LOGISTIKA IN E- POSLOVANJE

Transcription

1 LOGISTIKA IN E- POSLOVANJE Celje, 2013 Roman Gumzej

2 Naslov: Avtor: Recenzenti: Izdajatelj: Logistika in e-poslovanje dr. Roman Gumzej dr. Martin Ivan Lipičnik dr. Simona Sternad Univerza v Mariboru, Fakulteta za logistiko, Mariborska cesta 7, 3000 Celje, CIP - Kataložni zapis o publikaciji Narodna in univerzitetna knjižnica, Ljubljana :004( ) GUMZEJ, Roman Logistika in e-poslovanje [Elektronski vir] / Roman Gumzej. - El. knjiga. - Celje : Fakulteta za logistiko, 2013 ISBN (pdf) To delo je ponujeno pod Creative Commons Priznanje avtorstva-nekomercialno-brez predelav 3.0 Nedoločena licenco (

3 Učbeniku na pot... Na Fakulteti za logistiko Univerze v Mariboru smo že v naših začetkih pred skoraj desetimi leti začeli z učinkovito in uspešno prakso podajanja znanja novodobnim generacijam študentov s pomočjo sodobnih metod učenja in poučevanja v celovitem sistemu e-študija. Hkrati se zavedamo, da proces učenja ni mogoče zožiti zgolj na uporabo interneta in elektronsko posredovane informacije. Zato smo se po vzoru dobrih, že preverjenih praks kombiniranega načina študija odločili, da bomo pri posredovanju znanja uporabili tudi tradicionalne metode, ki omogočajo oseben pristop do študentov ter tiskane vire. S tovrstno kombinacijo elektronskih in tiskanih virov študentom omogočamo tudi časovno in prostorsko prilagodljivost pri izbiri učnih sredstev. Skladno s to usmeritvijo je nastal tudi ta učbenik, ki ga ob tej priliki priporočam zlasti študentom logistike, hkrati pa tudi vsem drugim, ki bi se želeli bolje seznaniti z zanimivim področjem informacijske podpore logistiki. V Celju, 27. november 2013 dr. Bojan Rosi, dekan

4 Logistika in e-poslovanje V okviru istoimenskega učnega predmeta se na Fakulteti za logistiko podrobneje ukvarjamo s področjem e-poslovanja in vloge računalniško podprtih logističnih informacijskih sistemov v e-poslovanju. Študenti se seznanijo s koncepti PCS in MES sistemov ter strukturo in funkcionalnostjo ERP sistemov za celovito upravljanje poslovanja na nivoju podjetja in korporativnem nivoju. Študijski primeri so zasnovani na dveh prominentnih predstavnikih zaprto- in odprto-kodnih ERP sistemov SAP in Open ERP. V okviru praktičnega dela se študenti pobližje seznanijo s SAP ERP na osnovi študijskega primera podjetja Global Bike Inc. (GBI), nakar zasnujejo in uvedejo lasten Open ERP sistem za hipotetično malo podjetje. V Celju, 10. januar 2013 dr. Roman Gumzej

5 ZAHVALA gre strokovnim recenzentom za korektno opravljeno delo in koristne napotke. Prisrčna hvala mojim bližnjim za njihovo podporo in vzpodbudo pri pisanju. Roman Gumzej

6 vi Logistika in e-poslovanje Kazalo UVOD 1 E-poslovanje (E-business) 3 Infrastruktura e-poslovanja Spletišča in elektronska izmenjava podatkov Aplikacijska programska oprema za e-poslovanje Splošna aplikacijska programska oprema Uporabniška programska oprema Programska okolja ANSI ISA-95 in logistični informacijski sistemi Poslovni in logistični informacijski sistemi 19 Struktura poslovnega informacijskega sistema MES sistemi ERP sistemi Razvoj ERP sistemov Struktura ERP rešitev Uvajanje ERP rešitev Pristop velikega poka

7 KAZALO vii Fazni pristop ASAP pristop uvedbe SAP ERP Faza 1: Priprava projekta Faza 2: Načrt poslovanja Faza 3: Realizacija Faza 4: Končne priprave Faza 5: Delovanje v živo Po uspešni vpeljavi sistema SAP ERP 40 Arhitektura SAP ERP sistema e-tržnica Delovno mesto Poslovne aplikacije Razvojna platforma SAP R/3 moduli Projektni sistem (PS) Finančno računovodstvo (FI) Kontroling (CO) in kontroling podjetja (EC) Upravljanje investicij (IM) in zakladništvo (TR)

8 viii Logistika in e-poslovanje Prodaja in distribucija (SD) Materialno poslovanje (MM) Planiranje proizvodnje (PP) Vzdrževanje proizvodnje (PM) Upravljanje kakovosti (QM) Človeški viri (HR) Industrijsko specifične rešitve (IS) Open ERP 56 Arhitektura Open ERP sistema Open ERP moduli Partnerji Nabava Prodaja Proizvodnja Proizvodi Skladiščenje Projektno vodenje Računovodstvo Človeški viri CRM / SRM Personalizacija in namizja

9 KAZALO ix Analiza ERP rešitev 89 Prednosti in slabosti Priložnosti in nevarnosti Zaključek 95 Literatura 97 Priloga 98

10 x Logistika in e-poslovanje Slike 1 Izmenjava EDI sporočil preko SOAP protokola Poslovni sistem Informacijski sistemi znotraj organizacije Informacijski sistemi znotraj organizacije Proces planiranja proizvodnje Zemljevid vpeljave (Roadmap) po ASAP metodologiji SAP delovno mesto:»launchpad« SAP R/3 osnovni ERP moduli Arhitektura Open ERP sistema Tipski nabor osnovnih modulov Open ERP Seznam vizitk partnerjev Vizitka partnerja Modul nabava Primer kartice produkta v Open ERP Modul prodaja Modul proizvodnja Sestavnica za osnovno konfiguracijo osebnega računalnika Meni proizvodi

11 TABELE xi 19 Struktura skladiščnih lokacij Modul skladiščenje Primer premika artiklov med virtualnimi skladišči Modul projektno vodenje Modul finance Modul človeški viri CRM / SRM Logistično komuniciranje (sestanki) Logistično komuniciranje (takojšnja sporočila) Tabele 1 Tipski moduli ERP rešitve Osnova SAP ERP R/ SWOT analiza Open ERP SWOT analiza SAP ERP

12 xii Logistika in e-poslovanje KRATICE ASP Application Service Providers BI Business Intelligence B2B Business to Business B2C Business to Customer B2G Business-to-Government CAD Computer Aided Design CAM Computer Aided Manufacturing CASE Computer-Aided Software Engineering CIM Computer Integrated Manufacturing (C)NC (Computer) Numerical Control(led) COTS Commercial Off-The Shelf CRM Customer Relationship Management C2C Customer-to-Customer DM Data Mining EDI Electronic Data Interchange ERP Enterprise Resource Planning HTML HyperText Markup Language IM Instant messaging

13 KRATICE xiii IOS Interorganizational Information System MIS Management Information System MIME Multipurpose Internet Mail Extension OAS Office Automation System OS Operating System DSS Decision Support System EIS Executive Information System G2B Government to Business G2C Government to Citizen G2E Government to Employee G2G Government to Government SCM Supply Chain Management DBMS Database Management System EDI Electronic Data Interchange PIM Personal Information Manager RAT Remote Access Tools SOAP Simple Object Access Protocol SQL Standard Query Language SUBP Sistem za Upravljanje z Bazo Podatkov SIGEN-CA Slovenian General Certification Authority

14 xiv Logistika in e-poslovanje SIGOV-CA Slovenian Governmental Certification Authority UDDI Universal Description, Discovery and Integration VOD Video-On-Demand XML Extensible Markup Language WWW World Wide Web W3C World Wide Web Consortium

15 UVOD 1 UVOD Namen učbenika je študentom zaključnih letnikov visokošolskega strokovnega programa Gospodarska in tehniška logistika in magistrskega študijskega programa Logistika sistemov podati solidno osnovo iz e-poslovanja in računalniško podprtih logističnih informacijskih sistemov za bodočo poklicno pot. V ta namen najprej teoretično in praktično osvežimo in utrdimo osnove e- poslovanja ter predstavimo njegovo informacijsko infrastrukturo. Nato teoretično in praktično osvežimo in utrdimo osnove planiranja in vodenja proizvodnih procesov ter predstavimo ustrezno informacijsko podporo le-temu. Izhajajoč iz proizvodne in finančno-poslovodne poslovne prakse so se razvili t.i. ERP sistemi, najprej na nivoju posameznih organizacij, kasneje pa z globalizacijo poslovanja na korporativnem nivoju. Iz njihove definicije in primerov dobre prakse izhajamo pri obravnavi le-teh. Tu se osredotočimo na dva sorodna, a glede na izvor popolnoma različna predstavnika takšnih sistemov: SAP ERP ( in Open ERP ( Kot celoviti poslovni informacijski sistemi ERP sistemi v vsaki organizaciji igrajo povezovalno vlogo med oddelčnimi informacijskimi sistemi. Delujejo nad obstoječim transakcijskim informacijskim sistemom, ki poskrbi za pretok relevantnih podatkov, katere le-ta hrani, obdeluje in posreduje. Osnovna koncepta delovanja ERP sistemov sta: 1. Podjetje brez zakasnitve (angl. Zero Latency Enterprise): zagotavlja, da se spremembe, narejene v delu informacijskega sistema takoj (brez opazne zakasnitve), odrazijo v ostalih delih celovitega informacijskega sistema, ne glede na njegovo distribuiranost; s tem minimiziramo njihovo redundanco (zajemanje in hranjenje istih podatkov na različnih lokacijah) 2. Premočrtno procesiranje (angl. Straight Through Processing): zagotavlja, da se isti podatki v informacijski sistem vnašajo samo enkrat; s tem je zagotovljena njihova konsistentnost (večkratni vnosi so najpogostejši vir napak in v sistem vnašajo entropijo)

16 2 Logistika in e-poslovanje Po predstavitvi osnovne informacijske infrastrukture e-poslovanja in strukture tipskega ERP sistema, se bomo seznanili z ukrepi, ki so povezani z načinom njihove uvedbe v poslovnih sistemih, in faktorji, ki na njih vplivajo. Pri predstavitvi in umestitvi računalniško podprtih informacijskih sistemov si bomo pomagali s standardom ANSI ISA-95, ki združuje potrebno terminologijo in metode za sistematično obravnavo le-teh v sklopu poslovnih sistemov. Pri tem nas bosta posebej zanimali vprašanji izbire ustreznega ERP sistema s ključnimi kriteriji izbire ter način uvedbe novega ERP sistema v poslovanje. Kot bomo videli, to ni preprost problem. Možnih je več pristopov, pri čemer ima vsak svoje prednosti in slabosti. Obravnavo celovitih logističnih informacijskih sistemov bomo sklenili s primerom vzpostavitve ERP sistema v poslovanje hipotetičnega podjetja, kakor bodo naredili tudi študenti v okviru praktičnega dela predmeta (glej Prilogo).

17 E-poslovanje (E-business) 3 E-poslovanje (E-business) Najprej odgovorimo na vprašanje: "Kaj je e-poslovanje"? Nasploh lahko rečemo, da je to sodobna oblika poslovanja na osnovi informacijskih tehnologij, predvsem Interneta, ki se odvija pretežno preko lastnih spletišč podjetij in elektronske izmenjave podatkov (angl. Electronic Data Interchange, EDI). Vsa podjetja, na nek način uvajajo to obliko poslovanja. Medtem, ko je pri zgodnjem uvajanju e-poslovanja šlo predvsem za predstavitev lastne ponudbe potencialnim odjemalcem, sodobno e-poslovanje zajema tudi elektronski plačilni promet, direktni marketing in naročanje preko spletnih portalov ter dogovarjanje pogojev plačila, dobave in garancijskih pogojev. Nekatere spletne trgovine omogočajo tudi spremljanje naročila, kar omogoča kupcu, da "vidi", kako poteka uresničevanje njegovega naročila, ter še lažje dogovarjanje glede primopredaje dostavljenega blaga. Najvažnejši razlogi za uvajanje e poslovanja v poslovne sisteme so nasploh: 1. da bi čim bolje izkoristili poslovne informacije in druga razpoložljiva poslovna sredstva 2. da bi dosegli čim boljšo konkurenčno pozicijo 3. iz želje po doseganju boljših poslovnih učinkov 4. zaradi boljše organizacije dela vseh struktur podjetja Koncept tega načina poslovanja je možno prenesti na poljubno obliko dejavnosti organizacije, najvidnejši uspehi doslej pa so bili doseženi pri: 1. prodaji lastnega blaga in storitev 2. trgovanju na daljavo 3. opravljanju finančnih transakcij (elektronsko plačevanje in sprejemanje plačil)

18 4 Logistika in e-poslovanje 4. elektronskem založništvu Z novimi tehnološkimi možnostmi se je pojavila tudi potreba po elektronskem sodelovanju organizacij, ki se s svojim poslovanjem dopolnjujejo. Da bi le-te lahko med sabo komunicirale, bi morale uskladiti svoje informacijske sisteme, kar pa zaradi raznolikosti programskih rešitev sicer sorodnih informacijskih sistemov ni enostavno. Zato elektronsko poslovanje ni samo predstavitev in povezovanje organizacije na internet, ampak veliko več. Tu v obliki med organizacijskih informacijskih sistemov omenjeni transakcijski in ERP sistemi odigrajo pomembno vlogo. Ena od najbolj popolnih definicij e-poslovanja je: e-poslovanje je uporaba komunikacijskih in informacijskih tehnologij med poslovnimi partnerji z namenom doseganja poslovnih ciljev in vključuje: 1. dostop in izmenjavo poslovnih informacij (vključno z WWW), 2. elektronsko nakupovanje in prodajo, 3. virtualna podjetja: to so organizacije, povezane preko e-poslovanja, pri čemer je poseben poudarek na uporabi elektronske izmenjave podatkov (EDI) ter uporaba Ekstranetov. Globalno strukturo e-poslovanja sestavljajo: 1. nacionalna / globalna informacijska infrastruktura, 2. komunikacijska infrastruktura organizacije, 3. elektronski plačilni promet, 4. elektronsko bančništvo, 5. podpora elektronskih tržišč,

19 E-poslovanje (E-business) 5 6. varnostna infrastruktura in 7. zakonska regulativa. Seveda za nekatere organizacije (npr. javni zavodi) vse naštete komponente niso relevantne, vendar jih tukaj navajamo v celoti, saj so na globalnem nivoju vse pomembne. Tu mislimo predvsem na komponente, ki se tičejo prodajnih in nabavnih aktivnosti gospodarskih družb, ki z elektronskim poslovanjem lažje: 1. najdejo (nove) dobavitelje surovin in materiala in z njimi vzpostavijo poslovanje, 2. najdejo (nova) partnerska podjetja in širijo sodelovanje z izmenjavo informacij o skupnih interesih, novih proizvodih, stanju tržišča, ipd. 3. upravljajo proces nabave in pri tem dosegajo tudi ugodnejše pogoje nabave, 4. se izognejo pomanjkanju in motnjam v procesu nabave, 5. usklajeno planirajo poslovne razvojne aktivnosti, 6. avtomatizirajo procese sprejemanja, kontrole in likvidacije vhodnih računov od dobaviteljev za dobavljeno blago ali storitve in s tem ustvarijo pogoje za trenutni in trajni vpogled v stanje teh računov, plačilne obveznosti podjetja in pravočasno realizacijo le-teh. Nekatere od teh aktivnosti se nanašajo tudi na javno upravo, zlasti na njihove nabavne aktivnosti in možnost nudenja, storitev na katerih sloni njihova osnovna dejavnost, na daljavo. Zlasti je tukaj pomemben vidik uporabnikov/strank oz. doseganje zaželene kakovosti storitve, kar je možno doseči z ustrezno organiziranostjo: 1. "on-line" individualnega marketinga,

20 6 Logistika in e-poslovanje 2. pravočasnega informiranja in nudenja "online" storitev, 3. elektronskega naročanja in plačevanja storitev, 4. spremljanja navad strank in prilagoditve nanje, 5. nudenja vpogleda strankam v njihova naročila ter 6. visoko stopnjo varnosti podatkov strank. Modele e-poslovanja ločimo po dveh osnovnih kriterijih: 1. po sodelujočih subjektih: (a) podjetja, (b) končni potrošniki (kupci, uporabniki storitev), (c) organi državne (javne) uprave; in 2. po naravi poslovanja: (a) e-prodaja lastnega blaga in storitev, (b) e-trgovina, (c) e-marketing, (d) e-zabava in e-rekreacija. Glede na sodelujoče poslovne subjekte ločimo naslednje modele e-poslovanja: 1. model poslovanja podjetja s končnimi potrošniki oz. B2C ("Businessto-Customer"): pri tem modelu organizacija preko lastnega spletnega portala nudi blago ali storitve posameznim strankam (fizičnim osebam); tipično za ta model je veliko transakcij majhne vrednosti, 2. model poslovanja med podjetji oz. B2B ("Business-to-Business): pri tem modelu so vsi sodelujoči pravne osebe; število transakcij je v tem modelu tipično majhno, so pa posamezne vrednosti transakcij praviloma velike,

