiku klahvi abil). Pärast nimetatud valikute sisse- ja väljalülitamist peab aken välja nägema järgmiselt: D. Valige OK. Kirjeldatud tegevus on vaja läbi teha ühekordselt programmi installeerimisel Aruannete trükkimine Kui suunate aruande printerile, siis trükib programm selle välja. Paberile jõudev aruanne on täpselt samasugune nagu ekraanil vaadates, välja arvatud kirja tihedus. Programm valib ise sobiva tihedusega kirjatüübi, arvestades, et aruanne mahuks ära kitsale printerile (kõik aruanded mahuvad ära A4-formaadis lehele). Programm ei võimalda muuta leheküljel olevate ridade arvu, mis on Aruannete salvestamine tekstifaili Kui valite aruande faili salvestamise, peate sisestama faili nime. Failinime laiendiks on alati.txt, mille nimele lisab programm, seega sisestage nimi igal juhul ilma laiendita. Faili nimele võib eelneda mõne kettal olemasoleva kataloogi nimi. Kui etteantud nimega fail on juba olemas, siis väljastab programm hoiatuse, mis annab Teile võimaluse kas olemasolev fail üle kirjutada (sel juhul kaovad vanas failis olevad andmed päästmatult) või sisestada uus nimi. 117

122 118 Aruande faili salvestamisel on loodav tekstifail täpselt selline nagu ekraanil vaadatav või printeril trükitav aruanne. Saadud tekstifaili võite tekstitöötlusprogrammi abil liita mõne suurema kirjaliku aruande või tekstiga Aruannete eksportimine Eksportimiseks nimetatakse aruande aluseks oleva andmebaasi teisendamist mõnele teisele kujule. Igal juhul peate valima formaadi ja sisestama faili nime. Nime sisestamisel ärge sisestage laiendit, kuna selle paneb programm vastavalt valitud formaadile ise. Programmi poolt nimele lisatav laiend on näha ka formaatide valikumenüüs. Programm võimaldab eksportida järgmistesse formaatidesse: 1) andmebaas (.DBF); 2) fikseeritud kirjepikkusega tekst (.TXT), aruande iga rida on ühesuguse pikkusega; 3) muutuva kirjepikkusega tekst, eraldaja "," (koma) (.TXT), väljad on eraldatud komadega, tekstitüüpi väljad on jutumärkides; 4) muutuva kirjepikkusega tekst, eraldaja " " (tühik) (.TXT), väljad on eraldatud tühikutega, tekstitüüpi väljad ei ole jutumärkides; 5) muutuva kirjepikkusega tekst, eraldaja TAB (tabulatsioonimärk) (.TXT), väljad on eraldatud TABmärgiga, tekstitüüpi väljad ei ole jutumärkides; 6) Visicalc Data Interchange Format (.DIF); 7) Microsoft Multiplan Ver (.MOD); 8) Microsoft Multiplan SYLK (laiendita); 9) Lotus revision 2.x (.WK1); 10) Lotus revision 2.x. (.WK1); 11) Lotus revision 1-A (.WKS); 12) Lotus Symphony version (.WR1); 13) Lotus Symphony version (.WRK); 14) Microsoft Excel (.XLS). Eksportimisel teistesse andmebaasiprogrammidesse on tavaliselt kõige sobivam kasutada DBF-formaati. Eksportimisel tabeltöötlusprogrammidesse sobivad reeglina formaadid.wk1 (Lotus 1-2-3) ja.xls (Excel). 118

123 Printeri vahetus Kui on vaja vahetada printerit, millele aruanne trükkida, siis saab seda kohe jooksvalt teha. Valitud printeri nimi on näha valiku <Printerile...> järel. Kui olete aruande vaatamise/trükkimise/salvestamise/eksportimise lõpetanud, valige menüüst <Katkestada> või vajutage ESC-klahvile. 119