MANAGING ACCOUNT PAYABLE, RECEIVABLE & DEBT MANAGEMENT EFFECTIVELY

Transcription

1 PAYABLE MANAGEMENT MANAGING ACCOUNT PAYABLE, RECEIVABLE & DEBT MANAGEMENT EFFECTIVELY SALWA AB RAZAK TIMBALAN BENDAHARI 21 Januari 2016 (Khamis) DPU, USM

2 Pengurusan Kewangan Proses Bayaran 2

3 Aliran Proses Bayaran MULA TAMAT PTJ JABATAN BENDAHARI PELANGGAN Hantar invois/po/memo ke Jabatan Bendahari Terima dokumen drp PTJ Daftar penerimaan & agih dokumen ikut unit Semak & proses baucer bayaran Terima cek/notifikasi eft STAF myaccount Semak & lulus baucer bayaran ikut had kuasa Proses cek/eft Hantar cek/ kreditkan eft & hantar notifikasi 3

4 KUASA DAN TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ/PEGAWAI YANG DIPERTURUNKAN KUASA

5 UNDANG-UNDANG/PERATURAN BAYARAN Perlembagaan Universiti Sains Malaysia Akta Acara Kewangan 1957 Arahan Perbendaharaan Peraturan Kewangan Universiti Sains Malaysia

6 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Implikasi kelewatan penyediaan/penghantaran GRN/FSR/sijil komisyen ke Jabatan Bendahari. Kelewatan penghantaran GRN/FSR/sijil komisyen dari PTJ ke Jabatan Bendahari akan menyebabkan kelewatan bayaran dan memberi kesan aliran tunai Universiti.

7 Pelarasan Pendahuluan Diri hanya boleh dilakukan setelah mendapat Kelulusan Jawatankuasa AP 59 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN BAYARAN PEROLEHAN SUCIHATI TIDAK BOLEH DITAHAN (AP 59) dan Surat Edaran Bendahari 2/2006 Pembayaran bagi barang / perkhidmatan yang dibekalkan dengan sempurna dan suci hati tidak boleh ditahan atas sebab keraguan ke atas pertanggungan yang dilakukan oleh seseorang Pegawai Universiti. Sekiranya Pegawai Pengawal mendapati seseorang pegawai bersalah di atas sesuatu pertanggungan yang dibuat, bayaran hendaklah dibuat dengan segera dan dipertanggungkan kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri atas nama pegawai bertanggungjawab (Sementara menantikan penyelesaian perkara tersebut) Laporan bertulis untuk menghuraikan penyimpangan daripada prosidur biasa hendaklah disampaikan oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh 60 hari daripada tarikh pendahuluan diri diluluskan

8 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Bayaran dalam tempoh 14 hari Menurut SPB Bil 7 Tahun 2006-Pindaan Ke atas AP 103 memperuntukan dimana bil dan tuntutan dibayar segera tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh ianya diterima atau selaras dengan syarat-syarat perjanjian atau kontrak mengikut mana yang berkenaan.

9 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN TANGGUNGJAWAB BAGI PERBELANJAAN YANG TIDAK DIBENARKAN (AP 92) Pegawai yang membenarkan perbelanjaan dilakukan tanpa kuasa akan dipertanggungjawabkan sendiri bagi jumlah yang dibelanjakan.

10 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Kawalan Peruntukan Setiap Ketua PTJ adalah bertanggungjawab mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan. Oleh itu sebelum sesuatu perbelanjaan dilakukan, Ketua PTJ perlu memastikan setiap perbelanjaan adalah berasaskan kepada perincian yang telah diluluskan.

11 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Perakuan oleh Pegawai yang menuntut ganti bayaran (AP 99(c)) Pegawai yang ingin membuat tuntutan untuk bayaran balik perbelanjaan yang dibuat olehnya, hendaklah melampirkan borang imbuhan dan mengemukakan resit yang diakui sah oleh Ketua PTJ. Jika resit tidak boleh diperolehi atau tidak boleh didapati, butir tuntutan perbelanjaan berkenaan hendaklah ditandakan(*) dan diikuti dengan perakuan seperti berikut: Saya mengaku yang perbelanjaan bertanda (*) berjumlah RM telah sebenarnya dilakukan atas urusan rasmi dan dibayar oleh saya.