21 E-poslovanje (E-business) 7 3. model poslovanja med posamezniki oz. C2C ("Customer-to-Customer"): pri tem modelu so sodelujoči fizične osebe, pri čemer neka organizacija pasivno posreduje kot ponudnik svoje infrastrukture in aplikacij za dogovarjanje in izvedbo transakcij (npr.: ebay 4. model poslovanja, v katerem je eden od poslovnih subjektov država ali javno podjetje pri tem ločimo modele G2C ("Government-to-Citizen"), G2B ("Government-to-Business") in B2G ("Business-to-Government") ter G2E ("Government-to-Employee") in G2G ("Government-to- Government"). Pri e-poslovanju gre seveda, kot pri vsakem drugem poslovanju, za trženje lastnega blaga ali storitev. Pri tem nam internetna infrastruktura nudi edinstveno možnost poslovanja s strankami, ki fizično niso prisotne ali so geografsko celo zelo oddaljene. Pomembna prednost e-trgovin pred klasičnimi je, da so lahko odprte 24 ur na dan vse dni v letu in jih lahko obiščejo tudi stranke, katerih mobilnost je omejena. Skratka e-poslovanje nam pomaga pri premagovanju prostorskih, časovnih in mobilnostnih ovir. Če pogledamo v zgodovino razvoja e-poslovanja vidimo, da se je le-to začelo s prodajo t.i. mehkega blaga ("Soft Goods"), čemur je sledila prodaja klasičnih materialnih dobrin ("Hard Goods"). Pri slednjih se je izkazala za problematično dostava blaga le-ta mora biti dobro organizirana zaradi usklajenosti informacijskega in blagovnega toka. V pionirski dobi e-poslovanja je bil to eden od glavnih problemov in tudi glavnih virov nezadovoljstva z e-poslovanjem. Ob številnih globalno razpršenih kupcih je dostavna logistika enostavno odpovedala, prišlo je do kršenja dostavnih rokov in posledično do odpovedi poslov. E-poslovanje mora biti podprto z e-bančništvom. Omogoča naj razne načine plačevanja s predujmom, virmanom, gotovinskim transferjem, kreditnimi/debetnimi karticami, digitalnim denarjem, itd., ki so se udomačili v poslovni praksi. Logično nadaljevanje e-poslovanja je bila prodaja storitev (npr.: storitve hranjenja/prenosa podatkov, intelektualnih storitev,... ), ki jih lahko prištevamo

22 8 Logistika in e-poslovanje v mehko blago, s to razliko, da jih praviloma ni mogoče digitalizirati. Tukaj gre na eni strani za delovne (izvršne) storitve, kot so na primer: storitve na področju informacijskih tehnologij in infrastrukture (dostop do interneta, zaščita in varnost podatkov, oddaja pomnilnih kapacitet, "web hosting",... ), turizem, hotelirstvo in gostinstvo (organizacija in planiranje potovanj, rezervacije namestitev, prevoz potnikov, obiskovanje manifestacij,... ), transport in odprema (planiranje prevozov blaga, rezervacije prevoznih sredstev, carinjenje blaga,... ), zavarovanje škode, na drugi strani pa za intelektualne storitve, kot so na primer: svetovalne (konzultantske) storitve (pravno, finančno, borzno, prehrambeno, zdravstveno ipd. svetovanje), izobraževalne storitve (učenje na daljavo "Distance Learning"), ipd. Glavni še vedno odprt problem e-poslovanja je informacijska varnost. Zaradi hitrega razvoja informacijskih tehnologij ni mogoče predvideti vseh varnostnih vidikov uporabe novih tehnologij, niti identificirati narave vseh težav ter rizikov, ki jih lahko povzroči njihova uvedba. Tukaj nastopa pojem informacijske kriminalitete gre za skupine ali posameznike, ki izvajajo nelegalne aktivnosti, pri katerih informacijska tehnologija predstavlja sredstvo in hkrati objekt napada. O načinih zagotavljanja informacijske varnosti smo že govorili, zato jo tukaj samo omenjam, zainteresiranega bralca pa napotim na ustrezno poglavje učbenika Računalništvo in informatika v logistiki in z njim povezane vire. Od 2002 do danes se je e-poslovanje razvilo v smislu razvoja novih tehnologij, globalizacije, ekonomskega razvoja ter rastoče odgovornosti za družbeno ekonomski razvoj. Pomembno vlogo je tukaj odigral tudi razvoj logistične doktrine, ki se na tehnično-tehnološkem nivoju ukvarja s premagovanjem časovnih in prostorskih neskladij pri upravljanju blagovnih, denarnih in informacijskih tokov. Slednji se nanaša prav na e-poslovanje in sta zato obe disciplini tesno povezani. Nahajamo se na prehodu med dvema različnima ekonomskima modeloma: 1. ekonomiji masovne proizvodnje in potrošnje

23 E-poslovanje (E-business) 9 2. informacijsko-orientirani ekonomiji (nov model) Novi ekonomski model sloni na e-poslovanju saj teži k uporabi informacij s ciljem ustvarjanja inteligentnega proizvoda (lepši dizajn, boljša uporabnost, okoljska neoporečnost,... ). Informacijski tok, predvsem pa tok povratnih informacij pri takšni proizvodnji pomeni zmanjšanje potrošnje energije, zmanjšanje količine potrebnega materiala in obsega vloženega dela, boljšo logistiko, manjšo okoljsko obremenitev ter končno in ne nazadnje zadovoljnejše uporabnike. Gre za upravljanje življenjskega cikla proizvodov (angl. Product Lifecycle Management, PLM), ki je podprt tudi s sodobnimi ERP programskimi okolji (npr. SAP), na eni strani, na drugi pa gre za razvoj t.i. e-tržnic, kjer lahko v e-poslovanju sodelujejo vsa podjetja, ki so prisotna na globalnem trgu in so sposobna e-poslovanja. E-tržnice predstavljajo globalizacijo na področju e-poslovanja, kjer sodelovanje presega ustaljene okvire partnerskih podjetij in se partnerstva sklepajo tudi le za izvedbo določenega posla, e-tržnice pa pri tem nudijo potrebno informacijsko podporo (npr. SAP Marketplace). Infrastruktura e-poslovanja Internet v najširšem smislu od sredine devetdesetih let prejšnjega stoletja smatramo za infrastrukturo za izmenjavo poslovnih informacij. Vizionarji so hitro uvideli potencial interneta kot potencialno največjega svetovnega tržišča blaga, storitev, kapitala, dela, informacij itd. Že konec leta 1994 so se začela pojavljati spletišča z možnostjo opravljanja poslovnih transakcij, ki predstavljajo začetek elektronskega poslovanja najprej samo v obliki elektronskih katalogov informacij o proizvodih in storitvah, ki jih določena organizacija ponuja, nato pa se je postopoma širil obseg funkcionalnosti spletišč za e-poslovanje, tako da je bilo omogočeno: 1. iskanje po določenih kriterijih,

24 10 Logistika in e-poslovanje 2. dogovor o pogojih prodaje in dostave, 3. naročanje proizvodov in/ali uslug, 4. elektronski plačilni promet ter 5. dostava digitaliziranega blaga (glasba, video, programska oprema, igre, novice, knjige ipd.). Spletišča in elektronska izmenjava podatkov Spletišča in spletni servisi skupaj z informacijsko-komunikacijsko aparaturno opremo tvorijo informacijsko infrastrukturo celovitih informacijskih sistemov. Od nastanka Interneta se je pojavila naraščajoča potreba po učinkoviti spletni predstavitvi vsebin. Zaradi potrebe po stalnem posodabljanju in aktualizaciji vsebin ter dvosmerni komunikaciji, so bili razviti t.i. spletni programski jeziki. Gre za interpretirane programske jezike, katerih ukazi se izvajajo ob prikazu in brskanju po spletnih straneh združenih v spletišča. Dokumenti za splet so v osnovi ASCII kodirane datoteke, ki so strukturirane na poseben način. Ta enolično označuje strukturo njihove vsebine (glava, naslov, odstavek,... ) v skladu s standardi za njen prikaz. To strukturo vsi spletni brskalniki ob prikazu spletnih strani interpretirajo na enak način zato govorimo o interpretiranih programskih jezikih. Vsi aktualni jeziki za oblikovanje spletnih dokumentov imajo svoj izvor v jeziku HTML (angl. HyperText Markup Language). Tu sicer ne gre za program v klasičnem smislu besede, lahko pa med besedilo vstavimo kodo drugih t.i. skriptnih programskih jezikov (npr.: JAVA script, PHP). Medtem ko v primeru HTML, XHTML, VRML ipd. označevalnih jezikov govorimo v glavnem o formatiranju besedila, v primeru JAVA-script in PHP govorimo o spletnih programskih jezikih, namenjenih procesiranju, posredovanju ali zajemanju informacij preko spleta.

25 E-poslovanje (E-business) 11 V primeru PHP (Hypertext Preprocessor) gre za skriptni jezik, ki ga enostavno vgradimo na ustrezna mesta v HTML besedilu in nam omogoča izvajanje ukazov na spletnem strežniku. Podobno naredimo z JAVA-script programi, kjer pa obdelava poteka lokalno na strani odjemalčevega brskalnika. Ker gre za tipične konfiguracije (operacijski sistem, spletni strežnik, brskalnik, podatkovna baza, spletni program), ki morajo med sabo tesno sodelovati, so se pojavile t.i. spletne platforme, kot je na primer t.i. LAMP (Linux Apache MySQL PHP) strežnik z instaliranim navedenim paketom (angl. bundle) programske opreme. Zainteresirani bralec bo širšo razlago in povezave na dodatne informacije dobil v (Debevc & Vlaovič, 2001). Za fleksibilen način kreiranja in izmenjave informacij preko spleta je bilo treba oblikovati format, ki ne bo odvisen od predstavitve podatkov v tej ali oni podatkovni bazi sodelujočih računalnikov, pa bo vseeno nedvoumno določal vsebino podatkovnih sporočil med njimi. Ta format XML (Extensible Markup Language) je definiral in vzdržuje World Wide Web Consortium (W3C) in je postal standard za izmenjavo vseh vrst informacij preko spleta. Gre za najširše uporabljen standard za elektronsko izmenjavo podatkov (angl. Electronic Data Interchange, EDI). Sedaj smo že povedali, kaj so spletišča in kaj jih sestavlja. Kaj pa so spletni servisi? To so programske komponente, zasnovane na spletni in objektni paradigmi programiranja ter tehnologijah za elektronsko povezovanje različnih uporabnikov in platform. Zaradi boljšega medsebojnega delovanja spletnih servisov je bil zasnovan projekt UDDI (Universal Description, Discovery and Integration). Gre za vrsto repozitorija procesov in pripadajočih spletnih servisov. Podpira XML in SOAP (Simple Object Access Protocol oz. danes Service Oriented Architecture Protocol), kjer je SOAP protokol za izmenjavo XML sporočil v računalniških omrežjih. Gre za relacijo odjemalec-strežnik (angl. client-server) neko vozlišče na internetu (klient) pošlje zahtevo drugemu vozlišču (strežnik), ki mu takoj odgovori z rezultatom povpraševanja. Slika 1 prikazuje potek komunikacije od pošiljanja XML sporočila, njegove pretvorbe v pakete na transpor-

26 12 Logistika in e-poslovanje Slika 1: Izmenjava EDI sporočil preko SOAP protokola Vir: Inder Nandrajog, CIS Management of IS, Spring tnem nivoju omrežja in prenosa po medmrežju ter interpretacije povpraševanja ter tvorbe odgovora pri strežniku, ki po enaki poti potuje nazaj k odjemalcu. Za procesiranje rezultata strežnik preko ORPC protokola posreduje zahtevo aplikacijskemu strežniku ali programu, ki na podlagi le-te dostavi zahtevani rezultat. Aplikacijska programska oprema za e-poslovanje Kot uporabnik se z omenjenimi programskimi in označevalnimi jeziki ter standardi za prenos podatkov v elektronski obliki srečujemo večinoma le posredno, so pa le-ti osnova splošnih in uporabniških aplikacijskih programov za e-poslovanje. Pa si poglejmo najprej pregledno oboje kaj so in kaj nam omogočajo. Ugotovili boste, da jih več že poznate.

27 E-poslovanje (E-business) 13 Splošna aplikacijska programska oprema Spomnimo se najprej, kaj spada med splošno aplikacijsko programsko opremo. Gre za programsko opremo, razvito pod COTS ali odprto-kodno licenco, namenjeno splošni uporabi oz. več raznovrstnim uporabnikom. Običajno med splošno aplikacijsko programsko opremo prištevamo: 1. Spletne brskalnike 2. Programe za e-pošto, instantna sporočila, Web-log oz. Blog programe 3. Programe za obdelavo besedil in namizno založništvo 4. Programe za izdelavo preglednic in predstavitev 5. PIM (Personal Information Manager) in Groupware programe... Spletni brskalniki (angl. browser) so programi, namenjeni brskanju (iskanju informacij) po spletu. Postali so univerzalna programska platforma tudi za spletne aplikacije. Tipični predstavniki takšnih programov so na primer: Microsoft Explorer, Netscape Navigator, Opera, Mozilla Firefox,... E-poštni programi so programi za komunikacijo po internetu pošiljanje in sprejemanje e-poštnih sporočil. V osnovi gre pri elektronski pošti za ASCII kodirana sporočila. MIME (Multipurpose Internet Mail Extension) je večnamenska razširitev internetne pošte in standard za pripenjanje binarnih datotek elektronski pošti. Omogoča tudi označevanje tipa dodatkov, ki jih prilepimo k elektronski pošti. E-poštni programi praviloma omogočajo komunikacijo tako z intranetom kot z ekstranetom. To so na primer: Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Lotus Notes,... V zadnjem času se je s pojavom socialnih omrežij razmahnila uporaba t.i. programov za takojšnja sporočila (angl. Instant messaging ali IM). Ti programi omogočajo trenutno (takojšnjo) komunikacijo preko e-sporočil, ki so tipično

28 14 Logistika in e-poslovanje krajša od e-pošte in neformalna (podobno kot SMS (angl. Short-Message- Service) v GSM omrežjih. To so na primer: IRC, Skype, Empathy,... Za korporativno obveščanje imamo končno še t.i. Web-log ali Blog programe. Gre za spletne programe, ki nam lajšajo oblikovanje in hrambo lastnih spletnih strani v obliki (osebnega) dnevnika in tipično vsebujejo sveže informacije o neki temi ali sklopu tem, ki nas zanimajo (npr. novičarska skupina, angl. Newsgroup). Programi za obdelavo besedil (angl. word processors) nam omogočajo ustvarjanje, urejanje, pregledavanje in izpis dokumentov. Običajno tu ne gre le za ASCII besedila, ampak formatirane dokumente, ki so shranjeni v binarni obliki. Tipični predstavniki so: Microsoft Word, Lotus WordPro, OpenOffice Writer,... Programi za namizno založništvo (angl. desktop publishing) nam omogočajo izdelavo materialov, ki izgledajo kot profesionalno oblikovani dokumenti, pripravljeni za izpis/tisk ali objavo na spletu. Tipični predstavniki so: Adobe PageMaker, Microsoft Publisher, QuarkXPress,... Elektronske preglednice (angl. spreadsheets) so programi, ki nam omogočajo hrambo in izračune na podlagi delovnih listov, razdeljenih na vrstice in stolpce. Omogočajo tudi tvorbo grafikonov na podlagi izračunanih podatkov. Tipični predstavniki so: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, OpenOffice Calc,... Predstavitveni programi (angl. presentation managers) so programi, ki omogočajo multimedijske predstavitve, vključujoč grafiko, slike, animacije in video posnetke. Tipični predstavniki so: Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance, OpenOffice Impress,... Upravljavci osebnih informacij (angl. Personal Information Manager ali PIM) so programi za končne uporabnike, ki so namenjeni večji produktivnosti in lažjemu sodelovanju. Gre za elektronsko različico rokovnikov oz. terminerjev, ki lahko hranijo podatke o strankah, sestankih, opravilih, časovnice,... Tipični predstavniki so: Lotus Organizer, Microsoft Outlook, Evolution,...

29 E-poslovanje (E-business) 15 Večji produktivnosti in intenzivnejšemu sodelovanju pri projektih so namenjeni tudi programi za skupinsko delo (angl. Groupware). Ti programi podpirajo delovne skupine pri sodelovanju na nalogah in nudijo poenoteno e-pošto, forume, podatkovne baze, medsebojne video-konference, ipd. Tipični predstavniki so: Lotus Notes, Novell GroupWise, Microsoft Exchange,... Večino omenjenih splošnih aplikacijskih programov študenti pri svojem delu ali zabavi že uporabljate, zato ne potrebujejo posebne razlage. Dobro pa je, da se zavedate klasifikacije le-teh. Uporabniška programska oprema Zadnje skupine aplikacijske programske opreme uporabniške programske opreme doslej še nismo obširneje opisovali, saj po eni strani gre za specifične programe, ki so pisani na kožo enemu ali manjši skupini uporabnikov in služijo točno določenemu namenu, po drugi strani pa je njihova struktura z uporabniškega vidika običajno preprosta. Omogočajo vnos podatkov, njihovo procesiranje in hranjenje ter oblikovanje izpisov rezultatov v obliki ekranskih slik ali tiskanih poročil. V to skupino sodijo vsi programi, ki služijo končnim uporabnikom in jim pomagajo uresničevati osebne (poslovne) cilje na podlagi že zbranih ali vnesenih podatkov. Sem sodijo tudi programi, kot je na primer vam dobro znana izpitna evidenca AIPS, ki služi sicer številčni, vendar vseeno na Univerzo v Mariboru omejeni skupini uporabnikov. Na splošno so vse aplikacije, ki tečejo na terminalih transakcijskega informacijskega sistema in služijo zajemu in prikazu podatkov informacijskega sistema organizacije, tega tipa. Za razliko od njih pa je ERP programsko okolje, čeprav je prikrojeno in namenjeno obdelavi teh podatkov, običajno toliko splošno, da ga prištevamo med splošno aplikacijsko programsko opremo.

