Pelaksanaan MyMesyuarat Secara Cloud Computing. Seminar Regional Program Open Source Software (OSS) Sektor Awam 2 Oktober 2012

Transcription

1 Pelaksanaan MyMesyuarat Secara Cloud Computing Seminar Regional Program Open Source Software (OSS) Sektor Awam 2 Oktober 2012

2 Pengenalan MyMesyuarat, satu sistem untuk membantu urus setia menguruskan perjalanan mesyuarat dan membantu pengerusi dan ahli mesyuarat memantau keputusan dan mengemaskini status mesyuarat. Berasaskan web dan menggunakan model Cloud Computing. Aplikasi sumber terbuka (open source) berlesen GPL v2 yang bebas digunapakai, boleh disalin serta diedar tanpa kos pelesenan.

3 Projek Perluasan MyMesyuarat Di Agensi-agensi Sektor Awam Perluasan MyMesyuarat ke 25 Kementerian dan 3 agensi di bawah Kementerian (100 agensi) Tempoh projek - 14 bulan (September 2011 hingga November 2012) 3

4 Latar Belakang MyMesyuarat JITIK Berasal dari Sistem Pemantauan Keputusan JITIK untuk mesyuarat JITIK yang dipengerusikan oleh Tan Sri KSN dan kemudian dinamakan MyMeeting AIPA Hasil inovasi OSCC, MAMPU yang telah memenangi anugerah AIPA KINI telah dilaksanakan di lebih 200 Agensi MyMESYUARAT Projek Perluasan Pelaksanaan MyMesyuarat di Agensi-agensi Sektor Awam merupakan projek di bawah NKEA CCI EPP: Kerajaan Elektronik. MyMeeting dijenamakan semula kepada MyMesyuarat Penambahbaikan Penambahbaikkan adalah hasil maklumbalas 25 kementerian. (10/11/2011 & 19/1/2012) 80 Agensi Menggunakan MyMeeting

5 Objektif NKEA CCI EPP : Kerajaan Eletronik 70% surat menyurat, memo dan minit secara online KPI : % jemputan mesyuarat secara online Menggantikan sistem pengurusan mesyuarat secara manual kepada sistem elektronik. Meningkatkan komunikasi dan produktiviti dengan sasaran 70% minit mesyuarat dan 90% jemputan mesyuarat dilaksanakan secara online. Menjimatkan masa dan kos.

6 Cloud Computing MyMesyuarat AGENSI KEMENTERIAN (PUSAT DATA) mymesyuarat.gov.my KEMENTERIAN KEMENTERIAN KEMENTERIAN AGENSI AGENSI AGENSI 6

7 Kenapa MyMesyuarat? KOMUNIKASI Komunikasi melalui telefon dan suratmenyurat kurang efektif dan melibatkan kos Kelewatan bagi penghantaran maklum balas secara manual PEMANTAUAN ISU INFRASTRUKTUR Penggunaan infrastrukur tidak secara optima di agensi-agensi Sektor Awam Kesukaran untuk melaksanakan perluasan dan penyelenggaraan di agensi-agensi Pemantauan ke atas keputusan dan status mesyuarat kurang berkesan kerana dibuat secara manual Tertinggal atau terlepas pandang dalam mengambil tindakan KPI NKEA CCI Menjelang 2012: DOKUMENTASI Kelewatan untuk mendapatkan maklumat Kehilangan dokumen-dokumen mesyuarat 70% surat-menyurat, memo and minit mesyuarat dilaksanakan secara online; dan 90% jemputan mesyuarat perlu dihantar secara online Kesukaran dalam perkongsian maklumat

8 Transformasi Pengurusan Mesyuarat Persediaan mesyuarat Membuat jemputan mesyuarat Dengan MyMesyuarat - Automation & simplication dalam proses mesyuarat Memasukkan maklumat mesyuarat, memuatnaik agenda, minit, slide pembentangan dan dokumen berkaitan Memberi peringatan kepada ahli mesyuarat untuk mengemaskini status maklum balas Semasa mesyuarat Ahli boleh melihat agenda, minit mesyuarat dan dokumen berkaitan melalui sistem Urus Setia mengemaskini kehadiran ahli mesyuarat dan status terkini semasa mesyuarat Selepas mesyuarat Ahli mesyuarat mengemaskini status projek Pengerusi memantau prestasi agensi/ahli mesyuarat dalam melaksanakan tugasan yang telah diberikan dalam jangka masa yang ditetapkan dalam mesyuarat Ahli mendapatkan laporan keputusan, status dan maklumat perkembangan projek secara terus 8