12 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Kehilangan Dokumen Sokongan Kehilangan Borang Pesanan Sekiranya berlaku kehilangan terhadap salinan asal Pesanan Pembelian Tempatan, Ketua Pusat Tanggungjawab boleh mengeluarkan satu salinan yang diperakui benar bagi pesanan asal itu. Ketua Pusat Tanggungjawab mestilah mencatatkan pada salinan pejabat Pesanan Pembelian Tempatan bahawa salinan asal telah hilang dan satu salinan yang diperakui bagi Pesanan Pembelian Tempatan telah dikeluarkan olehnya. Salinan yang diperakui bagi Pesanan Pembelian Tempatan itu hendaklah dikembarkan kepada bil untuk pembayaran dan suatu perakuan hendaklah diberi bahawa pesanan itu belum pernah dibayar sebelum itu. Kehilangan Invois Di PTJ Sekiranya berlaku kehilangan invois di peringkat PTJ, maka PTJ perlu mendapatkan invois yang telah diperakui benar dari pembekal.

13 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Perakuan Kesempurnaan Bekalan, Perkhidmatan atau Kerja (AP 99(d)) Baucar bayaran bagi bekalan, perkhidmatan atau kerja hendaklah mengandungi perakuan bahawa bekalan, perkhidmatan atau kerja itu dilaksanakan dengan sempurna dan teratur di setiap invois. Bagi bayaran kemajuan kerja, hendaklah diakui setakat mana yang telah dilaksanakan atau nilai bahan-bahan yang sebenarnya telah dibekalkan. Bagi bekalan stor hendaklah berasaskan pengesahan bahawa barang-barang telah diterima dan telah dimasukkan ke dalam stor atau telah dikeluarkan untuk kegunaan sertamerta.

14 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Pembahagian Tugas Pembahagian tugas di kalangan pegawai yang menjalankan tugas pengurusan kewangan di PTJ mestilah teratur. Contoh pegawai yang menyediakan pesanan rasmi tidak dibenarkan meluluskan pesanan rasmi tersebut.

15 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Penurunan Kuasa Seksyen 15A(2), Akta Acara Kewangan dan AP11 telah menetapkan supaya setiap Pegawai Pengawal agar menyediakan Surat Penurunan Kuasa yang menyatakan dengan jelas dan secara bertulis had kuasa serta tugas pegawai yang menjalankan fungsi kewangan. Surat Penurunan Kuasa perlu lengkap dan sentiasa di kemaskini.

16 PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN Pemeriksaan Pemeriksaan mengejut dijalankan terhadap Panjar Wang Runcit PTJ/projek oleh seorang pegawai pemeriksa di PTJ yang dilantik yang tidak mengendalikan tugas hasil sekurang-kurangnya enam bulan sekali dan direkodkan dalam daftar pemeriksaan mengejut. (A.P 309).

17 PEMERHATIAN JABATAN BENDAHARI 17

18 ISU BAYARAN 18

19 ISU PENGGUNAAN PANJAR WANG RUNCIT Surat Perwakilan Kuasa dari Bendahari Surat Edaran Bendahari Bil 4/

20 PEMERHATIAN JABATAN BENDAHARI 20

21 INISIATIF BARU

22 TERIMAAN & HASIL GERAN & SUMBANGAN YURAN PELAJAR PELABURAN LAIN-LAIN HASIL

23 USAHA DARI JABATAN BENDAHARI KAD KREDIT TOUCH & GO PEMBEKAL Perolehan secara online : Hotel,tiket penerbangan FASA AWAL : Pelaksanaan melalui Jabatan Bendahari FASA SETERUSNYA : kepada PTJ, suku tahun pertama tahun 2016 Kenderaan Universiti yang berdaftar dengan PTJ Top-Up melalui Borang Q Nilai diskaun Jambatan Pulau Pinang Pembekal berdaftar sahaja Kriteria pendaftaran diperkemaskan Prestasi pembekal dinilai untuk mengekalkan kualiti perolehan

24 JABATAN BENDAHARI

25 PERSIDANGAN SUMBANGAN

26 PENGURUSAN HUTANG STAF SEWAAN PREMIS PELAJAR RLKA PESAKIT WAD PINJAMAN KENDERAAN & KOMPUTER TUNGGAKAN HASIL

27 SEKIAN TERIMA KASIH