30 16 Logistika in e-poslovanje Programska okolja Nekateri predstavniki prej omenjenih splošnih in uporabniških aplikacijskih programov, ki so običajno sestavljeni iz več programov oz. programskih modulov sodijo med t.i. programska okolja. Programska okolja so zbirke aplikacijskih programov, ki imajo določene skupne lastnosti: Povezuje jih skupna funkcionalnost Pogosto imajo programi zelo podobne uporabniške vmesnike Vgrajene so možnosti za enostavno medsebojno izmenjavo podatkov Tipične predstavnike le-teh iz skupine COTS aplikacijske programske opreme smo že omenili (npr.: programi za avtomatizacijo pisarniškega poslovanja t.i. Office programi ). Uporabniška programska oprema za vodenje poslovanja ima prav tako nekatere omenjene lastnosti (npr. ERP sistemi, študentske evidence oz. AIPS, ipd.). Tukaj je težko potegniti mejo ločnico med COTS in uporabniško programsko opremo, saj večkrat gre za komercialno (angl. Commercial Off The Shelf) programsko opremo, ki jo ponudniki naknadno ukrojijo za potrebe končnega uporabnika. ANSI ISA-95 in logistični informacijski sistemi Logistični informacijski sistemi (LIS) so vsi informacijski sistemi, katerih namen je zbiranje, hranjenje, obdelava in posredovanje podatkov o materialnem toku blaga materiala, pol-izdelkov in gotovih izdelkov. Njihov namen izvira iz definicije logistike kot akterja, ki zagotavlja učinkovit pretok in skladiščenje blaga in informacije med poslovnimi subjekti in potrošniki. Umestitev LIS v poslovne procese (po ANSI ISA-95):

31 E-poslovanje (E-business) 17 Nivo 0,1,2: sistemi za procesno vodenje Process Control Systems (PCS): SCADA, PLC, DCS, BAS Nivo 3: sistemi za upravljanje proizvodnih operacij Manufactoring Operations Management Systems (MOMS): MES, LIMS, WMS, CMMS Nivo 4: upravljanje življenjskega ciklusa proizvodov Product Lifecycle Management (PLM), Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Human Resource Management (HRM) Veliko truda je že bilo vloženega v razvoj poslovodnih informacijskih sistemov (ERP) na eni in proizvodno-krmilnih (PCS) sistemov na drugi strani. Ker so se razvijali ločeno, se pogosto še srečujemo z vrzeljo med proizvodnim in vodstvenim nivojem, ki onemogoča optimizacijo proizvodnje. Le-ta običajno izvira iz ročnega posredovanja transakcijskih podatkov ERP sistemu. Čeprav so prednosti integralnega dostopa do proizvodnih podatkov očitne, mnoga podjetja še ne sledijo temu strateškemu cilju. Ker so v projektih avtomatizacije proizvodnje (predvsem pri razvoju MES sistemov) običajno vključeni strokovnjaki različnih področij, je bilo potrebno oblikovanje skupne terminologije in metodologije, ki ju vsebuje standard ANSI ISA-95. ANSI ISA-95 je sestavljen iz naslednjih delov: 1. Modeli in terminologija (angl. Models and Terminology) 2. Atributi objektov iz modelov (angl. Object Model Attributes) 3. Modeli aktivnosti upravljanja proizvodnih operacij (angl. Activity Models of Manufacturing Operations Management) 4. Objektni modeli in atributi aktivnosti upravljanja proizvodnih operacij (angl. Object models and attributes of manufacturing operations management activities) (še ni izdan) 5. Poslovno-Proizvodne transakcije (angl. Business-to-Manufacturing Transactions)

32 18 Logistika in e-poslovanje 6. Transakcije proizvodnih operacij (angl. Manufacturing operations transactions) (še ni izdan) Glede na členitev standarda se del 2 običajno uporablja kot osnova za razvoj MES programske opreme, deli 1, 2 in 5 za standardiziran prenos podatkov med poslovodnimi in krmilnimi informacijskimi sistemi. Dela 1 in 3 se uporabljata za analizo poslovnih procesov.

33 Poslovni in logistični informacijski sistemi 19 Slika 2: Poslovni sistem Vir: Računalništvo in informatika v logistiki (Gumzej, 2013) Poslovni in logistični informacijski sistemi Kot smo že povedali že v (Gumzej, 2013)vsak poslovni sistem definirajo trije osnovni procesi: temeljni, upravljavski in informacijski (Slika 2). Temeljni predstavlja osnovno dejavnost v poslovnem sistemu, upravljavski vodenje tega sistema, informacijski pa vso potrebno izmenjavo informacij pri tem. Vloga informacijskega sistema (IS), posebno računalniško podprtega, je olajšati, pohitriti in narediti pretok informacij zanesljivejši kot bi bil zgolj pretok dokumentov in ustnih navodil. Struktura poslovnega informacijskega sistema Slika 3 prikazuje strukturo poslovnega sistema s pridruženimi (računalniško podprtimi) IS. Vertikalno po nivojih, ki ustrezajo nivojem managementa, lahko

34 20 Logistika in e-poslovanje spremljamo sisteme za podporo odločanju, preko izvršnih informacijskih sistemov do transakcijskih informacijskih sistemov. Horizontalno lahko spremljamo oddelčno strukturo poslovnega sistema, med katerimi poteka pretok informacij z namenom zagotavljanja nemotenega poslovnega procesa. IS ima torej centralno, povezovalno vlogo v poslovnem sistemu ter zagotavlja lažjo in boljšo komunikacijo med oddelki, poslovnimi enotami in posameznimi zaposlenimi. Slika 4 prikazuje nekoliko poenostavljen konceptualni ustroj IS. Vsi IS oddelkov so v osnovi pri svojem delovanju samostojni. Sistem ERP jih povezuje preko skupne podatkovne baze, kar poveča nivo komunikacije med oddelki in zmanjša možnost napak. Transakcijski IS omogoča nadzor, zbiranje, shranjevanje in procesiranje podatkov osnovnih transakcij organizacije. Kot smo že omenili v (Gumzej, 2013), je osnova IS informacijska infrastruktura (IT), ki jo predstavljajo strojna, programska oprema, omrežje, organizacija in ljudje. S stališča opazovalca so možni različni vidiki IS. Notranji konceptualni pogled nam razkriva strukturo sistema. Pri tem lahko vidimo, da nam komponente informacijskega sistema, s katerimi smo se ukvarjali v (Gumzej, 2013), predstavljajo infrastrukturo IS, ki je na višjih nivojih povezana s poslovnimi pravili, zakoni ter objekti in subjekti, katerih podatke zbiramo, obdelujemo, hranimo in posredujemo v okviru IS. Konceptualni pogled na IS vsebuje tudi način procesiranja podatkov (poslovno logiko) in podatkovno bazo, ki jih hrani. Entitete in relacije v podatkovni bazi predstavljajo strukturne elemente (objekte) sistema in njihove medsebojne povezave. Algoritmi predstavljajo način procesiranja podatkov v skladu z zakonitostmi, ki predstavljajo poslovno logiko sistema. Konceptualnemu pogledu na IS sta komplementarna notranji in zunanji uporabniški pogled odvisen je od okolja iz katerega izvira uporabnik. Notranji tehnični pogled na IS je v domeni razvijalcev in vzdrževalcev le-tega (informatikov) in zajema omenjeno informacijsko infrastrukturo (IT) strojno in programsko opremo ter omrežje. Zunanji pogled končnih uporabnikov IS predstavlja pogled sodelavcev in partnerjev podjetja, ki sistem napajajo s podatki in od njega prejemajo informacije.

35 Poslovni in logistični informacijski sistemi 21 Slika 3: Informacijski sistemi znotraj organizacije Vir: Introduction to Information Systems (Rainer & Turban, 2008)

36 22 Logistika in e-poslovanje Slika 4: Informacijski sistemi znotraj organizacije Vir: Računalništvo in informatika v logistiki (Gumzej, 2013) MES sistemi Proizvodni izvršni sistemi (MES) omogočajo vodenje proizvodnje in delajo s podatki, ki jih posredujejo procesno krmilni sistemi. Zaradi tehnološkega razvoja proizvodnje in proizvodov samih avtomatizaciji proizvodnje posvečamo vedno večjo pozornost. Da bi lažje dosegali stalno kakovost proizvodov, proizvajalci uvajajo t.i. procesno krmilne sisteme za avtomatizirano krmiljenje proizvodnih strojev in celic (CIM). Procesno-krmilni sistemi so nasploh dveh vrst: 1. SCADA (Supervisory Control And Data Acquisition) 2. PCS (Process Control Systems)

37 Poslovni in logistični informacijski sistemi 23 Osnova obeh je zaprto zančni sistem delovanja s sprotnim spremljanjem krmilnih signalov senzorjev ter pošiljanjem nadzornih podatkov in signalov aktuatorjem. Med njima ni stroge ločnice. PCS so pogostejši v industrijskem okolju, kjer imamo večjo raznolikost senzorjev in aktuatorjev ter je zahtevana večja natančnost podatkov. Zaradi podobnosti so v preteklosti enačili MES sisteme s CIM sistemi za računalniško integrirano proizvodnjo (CIM Computer Integrated Manufactoring). MES sistemi v funkcionalnosti presegajo CIM sisteme in predstavljajo vezni člen med njimi in ERP sistemi. Ponavadi so standardizirani (po zgledu CIM) in neodvisni od operacijskih sistemov (po zgledu ERP). Naloga MES sistema je, da je sposoben reagirati na nepričakovane dogodke, ki vplivajo na proizvodnjo. Funkcionalnost MES sistemov zajema naslednje naloge: 1. MES sistemi masovno manipulirajo s podatki, na podlagi katerih skušamo optimizirati proizvodne procese 2. Razpolagajo s podatki o proizvodnji v realnem času in nam v istem trenutku s pomočjo implementiranih funkcij in procedur lahko ponudijo presek stanja proizvodnje, podajo opozorila v primeru pojava napak, ipd. MES sistem operira predvsem z naslednjimi vrstami podatkov: Razpoložljivost virov Zaloge materialov Stanje proizvodnih virov Razpoložljivost delovne sile Razpisani delovni nalogi

38 24 Logistika in e-poslovanje Primer: osnovni podatki za avtomatizirano planiranje proizvodnje so predvsem: Delovni koledar resursov (izmene, delovne sobote, kolektivni dopusti,..., planirano vzdrževanje strojev) Izdelavni časi izdelkov po posameznih operacijah in resursih Časi čiščenja in premontaž (priprava proizvodnje) med izdelki po resursih Prioritete resursov Sestavnica materialov za izdelke in polizdelke Časi nabave surovin in embalažnih materialov Trajanje analize vhodnih materialov Trajanje analize končnih izdelkov Obstoječa zaloga Obstoječa nabavna naročila Obstoječi planski in procesni nalogi Prodajne napovedi za izdelke po mesecih Sekundarne potrebe po polizdelkih (glede na potrebe po izdelkih) Poglavitni cilji, ki jih podjetja skušajo doseči z uvedbo MES sistemov so: Povečana fleksibilnost planiranja Optimizacija nivojev zalog surovin, embalaže in gotovih izdelkov Minimizacija odpisov vhodnih materialov

39 Poslovni in logistični informacijski sistemi 25 Optimizacija procesov in pretoka podatkov skozi oskrbovalno verigo Transparentnost poslovanja Primer: izredni dogodki pri planiranju proizvodnje so lahko: Reklamacija surovine Okvara stroja Reklamacija embalaže Nujnost dodatnega naročila Nepravočasna dobava določenega materiala V vseh naštetih primerih je potrebno ponovno planirati proizvodnjo in hitro ukrepati pri nabavi. Da bi lahko izvajali vse naštete analize s pomočjo MES sistemov, jih je potrebno ustrezno planirati (Slika 5). Vhodna kontrola kakovosti surovin mora izločiti neuporabne surovine še preden pridejo v proizvodno skladišče statistika o kakovosti vhodnega materiala je namenjena izboljševanju kakovosti. Prav tako mora izhodna kontrola preveriti kakovost izdelkov preden jih pošljemo na trg. Sistem preverjanja kakovosti označi vhodne materiale, polizdelke in končne izdelke s čimer zagotavlja sledljivost materialnega toka od nabave, preko skladiščenja, predelave, kontrole, pakiranja, pa do dobave izdelkov kupcem. Sistem preverjanja kakovosti ni del MES sistema, vendar mu nudi potrebne statistike in podatke sledljivosti. Sodobni MES sistemi so ekspertni sistemi, ki delujejo do določene mere avtonomno. Na podlagi preteklega dogajanja in zbranih podatkov lahko napovejo bodoče dogajanje in nas opozorijo na prihodnje izredne dogodke. Da bi bilo to mogoče, morajo imeti možnost učenja: dinamične razširitve nabora relacij in dogodkov s potrebnimi ukrepi ob njihovem nastanku. Glavni prednosti uporabe takšnih sistemov sta:

40 26 Logistika in e-poslovanje Slika 5: Proces planiranja proizvodnje 1. maksimalna optimizacija proizvodnje in 2. preprečevanje nepotrebnih stroškov, ki se jim lahko izognemo s pomočjo integracije informacij iz proizvodnega procesa in informacij iz sistema ERP. Pri tem uporabljajo tehnike ekspertnih sistemov, razvrščanja proizvodnih postopkov in optimizacije. Zainteresirani bralec bo več o teh tehnikah našel v knjigi (Šuhel & Murovec, 2003). ERP sistemi Celoviti poslovni informacijski sistemi, znani pod angleško kratico ERP, so programske rešitve, ki omogočajo spremljanje in združevanje transakcijsko intenzivnih poslovnih procesov celotne organizacije. Za ERP je značilen celovit pristop k upravljanju resursov v organizaciji (materialnih, finančnih in človeških). Prepletenost poslovnih procesov je mogoče učinkovito rešiti le s popolno informacijsko integracijo, ki zahteva več-nivojsko arhitekturo, kar pomeni združevanje vseh treh že omenjenih logičnih vidikov informacijskega sistema: 1. konceptualnega, ki zajema vse relevantne poslovne podatke, relacije med njimi in poslovna pravila za ravnanje z njimi,

41 Poslovni in logistični informacijski sistemi internega in zunanjega uporabniškega, ki zajema na eni strani naše zaposlene, na drugi pa naše stranke ali poslovne partnerje in 3. tehničnega, ki zajema vso potrebno informacijsko infrastrukturo. Zaradi njihove funkcionalnosti, ki zagotavlja pregled nad poslovanjem na eni strani in izvajanju vodstvenih aktivnosti različnim nivojem managementa na drugi, sem jih tukaj poimenoval tudi poslovodni informacijski sistemi. Managerski informacijski sistemi (angl. Management Information System, MIS) so sicer širši in splošnejši od ERP sistemov, vendar v proizvodnem okolju sodobni ERP sistemi (v kombinaciji z ustreznimi MES sistemi) omogočajo vse, kar obsegajo omenjeni trije nivoji, ki so lastni MIS sistemom. Razvoj ERP sistemov ERP so se pojavili leta Razvili so se iz prej nastalih poslovnih informacijskih sistemov. Leta 1965 so se kot prvi tovrstni sistemi pojavili sistemi MRP I (Material Requirements Planning), ki so bili usmerjeni v načrtovanje materialov in so nastali kot nadgradnja sistemov namenjenih vodenju zalog. Leta 1975 so bili razviti sistemi MRP II (Manufacturing Resource Planning II). To so sistemi celovitega obvladovanja vseh virov procesov proizvodnje v podjetju. MRP II je pokrival posamezna področja kot so finance, plače, upravljanje z resursi, proizvodnjo in distribucijo. ERP sistemi so nadgradnja MRP II sistemov in predstavljajo celovito programsko rešitev informatizacije poslovanja podjetja. Pet največjih ponudnikov ERP rešitev obvladuje okoli 85% svetovnega trga. Tržni delež podjetja SAP AG je 41%, Oracle dosega 21% tržni delež, sledita Infor in Sage Group s po 7 oz. 6% in Microsoft s 3%. 15% si delijo manjši svetovni in domači proizvajalci (Jacobson et al., 2007). Na slovenskem trgu je situacija podobna, vendar ima pri nas po podatkih iz leta 2005 (IDC, 2006) Oracle bistveno manjši delež (0,7%), večji delež pa SAP (42,4%) in Microsoft (10,6%) zasedajo nekateri domači ponudniki: Datalab (7,4%), Perftech

42 28 Logistika in e-poslovanje (7,2%), Kopa (3,6%), Mit Inženiring (3,3%), IS.Edico (3,2%), SAOP (2,1%), če omenim samo tiste s tržnim deležem nad 2%. Zanimivo je tudi, da se slovenska podjetja pretežno (75%) v osnovi odločajo za proizvode slovenskih ponudnikov, ki jim po strukturi in obsegu najbolj ustrezajo, tuje rešitve pa uvajajo bolj po pritiskom partnerskih podjetij iz tujine. ERP programske rešitve imajo z vidika ekonomike podjetja naslednje zaželene učinke: zaradi avtomatizacije poslovnih postopkov in z zagotavljanjem elektronske sledi odgovornosti ter drugih dejavnikov, zmanjšujejo režijske stroške; zaradi splošno dostopnih in točnih podatkov podatkovnih baz, s katerimi zmanjšujejo stroške iskanja, prenosa in hranjenja podatkov ter medoddelčnega komuniciranja, zmanjšujejo transakcijske stroške; z zagotavljanjem popolnih in ažurnih informacij, zmanjšujejo stroške obdelave podatkov ter stroške sprejemanja odločitev. Struktura ERP rešitev ERP rešitve so celovite programske rešitve, kar pomeni, da pokrivajo vse poslovne funkcije podjetja. Glede na skupno splošno strukturo (Slika 3), obstajajo za ta namen standardne programske rešitve oz. moduli. Podjetje ima možnost izbrati in uvesti tiste module, ki jih potrebuje. Tabela 1 podaja module, ki sestavljajo tipske ERP rešitve. Podjetja se med sabo razlikujejo predvsem glede na področje delovanja in velikost. Nekateri ERP moduli so nujno potrebni, ne glede na vrsto organizacije. Čez palec lahko rečemo, da so za delujoč sistem potrebni vsaj trije (Anderegg, 2000).