9 Ciri-ciri & Kelebihan Tanpa MyMesyuarat Kriteria Surat-menyurat dan panggilan telefon Jemputan mesyuarat Jemputan secara online yang diintegrasikan dengan sistem emel dan/atau SMS Memakan masa yang lama & tidak efektif dari segi kos Maklumat disimpan oleh Urus Setia Kesukaran di dalam memperolehi dan berkongsi maklumat Pemantauan dilakukan secara manual Sukar melaksanakan pemantauan Masa & Kos menguruskan mesyuarat Perkongsian maklumat Mamantau status tindakan bagi keputusan dan maklum balas Cepat dan menjimatkan Carian adalah mudah melalui fungsi enjin carian Maklumat di hujung jari Paperless Office Pemantauan Online monitoring secara on online decision ke atas and feedback keputusan made dan maklum effective balas Enable dengan online lebih discussion berkesan Membolehkan perbincangan secara online Ahli sukar untuk mengemaskini maklum balas tindakan yang telah dibuat Mengemaskini status tindakan Pengemaskinian maklum balas secara online pada bila-bila masa, di manamana sahaja 9

10 Outcome dan Impak Projek MyMesyuarat PRODUKTIVITI DAN KEBERKESANAN MESRA PENGGUNA KANDUNGAN TEMPATAN ADAPTABILITY INOVASI Penjimatan tahunan RM78.3 juta juta jam KUALITI DAN PENERIMAAN PENGIKTIRAFAN

11 Outcome dan Impak Projek Penjimatan Kos Pengurusan Mesyuarat Andaikan 500 mesyuarat diadakan setiap tahun di setiap agensi dan setiap mesyuarat melibatkan 25 orang ahli Item Sebelum MyMesyuarat Selepas MyMesyuarat Penjimatan Kos percetakan RM 12,500 RM 0 RM 12,500 Panggilan telefon RM 56,250 RM 0 RM 56,250 Penghantaran dokuman mesyuarat (pos) RM 40,000 RM 0 RM 40,000 RM78.30 juta setiap tahun

12 Outcome dan Impak Projek Penjimatan Masa Penyediaan Mesyuarat Andaikan 500 mesyuarat diadakan setiap tahun di setiap agensi dan setiap mesyuarat melibatkan 25 orang ahli Item Jemputan mesyuarat Mengumpulkan status tindakan Penyediaan minit dan laporan Sebelum MyMesyuarat Selepas MyMesyuarat Penjimatan 131,000 minit 1000 minit 2166 jam 40 minit 262,000 minit 0 minit 4366 jam 40 minit 8000 jam 1000 minit 7983 jam 20 minit 10,452,000 jam setiap tahun

13 Outcome dan Impak Projek Pelaksanaan Cloud Computing Pengurangan kos pemilikan keseluruhan Pelaksanaan yang cepat dan mudah Mengoptimakan penggunaan sumber manusia Infrastruktur yang lebih berautomasi, optimum dan fleksibel Keselamatan & storan data Menyokong ICT hijau (Green IT)/ Eco friendly Transformasi penyampaian perkhidmatan Awam

14 Perkhidmatan Cloud MAMPU MENERAJUI DAN MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN APLIKASI MyMESYUARAT SECARA CLOUD YANG PERTAMA DI SEKTOR AWAM Perkhidmatan Infrastruktur Perkhidmatan Aplikasi Perkhidmatan Sokongan & Penyelenggaraan Perkhidmatan Latihan & Pengurusan Perubahan

15 Perkhidmatan Infrastruktur menyediakan : Perkakasan Infrastruktur Computing Perkhidmatan yang Dinamik dan Cepat Minimum 8GB RAM; HTTP Service; MySQL Database; dan 100GB ruangan storan Kementerian dan agensi

16 Perkhidmatan Aplikasi Software-as-a-service (SaaS) Pengurusan life cycle Scheduling systems Load balancing dan High availability (HA) menyediakan : Kod sumber boleh dimuat turun dari

17 Perkhidmatan Sokongan & Penyelenggaraan Sokongan Teknikal Memasang, konfigurasi, mengurus and troubleshoot Perkhidmatan sokongan Remote Onsite Penyelenggaraan Berterusan menyediakan :

18 Perkhidmatan Latihan & Pengurusan Perubahan menyediakan : Latihan penggunaan dan teknikal Dokumentasi Panduan / Manual Pengguna Dokumentasi sistem Boleh dimuat turun di Portal MyMesyuarat ( Taklimat di Kementerian & agensi Pemantauan pelaksanaan

19 Keselamatan MyMesyuarat Ciri keselamatan akaun pengguna Username & katalaluan bagi setiap pengguna Prompt captcha dipaparkan selepas 3 kali gagal login Akaun pengguna disekat selepas 6 kali gagal login Had akses berdasarkan peranan yang ditetapkan Jejak audit Mengesan aktiviti dan tindakan oleh pengguna di dalam sistem Keselamatan rangkaian Network Secure Sockets Layer (SSL) Hyper Text Transfer Protocol (HTTPS) Keselamatan Data Mesyuarat kategori sulit akan disimpan dengan kaedah penyulitan (encryption) - Advanced Encryption Standard (AES) with 64 based encoding

20 Status Semasa & Perancangan Bilangan Agensi >200 Sekarang

21 TERIMA KASIH Portal OSCC OSCC Mailing Lists (oscc-discuss) Nombor Untuk Dihubungi (General line) (Helpdesk) 21