43 Poslovni in logistični informacijski sistemi 29 Tabela 1: Tipski moduli ERP rešitve Modul Marketing in prodaja Načrtovanje proizvodnje in razvoj Proizvodnja in kontrola inventarja Nabava Distribucija Kakovost Človeški viri Finance in računovodstvo Informacijske storitve Uvajanje ERP rešitev Zaradi kompleksnosti ERP rešitev in posledično njihove zapletene uvedbe, se morajo podjetja izbire lotiti premišljeno in pri tem upoštevati metodo uvajanja, ki jo priporočajo ponudniki ERP rešitev. Pri uvedbi se lahko podjetja odločijo za nadgradnjo obstoječe rešitve, lasten razvoj rešitve, nakup rešitve ali za najem rešitve. Uvajanje celovitih ERP rešitev poteka v dveh fazah. V prvi fazi podjetje izbere takšno ERP rešitev, katere procesi se kar najbolje prilagajajo procesom podjetja. V drugi fazi pa mora podjetje izbrano ERP rešitev uvesti v podjetje v predvidenem obsegu, času in s predvidenimi stroški. Za vsako podjetje je pomembno, da rešitev ERP uvede v najkrajšem času in z najnižjimi možnimi stroški. Poznamo več strategij uvajanja standardnih rešitev (Anderson, 2003): strategija malega rizika, strategija proračuna, hitra strategija, strategija na ključ, itd. Med njimi se je hitra strategija (angl. breakneck strategy) izkazala kot najprimernejša saj vsebuje malo število aktivnosti, ki se izvajajo sočasno in temelji na uvedbi ERP rešitve z najnižjimi stroški in kakor hitro je možno. Ker ekonomija elektronskega poslovanja zahteva hitre rešitve problemov, so se druge

44 30 Logistika in e-poslovanje strategije izkazale za manj uspešne. Zaradi velikega števila manj uspešno izvedenih projektov uvedbe rešitve ERP, so ponudniki teh rešitev pripravili svoje rešitve za uvedbo rešitev ERP, ki temeljijo na hitri strategiji. Strategijo so poimenovali hitra uvedba (angl. rapid implementation): vključuje pa pristop uvedbe, opis opravil in primere delovanja (Sternad & Bobek, 2008). Podjetje se glede na naravo dela lahko odloči med naslednjimi načini uvedbe ERP rešitve: Pristop velikega poka (angl. Big Bang approach) Fazni pristop (angl. Phased approach) Kombinacija pristopa velikega poka in faznega pristopa Pristop velikega poka Ta pristop predvideva, da na določen dan opustimo stare programske rešitve in izvedemo prehod na novo ERP rešitev. Da bi bil ta pristop uspešen, moramo uvedbo skrbno načrtovati in že pred dnevom zagona v živo dobro preizkusiti delovanje rešitve ERP. Glavna prednost te metode je, da ni potrebno pripraviti vmesnikov med obstoječim informacijskim sistemom in uvedeno rešitvijo ERP. Glavne prednosti tega načina uvedbe so: Nižji stroški uvedbe Krajši čas uvedbe Manjše tveganje zaradi večje angažiranosti celotne projektne skupine, kar pomeni njeno bolj usmerjeno in koordinirano delovanje Pomanjkljivosti tega pristopa so:

45 Poslovni in logistični informacijski sistemi 31 Čas in stroški priprav Pomanjkanje kritičnih virov Pomanjkanje profesionalnih izkušenj pri uvedbi ERP rešitev Ob neuspešni uvedbi prehod na staro ERP rešitev ni mogoč Tveganje lahko zmanjšamo z metodo malega velikega poka, pri čemer proces uvedbe razdelimo na dva ali več manjših projektov, ki se nato vsak posebej izvedejo po metodi velikega poka. Fazni pristop Ta pristop omogoča postopno uvajanje modulov rešitve ERP. To poteka tako, da najprej uvedemo en modul in nato, ko je ta modul uveden, uvedemo naslednji modul. Postopek se ponavlja, dokler niso uvedeni vsi predvideni moduli rešitve ERP. Ker se moduli uvajajo posamično, je potrebna manjša projektna organizacija, ki se lahko tudi bolj posveti uvedbi posameznih modulov. Prednost tega pristopa je manjše tveganje, saj se sočasno vpeljuje le en modul, projektni tim pa si v času uvedbe posameznih modulov pridobiva znanje in izkušnje. Glavna slabost faznega pristopa je, da zaradi postopnega uvajanja modulov, nimamo hkrati na voljo vseh potrebnih modulov nove rešitve. Zaradi tega je potrebno pripraviti vmesnike med starim informacijskim sistemom in novouvedenimi moduli rešitve ERP, to pa povečuje stroške in čas uvedbe. Pri tem pristopu je potrebno v obdobju uvajanja nove rešitve vzdrževati dva sistema obstoječi in novi ERP sistem kar poveča obseg dela in negativno vpliva na stroške uvedbe.

46 32 Logistika in e-poslovanje ASAP pristop uvedbe SAP ERP ASAP metodologijo uvedbe je razvilo podjetje SAP AG za uvajanje svojih ERP rešitev, začenši z verzijo R/3. Zgrajena je tako, da nas v naravnem toku (pri)pelje skozi proces vpeljave sistema v vsa funkcionalna področja organizacije. ASAP optimizira čas, kakovost in učinkovitost porabe vseh virov pri vpeljavi. Poleg hitre in kakovostne vpeljave ERP sistema, nam ASAP predstavlja dobro in zdravo osnovo za spremembe in nadaljnje izboljšave sistema v prihodnosti. Metodologija se torej ne nanaša le na samo vpeljavo sistema, ampak podpira aktivnosti znotraj celotnega življenjskega cikla sistema. ASAP se je prvič pojavil na tržišču leta 1996 in so ga od takrat uporabili pri več kot 1000 vpeljavah SAP sistema po vsem svetu. Metodologija je sicer zrasla iz SAP-ovega sistema, vendar so vsaj njene začetne faze uporabne za vpeljavo katerega koli ERP sistema, prav tako pa je treba pri vpeljavi sistema razmišljati tudi o vzdrževanju, ki je prav tako univerzalni koncept ter hkrati ena od bistvenih prednosti SAP ERP pred ostalimi rešitvami. ASAP metodologija je zasnovana na principu zemljevida ("Roadmap", Slika 6). Faze, aktivnosti in naloge si sledijo po točno določenem zaporedju, njihovo izvajanje pa nas pripelje na cilj delujoči SAP ERP sistem. Zemljevid vpeljave je torej metodologija in projektni načt s podrobnim opisom o tem kaj, kdaj in kako izvedemo določeno aktivnost ter kdo jo izvede. Faza 1: Priprava projekta analiza in specifikacija Pri ASAP metodologiji je ta faza namenjena pripravi projekta vpeljave sistema SAP ERP. Ta faza je logično nadaljevanje pred prodajnih in prodajnih aktivnosti v času pridobivanja projekta. V tem času se namreč poskuša pridobiti čim več informacij o obsegu vpeljave v podjetje. Dobra priprava projekta je ključnega pomena za uspešno vpeljavo sistema SAP ERP, saj je vsak projekt vpeljave edinstven glede na obseg vpeljave, cilje, prioritete, ipd. V tej

47 Poslovni in logistični informacijski sistemi 33 Slika 6: Zemljevid vpeljave (Roadmap) po ASAP metodologiji Vir: SAP Planning Best Practices in Implementation (Anderson, 2003) fazi projektna skupina pripravi dokumentacijo, ki nedvoumno prikazuje namen vpeljave sistema v podjetje. Med to dokumentacijo spadajo med drugim projektna organizacija (organigram), listina projekta (dokument, ki opisuje in opredeljuje osnovne zahteve projekta vpeljave SAP ERP sistema), standardi ter postopki na projektu in projektni načrt. Pri procesno orientirani vpeljavi sistema SAP ERP s pomočjo "ARIS for my SAP.com", zgoraj omenjeno pripravo projekta razširimo na analizo in specifikacijo. Namen analize je identifikacija stopnje pokritosti procesov znotraj podjetja s SAP ERP referenčnim modelom in pravočasno odkritje šibkih točk pri vpeljavi sistema. Izkušeni svetovalci, ključni uporabniki in skrbniki procesov v podjetju lahko s pomočjo opisa funkcionalnosti posameznih procesov, skupin procesov ali scenarijev znotraj referenčnega modela prepoznajo tiste standardne SAP-ove procese, ki v podjetju že tečejo. Že v tej zgodnji fazi je mogoče odkriti slabosti pri obstoječih procesih in jih dokumentirati na modelih. Ni potrebno posebej poudarjati, kakšno vrednost ima ta informacija za vodstvo podjetja pri pripravi strategije vpeljave ERP sistema (npr. odgovori na vprašanja o prenovi procesov - da/ne, vpeljavi SAP ERP ali tudi morda kakšnega drugega ERP sistema, natančni oceni stroškov vpeljave, itd.).

48 34 Logistika in e-poslovanje Faza 2: Načrt poslovanja dizajn Po ASAP metodologiji je ta faza z vidika vpeljave sistema SAP ERP najpomembnejša, saj se skupaj s ključnimi osebami v podjetju (projektna skupina) opredeli obseg poslovanja do najnižjega nivoja procesa. Projektna skupina na delovnih sestankih s pomočjo ASAP Q&Adb (Questions and Answers database: vprašanj, predlogov kupcev) opravi vrsto intervjujev, s katerimi svetovalci zbirajo informacije o poslovanju podjetja. Nato s pomočjo tabelaričnega prikaza SAP ERP referenčnega modela določijo obseg vpeljave sistema z vključevanjem posameznih procesov v obseg vpeljave. Na ta način določamo vsebino poslovno informacijskega sistema, ki ga bomo vpeljali v podjetje. Vvečini primerov vpeljave sistema SAP ERP je potrebno poskrbeti za dodatno funkcionalnost poslovno informacijskega sistema podjetja. Skoraj nikoli se ne zgodi, da bi bila "pokritost" procesov z referenčnim modelom SAP ERP zadostna. Opravijo t.i. "add-on modeling". Za zagotovitev popolne funkcionalnosti sistema je v večini podjetij potrebno obdržati (ali razviti) t.i. zunanje informacijske sisteme. V tej fazi opredelimo in dokumentiramo vmesnike, ki bodo služili za povezavo SAP sistema z zunanjimi sistemi. V Q&Adb lahko opazimo, da so poleg elementov SAP ERP referenčnega modela, ki smo jih določili v obseg vpeljave, na voljo tudi vsi dodani objekti. Še več, v Q&Adb je za te objekte na voljo popolnoma enak nabor vprašanj. Le-to je zelo pomembno pri izdelavi načrta poslovanja. SAP organizacijska struktura vsebuje vse organizacijske enote, stroškovna mesta, pozicije, potrebne kvalifikacije, delovna mesta, ipd. V fazi načrtovanja sistema predvidimo, kakšne kvalifikacije potrebujejo zaposleni za posamezna dela znotraj podjetja. S tem lahko tudi predvidimo, koliko zaposlenih bo potrebno prekvalificirati, kolikšni bodo stroški prekvalifikacije, itd. Informacije o vlogah in pozicijah zaposlenih so koristne pri pripravi sistema avtorizacij za sistem, ki ga vpeljujemo. Natančni modeli procesov, natančna organizacijska struktura in natančen sistem avtorizacij nam predstavljajo vir informacij za pripravo strategije šolanja končnih uporabnikov

49 Poslovni in logistični informacijski sistemi 35 sistema. Podatki, ki so nam na voljo pri upravljanju te faze vpeljave sistema, nam omogočajo, da pripravimo strategijo šolanja končnih uporabnikov na nivoju posameznih transakcij in SAP (pod-)sistemov. Tako izdelan načrt poslovanja, opremljen z modeli posameznih procesov, organizacijsko strukturo, seznamom SAP transakcij, ki so predmet vpeljave, seznamom in opisom vlog, sistemom avtorizacij in predlogom strategije izobraževanja končnih uporabnikov, predstavlja temelj za naslednjo fazo realizacijo. Faza 3: Realizacija vpeljava in testiranje Tretja faza realizacija predstavlja najobsežnejši del vpeljave SAP ERP sistema. Njen namen je izpolnitev vseh potreb, zahtev in želja (tako s procesnega kot ekonomskega vidika), ki smo jih zapisali in določili v načrtu poslovanja. Njeni cilji so dokončana vpeljava sistema, izvedba potrebnega testiranja sistema in priprava sistema za produkcijsko delovanje. V tej fazi projektna skupina pridobi ključna znanja za upravljanje in administriranje sistema. Pri ASAP projektih vpeljave SAP ERP sistema sta načrtovanje in vpeljava sistema ločena. S tem je omogočen zgodnji prvi stik in testiranje prototipa, ki ga z načrtovanjem izgrajujemo. Razumevanje procesov je zato bistveno boljše, projektna skupina se sproti seznanja s SAP ERP sistemom in možnost zaiti v slepo ulico je pri tem bistveno manjša. Ena od ključnih aktivnosti v fazi realizacije je izvedba končnega integracijskega testa. Testiranje vključuje verifikacijo odvisnosti in poteka po posameznih (izbranih ali najpogosteje uporabljenih) zaporedjih procesov in skupinah procesov, vključujoč vmesnike, izhode iz sistema in sistem avtorizacije. Izbrane procese posnamemo s pomočjo snemalnika in si s tem pripravimo delovne primere ("business cases"), ki jih za potrebe simulacije polnimo s testnimi podatki, ki so del realnih podatkov. S simulacijo preverimo pravilen potek podatkov skozi proces, preverimo pravilnost delovanja procesa, preverimo pričakovan izhod iz procesa itd. Testiranje sistema s tem dobi pravi pomen,

50 36 Logistika in e-poslovanje saj lahko v zgodnji fazi vpeljave posameznih procesov opazimo nepravilnosti v procesih, le-te analiziramo, odpravimo in dokumentiramo. S tem zmanjšamo možnost, da bi odkrili nepravilnosti v sistemu neposredno pred ali med produkcijskim tekom. Velik poudarek pri vpeljavi sistema je namenjen pripravi končnih uporabnikov na nov sistem. V tretji fazi se pripravi koncept izobraževanja končnih uporabnikov in gradivo za končne uporabnike. Osnova za pripravo kvalitetnega in na kožo uporabnikov pisanega gradiva so modeli procesov, ki sestavljajo obseg vpeljave SAP ERP sistema torej referenčni model podjetja, ki smo ga izoblikovali v fazi načrtovanja sistema. Vsa do sedaj zbrana dokumentacija, testni primeri, modeli procesov, SAP vnosni zasloni posameznih transakcij, itd., so uporabni za pripravo kakovostne dokumentacije za končne uporabnike. Faza 4: Končne priprave kontrola kakovosti in izobraževanje Namen te faze je izvesti končne priprave pred delovanjem v živo produkcijo. Glavne naloge projektne skupine znotraj te faze so izobraževanje končnih uporabnikov, priprave na upravljanje s sistemom in aktivnosti za prehod na produkcijo. Na tem mestu je potrebno odpraviti vsa odprta vprašanja in nejasnosti glede sistema. Hkrati s pripravo sistema za delovanje v živo, je potrebno za "prehod" pripraviti in izobraziti tudi končne uporabnike. Tradicionalno izobraževanje poteka po principu dialoga (ključni uporabniki opisujejo potek procesov s pomočjo SAP ERP sistema). Procesi znotraj podjetja so uporabnikom predstavljeni kot modeli. Uporabniki lahko iz teh modelov kličejo posamezne SAP transakcije v točno določenem zaporedju. Poleg SAP transakcij lahko iz modelov kličemo tudi druge dokumente oz. aplikacije, ki opisujejo posamezne procese in funkcije znotraj modelov. V primeru dodatnih vprašanj glede posameznih SAP transakcij, je iz modelov možno poklicati pomoč, integrirano v okviru SAP ERP sistemu. S takšnim načinom izobraževanja dobijo končni uporabniki pre-

51 Poslovni in logistični informacijski sistemi 37 gled nad celotno strukturo sistema in so sposobni prepoznati in spoznati procese, za katere bodo v produkciji zadolženi. Pri izobraževanju lahko ponovno uporabimo vse delovne primere ("business cases"), ki smo jih ustvarili v tretji fazi, lahko pa si pripravimo tudi dodatne delovne primere. Če pa k omenjenemu izobraževanju vključimo še samoizobraževanje s pomočjo "SAP Online Guide-a" in modelov na internem omrežju (intranetu), se učinkovitost izobraževanja poveča, stroški izobraževanja pa znatno zmanjšajo. Faza 5: Delovanje v živo & podpora Namen te faze je premik iz pred-produkcijskega okolja v živo, produkcijsko delovanje sistema SAP ERP. Pred delovanjem v živo mora biti vzpostavljena celotna organizacija kratkoročne in dolgoročne podpore končnim uporabnikom. V tej fazi imajo namreč uporabniki mnogo težav in še več vprašanj, na katere je potrebno redno odgovarjati. S tem namenom je potrebno zagotoviti solidno podporo, ki naj bo enostavno dostopna za vse uporabnike. Celoten potek projekta in še posebej dobra priprava dokumentacije o vpeljanem sistemu ima velik pomen pri t.i. "rollout" projektih. Veliko svetovnih korporacij si pri vpeljavi sistema SAP R/3 izbere lokacijo, na kateri sistem kakovostno vpelje. Po zaključku projekta na izbrani lokaciji izvedejo "rollout" pre-definiranega sistema na ostale lokacije. Pri izvedbi takšnega projekta se velikokrat pojavi problem dobre dokumentacije o sistemu. To pomanjkljivost zadovoljivo obvladuje SAP-ovo orodje Solution Manager. Dokumentacijo o sistemu lahko vzdržujemo na enem mestu (lokaciji) in jo preko intra- in/ali interneta distribuiramo po celotni organizaciji širom sveta.

52 38 Logistika in e-poslovanje Po uspešni vpeljavi sistema Vpeljava ERP sistema kot je SAP ERP je veliko delo (in praviloma velika sprememba) za podjetje, vendar je z uspešno vpeljavo storjen le prvi (sicer velik) korak pri optimizaciji poslovanja. Metodologija ASAP pokriva tudi nadaljevanje procesa optimizacije vpeljanega sistema. Velik poudarek pri tem je na podpori produkcijskemu delovanju in sicer aktivnostim, kot so spremembe obsega delovanja podjetja, tehnološke spremembe in spremembe v organizacijski strukturi podjetja. Kakovostna vpeljava SAP ERP sistema s pomočjo procesno orientirane metodologije nam predstavlja trden temelj za vpeljavo oz. uporabo "Activity Based Costing"-a, vpeljavo "Workflow"-a, "Knowledge Management"-a ipd. Prav tako metodologija podpira uporabo modelov pri presoji za pridobitev ISO standarda(ov) in pri izgradnji kakovostnega informacijskega sistema. Zelo pomembna aktivnost po vpeljavi je t.i. uglaševanje sistema ("System Tunning"). Z uglaševanjem sistema izboljšamo njegov učinek preko spremljanja vhodov in izhodov iz sistema. Procesno orientirana metodologija za ta namen predlaga uporabo orodja "Process Performance Manager (PPM)". S pomočjo PPM-ja analiziramo pretok podatkov skozi celotno organizacijo in skozi vse sisteme. Podatki iz sistema se prenesejo v PPM in tu primerjajo s prej nastavljenimi vrednostmi, ki označujejo kvaliteten proces. Glede na primerjavo sistem opozarja na težave v sistemu preko semaforjev, glede na to pa se v nadaljevanju lahko izvede natančna analiza procesa, v katerem so zaznane težave. Vsi ti podatki nam služijo kot osnova za podrobno analizo in pripravo načrta optimizacije SAP ERP sistema, kar nas privede do hitrejše "realizacije" povračila investicije v informacijsko tehnologijo. PPM ne prevzema vloge tako imenovanih direktorskih sistemov, ki delujejo s pomočjo finančnih podatkov, saj PPM deluje na podatkih iz procesov. S tem je sklenjen krog vpeljave in uspešne uporabe SAP ERP sistema. Metodologija ASAP nudi podporo pri sistematičnem pristopu zbiranja podatkov o poslovnih procesih, izgradnji na kožo pisanega načrta poslovnih procesov, dokumentiranja le-teh in razdeljevanja dokumentacije med uporabnike

53 Poslovni in logistični informacijski sistemi 39 širom organizacije. Nadalje nam metodologija nudi izjemno podporo pri vpeljavi izgrajenega načrta v organizacijo, pripravi celotne dokumentacije o sistemu ter pripravi na izobraževanje in podporo končnim uporabnikom. Princip zemljevida vpeljave nas uspešno vodi od priprave projekta vpeljave do zaključka projekta delovanja v živo in produkcijskega sistema. Nadzor, analiza in uglaševanje sistema po vpeljavi le-tega nam omogočajo optimizacijo sistema in s tem izboljšanje kakovosti sistema. Večja kakovost pomeni boljši izkoristek, boljši izkoristek pa vodi k večjemu dobičku in le-ta k hitrejši povrnitvi vloženih sredstev.

54 40 Logistika in e-poslovanje SAP ERP Podjetje SAP je največje v skupini ponudnikov ERP rešitev in ponuja najbolj širok nabor modulov, ki jih spretno širi in nadgrajuje, SAP/R3 rešitev pa je najbolj razširjena rešitev na trgu. Podjetje prevladuje na trgu proizvodnih podjetij, prodajna politika pa je usmerjena v ponudbo industrijskih rešitev, ki temeljijo na konceptu najboljše prakse. Svojo linijo produktov je konec devetdesetih razširilo z vključitvijo programskih rešitev za CRM, SCM, avtomatizacijo prodaje in upravljanje s podatkovnimi skladišči. Za majhna in srednje velika podjetja je SAP razvil ti. Business one, SAP Smart Business Solution, ki je prikrojena njihovim specifičnim potrebam, predvsem pa obsegu poslovanja. Osnova SAP ERP sistema je trenutno SAP ERP 6.0 integrirana programska rešitev za tri nivojsko arhitekturo odjemalec/strežnik za odprte, distribuirane sisteme: 1. Vmesnik: večkanalni dostop preko odjemalcev in portala 2. Upravljanje baze znanja: poslovna logika, upravljanje z bazo znanja in konfiguracijo podatkov 3. Fizični nivo: aplikacijska osnova temelji na J2EE in ABAP programskih jezikih ter abstrakciji vmesnikov do sistemov upravljanja podatkovne baze in operacijskih sistemov SAP odjemalci so lahko: debeli odjemalci Windows ali Java odjemalci ali vitki odjemalci, ki delujejo preko spletnih brskalnikov (vmesniki SAP ITS Internet transaction server pretvorijo SAP ERP sistem v spletno rešitev).

55 SAP ERP 41 Modul (kratica - pomen) Tabela 2: Osnova SAP ERP R/3 SD - prodaja in distribucija (angl. Sales and distribution) FI - finančno računovodstvo (angl. Financial accounting) CO - kontroling (angl. Controlling) EC - kontroling podjetja (angl. Enterprise controlling) IM - upravljanje investicij (angl. Investment management) TR - zakladništvo (angl. Treasury) HR - upravljanje kadrov (angl. Human resources) MM - materialno poslovanje (angl. Material management) PP - načrtovanje proizvodnje (angl. Production planing) QM - upravljanje kakovosti (angl. Quality management) PM - vzdrževanje (angl. Plant maintenanace) PS - projektni management (angl. Project system) Tabela 2 navaja tipske module, ki od verzije R/3 naprej sestavljajo osnovo SAP ERP rešitve. Ti moduli sestavljajo osnovo SAP rešitve, ki jo lahko nadgrajujemo z moduli ali vmesniki do zunanjih podpornih rešitev (Slika 8). To so lahko vmesniki do transakcijskega informacijskega sistema ali vmesniki, do domačih parcialnih ERP rešitev za npr. finance, skladiščenje ali upravljanje odnosov s strankami. SAP deluje na osnovi SAP transakcij; vsaka SAP transakcija je zaporedje»zaslonskih slik«, ki so skladni s poslovnim procesom in s pomočjo katerih uporabniki pregledujejo, vnašajo in spreminjajo podatke ter ponavadi vključuje več posegov (imenovanih tudi transakcija) v podatkovno bazo t.i. logičnih enot dela ali LUW (Logical Unit of Work). Vsaka SAP transakcija je pravzaprav računalniški program, ki je izdelan v programskem jeziku podjetja SAP imenovanem ABAP/4. V letu 1999 se je na trgu pojavila rešitev mysap, in sicer kot spremenjena ponudba ter nov presonaliziran način dostopa do ERP rešitev podjetja SAP. Vsak uporabnik sistema glede na svojo vlogo v podjetju dostopa do sistema preko mysap spletnega portala imenovanega»delovno mesto«(angl. Wor-

56 42 Logistika in e-poslovanje kplace) s pomočjo brskalnika ali spletnega odjemalca glede na vrsto ali število transakcij, ki jih tvori. Veliko trenutnih uporabnikov SAP rešitev se sooča z odločitvijo o nadgradnji sistema z zadnjo verzijo rešitve SAP ERP 6.0. Nadgradnja za podjetja hkrati pomeni priložnost za oceno strateške vrednosti trenutnega sistema in pripravo izboljšav na področju poslovnih procesov, ki bodo podpirali trenutne in prihodnje poslovne cilje. Po občutnem vložku v uvedbo SAP rešitev se uporabniki običajno osredotočajo na to, kako zmanjšati celotne stroške lastništva in pridobiti dodatno poslovno vrednost iz obstoječega sistema. Večina kritik je v preteklosti letela na visoke stroške programske opreme in implementacije rešitev, ki so jih SAP in različne svetovalne družbe skušale omiliti z ustvarjanjem specifičnih vnaprej pripravljenih paketov, namenjenih posameznim panogam. Arhitektura SAP ERP sistema V razvijajočem se internetno-baziranem poslovnem svetu spletnih portalov in EDI komunikacije, je postal globalni trg potreba in realnost skozi pojav elektronskih tržnic, kjer so e-transakcije možne tudi med podjetji, ki sicer še niso povezana med sabo preko ustaljenega EDI prometa. SAP-ov odgovor na ta izziv je bil že omenjeni mysap.com portal s štirimi glavnimi internetnimi strateškimi elementi SAP-a (Missbach & Hoffmann, 2001): 1. mysap.com Marketplace R je e-tržnica 2. mysap.com Workplace R predstavlja personaliziran spletni vmesnik 3. mysap.com Business Applications R sestavljajo osnovne komponente SAP ERP 4. mysap.com Application Hosting R je razvojna platforma, ki omogoča organizacijam kreiranje, testiranje, implementacijo online rešitev

57 SAP ERP 43 e-tržnica mysap.com razširja pojem ERP sistema za e-združbe (e-communities) v smislu iskanja inovativnih načinov sodelovanja med podjetji, ki hočejo ohraniti položaj v internetni ekonomiji. Z izgradnjo spletno-razširjenega podjetja lahko podjetja maksimalno izkoristijo svoje resurse z integracijo procesov s partnerji in dobavitelji, da bi lažje zadovoljili potrebe svojih strank. mysap portal najavlja novo paradigmo e-poslovanja, katerega bistvena komponenta bo vmesna oprema (angl. middleware), ki bo omogočala kombiniranje e-storitev, vključno s SAP transakcijami, za izvedbo poljubnih poslovnih transakcij. Pri portalu mysap.com so se namesto na uporabniško ali transakcijsko orientiran pristop skoncentrirali na vlogo uporabnika v poslovnem procesu in personalizacijo uporabniškega vmesnika. Delovno mesto Delovno mesto (mysap.com Workplace) je internetni portal za uporabnike s personaliziranim vmesnikom do sistemov, funkcij in servisov, ki jih le-ti potrebujejo pri svojem delu. Varnost je zagotovljena z mehanizmom ene prijave, ki uporabniku odpre dostop do vseh naštetih funkcij. Vloga uporabnika prav tako določa izgled uporabniškega vmesnika (LaunchPad & Mini-Apps, Slika 7). Na sliki so na levi določene vloge, uporabniško definirane bližnjice do»favoritov«in seznam trenutno odprtih "In Use" transakcij (kanalov), delovno mesto na desni pa vsebuje dve»mini-apps«"departing" (zgoraj) in "Arriving" (spodaj). Za vsakega uporabnika je možna tudi kombinacija več vlog. Vmesna oprema mysap.com delovnega mesta realizira prehod med splošnim internetnim protokolom in SAP protokolom. Sestavljajo jo Internet Transaction Server (ITS), Business Connector (BC) in DCOM Connector. ITS je zadolžen za pretvorbo SAPGUI vnosnih zaslonov v HTML obliko in je sestavljen iz aplikacijskega (AGate) in spletnega (WGate) prehoda ter splošnega spletnega vmesnika. Čeprav je mogoča tudi enostavna instalacija na enem

58 44 Logistika in e-poslovanje Slika 7: SAP delovno mesto:»launchpad«vir:

59 SAP ERP 45 strežniku, priporočajo instalacijo na vsaj dveh (angl. dual-host installation). SAP BC je zadolžen za pretvorbo dokumentov v IDocs namenskem RFC formatu v strukturiran XML format za EDI preko spleta in neposreden dostop do posameznih polj dokumenta. SAP BC vsebuje tudi mysap Portal Connector, ki omogoča dvosmerno komunikacijo med SAP sistemi in e-tržnico. Poslovne aplikacije Poslovne aplikacije (mysap.com Business Applications) sestavljajo SAP moduli, ki sestavljajo posamezno SAP ERP rešitev. Tradicionalne SAP ERP komponente ostajajo jedro tega elementa portala skupaj z razširjenimi ERP komponentami. SAP poslovne aplikacije sestavljajo naslednje komponente: Osnovni ERP moduli: SAP Financials (FI), Logistics (LO), Human Resources Management (HR) in Industry Solutions (IS); Business Intelligence (BI) rešitve: podatkovno skladišče in njegovo upravljanje Business Information Warehouse (BW), Knowledge Warehouse Management, strateško upravljanje in korporativne finance Strategic Enterprise Management (SEM) in Corporate Finance Management (CFM); Upravljanje z oskrbno verigo Supply Chain Management (SCM) rešitve: SAP Advanced Planner & Optimizer (APO), Logistics Execution System (LES), Business-to-Business Procurement (BBP) in Environment, Health & Safety (EHS); Upravljanje odnosov s strankami Customer Relationship Management (CRM) rešitve: scenariji internetne prodaje, mobilna prodaja in prodaja na sejmih, centri za stiki z javnostmi, Employee Self Service (ESS) in druge.

60 46 Logistika in e-poslovanje Slika 8: SAP R/3 osnovni ERP moduli Vir: SAP Planning Best Practices in Implementation (Anderson, 2003) Slika 8 podaja osnovne SAP ERP komponente, razširjene pa se tičejo predvsem naprednega upravljanja proizvodnje in oskrbne verige ter stikov z javnostmi. Omenili smo že, da podjetja ne rabijo implementirati vseh modulov SAP, da bi imela delujoč ERP sistem. Podobno je tudi za uporabo portala mysap v osnovi potrebujejo le elementa Workplace in Business Applications. Tradicionalni SAP ERP sistem je OLAP (OnLine transaction Processing) sistem in je bil skoncentriran na funkcije in transakcije. Kot takšen ni bil primeren

61 SAP ERP 47 za napredne, transakcijsko intenzivne funkcije, kot je upravljanje z oskrbovalno verigo ali bazo znanja. Zato so bile v ta namen razvite specializirane aplikacije, kot sta APO in BW. Razvojna platforma SAP ERP deluje z vsemi pomembnejšimi sistemi za upravljanje s podatkovno bazo: Oracle, DB/2, MS SQL, lahko pa uporablja tudi SAP-ov domači podatkovni strežnik. Sistem je zgrajen modularno in je prilagodljiv, saj s pomočjo uporabe SAP-ovega lastnega programskega jezika ABAP/4 ali standardnega javanskega J2EE vmesnika, po potrebi lahko prilagajamo standardne funkcionalnosti modulov ter dodajamo nove (npr. zaradi izdelave vmesnika do obstoječega informacijskega sistema). SAP R/3 moduli Osnovo SAP sestavljajo že omenjeni moduli (Slika 8), ki jih poznamo že iz najbolj razširjene verzije R/3 in so bili v naslednji smiselno združeni in nekoliko razširjeni. V grobem jih lahko razdelimo na podobne funkcionalne sklope: Plansko-finančni sklop: PS, FI, EC, CO, IM, TR (projekti, finance, kontroling, upravljanje investicij, zakladništvo) Proizvodno-Logistični sklop: SD, MM, PP, QM, PM (nabava/distribucija, skladiščenje, proizvodnja, kakovost, vzdrževanje) Kadrovsko-upravni sklop (HR - človeški viri): PA, PD (administracija in upravljanje kadrov) Infrastrukturno-informacijski sklop: BC, CA Industrijsko specifične rešitve: IS

62 48 Logistika in e-poslovanje Projektni sistem (PS) Modul projektni sistem (PS) omogoča celovito spremljanje projektov. Podpira celoten življenjski cikel projektov od priprave, spremljanja do obračuna stroškov. Z integriranim podsistemom za členitev projekta (WBS - Work Breakdown Structure) in mrežnim planom lahko kompleksne projekte razbijemo na manjše bolj obvladljive enote, ki jih nato spremljamo tako časovno kot glede na porabo virov oz. stroške. SAP PS ima naslednje lastnosti: povezava med WBS in mrežnim planom, planiranje resursov, nadzor nad stroški in povezava s kontrolingom, integriran dokumentacijski sistem in različni vpogledi v stanje projekta na različnih nivojih. Finančno računovodstvo (FI) Modul finančno računovodstvo (FI) omogoča zbiranje vseh relevantnih podatkov za upravljanje računovodstva v podjetju. Omogoča planiranje, evidentiranje, nadzor in analizo računovodskih podatkov. SAP FI ima naslednje lastnosti: glavna knjiga, saldakonti kupcev in dobaviteljev, osnovna sredstva, posebne knjige in konsolidacija.

63 SAP ERP 49 Kontroling (CO) in kontroling podjetja (EC) Modul kontroling podjetja (EC) nudi stalen nadzor nad določenimi deli poslovanja in indikatorji uspešnosti na osnovi posebej pripravljenih upravljavskih informacij. Modul CO omogoča celovito podporo za pripravo informacij za različne nivoje poslovodenja. Modul CO sestoji iz več pod-modulov, kar omogoča, da se sistem lahko vpelje tudi postopno, glede na specifične zahteve in preostale module v SAP rešitvi. SAP EC in CO imata naslednje lastnosti: EC: direktorski sistem, upravljavske konsolidacije, računovodstvo profitnih centrov. CO: stroškovno računovodstvo OM (Overhead Management): računovodstvo stroškovnih mest CCA (Cost Centre Accounting), interni nalogi OPA (Internal Orders) in procesno stroškovno računovodstvo ABC (Activity-based Costing). računovodstvo stroškovnih nosilcev PC (Product Cost controlling); analiza uspešnosti PA (Profitability Analysis).

64 50 Logistika in e-poslovanje Upravljanje investicij (IM) in zakladništvo (TR) Modul upravljanje investicij (IM) vsebuje funkcije, ki pokrivajo celoten investicijski proces od planiranja do izvedbe, vključno s pred-investicijsko analizo in simulacijo amortizacije. SAP IM ima naslednje lastnosti: podporo za investicijske programe za celotno podjetje, hierarhično strukturo po nivojih med projekti in nalogi, ustrezne investicijske predračune ter investicijske ukrepe s pripadajočimi internimi nalogi in/ali projekti. Modul zakladništvo (TR) predstavlja celovito rešitev za upravljanje s finančnimi sredstvi ter omogoča optimalno zagotavljanje likvidnosti podjetja, pregled nad donosnostjo finančnih sredstev in zmanjševanje tveganj. SAP TR ima naslednje lastnosti: upravljanje denarnih sredstev (Cash Management), upravljanje zakladništva (Treasury Management): posojila, vrednosti papirji, denarni trg, menjalniški posli in izpeljani instrumenti in računovodstvo obveznosti (Commitment Accounting). Prodaja in distribucija (SD) Modul Prodaja in distribucija (SD) podpira vse aktivnosti v zvezi s prodajnim procesom, od marketinških dejavnosti, planiranja prodaje do prodaje same. SAP SD ima naslednje lastnosti:

65 SAP ERP 51 podpora za različne sisteme prodaje (prodaja na debelo, maloprodaja, agentska prodaja, konsignacijska prodaja,...) vodenje potencialnih kupcev in kontaktnih oseb, spremljanje konkurence in konkurenčnih izdelkov, posebni dogovori s kupci (dobavni pogoji, cene,...), obdelava poizvedb, ponudb in naročil kupcev, kontrola plačilne sposobnosti kupcev, pakiranje in odprema, povezava s skladiščnim poslovanjem (modul MM), reklamacije in urgentna naročila kupcev, različne cenovne politike. Materialno poslovanje (MM) Modul materialno poslovanje (MM) ima naslednje lastnosti: planiranje materialnih potreb, zahteve za ponudbe, pogodbe z dobavitelji, ocenjevanje dobaviteljev po različnih kriterijih, podpora za nabavni proces, upravljanje zalog (tudi konsignacijskih), skladiščno poslovanje,

66 52 Logistika in e-poslovanje transport, verifikacija računov, obdelava zunanjih storitev, materialno knjigovodstvo. Planiranje proizvodnje (PP) Modul planiranje proizvodnje (PP) nudi celovito rešitev za vsako proizvodno podjetje. Ne glede na to, ali gre za diskretno, posamično, serijsko, procesno, projektno vodeno ali variantno proizvodnjo, nudi sistem integrirano rešitev od obdelave naročila, planiranja do proizvodnje, ki vključuje ustrezni informacijski sistem in sistem zgodnjega opozarjanja. Številni prilagodljivi vmesniki do drugih atestiranih programskih rešitev, kot so mobilni zajem podatkov, CAD, optično arhiviranje podatkov ali krmiljenje avtomatiziranih skladišč, omogočajo komunikacijo z logističnim delom SAP ERP in tako predstavljajo odprto rešitev, ki povezuje vsa področja poslovanja. Poleg tega sistem vsebuje elektronski Kanban in grafično plansko tablo. SAP PP ima naslednje lastnosti: celovito (tudi časovno ) planiranje vseh vrst proizvodnje, konfiguriranje variant od prodaje do proizvodnje, planiranje serij v proizvodnji brez nalogov, montažni nalogi, elektronski kanban za JIT proizvodnjo, izravnavanje kapacitet s časovnim planiranjem in načrtom ukrepov, vzdrževanje opreme na osnovi uporabe,

67 SAP ERP 53 upravljanje storitvenih dejavnosti od vzdrževalne pogodbe do vzdrževanja, dodatne funkcije za proizvajalce izdelkov z blagovno znamko, poročilo o napredovanju in finančnem stanju projektov, modul PP-PI za procesno industrijo. Vzdrževanje proizvodnje (PM) Kvalitetno vzdrževanje lastnih osnovnih sredstev je osnovni pogoj za uspešno poslovanje podjetja. Modul za vzdrževanje (PM) pokriva aktivnosti v zvezi s planiranjem in obdelavo vzdrževalnih opravil, kot so npr. urgentne intervencije in planiranje preventivnih in kontrolnih popravil. Pri pripravi servisnega naloga se analizira zahteva za popravilo glede na vrsto in stopnjo nujnosti, določi se čas izvedbe s časovnim planom in pripravi se projekcija stroškov. Ko je nalog lansiran, se pripravijo ustrezni dokumenti, vključno s planom opravil in kapacitet, izvede se rezervacija materiala oz. eventualni nabavni nalogi. Po zaključku del se nalog obračuna in arhivira. Vsi pri tem zbrani podatki so potem dostopni za različne analize na vseh nivojih podrobnosti. Modul PM je uporaben tudi za zunanje vzdrževanje oz. prodajo servisnih storitev. SAP PM ima naslednje lastnosti: planiranje pregledov in vzdrževanje (spremljanje stanja), preventivno vzdrževanje in popravila (na poziv), širok nabor osnovnih podatkov o objektih, vključno s servisno kosovnico (integrirana klasifikacija), obdelava servisnih nalogov, referenčne lokacije za podobne sisteme, integracija dokumentacijskega sistema (priročniki, risbe,... ).

68 54 Logistika in e-poslovanje Upravljanje kakovosti (QM) Modul za upravljanje kakovosti (QM) omogoča planiranje in izvajanje postopkov za revizije. Sistem je integriran v celotno logistično verigo in omogoča tudi vključitev dobaviteljevih podatkov. SAP QM ima naslednje lastnosti: planiranje kakovosti, pregledi in nadzor kakovosti, ocenjevanje dobaviteljev po različnih kriterijih, po poizvedbah in nabavnih nalogih, določanje kontrolnih podatkov za materiale, ki jih je potrebno pregledati, vključevanje kontrolnih postopkov v delovni proces, vodenje stroškov zagotavljanja kakovosti. Človeški viri (HR) Moduli, ki služijo za načrtovanje, zaposlovanje in upravljanje s človeškimi viri omogočajo spremljanje in izvajanje vseh aktivnosti, ki se tičejo človeških virov: SAP PA administracija kadrov in plač upravljanje zaposlenih (Employee Management), ugodnosti (Benefits), upravljanje kandidatov (Applicant Management), upravljanje delovnega časa (Time Management),

69 SAP ERP 55 stimulacije (Incentive Wages), potni stroški (Travel Expenses), plače (Payroll). SAP PD planiranje in razvoj kadrov upravljanje organizacije (Organizational Management), razvoj kadrov (Personnel Development), planiranje delovne sile (Workforce Planning), planiranje rezervacij prostorov (Room Reservations Planning), upravljanje seminarjev in sestankov (Seminar and Convention Management). Industrijsko specifične rešitve (IS) Vloga BC (Business Connector) modula je omogočiti EDI integracijo (XML/web services) med SAP moduli ali med SAP moduli in drugimi aplikacijskimi moduli. Pri tem t.i. skupne aplikacije (CA) poskrbijo za vnos, hrambo in dostavo podatkov (dokumentni sistem) glede na: karakteristike (ključne podatke), razrede in klasifikacijo (pravila strukturiranja) ter način zajemanja, hrambe in prenosa podatkov. SAP ERP vsebuje še t.i. IS (Industry Specific) rešitve, ki združujejo posebne zahteve določenih industrijskih panog in so neopazno integrirane s standardnimi SAP moduli.

70 56 Logistika in e-poslovanje Open ERP Open ERP (prej imenovan Tiny ERP) je odprto kodno programsko okolje celovit poslovni informacijski sistem, ki je bil zasnovan za upravljanje oziroma management majhnih in srednjih podjetij (od tod prvotno ime). Kot odprto kodni program ima običajne prednosti tovrstnih programov teče na več platformah in temelji na odprto kodnih standardih EDI. Na trg ERP sistemov je uvedel brezplačno ERP rešitev z intuitivnim uporabniškim vmesnikom, ki se prilagaja vlogi uporabnika. Dokupiti je mogoče tudi dovolj dobra in za končnega uporabnika razumljiva navodila za uporabo, temelječa na praktičnem primeru uporabe v hipotetičnem podjetju. Ker gre za odprto kodni program, med podporo lahko štejemo široko odprto kodno skupnost uporabnikov in razvijalcev, kar je običajno karakteristika precej večjih in dražjih zaprto kodnih ERP sistemov. Trenutno je na voljo v 18 jezikih in je že delno preveden tudi v Slovenščino, kar pa ne velja za spremljajočo dokumentacijo. Avtorja programa sta Fabien Pinckaers in Geoff Gardiner, ki sta ustanovila podjetje OpenERP s podružnicami na vseh celinah (Pinckaers&Gardiner, 2009). Arhitektura Open ERP sistema Do Open ERP sistema lahko dostopamo na dva načina in sicer: 1. s pomočjo vitkega spletnega odjemalca/vmesnika, ki je usmerjen na spletni strežnik Open ERP sistema in 2. s pomočjo debelega programskega odjemalca, ki ga lahko inštaliramo na vsakem terminalu za SOAP dostop do Open ERP strežnika. Open ERP sistem sestavljajo tri komponente (Slika 9): 1. podatkovni PostgreSQL strežnik vzdržuje bazo podatkov, ki združuje vse podatke in večino elementov sistema Open ERP,

71 Open ERP 57 Slika 9: Arhitektura Open ERP sistema Vir: Open ERP for Retail and Industrial Management (Pinckaers & Gardiner, 2009)

72 58 Logistika in e-poslovanje Slika 10: Tipski nabor osnovnih modulov Open ERP 2. aplikacijski strežnik, ki vsebuje vso logiko poslovnih procesov in zagotavlja da Open ERP deluje optimalno ter 3. spletni strežnik, ki omogoča da se odjemalci lahko povežejo z Open ERP sistemom preko standardnega spletnega brskalnika. Open ERP teče na vseh sodobnih platformah: Windows, Linux in Mac OS. Open ERP moduli Open ERP omogoča podjetjem, da glede na svoj poslovni proces izbirajo med širšim naborom aplikacijskih modulov. Ponuja module za vse vrste poslovnih procesov, kar omogoča podjetju, da si z izbiro in konfiguracijo modulov, ki so zanj najbolj primerni, ukroji ERP sistem po lastni meri. Osnovni moduli so avtomatsko naloženi ob instalaciji sistema Open ERP in jih naknadno lahko dopolnjujemo ali posodabljamo z moduli z uradnega Open ERP spletnega portala ( Po nalaganju je potrebno instalirane module še konfigurirati in inicializirati (vnesti začetne podatke) šele nato postanejo aktivni. Nabor standardnih modulov se sklada z že omenjenim tipskim naborom. Slika 10 prikazuje funkcionalne sklope programa, ki se skladajo z omenjenim naborom standardnih modulov.

73 Open ERP 59 Ob konfiguraciji novega ERP sistema lahko odkljukamo opcijo avtomatskega vnosa testnih začetnih podatkov, kar nam olajša pred produkcijsko spoznavanje sistema. Na ta način smo oblikovali tudi testno bazo podatkov ERP sistema, ki je predstavljen na slikah. Testni podatki zajemajo podatke o partnerjih, nabavah, prodajah, tekočih projektih, finančno računovodske podatke, ki so povezani z nabavami/prodajami in človeških virih hipotetičnega podjetja, ki se ukvarja s prodajo računalniške opreme. Partnerji Ena od osrednjih funkcij Open ERP je upravljanje podatkov o partnerjih. Partnerji (angl. partners) so vse entitete s katerimi poslujemo. Odvisno od situacije ali gre za nabavo materiala ali prodajo izdelka komuniciramo z dobavitelji (SRM) ali s strankami (CRM). Splošni podatki o partnerjih so naziv, naslov, jezik, kontaktne osebe in kategorija, ki ji partner pripada. Prikličemo jih tako, da iz osnovne opcije Purchases oz. Sales izberemo Address Book- >Suppliers oz. Address Book->Customers, kar nam vrne seznam vseh dobaviteljev oz. strank. Upravljanje kontaktnih podatkov nam nudi opcija Address Book->Addresses. Dodatno imamo o vsakem partnerju še: finančne podatke realiziranih prodaj oz. nakupov zgodovino, ki vsebuje poslovne dogodke, v katerih je partner sodeloval opombe, ki zajemajo naše splošne zaznamke o partnerju V zvezi s partnerji lahko izvajamo različne akcije; npr.: iztiskamo poročila, tvorimo povezave ipd. Partnerje lahko klasificiramo po različnih kriterijih, kot nam najbolj ustreza: geografski lokaciji

74 60 Logistika in e-poslovanje interesu za določene linije proizvodov naročnini na novice tipu industrije... Upravljanje partnerjev v povezavi z modulom nabave omogoča ustvarjanje in sledenje naročil, vodenje kontaktov dobaviteljev in nadzor procesa dobave ter pregled dobaviteljevih računov. Vsak dobavitelj ima svojo vizitko, v kateri so vsi dobaviteljevi podatki. Primera seznama vizitk partnerjev in posamezne vizitke sta prikazana na slikah 11 in 12. Iskalni formular na vrhu seznama partnerjev nam omogoča njihovo filtriranje po več kriterijih. Ob dvo-kliku kartice določenega partnerja lahko podatke o njem tudi popravljamo oz. dopolnjujemo. Pri vsakem partnerju imamo preko povezav na desni dostop do podatkov o njegovih: prodajah nabavah računih, terjatvah in obveznostih odprtih partijah dogodkih Podatke o partnerjih lahko pregledujemo in vnašamo preko zaporedja zavihkov: splošno (splošni kontaktni podatki) prodaja in nabava (kontaktne osebe in podatki) zgodovina (zgodovina poslovnih dogodkov, ki se vzdržuje avtomatsko) opombe (naše opombe v zvezi s partnerjem)

75 Open ERP 61 Slika 11: Seznam vizitk partnerjev

76 62 Logistika in e-poslovanje Slika 12: Vizitka partnerja

77 Open ERP 63 računovodstvo (računovodski podatki za poslovanje podatki o poslovalnih računih) Preko zgodovine vizitk lahko sledimo vsem potezam in transakcijam, ki so povezane z določenim dobaviteljem, kot so npr. naročilnice, terjatve, ipd. Koncept partije (angl. case) uporabljamo kot generični tip relacije s strankami oz. dobavitelji za realizacijo konkretnega razmerja s pomočjo ustreznih metod za izvedbo npr. povpraševanj pri naročilih, ipd. Open ERP zagotavlja učinkovito obdelavo partij s strani uporabnikov sistema, dobaviteljev in strank; lahko jih avtomatsko prenese na novega nosilca, pošilja opomnike po e-pošti, jih avtomatsko dokumentira in proži še druge procese znotraj Open ERP sistema. Aktivnosti, ki jih lahko izvajamo ob pregledu posameznega partnerja so: izpis nalepk z naslovi poročila v zvezi s plačilnim prometom sporočanje (e-pošta, SMS,... ) organizacija družbe (prikaže hierarhično strukturo partnerske organizacije) Isti podatki o partnerjih se uporabljajo v okviru celotnega sistema Open ERP v različnem kontekstu, npr.: če izberemo akcijo Sales->Sales orders, nam program izpiše vse odprte naloge če "po-klikamo" ime partnerja in ne številke naloga, nam bo program ponudil podatke o partnerju, ipd.

78 64 Logistika in e-poslovanje Kot dopolnitev k omenjenim funkcijam modula partnerji Open ERP vsebuje vmesnike: z OpenOffice urejevalnikom dokumentov z Outlook-ovim koledarjem z Outlook-ovo pošto, ki nam omogoča hrambo e-poštnih sporočil v dokumentnem sistemu, ki je integriran v Open ERP s portalom, ki dobaviteljem in strankam omogoča dostop do določenih podatkov Open ERP sistema preko Interneta Definiramo lahko strategijo izboljševanja kakovosti svojih storitev s pomočjo statističnih orodij znotraj Open ERP sistema za analizo komunikacije s strankami (SRM / CRM). Nabava Modul nabave (angl. purchases) zajema funkcije kot so upravljanje nabav, SRM, upravljanje zalog, računov, proizvodov ter funkcijo poročanja. Upravljanje nabav nam omogoča povpraševanja, spremljanje ponudb dobaviteljev in njihovo realizacijo v obliki naročil. Open ERP nam omogoča vodenje delnih dobav zato lahko vodimo evidenco blaga, ki ga je še potrebno dostaviti in pri tem po potrebi pošljemo opomnike. Pravila osveževanja zalog nam omogočajo avtomatsko generiranje naročil za JIT proizvodnjo. Kot kaže Slika 13 je prvi korak v procesu nabave ustvariti zahtevek za ponudbo (angl. request for quotation). To je povpraševanje, ki lahko preide v naročilo, vendar z naše strani še ni zavezujoče. V zahtevku za ponudbo so navedeni proizvodi in količine le-teh, ki jih podjetje potrebuje do določenega roka. Podjetje čaka na najboljšo dobaviteljevo ponudbo nabavni nalogi čakajoči na odobritev (angl. purchase orders waiting approval). Ko so produkti, cene, roki in

79 Open ERP 65 količine potrjene s strani dobavitelja, zahtevku za ponudbo spremenimo status v nabavni nalog v teku (angl. purchase order in progress) naročilo, ki je z naše strani zavezujoče. Ko je naročilo potrjeno s strani dobavitelja, izdamo sprejemni nalog, po katerem se preverja dobaviteljeva dostava in predračun, ki bo uporabljen pri preverjanju dobaviteljevega računa. Modul nabave nam omogoča tudi vodenje zalog. Prihajajoče pošiljke predstavljajo vse pošiljke ki smo jih naročili pri dobaviteljih in so bile potrjene z odobritvijo naročila. Sistem omogoča avtomatizirano vodenje zalog, vodenje serijskih številk in nadzor kakovosti prejetih izdelkov. Modul nabave omogoča tudi funkcijo kontrole računov. Ta funkcija vsebuje vse predračune dobaviteljev, ki temeljijo na nabavnih pogojih ob naročilu in služijo primerjavi z dejansko dobavljenimi proizvodi in prejetimi računi. Nabavni modul ima tudi funkcijo proizvodi (angl. products), v kateri najdemo kartice vseh proizvodov (Slika 14), ki smo jih nabavljali, njihove karakteristike, podatke o njihovi ceni, in drugo. Nabavni modul omogoča tudi razne analize, ki so nabavnemu oddelku v pomoč pri upravljanju odnosov z dobavitelji (SRM). Imamo možnost izdelave poročil po različnih kriterijih (po proizvodu, po dobavitelju,..) za različna časovna obdobja. Prodaja Modul Sales Management (Slika 15) ima podobno funkcionalnost kot nabavni modul ustvarjanje novih naročil in pregled obstoječih v njihovih različnih stanjih. Sledi (angl. leeds) predstavljajo nerealizirane ponudbe znanim ali še neznanim potencialnim kupcem, s katerimi lahko že imamo terminske pogodbe. Priložnosti (angl. opportunities) so sledi, kjer imamo potrjen interes potencialnih kupcev z različno verjetnostjo realizacije. Naročila (angl. sales orders) so realizirane priložnosti v obliki zavezujočih naročil kupcev.

80 66 Logistika in e-poslovanje Slika 13: Modul nabava

81 Open ERP 67 Slika 14: Primer kartice produkta v Open ERP

82 68 Logistika in e-poslovanje Prodajna služba nadzira stanje ponudb do realizacije. Pri tem datum računa je nastavimo ob potrjenem naročilu, ki sproži tudi izbiro in dostavo blaga. Za celotno naročilo ali posamezne elemente lahko določamo plačilne pogoje, popuste, ipd. Pogoje izbire in dostave (v celoti, delno, stroške dostave, itd.) lahko določimo za vsako naročilo posebej. Proizvodnja Modul proizvodnja (angl. manufacturing, Slika 16) nam omogoča celovito in natančno upravljanje proizvodnih nalogov in skozi njih upravljanje oskrbovalne verige. Proizvodni nalog vsebuje spisek vseh materialov, ki jih potrebujemo za realizacijo gotovega proizvoda, delovnih nalogov, ki so vezani na določeno proizvodno celico, planiran čas in mesti za izbiro materialov ter odlaganje končnih proizvodov. Proizvodne naloge glede na strategijo podjetja razvrščamo avtomatsko, lahko pa sprožimo tudi ročno razvrščanje, kadar koli to želimo; kreirajo se na podlagi zahtev prodaje, sestavnic (BOM) in ob upoštevanju trenutnih zalog ter dobavnih rokov. Konfiguracija proizvodnje nam omogoča upravljanje virov in matičnih podatkov o proizvodih. Funkcija viri nam omogoča upravljanje proizvodnih celic, delovnega časa in dopustov. Funkcija matični podatki nam omogoča definicijo sestavnic proizvodov, kjer vidimo iz katerih delov, so sestavljeni končni proizvodi (Slika 17) in definicijo urnikov proizvodnih aktivnosti za gotove proizvode. Slednji so centralni del modula proizvodnje in v osnovi omogočajo načrtovanje proizvodnje. Ta del omogoča organiziranje proizvodnih nalogov, ki temeljijo na prednostnih nalogah (datume, proizvodnjo pol-izdelkov, ki so potrebni za proizvodnjo končnih izdelkov,... ), odpira naročila za manjkajoče komponente in dodeljuje nalogom izdelke ki so na zalogi.

83 Open ERP 69 Slika 15: Modul prodaja

84 70 Logistika in e-poslovanje Slika 16: Modul proizvodnja

85 Open ERP 71 Slika 17: Sestavnica za osnovno konfiguracijo osebnega računalnika

86 72 Logistika in e-poslovanje Proizvodi V Open ERP-u je proizvod vsak predmet, ki se lahko kupi, proda ali da na zalogo. Različni vnaprej definirani tipi proizvodov so: surovina, izdelek na zalogi, potrošnji material ali storitev. Proizvod je lahko enoličen ali generičen, pri čemer lahko definiramo njegove različice (eno ali večdimenzionalne); na primer.: kratka majica: velikost (S, M, L, XL, XXL), barva (bela, siva, črna, rdeča,... ), kakovost blaga (125, 150, 160, 180 g/m 2 ), ovratnik (okrogel, V,... ), itd. Proizvode lahko grupiramo v kategorije. Funkcija proizvodi (Slika 18) (angl. products) nam omogoča celovit pregled proizvodov z vidika osveževanja zalog, oblikovanja cenikov, dobaviteljev, pakiranja in vrednotenja zalog. Dvoklik na posamezen proizvod nam omogoča dostop do definicij proizvodov. Ceniki (angl. pricelists) določajo nabavne in prodajne cene ter ustrezne konverzije tečajev. Privzeti nabavni cenik omogoča navedbo osnovne nabavne cene, privzeti prodajni cenik, pa omogoča navedbo le-te; ta nam služi kot osnova, ko sestavljamo ponudbo. Ceniki so fleksibilni in nam omogočajo vzpostavitev upravljanja s cenami; nabor preprostih pravil nam omogoča vzpostavitev sistema popustov, izračuna prodajnih cen na osnovi nabavnih cen, znižanj, promocij celih linij proizvodov, ipd. Funkcionalnost modula proizvodov lahko razširimo za različne vrste organizacij oz. njihovega poslovanja. Modul je dostopen preko modulov nabave, prodaje in skladiščenja.

87 Open ERP 73 Slika 18: Meni proizvodi

88 74 Logistika in e-poslovanje Skladiščenje Modul skladiščenje (angl. stock management) nam omogoča upravljanje več skladišč (Slika 19). Temelji na hierarhični strukturi skladišča, omogoča pa tudi upravljanje alternativnih skladišč. Dvo-stavni sistem vodenja evidenc nam omogoča upravljanje raznovrstnih internih (gotovi proizvodi, proizvodne zaloge) in eksternih lokacij (pri partnerjih). Prednosti dvo-stavnega upravljanja zalog so: le-te ne izginejo, ampak jih samo premikamo; to nam je v pomoč pri revizijah, saj ima vsaka enota natanko dva vnosa hkrati lahko upravljamo še zaloge strank in dobaviteljev, kar nam omogoča push/pull osveževanje zalog polno sledljivost od dobavitelja do kupca, upravljanje deponiranih zalog in analize premikov zalog Modul skladiščenje nam omogoča upravljanje zalog. Prihajajoče pošiljke predstavljajo vsa dobaviteljeva naročila, ki jih je potrebno prejeti, na podlagi potrjene naročilnice. Sistem nam omogoča avtomatiziran sprejem, premike in izdajo zalog, sledljivost zalog po serijskih številkah, osveževanje in vrednotenje zalog. Notranji premiki zalog nam predstavljajo notranji pretok proizvodov med različnimi lokacijami v skladiščih (Slika 21). Nalogi za dostavo predstavljajo seznam materialov, ki jih je potrebno pripraviti (spakirati) v skladu s prodajnimi nalogi. Sistem nam omogoča analize premikov zalog, inventuro zalog in določanje vrednosti zalog. Funkcija konfiguracije skladišča (Slika 20) omogoča konfiguracijo različnih operacij za upravljanje zalog: definicija strukture skladišč in njihove geografske porazdelitve

89 Open ERP 75 Slika 19: Struktura skladiščnih lokacij

90 76 Logistika in e-poslovanje Slika 20: Modul skladiščenje

91 Open ERP 77 definicija kategorij proizvodov in pakiranja upravljanje nivojev zalog in definicije ustreznih pravil za osveževanje zalog Projektno vodenje Modul za projektno vodenje (angl. project management) nam omogoča definicijo in vodenje projektov. Omogoča formiranje projektnih skupin, definicijo opravil in njihovih omejitev, upravljanje časa glede na predvideno trajanje opravil in skrajne roke projektov ter avtomatizirano komunikacijo med sodelujočimi in partnerji na projektu. Projekti so hierarhično organizirani v okviru menija Project (Slika 22). Projekte lahko organiziramo hierarhično na osnovi relacije vodja-projekt, partner projekt ali projekt-krovni projekt, kar omogoča, da ustvarimo pregledno projektno strukturo, ki je zelo uporabna za organiziranje dela podjetja. Vsak projekt je sestavljen iz niza nalog, ki jih je treba izpolniti, vpogledni seznam pa omogoča hitro preverjanje statusov nalog ter drugih kriterijev, ki so za vodjo/partnerja ali sodelujočega pomembni. Open ERP nam omogoča vodenje projektov kakršne koli narave. Lahko so povezani s servisnimi storitvami, proizvodnjo ali razvojem. Sistem omogoča načrtovanje in organiziranje projektnih aktivnosti do nivoja nalog, ki so potrebne, da projekt dokončamo. Sistem omogoča dodajanje virov na kratkoročni in dolgoročni osnovi, pa tudi avtomatizirano obveščanje partnerjev (npr. preko elektronske pošte) o statusu projekta. V modelu najdemo tudi možnost prikaza časovnic za predstavitev poteka projekta, razpoložljivosti virov in delovnih obremenitev članov projektnih skupin. Računovodstvo Modul računovodstvo (angl. accounting) nam omogoča izvedbo dnevnih računovodskih aktivnosti, izvajanje hitrih finančnih analiz in izdelavo poročil

92 78 Logistika in e-poslovanje Slika 21: Primer premika artiklov med virtualnimi skladišči

93 Open ERP 79 Slika 22: Modul projektno vodenje

94 80 Logistika in e-poslovanje o poslovanju za potrebe managementa ali revizij (Slika 23). Omogoča nam vzpostavitev finančnega in analitičnega računovodstva fiskalnih in obračunskih obdobij, standardne strukture poslovalnih računov in relevantnih davčnih stopenj ter knjigovodskih evidenc. Omogoča nam tudi avtomatizacijo ponavljajočih se modelov nabav in prodaj, definicijo obračunskega obdobja in plačilnih pogojev ter konverzij ob poslovanju v tujih valutah. Modul zajema vse funkcije finančnega poslovanja s strankami, dobavitelji in bankami ter podpira različne modela poravnavanja obveznosti. Open ERP uporablja dvo-stavno knjigovodstvo, tako pri vodenju financ kot pri vodenju zalog, kar olajša materialno knjigovodstvo. Podpira korporativno poslovanje in družbe z več oddelki, kakor tudi mednarodno poslovanje v različnih valutah, jezikih in časovnih pasovih. Vsebuje integrirano analitično računovodstvo, ki omogoča upravljanje poslovnih aktivnosti oz. projektov in omogoča podrobno stroškovno analizo do nivoja posamezne poslovne (proizvodne, nabavne, prodajne,... ) operacije vodenje aktivnosti glede na potrebe managementa. Avtomatizacija vnosa finančnih podatkov v okviru poslovnega procesa zelo poenostavi finančno poslovanje in eliminira potrebo po večkratnih, ročnih vnosih, ki so pogost vir napak. Finančne izkaze lahko na podlagi avtomatsko zbranih podatkov generiramo periodično ali na zahtevo. Upravljanje financ ni vezano samo na omenjene računovodske funkcije, ampak tudi na upravljavski proces (npr.: če računovodstvo ukine kredibilnost določenemu partnerju, bo to avtomatsko imelo za posledico blokiranje vseh aktivnosti, povezanih s tem partnerjem, kot sta na primer prodaja in dostava). Človeški viri Modul človeški viri (angl. human resources) (Slika 24) nudi nabor funkcij, ki omogočajo podjetjem upravljanje z najbolj pomembnim virom v njihovi organizaciji, z lastno delovno silo. Modul vključuje funkcije za upravljanje

95 Open ERP 81 Slika 23: Modul finance

96 82 Logistika in e-poslovanje zaposlitev in kategorizirano vrednotenje dela, prav tako pa vsebuje orodja za evidentiranje prisotnosti na delu, dopustov, bolniških odsotnostih in podobno. Meni človeških virov omogoča: upravljanje delovnih mest upravljanje zaposlenih in delovnikov upravljanje pogodb o zaposlitvi upravljanje bonitet upravljanje dopustov in bolniških odsotnosti upravljanje terjatev upravljanje učinkovitosti zaposlenih upravljanje znanj in sposobnosti zaposlenih Nekatere izmed omenjenih funkcij nudijo dodatni opcijski moduli. CRM / SRM Osnovni koncept CRM/SRM sloni na ugotovitvi, da je za podjetje ključnega pomena, da vzpostavi kakovostne odnose s svojimi strankami, ki so osnova za obojestransko koristno in dolgoročno poslovno sodelovanje. Open ERP v okviru modulov prodaje in nabave vključuje funkcije upravljanja odnosov s strankami (CRM) in dobavitelji (SRM) (Slika 25). Omenjene funkcije omogočajo sledenje nabavnih/prodajnih aktivnosti od prvega stika z dobaviteljem ali s kupcem do realizacije naročila. Vsaka nabava in prodaja je zabeležena ob vizitki ustreznega partnerja in nam omogoča spremljanje zgodovine poslovanja. Na osnovi le-te lahko ob ponovnih naročilih ponudimo

97 Open ERP 83 Slika 24: Modul človeški viri

98 84 Logistika in e-poslovanje Slika 25: CRM / SRM

99 Open ERP 85 dodaten popust za zveste kupce, na drugi strani pa vodimo tudi natančno in dokumentirano evidenco povpraševanj, ponudb in realiziranih nabav od naših dobaviteljev. Vizitke partnerjev (Slika 25) zraven zgodovine poslovanja omogočajo tudi vodenje in spremljanje vse korespondence s partnerji (telefonski klici, SMS sporočila, elektronska pošta, sestanki,... ). Koledar sestankov na nivoju sistema Open ERP je popolnoma integriran z ostalimi moduli in omogoča razpošiljanje ustreznih vabil sodelujočim (Slika 26). Personalizacija in namizja Predstavitev programskega okolja Open ERP sklenemo z obravnavo možnosti prilagoditev in personalizacije Open ERP, ki smo jih že omenili tudi pri SAP ERP okolju. Prva je personaliziran dostop do modulov okolja Open ERP. Za različne uporabnike sistema je glede na njihovo vlogo v organizaciji možno konfigurirati nabore modulov na domači strani (angl. home), do katerih imajo neposreden dostop ob prijavi in po pritisku na ikono domov (Slika 10). Druga je nabor delovnih površin oz. namizij (angl. dashboard), ki predstavljajo vstopne točke posameznih modulov. Namizje nam v Open ERP-u nudi pregled aktualnih informacij določenega modula na eni strani. Primere namizij za dobro organizirano delo v prodaji, proizvodnji in projektivi prikazujejo slike 15, 16 in 22. Meni Dashboards v okviru menija poročanja (angl. Reporting) nam pri vsakem modulu omogoča dostop do teh vnaprej definiranih namizij, ki jih lahko ukrojimo tudi po svoje. Programsko okolje Open ERP podpira tudi neposredno komunikacijo med uporabniki mimo običajnega sistema sestankov (Slika 26) in e-pošte preko mehanizma takojšnjih sporočil, t.i. zahtev (angl. requests), ki jih uporabniki sprejemajo in pošiljajo preko poštnega nabiralnika (Slika 27).

100 86 Logistika in e-poslovanje Slika 26: Logistično komuniciranje (sestanki)

101 Open ERP 87 Slika 27: Logistično komuniciranje (takojšnja sporočila)

102 88 Logistika in e-poslovanje

103 Analiza ERP rešitev 89 Tabela 3: SWOT analiza Open ERP PREDNOSTI Skromne sistemske zahteve Enostavna prilagoditev modulov potrebam podjetja Je brezplačen Pregledna ERP rešitev za mala in srednja podjetja Povezljivost s spletnimi aplikacijami Učinkovite analize in možnost grafičnih prikazov Integrirani moduli naprednih aplikacij PRILOŽNOSTI Povečevanje učinkovitosti Povečevanje konkurenčnosti Povezovanje sodelavcev SLABOSTI Nepopolna dokumentiranost Program ni v celoti stestiran Ročen vnos baze podatkov - fazni pristop Le delno v slovenskem jeziku NEVARNOSTI Dosežena stabilna verzija in njeno komercialno trženje Škodljivi popravki Analiza ERP rešitev Tabeli 3 in 4 podajata SWOT analizi prednosti, slabosti, priložnosti in nevarnosti za obravnavani ERP programski okolji. Nemogoča je njuna neposredna primerjava, saj imata okolji različno ozadje in zgodovino. Zato se v sledečih analizah osredotočamo na splošne lastnosti odprto- in zaprto-kodnih rešitev, ki jih izkazujeta obravnavani ERP rešitvi, in izpostavljamo tiste posebnosti obravnavanih rešitev, ki ju ločijo od konkurence. Prednosti in slabosti Glavna prednost odprto kodnih ERP rešitev je njihova brezplačnost. Zaradi stroškov, ki so nujno povezani z njihovo uvedbo, je to za podjetja v nastajanju

104 90 Logistika in e-poslovanje Tabela 4: SWOT analiza SAP ERP PREDNOSTI Učinkovita in vodena nadgradnja Popolna prilagoditev modulov potrebam podjetja Povezljivost s spletnimi aplikacijami Učinkovite analize in možnost grafičnih prikazov Izobraževanje, dokumentacija in uporabniška podpora v slovenskem jeziku PRILOŽNOSTI Povečanje učinkovitosti Povečanje konkurenčnosti Povezovanje sodelavcev SLABOSTI Visoke zahteve glede strojne opreme Relativno visoki stroški nabave in uvedbe Kompleksen sistem uvedbe Uporabniški vmesnik ni intuitiven in zahteva uvajanje končnih uporabnikov Plačljive nadgradnje in dodatni moduli NEVARNOSTI Prenehanje nadgradenj in popravkov Potreba po spremembi poslovnih procesov in spremembi konfiguracije sistema ob vsaki reorganizaciji podjetja Nakup novih licenc ob vsaki reorganizaciji

105 Analiza ERP rešitev 91 močan argument. Naravnane so bolj na mala in srednje velika podjetja, kjer je zahtevana velika fleksibilnost poslovanja, organizacijska struktura pa običajno ni tako kompleksna, da bi zahtevala rigorozno upravljavsko programsko okolje. S poenotenjem računovodskih standardov in druge zakonske regulative na ravni Evropske unije se je poslovanje med državami članicami poenostavilo, kar je v primeru Open ERP omogočilo tudi zasnovo solidnega finančnega modula, ki podpira standarden kontni načrt ter davčna in druga finančna poročila, ki jih zahtevajo revizijske hiše. Pomembna prednost odprto kodnih rešitev je tudi uporaba odprto kodnih vmesnikov za elektronsko izmenjavo podatkov. Le-ti omogočajo preprost spletni dostop do ERP sistema pa tudi lažje nadgradnje, ki so povezane z uvajanjem novih tehnologij za zajemanje podatkov na eni in prehodom na globalne trge (npr. gibanje tečajnih razmerij, uvajanje družbenih v poslovna omrežja ipd.) na drugi strani. Slabosti odprto kodnih rešitev so običajno prednosti zaprto kodnih. Glavna slabost odprto kodnih rešitev je, da gre za projekte v teku, pri čemer je v uporabi mehanizem t.i. stabilnih verzij, ki so primerne za končne uporabnike. Žal nobena stabilna verzija ne more biti funkcionalno tako stestirana, kot so komercialne zaprto kodne različice programske opreme. V primeru Open ERP se težava pojavi na primer v nepopolnem prevodu v slovenski jezik, ki je lahko zavajajoč. Čeprav sistem Open ERP obstaja v 18 jezikih, le-ta še ni v celoti preveden v slovenski jezik, pa tudi malo dostopne dokumentacije je napisano v Slovenščini. Zaradi nestandardnih poimenovanj dokumentov z diakritičnimi znaki v naslovih lahko pride celo do napak v delovanju sistema. Pri tem sicer ne pride do izgube podatkov, pride pa do zastoja, ki lahko pomeni izpad sistema, s katerim so povezani stroški. Zato odprto kodne rešitve praviloma niso primerne za končne uporabnike, temveč so namenjene razvijalcem, ki jih vzdržujejo in pripravijo tako, da je njegova uporaba varna. Prav pri končnih uporabnikih, ki so vir podatkov ERP sistema, so običajno največje težave. Ker uporabniški vmesniki običajno niso narejeni prijazno in intuitivno se zlasti pri starejših, ožje specializiranih uporabnikih pojavijo dileme pri uporabi in dvomi ob nepričakovanem odzivu sistema zaradi vnosa nepopolnih ali (delno)

106 92 Logistika in e-poslovanje napačnih podatkov. Zato ob uvedbi sistema nastane odpor, ki lahko privede do nepričakovanih in težko rešljivih problemov. Dober primer, kako uspešno obvladati ta odpor je ASAP, kjer je v produkcijskem delovanju ta težava že obvladana, končni uporabniki pa dobro podučeni. Ena izmed slabosti odprto kodnih rešitev je tudi uporabniška podpora, ki je praviloma zelo omejena. Uporabniški priročniki so za končne uporabnike pogosto neuporabni, saj so s tehnološkega vidika napisani premalo podrobno. Na drugi strani pa je programska dokumentacija napisana zelo podrobno in tehnično zahtevno ter zahteva znanje strokovnjaka razvijalca. Ker se popravki za odprto kodne rešitve izdajajo sproti, je pisanje dokumentacije s strani razvijalcev pogosto neažurno. Glavna prednost zaprto kodnih rešitev je zraven brezhibnega delovanja tudi uporabniška podpora, ki je praviloma zelo profesionalna in orientirana na končnega uporabnika. Uporabniški vmesniki in priročniki so napisani v strokovnem jeziku uporabnikov in ciljno orientirani na posamezne skupine uporabnikov. SAP ERP uporabniški vmesnik je sicer relativno zapleten vendar procesno orientiran in omogoča končnim uporabnikom realizirati natančno definirane transakcije v podjetju. Programska dokumentacija vsebuje samo podatke, ki so nujni za vzdrževanje sistema, za vsako ugotovljeno napako v delovanju pa je dogovorjen kratek rok za njeno odpravo. Izobraževanje uporabnikov je del uvajanja sistema in omogoča gladek prehod iz pred produkcijskega v produkcijsko delovanje, kar zmanjša odpor uporabnikov in zagotovi tudi kakovostnejše vnose transakcijskih podatkov v sistem. Vse to vpliva na stabilnejše delovanje, večjo konsistentnost in koherentnost vzdrževanih podatkov in posledično večje zaupanje v sistem. SAP ERP je bil zasnovan za srednja in velika podjetja, kar se pozna predvsem v togi strukturi njegovih uporabniških vmesnikov. Njegova največja prednost je, da sta tako uvedba kot kasnejše vzdrževanje natančno vnaprej načrtovana. Velika prednost so tudi jasno napisani uporabniški priročniki ter uporabniška podpora v slovenskem jeziku. SAP ERP v osnovi izpolnjuje vse zakonske omejitve, kar zlasti večjim podjetjem niža stroške revizij, inherentna kakovo-

107 Analiza ERP rešitev 93 stna kontrola v okviru modulov kontrolinga pa omogoča tudi zgodnjo pridobitev ustreznih certifikatov kakovosti, kar podjetju dviguje ugled v poslovnem svetu. Iz tega vidika je pomemben tudi nastop v SAP-ovi elektronski tržnici, kar podjetjem nudi lažji pristop do svetovnega trga in zlasti partnerjev, ki prav tako uporabljajo SAP ERP. Priložnosti in nevarnosti Kot vidimo, imajo odprto kodne rešitve načeloma več prednosti kot slabosti. Zato se bodo za odprto kodno ERP rešitev praviloma odločala mlada, mala in srednje velika podjetja, ki imajo relativno preprosto poslovanje in jim njihov nabor funkcij teh rešitev zadošča, struktura pa ustreza vitki organizaciji poslovanja. Za zaprto kodne rešitve se bodo praviloma odločila podjetja, katerih tradicionalni partnerji so jo že uvedli in planirajo razširitev svojega poslovanja na mednarodno e-tržnico. Načeloma tako odprto kodne kot zaprto kodne rešitve izpolnjujejo predpostavke za uvedbo, ki izvirajo iz osnovnih karakteristik ERP sistemov povečanje učinkovitosti, posledično povečanje konkurenčnosti in večjo integracijo zaposlenih, ki izvira iz njihove boljše informiranosti. Največja nevarnost ob uvedbi odprto kodne ERP rešitve je, da se le-ta, ko doseže stabilno verzijo, začne komercialno tržiti. Podjetja, ki imajo uvedene takšne rešitve, to spravi v neugoden položaj, saj se morajo odločiti za eno od opcij: obdržati obstoječo ERP rešitev, kjer pa ne bodo na voljo najnovejši popravki in posodobitve plačevati za posodobitve in nadgradnje ob še naprej omejeni uporabniški podpori preiti na drugo ERP rešitev in se ob tem ponovno srečati z vsemi z vzpostavitvijo nove rešitve povezanimi vprašanji

108 94 Logistika in e-poslovanje Katera koli od naštetih opcij lahko podjetju povzroči nenačrtovane in sorazmerno visoke stroške in/ali moteno poslovanje. Zato je smotrno že vnaprej razmisliti tudi o tem riziku in z njim povezanimi vprašanji, ki govorijo v prid zaprto kodnim rešitvam, saj imajo le-te običajno vsaj pogodbeno dogovorjeno ročnost vzdrževanja in posodobitev. Najpomembnejša prednost odprto kodnih rešitev so nizki stroški nakupa in vzdrževanja. V primerjavi s komercialnimi rešitvami, kot je na primer SAP ERP, ni potreben nakup ali obnova dragih licenc ter dokup nadgradenj ali posodobitev programske opreme. Tudi v primeru, če želijo v podjetju povečati število zaposlenih ali uvesti organizacijske spremembe v poslovanje, se stroški pri komercialnih rešitvah z vsako takšno spremembo in dodanim uporabnikom povečujejo, medtem, ko pri odprto kodnih rešitvah teh stroškov v osnovi ni. Ena izmed glavnih priložnosti Open ERP sistema in sorodnih odprto kodnih rešitev je tudi ta, da v osnovi delujejo kjer koli v podjetju brez nujnih posodobitev informacijske infrastrukture. Takšno fleksibilnost omogoča redno izdajanje popravkov, ki jih po prijavi na spletnem forumu pogosto objavijo še isti dan oz. v najkrajšem možnem času. Ker gre za odprto kodni projekt, lahko popravek ali dopolnitev, če imamo v podjetju usposobljene strokovnjake, naredimo tudi sami ali naročimo njegovo izdelavo po meri pri lokalnem ponudniku, ki dobro pozna delovanje podjetja in posebnosti zakonodaje v lokalnem okolju. V primeru, da gre za popravek/dopolnitev, ki bi lahko koristil(a) širši javnosti, lahko sami prispevamo k razvoju odprto kodnega projekta in si s tem zagotovimo njegov dolgoročni razvoj. Problem se lahko pojavi, kadar kakšen član odprto kodne skupnosti za šalo objavi nekaj, kar bi lahko škodilo drugim članom.

109 Zaključek 95 Zaključek Podjetja skozi uvedbo ERP sistemov skušajo izboljšati svoj poslovni proces. Praviloma jim to tudi uspe saj s tem svoje e-poslovanje dvignejo na višji nivo. Spremembe so zaznavne predvsem pri: 1. Povečanju učinkovitosti 2. Povečanju konkurenčnosti 3. Povezovanju sodelavcev Pri izbiri in uvedbi ERP rešitve sta zelo pomembna dejavnika trajanje uvedbe in stroški nakupa ter kasnejšega vzdrževanja ERP programskega okolja. Pri tem se podjetja ravnajo po izkušnjah sorodnih partnerskih ali konkurenčnih podjetij, predvsem pa izhajajo iz lastnih zmožnosti in potreb. Obravnavani tipski rešitvi sta dobra primera ERP rešitev s prednostmi in priložnostmi ter pomanjkljivostmi in nevarnostmi, ki smo jih obravnavali v predzadnjem poglavju. Komercialnim ponudnikom ERP rešitev običajno ni v interesu, da bi podjetja shajala z isto rešitvijo več kot pet let. Zato jih hočejo na različne načine prepričati, da kupijo njihovo posodobitev, dodatke ali novo rešitev. To običajno storijo tako, da umaknejo podporo in možnost posodabljanja starejših verzij. Z načrtnim programiranjem zahtevajo vedno boljšo ali specifično periferno strojno opremo. Lahko uvedejo tudi nov format za hrambo ali prenos podatkov, ki s starejšimi verzijami ni kompatibilen, hkrati pa ponudijo prenos obstoječih podatkov za uporabnike svoje predhodne rešitve. Takšna vezana trgovina je ob uvedbi odprto kodnih rešitev manj verjetna, saj le-te uporabljajo odprto kodne standarde za hrambo in izmenjavo podatkov, ki se razvijajo neodvisno in s tem sproti vključujejo nove standarde, starim pa podpore praviloma ne ukinjajo. Tudi menjava strojne opreme z novejšo in bolj zmogljivo pri odprto kodni programski opremi običajno ni potrebna, saj so te rešitve bile razvite za operacijske sisteme, ki tečejo tudi na starejši oz. manj zmogljivi strojni

110 96 Logistika in e-poslovanje opremi. Pri odprto kodni programski opremi so za nedoločen čas zagotovljene tudi posodobitve programske opreme, pri čemer se lahko to izkaže tudi kot past, če projekt usahne ali pa se rešitev začne komercialno tržiti. Zaradi naštetih razlogov se zdi odprto kodna rešitev bolj logična izbira, vendar imajo le-te praviloma zelo omejeno podporo in brez angažiranja visoko usposobljenih strokovnjakov ne moremo zagotoviti niti učinkovite uvedbe niti stabilnega delovanja takšnega sistema. Seveda je za tako pomembno odločitev, kot je izbira celovitega informacijskega sistema v podjetju, potrebna podrobna stroškovna analiza ter primerjava vseh razpoložljivih in primernih celovitih informacijskih sistemov na trgu. Pri tem se v vsakem primeru soočimo z vprašanji, s katerimi smo se ukvarjali v tem učbeniku in za obravnavana predstavnika zaprto in odprto-kodnih ERP rešitev poiskali odgovore. Od tod izvira širša uporabnost tega učbenika, ki presega okvire učnega predmeta, ki mu je kot teoretična podlaga primarno namenjen.

111 LITERATURA 97 Literatura (2006). Anderegg, T. (2000). ERP: A-Z implementer s guide for success. Resource Publishing Eau Claire, USA. Anderson, G. W. (2003). Sams. SAP Planning Best Practices in Implementation. Debevc, M. & Vlaovič, B. (2001). Oblikovanje dokumentov za svetovni splet. Fakulteta za elektrotehniko, računalništvo in informatiko, Univerza v Mariboru. Grant, D., Lambert, D., Stock, J., & Ellram, L. (2006). Fundementals of Logistics Management. McGraw-Hill, Berkshire, UK, european edition edition. Gumzej, R. (2013). Računalništvo in informatika v logistiki. Fakulteta za logistiko Univerze v Mariboru, Celje. Jacobson, S., Shepherd, J., D Aquila, M., & Carter, K. (2007). The ERP Market Sizing Report, Technical report, AMR Research. Missbach, M. & Hoffmann, U. M. (2001). SAP Hardware Solutions: Servers, Storage, and Networks for mysap.com. Prentice Hall. Pinckaers, F. & Gardiner, G. (2009). Management. Open Object Press. Open ERP for Retail and Industrial Rainer, R. K. & Turban, E. (2008). Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business. John Wiley and Sons, 2nd edition. Sternad, S. & Bobek, S. (2008). Uvajanje rešitev erp v slovenskih podjetjih: kritični dejavniki in njihova medsebojna odvisnost. Organizacija, 41(1), Šuhel, P. & Murovec, B. (2003). Računalniška integracija proizvodnje. Gorenje d.d., Izobraževalni center, Velenje, Maribor.

112 98 Logistika in e-poslovanje Priloga

113 Priloga 99

114 100 Logistika in e-poslovanje

115 Priloga 101

116 102 Logistika in e-poslovanje

117 Priloga 103

118 104 Logistika in e-poslovanje

119 Priloga 105

120 106 Logistika in e-poslovanje

121 Priloga 107

122 108 Logistika in e-poslovanje

123 Priloga 109

124 110 Logistika in e-poslovanje

125 Priloga 111

126 112 Logistika in e-poslovanje

127 Priloga 113

128 114 Logistika in e-poslovanje

129 Priloga 115

130 116 Logistika in e-poslovanje

131 Priloga 117

132 118 Logistika in e-poslovanje

133 Priloga 119

134 120 Logistika in e-poslovanje

135 Priloga 121

136 122 Logistika in e-poslovanje

137 Priloga 123

138 124 Logistika in e-poslovanje

139 Priloga 125

140 126 Logistika in e-poslovanje

141 Priloga 127

142 128 Logistika in e-poslovanje

143 Priloga 129